机电系统管理.docx

第十四章：机电系统管理一、总体说明1.流程概述本章节为机电管理，用于描述公司机电管理工作的规范内容，包括机电年度事业计划、机电日常养护管理、紧急抢修等关键业务流程中的重要控制点。2.业务流程本章节流程业务子流程关键控制环节机电系统管理机电计划编制及审批1、机电年度事业计划编制及审批2、机电系统中长期规划编制及审批日常运行与维护1、 运行和维护规范2、 机电系统日常巡检和日常维修3、 机电施工安全管理4、 机电系统的维护保养5、 系统访问权限管理6、 信息安全管理7、 机电备品备件计划、采购和仓库管理8、机电系统设备设施的资产管理内业管理1、机电系统维护记录、报告等档案管理2、机电系统日常养护工作的定期总结3、机电系统整体运行状态的年度评估机电专项工程管理1、 工程立项2、 工程设计3、 工程监理4、 工程施工5、 工程安全管理6、 工程交/竣工验收7、 工程合同、变更与支付管理紧急抢修与数据恢复1、应急预案的编制修改及审批2、紧急抢修过程管理3、机电系统故障等级及所涉及内容的划分4、数据的恢复3、文档具体内容 从本章第二节开始，是机电系统管理各个关键业务流程中具体管理内容，其主要包括控制目标、重大风险、流程描述。 控制目标是指该内部控制流程期望达到的控制目的。 重大风险是指该业务流程执行过程中面临的风险，一旦发生可能影响企业战略目标实现或造成企业损失的因素。 流程描述是对该项业务规范运行路线的文字描述。 业务流程图是以图形的方式对标准业务流程进行描述的工具。 流程图中各图示框的含义如下：图示框含义表示流程的开始或结束。表示流程的各个控制节点。表示该控制节点涉及的文档。表示需要作出判断的流程控制节点。表示索引，将相关的业务流索引至另外的流程图中。4.涉及制度 湖南长株高速公路开发有限责任公司管理制度2012年10月修订 收费稽查部机电备品备件询价制度2014年6月修订 收费稽查部机电仓库备品备件出入库制度 2014年6月修订 收费稽查部机电设备维修管理规定 2014年6月修订 收费稽查部机电维修班车辆管理规定2013年9月修订 机电维修班值守制度2013年8月修订5.涉及部门职责 收费稽查部：对照越秀交通总部颁发的机电管理工作指引、机电工程管理办法和机电系统日常养护管理系统的规定和要求，落实好长株公司的机电管理工作，制定收费工作的有关规章制度，负责各收费站、稽查大队、监控中心、机电维修班的管理工作，建立健全的管理制度和岗位职责，确保收费、监控、通讯等各项工作正常运行，负责对设备的养护和维修，组织对各收费站设备故障鉴定、设备更新、采购、验收及设备报废、技术项目的研究论证和评审工作，协调相关部门对收费站大、中型工程项目的验收和评估工作。 公司各收费站、稽查大队、监控中心、机电维修班：按照相关的制度执行配合工作。6.不相容职责分离表ABCDEFGHIJKLMNOPQRABCDEFGHIJKLMNOPQR5A.机电年度事业计划编制B.机电年度事业计划审批C.中长期规划编制D.中长期规划审批E.机电设备/系统维修申请F.机电设备/系统维修G.机电设备/系统维修检验H.机电系统/系统跟踪维护I.日常养护工作定期总结J.日常养护工作总结的审批K.系统运行年度评估L.系统运行年度评估报告的审批M.工程立项申请N.工程立项审批O.工程施工P.工程验收Q.应急预案的编制R.应急预案的审批“”表示不相容的职责二、具体业务流程（一）机电计划编制及审批1.业务流程业务子流程关键控制环节机电计划编制及审批1、机电年度事业计划编制及审批2、机电系统中长期规划编制及审批2.控制目标 2.1机电年度事业计划编制合理，符合公司实际，编制过程规范严格。 2.2机电系统中长期规划编制合理，符合公司实际，并被妥善执行。3.业务风险3.1机电年度事业计划、中长期规划编制过程不完善，导致计划编制不科学或不符合公司实际，计划执行过程监控不到位，无法充分发挥计划的导向作用。4.