应收账款管理办法.doc

应收账款管理办法 应收账款管理办法 1.目的为保障应收账款及时、安全、全额回收，确保公司权益，减少坏账损失,明确应收账款管理的基本原则，规定应收账款管理的规程。2.适用范围本文件适用于所有产品销售之货款回收。3.参考文件 无4.定义4.1“未收款”：因销货而发生的应收货款过期3天至29日止，列为“未收款”。4.2“问题账款”：因销货而发生的应收账款过期15天尚未收回，列为“问题账款”。4.2“催收款”：因销货而发生的应收货款过期30天即转列为“催收款”。4.3“准呆账” 因销货而发生的应收账款过期90天或者客户有下列所述的情形者，其货款列为“准呆账”。4.3.1客户已宣告倒闭或虽未正式宣告倒闭，但其征候已渐明显者。4.3.2客户因他案受法院查封，货款已无清偿的可能者。4.3.3支付货款的票据一再退票，而无令人可相信的理由者，并已停止出货一个月以上者。4.3.4催收款迄今未能解决，并已停止出货一个月以上者。4.3.5其他货款的回收明显有重大困难的情形，经签准依法处理者。 4.4“呆账账款”系指本企业营业人员于销货过程中，所发生被骗、被倒账，收回票据无法如期兑现，或部分货款未能如期收回等情况的案件。5.职责5.1财务部每月5日前负责编制应收账款并在10日前组织业务部、客户服务部开会沟通.5.2业务部经理负责跟踪业务员与客户沟通收款之信息书面报告总经理.5.3总经理统筹公司资源协调各部配合收款工作之实施.5.4客户服务部执行公司决定之客户订单提价、停止接单等工作。6 内容6.1应收账款管理制度 6.1.1财务部建立应收账款的专门日记台帐；6.1.2每间隔7天财务部应向业务部经理、副总、总经理呈送应收明细清单；6.1.3业务经理收到应收账款明细清单后，应即时布置相关责任人并追踪。6.1.4本公司业务人员不依本准则的各项规定办理或有勾结行为、侵占、贪污公司货款，致使本公司权益蒙受损失者，依人事管理规则议处，情节重大者得移送法办。6.2应收账款的内部控制 6.2.1建立应收账款责任制。财务部每月把当月应收、滞期超过3天、15天、30天、45天、60天、75天、90天和120天的应收账款列出明细，制成表格转给业务部经理。（表格设置：明细后设两栏，一栏是留给业务员对应收账款发生的原因进行解释，并提供相应的催款计划；另外一栏标明，如果该批货还没有在商业体系内消化，业务员应列明详细的销售计划，怎样把该批货最终售掉。6.2.2对应收账款实行辅助核算，建立应收账款核销制度。按照应收账款发生的时间顺序，以及货款回收的时间顺序逐笔核销，以准确确认应收账款的账龄；对于因质量、数量合同纠纷等没有得到处理的应收账款单独设账管理，并计提坏账准备。 6.2.3建立预警机制：业务部、客户服务部、财务部及时发布客户状况等。 6.2.4建立应收账款账龄表 。建立应收账款账龄表就是将应收账款根据应收账款的时间长短进行时限分类。定期使用账龄表可以提早发现坏账趋势，以便采取适当行动。根据对不同账龄应收账款的收回可能性进行评估，并且用来预测变现率。6.2.4.1下表为假定的应收账款账龄表，现以该表为例进行分析。 企业应收账款账龄表（假定） 单位：元 客户/滞期日甲乙丙丁戊总计120天-250000-25000090天-50000-5000060天-200000-20000030天-100000100000-20000015天250000-50000-300000合计25000015000040000020000001000000未到期10000050000003500003000001250000信用等级ABCAA- 6.2.4.2根据该表，四位客户滞期应收账款总额为100万元，只有客户戊无滞期应收账款。客户甲和客户丁需要进行细致分析。