高效会议主持人技巧.doc

高效会议主持人的管理技巧有资料表明，企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的，无论是工作效率低，还是执行力差，领导力不高等，归根结底都与沟通有关，企业管理者70%的时间用在沟通上。开会也是最常见的沟通方式之一，然而，会议召开的时候时常会存在许多问题，或者过于频繁，或者过于冗长，或者流于形式，既浪费了宝贵的时间，又达不到预期的目的。所以，作为管理者要做到高效的会议管理，才能事会议变得有效。因此，会议主持人在会上的管理沟通水平显得特别重要，在一定程度上也关系着会议的成败，一个高效会议的主持人应该注意以下几个方面和技巧。一、会前主持人的4个准备1设定沟通目标，以期达到有效目的2制订行动计划，保证会议有条不紊地进行3预备可能的争执，尽量避免会上的尴尬4进行SWOT分析, 客观地分析情况二、如何做开场白1定义：35分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。2内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。3程序：4概观会议进行程序；5提供与会议有关的资讯；6规范议程；7指定会议记录者；8征求对议程设计的意见。主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。三、会议中掌握议事进度1语言方式 可以用适当的语言委婉地阻止或鼓励某人发言。2非语言方式 同样的用手势眼神等非语言也可使参会者明白支持人的意思。四、倾听的技巧 倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。1倾听的礼节 听听别人的故事，听听别人完整的故事，先听听别人完整的故事。2倾听的技巧 点头且微笑；眼神的接触；发出倾听的声音；身体向前倾；重复和总结；必要时做记录。3倾听的误区 别人说话时你在想你自己的事；边听边与自己的不同观点比较；经常打断别人的谈话；为演讲者结束他的演讲；忽略过程只要结果；仅听自己想听或愿听的东西；精力不集中，易被其他东西干扰。4表达感受的两句话 我也有过相同的经历；如果我是你，我跟你感觉一样。五、实际的说话技巧1展示2探询3评论4建立5测试6总结7排除8引进9建议六、对待会议中的意外情况1与“蝉”相遇，这种参会者通常讲故事（和讨论的主题无关），讲了很长才进入主题，讲的太模糊，没有具体事例，拒绝倾听别人的主要观点对待这样的参与者，有以下解决办法：可用话语或非语言的暗示；事先提醒关于会议的程序和时间限制；用总结的方式结束。2遇到像“鲨鱼”一样的参会者，他们通常有攻击 别人的倾向，并且，总是给予消极的、否定的意见。对待这样的情况我们可以：非语言性打断；重申会议规范；反问法。3遇到像“驴”一样的参与者，他们过于敏感，防卫性很强，心中有面墙，不能站在别人的立场想问题。对于这样的，主持人可以：点名发言，委婉的打断他的讲话；重复我们需要讨论解决的问题；从侧面突出他的贡献。4遇到“兔子”般的追踪，他们会质疑正在使用的程序或者总是提出不同的程序和建议。对于此类情况，主持人可以：肯定他的贡献；重申可以试用现在的程序。5与“螃蟹”相遇，这类的跑题者，开会的时候会同时做其他工作、私自进行小团体讨论、时常打电话、打瞌睡、用笔敲桌或者四处张望别处显出不耐烦的样子。出现这种情况，主持人可以：强调时间压力；重申会议规范；带入别人；短暂沉默。七、主持人的守则和责任1营造和谐气氛2按照议程进行3正确讨论总结内容4引导发言者解释使人困惑的发言5帮助参会者理清不假思索的想法6尊重别人，避免会中意见一边倒的情况7减少与议题无关的争辩和讨论8保证中立态度八、主持人的会后跟进1请大家填写会议评估表2针对意见做出改进措施3询问和联络缺席的同事4制定跟进计划，负责跟进5如有需要找高层协助6如计划进行顺利，取消下次会议7会议之后检讨得失会议是一个集思广益的渠道，会议显示一个组织或一个部门的存在，会议是一种群体沟通的方式，有效的会议更是一种财富。现代企业强调给员工提供更多的参与机会，鼓励管理者与员工一起决策以创造更