流程描述4.1 机电年度事业计划的编制及审批机电维修班编制机电年度事业计划，经收费稽查部负责人审核后，提交分管领导、总经理、经营班子审核，列入公司事业计划，提交越秀交通总部审批。4.2机电系统中长期规划的编制及审批收费稽查部机电维修班综合考虑机电系统的运行状况、机电系统养护的技术规范和公司自身的质量目标、经营需求等，每5年编制中长期规划，经收费稽查部负责人、分管领导、总经理、经营班子审核后，上报越秀交通总部审批。5.业务流程图注：流程图中的各图示框定义详见前述总体说明。编号：F-ES-01名称：机电年度事业计划的编制及审批 编号：F-ES-02名称：机电系统中长期规划的编制及审批（二）日常运行与维护1.业务流程业务子流程关键控制环节日常运行与维护1、运行和维护规范2、机电系统日常巡检和日常维修3、机电施工安全管理4、机电系统的维护保养5、系统访问权限管理6、信息安全管理7、机电备品备件计划、采购和仓库管理8、机电系统设备设施的资产管理2.控制目标2.1对机电维修班的设备日常养护情况管控到位，及时发现设备问题，妥善处理。机电系统运行状况良好，满足需求。2.2 收费系统数据稳定、安全传输，及时上传联网收费中心，符合联网收费数据需求。 2.3 机电系统硬件及软件定期保养及维护。 2.4 机电设施运行稳定，按时检查、更换、维修和保养，并有具体记录档案。 2.5 对备品备件的定期盘点和报告，备品备件的采购计划能满足机电系统日常养护的需要并不过度采购，备品备件的仓库管理有相应的制度。 2.6 系统访问权限由湖南省高速公路管理局统一管理。 2.7 有定期的信息安全查检记录及措施，并有计算机病毒防范系统。3.业务风险3.1日常设备维护缺乏明确的标准和机制，对日常维护工作缺乏监督，对发现的问题缺乏整改措施，对整改的情况缺乏跟踪机制等，可能导致日常维护管理工作不到位。3.2 没有建立信息安全管理机制，可能存在重大的信息安全风险。3.3 备品备件和设备设施管理不到位，存在浪费和资产管理不到位的风险。3.4 机电系统的维护工作计划和维护管理不到位，存在系统维护资金重复投入（或浪费）的风险。4.流程描述4.1运行和维护规范收费系统是整个运营收费的重心，机电维护员应熟识各操作系统设备的结构、性能和技术参数，定期进行巡查及维护确保收费设备的正常运作、收费数据的正常传输。 4.2机电系统日常巡检和日常维修4.2.1机电系统日常巡检管理中心通信机房、收费计算机机房、UPS供配电房、监控室的日常巡检由监控中心的监控当班人员查看，各机房巡检按制度要求填写机房日常巡查记录表等相应的表格；收费站监控室设备（包括收费、通信、监控系统）和车道设备的日常巡检由机电维护员定期巡检。遇到故障需要维修时，监控当班监控人员填写设备故障维护记录并进行报修。4.2.2日常维修全线机电设备在使用或巡检过程中遇到故障时报监控中心，监控中心当班监控人员填写设备故障维护记录并报机电维修班，机电维护人员到现场查看情况，可现场修复的由机电维护员维修，无需更换设备的维修在维修完成后，由机电维护员在长株高速收费稽查部机电设备维护记录表 上填写故障的处理流程及修复情况；如需更换设备（公司有备品备件）的维修在维修完成后，由机电维护员在长株维修更换设备记录表上填写设备更换明细情况，并在长株高速收费稽查部机电设备维护记录表 上填写故障的处理流程及修复情况。如果遇到机电维护人员无法现场修复，并且公司无备品备件的设备故障；由机电维护人员报予发生故障设备的设备厂家，由设备厂家委派技术人员到我公司进行维修。维修完成后，由机电维护员在长株维修更换设备记录表上填写设备更换明细情况，并在长株高速收费稽查部机电设备维护记录表 上填写故障的处理流程及修复情况。4.3机电施工安全管理机电系统日常维修养护，属公司内部维修养护的，按照公司相关规定进行作业；属于外部单位维修养护的，对于可能影响车辆正常通行及存在安全隐患的施工，需进行交通疏导方案的编制及审批。由施工方、业主方共同商定交通疏导方案，按照公司审批流程审批通过后，提交交警部门审批同意后进行施工，重大工程需按照越秀交通总部要求报备。