甲比丁的滞期应收账款多出5万元，但是丁20万元的滞期应收账款60天到期很可能对未到期的35万元有较大的影响。另一方面，尽管客户甲有25万元的滞期应收账款，但该客户仅滞期15天。同样，甲与丁未到期的35万元相比，仅有10万元未到期。两位客户的信用等级都为A级。总之，客户甲是较好的未来现金来源。因此，对于客户甲，只需要注意其25万元的滞期应收账款，精力应该放在客户丁身上。 6.2.4.3客户乙应该加强关注，因为在滞期应收账款中，该客户有最大一笔金额50万元处于“未到期”分类中，客户乙将很快出现最大的滞期应收账款。客户丙是所有客户中滞期应收账款数额最大的40万元。而且，该表说明客户丙所有应收账款都已滞期（未到期项为0），且其信用分级为C级，这说明其过去有呆滞付款的记录，必须立即采取措施向该客户收取账款。6.3应收账款常见问题处理方式：6.3.1未收款的处理:6.3.1.1财务部应于每月10日以前将应收账明细列交业务部。6.3.1.2应收账款催收流程如附件7.1客户货款回收程序、附件7.2逾期账款管理流程图。6.3.1.3业务部经理应于未收款期监督下属解决。6.4问题账款处理:6.4.1因销货而发生的应收账款过期15天尚未收回，视同“问题账款”。6.4.2“问题账款发生后，财务部应于两日内据实填妥“问题账款报告书”中“ 基本资料栏”转交业务部，“经过情况、处理意见及附件明细”等栏，由业务员填写并检附有关证据、资料等，依序呈请业务经理查证并签注意见后呈副总协助处理。6.4.3副总应于收到报告书后两日内，与业务员、业务经理、客户服务部经理商，了解情况后拟定处理办法，呈请总经理批示，并即协助业务员处理。6.4.4经指示后的报告书，即复印一份通知财务部备案。6.4.5业务员填写报告书，应注意：务必亲自填写，不得遗漏。发生原因栏如勾填写“其他”，应在括弧内简略注明原因。经过情况栏应从与客户接洽时，依时间的先后，逐一载明至填报日期止所有经过情况。处理意见栏乃供业务员自己拟具赔偿意见用，如有须公司协助处理者，亦请在本栏内填写明。6.4.6报告书未依前条规定填写者，相关部门得退回业务员，请其于收到报告书两天内重新填写提出。6.4.7“问题账款”发生后，业务员未依规定期限提出报告书，请求协助处理者，相关部门得不予受理。逾十五天仍未提出者，该“问题账款”应由业务员负责货款全额追讨责任。6.4.8财务部未主动填写报告书的基本资料，或单位主管疏于督促经办人于规定期限内填妥并提出报告书，致经办人员应负责货款全额追讨责任，该单位主管或会计员应连带受行政处分。6.4.9“问题账款”处理期间，经办人及其单位主管应与相关部门充分合作，必要时，相关部门得借阅有关单位的账册、资料，并得请求有关单位主管或人员配合查证，该单位主管或人员不得拒绝或借故推拖。6.4.10相关部门协助业务部处理 “问题账款”，货款过期30天尚未能处理完毕，客户服务部经理指令暂停生产新单，除情况特殊报请总经理核准后方可生产及发货。6.4.11各业务人员销售时，应负责收回全部货款。相关部门对“问题账款”的受理，以报告书的收受为依据，如情况紧急时，得由经办人以口头提请相关部门处理，但经办人应于次日补具报告书。经办人未据实填写报告书，以致妨碍“问题账款”的处理者，除应负责全额赔偿责任外，相关部门并得视情节轻重签请惩处。相关部门仍应寻求一切可能的途径继续处理。6.5催收款的处理：6.5.1未收款过期30天以致转为催收款，业务经理应于未收款转为催收款后五日内将其未能回收的原因及对策，书面提交副总经理，转呈总经理核示。6.5.2货款经列为催收款后，副总经理应于30日内监督下属解决。6.6准呆账的处理6.6.1准呆账的处理乃以业务部为主办单位，根据所配合的法律程序，由总经理组织以专案研究处理。