4.4机电系统的维护保养4.4.1 每月定期对机电三大系统（监控系统、通信系统、收费系统）进行巡检维保，巡检人员在巡检维保设备时需填写好机电设备维护巡查表。巡检维保过程中如果发现三大系统设备运行故障，巡检人员应立刻将故障报告给机电维修班，由机电维修班按照“日常维修”流程，安排设备维修人员进行维修。4.4.2 机电三大系统在维护保养工作中遇到各种障碍处理要先抢修后修复，尽量减少设备故障和系统中断时间保证整个系统连续正常运行。4.4.3 故障抢修与排除（1）接到报修信息后，机电维修班人员先判断故障等级：遇到轻微故障与一般故障，由机电维修班尽快安排设备抢修人员维修；遇到重大故障，由机电维护班立刻安排设备抢修人员维修（30分钟内抵达现场检测故障）并通知上级领导。（2）各个收费站值班人员发现机房或收费车道设备故障时应立即做好故障现象记录，通知监控中心，监控中心通知值班维护员，维护员要尽快到达现场进行设备抢修。4.4.4 供配电设施的维护及保养收费站供配电设施的日常巡检由收费站电工查看，各供配电房巡检人员按制度要求填写发电记录登记表，详实记录各供配电房设备的运行状况，并由收费站长签名确认。遇到故障需要维修时，按“报修流程”进行报修。4.5系统访问权限管理收费服务器账户和更改密码权限是由湖南省高速公路管理局统一管理，全省项目公司都无权更改收费服务器账户和密码。具体参数下发由高管局委派技术员和机电技术人员共同参与下发，完成参数下发后在服务器升级登记簿上签名确认。4.6信息安全管理4.6.1信息安全防护软件维护单位对长株高速公路计算机防病毒软件进行维护，由软件维护单位委派技术员，按合同要求对防病毒软件进行定时升级, 每月对计算机进行病毒全盘扫描，排除收费软件系统存在的隐患，保障防病毒软件系统持续稳定运行，及时处理入侵计算机的病毒，保障系统稳定运行，把对营运工作的影响减到最小。4.6.2数据备份收费数据的备份是由湖南省高速公路收费系统自动备份并上传至湖南省高速公路管理局统一管理，全省项目公司都无权对收费数据进行操作。4.6.3日志文件备份每月检查每台服务器日志文件，发现有“严重错误”的，必须立即检查并排除故障，并在服务器巡查记录表上填写巡查记录；所有日志在得到“事务已经满”系统提示的情况下，立即进行备份文件，格式为：（XXXX）年（XX）月（XX）日。4.7机电备品备件计划、采购和仓库管理4.7.1机电备品备件计划、采购按照公司机电备品备件询价制度的规定进行。4.7.2机电备品备件采购验收后，填写入库单，交综合部机电仓库管理，需领用时填写领用出库单。4.8机电系统设备设施的资产管理4.8.1由综合部组织相关部门定期对全线及仓库机电系统设备设施的资产进行盘点，建立、更新台账，对固定资产进行标签跟踪管理。5.业务流程图注：流程图中的各图示框定义详见前述总体说明。编号：F-ES-03名称：日常维修编号：F-ES-04名称：机电系统维护保养（三）内业管理1.业务流程业务子流程关键控制环节内业管理1、机电系统维护记录、报告等档案管理2、机电系统日常养护工作的定期总结3、机电系统整体运行状态的年度评估2.控制目标2.1机电系统维护记录、报告按期分类归档，管理规范严格。2.2机电系统日常维护工作月总结、年终总结按期编制，按实际情况编制。3.业务风险3.1机电系统维护记录、报告按期管理不完善，不分类归档。3.2机电管理工作及年终总结不能体现实际情况。3.3内部管理不规范，没有对相应业务制订管理流程、形成制度、建立台账，可能导致管理工作的松散无序。4.流程描述4.1机电系统维护记录、报告等档案管理机电维护员将机电系统维护记录按季度进行整理后归档保管。4.2机电系统日常养护工作的定期总结机电维修班负责人根据对机电设备维护记录的统计，每月对机电系统日常维护工作进行总结，综合汇总到营运报告。收费稽查部负责人审核后，报分管领导审阅。4.3机电系统整体运行状态的年度评估机电维修班负责人根据全年机电系统设备运转情况，年终对机电系统整体运行状态进行总结，收费稽查部负责人审核后，送分管领导审阅后报收费稽查部档案管理人员存档。5.业务流程图注：流程图中的各图示框定义详见前述总体说明。编号：F-ES-05名称：机电管理工作总结编号：F-ES-06名称：机电工作年终总结（四）专项工程的管理1.业务流程业务子流程关键控制环节机电专项工程管理1、 工程立项2、 工程设计3、 工程监理4、 工程施工5、 工程安全管理6、 工程交/竣工验收7、 工程合同变更与支付管理2.控制目标2.1及时发现机电系统各项设备维修需求，工程立项必要性、可行性得到充分论证，并经过合理审批。2.2 工程设计工作的内容及质量符合项目要求，概预算等编制准确。2.3 工程施工按照计划进行，工程进度和工程质量得到有效保证。2.4建立健全安全监督检查机制，保证工程施工安全。2.5工程验收标准清晰，验收工作规范有序，责任明确。2.6工程结算工作流程完善规范，经过审批。 3.业务风险3.1对工程项目立项的必要性论证不严，评审标准或指引缺失，审批过程不完善等，均可能导致工程立项不当，使公司发生不必要的支出，损害公司的利益。3.2 如果工程设计图的审批过程不严格或不完善，从而未能及时发现工程设计图存在的瑕疵，导致施工过程频繁变更，阻碍工程建设进度，提高工程建设成本，最终损害公司的利益。3.3 工程概预算的审批工作不完善，未能及时发现概预算的不足，包括编制脱离实际，出现漏项错项，过高或过低等，可能导致在工程实施过程中投资失控。3.4 施工方案编制不合理、超预算，可能导致施工造成交通拥堵、进度安排不合理等问题，影响工程建设和公司经济利益。3.5 盲目赶进度，牺牲质量，导致质量低劣，费用超支；质量、安全监管不到位，存在质量隐患。3.6工程验收不规范，质量检验把关不严，可能导致工程存在重大质量隐患；虚报项目投资完成额、虚列建设成本或者隐匿结余资金，决算失真。4.流程描述4.1工程立项收费稽查部根据机电系统的维修情况及公司运营管理需求，将专项工程项目列入年度计划，经公司经营班子讨论通过后提交越秀交通总部审批，审批通过后，提交董事会审批。注：具体的年度计划审批过程参阅“年度计划编制及审批”过程。4.2工程设计按照公司及越秀交通总部工程招投标管理办法的规定选择设计服务单位，与设计方签订服务合同。由设计方根据长株机电系统具体情况出具施工图设计文件及施工图预算。4.3工程监理按照公司及越秀交通总部工程招投标管理办法的相关规定选择施工监理单位，与监理方签订服务合同。根据合同相关规定进行现场施工管理，监理进行现场施工质量及施工进度监督，确保工程质量合格。具体的监理单位确定过程参见“采购管理”中的“供应商/承包商选择”。4.4工程施工4.4.1施工单位的确定根据施工图设计文件、施工图预算、公司及越秀交通总部工程招投标管理办法规定选定施工方，与施工方签订施工协议。具体的施工单位确定过程参见“采购管理”中的“供应商/承包商选择”。4.4.2 施工方案编制及审批施工方编制施工方案，列明施工安排，报交警、路政后执行。4.5 工程安全管理公司与施工方在合同中约定安全生产责任，施工安全管理主要由施工方负责，监理单位监督。公司组织不定期检查施工现场的安全情况，如发现安全隐患，及时要求施工方进行整改。4.6 工程交/竣工验收施工方申请工程交工验收，监理单位、收费稽查部组织进行验收，报批类的工程，需要上报总部派人参与验收，验收人员签署和出具交工验收证书。对于需要进行竣工验收的工程，由施工方申请工程竣工验收，监理单位、收费稽查部组织进行验收，报批类的工程，需要上报越秀交通总部派人参与验收。收费稽查部经办人编写验收报告，经部门负责人审核后由分管领导及总经理审批。4.7 工程合同变更与支付管理工程通过质量验收，获得交工验收证书后，收费稽查部按合同规定条款办理相关请款手续，交收费稽查部经理、分管领导审核，经总经理审批后进行支付。（注：具体的资金审批流程参阅“资金活动”流程，工程合同变更管理流程参阅“合同与法律事务管理”流程。）5.业务流程图注：流程图中的各图示框定义详见前述总体说明。编号：F-E