6.6.2由总经理与法律顾问商议，认为有依法处理的必要者，再签移法律顾问依法处理。6.6.3.正式采取法律途径以前的和解，由法律顾问会同业务部前往处理。6.6.4法律程序的进行，由法律顾问以专案签准办理，并随时转业务部协助有关事项。6.6.5准呆账移送法律顾问后，由法律顾问移请董事会定期召集业务部、客户服务部、财务等单位，召开检查会，检查案件的前因后果，以为前车之鉴，并评述有关人员是否失职。6.6.6若法律顾问对客户提出起诉，业务部应协助法律顾问准备以下资料：原始发票。出货单回执联（有客户签收）。对账单（有客户盖章签字）。客户欠账金额说明。报价单（合同）。客户基本资料（电话、地址、负责人、开户行、账号、营业执照影印本等）。（2）业务部每月跟催法律顾问处理结果。6.6.7依法起诉而无法收回债权部分，应取得法院债权凭证，交财务部列册保管，倘事后发现债务人(利益偿还请求权时效为15年内)有偿还能力时，应依上列有关规定申请法院执行。6.6.8业务员应按法律顾问最终处理意见，提报呆账处理意见申请单:业务员将呆账处理意见申请单交账务检查金额后，交业务经理签核，财务部会签，总经理核准。6.6.9呆账处理意见申请单核准后，账务应与财务部共同进行销账程序，呆账处理意见申请单核准后，账务应与财务部共同进行销账。6.6.10若客户倒闭，业务员应尽量拉回客户货物以冲抵货款，对拉回的货物，应做以下处理：6.6.10.1业务员列出货物清单，说明估价及折价原则，给出货物估价值，然后交经理签核。6.6.10.2货物清单签核后，交账务留存，并报业务经理及财务部备查。6.6.10.3业务部负责将货物及时售出，其回款用于冲销该笔货款，其不足部分以呆账形式予以销账。6.6.11若法律顾问追回货款，则账务将回款入账。6.6.12注意事项：账务应对呆账处理意见申请单存档保管。6.7收款常识6.7.1业务员不可向客户讲出自己的具体待遇。6.7.2查出客户最适当的收款时间。例：1.凡不忌讳“一天早上尚未开市不愿被收款者”，可排在早上第一家收款。2.若“客户”不睡午觉，可排在“中午”收款。6.7.3每一家客户都要养成“定期收款”的习惯。6.7.4要表现紧张感，不可笑，不可摆出低姿态，例如，不可说：“对不起，我来收款。”否则，有些客户会认为你好欺负，而拖延付款。6.7.5不能心软，要义正词严，表现出非收不可的态度。6.7.6不可与其他公司相提并论，要有信心照本公司规定执行。6.7.8不可欠客户人情，以免收款时拉不下脸。6.7.9收款六心要诀：习惯心、模仿心、同情心、自负心、良心、恐吓心。6.7.10尽可能避免在大庭广众之下催讨。6.7.11先小人后君子，售前明告付款条件。6.7.12临走前切勿说出：“还要到别家收款”这类的话，以显示专程收款的姿态。6.7.13反复走访付款成绩不佳的客户。6.7.14若客户说：“今天不方便”，对策如下：问客户：“何时方便？”客户回答：“三天后”。则当着客户的面说：“今天是某月某日，三天后是某月某日，我就在那天再来收款。”同时当着客户的面在账单的空白处写“某月某日再来”。届时一定准时来收款。6.7.15避免票期被拖长。6.7.16避免被客户要求“折让”。6.7.17收受支票时，应注意下列事项：6.7.17.1注意发票人有无权限签发支票。6.7.17.2非该客户或其本人签发的支票，应要求交付支票人。6.7.17.3注意查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐。6.7.17.4注意所收支票账号号码越少表示与该银行往来期间越长，信用较为可靠(可直接向付款银行查明或请财务部协办)。6.7.17.5注意所收支票账户与银行往来的期间、金额、退票纪录情形(