公司合同管理办法(2).doc

.中铁宝桥集团有限公司扬州钢结构分公司合同管理办法目 录第一章 总则第二章 合同管理机构及其职责第三章 合同的签订第四章 合同的履行第五章 合同的变更、转让和终止第六章 合同之债的管理和合同纠纷的处理第七章 合同基础资料的管理第八章 合同监督检查第九章 奖惩第十章 附则第一章 总 则第一条 为了加强中铁宝桥集团有限公司扬州钢结构分公司（以下简称公司）的合同管理工作，建立和完善以事前防范为主、事中控制和事后补救为辅的企业经营风险法律保障体系，避免经营风险，维护企业的合法权益，根据中华人民共和国民法通则、中华人民共和国合同法、中国中铁合同管理办法、中铁宝桥集团有限公司合同管理办法等法律、法规、规章的规定，结合本公司实际，制定本办法。第二条 本办法所称合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 第三条 公司与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及在集团公司系统内相互之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同依照本办法进行管理。第四条 公司合同综合管理机构，自觉接受集团公司合同综合管理机构的业务指导和监督检查。第五条 任何单位和个人不得利用合同从事扰乱社会经济秩序和单位生产经营管理秩序、损害单位利益、国家利益和社会公共利益等违法活动。第六条 任何人不得以任何方式泄漏在合同管理过程中知悉的商业秘密。第七条 公司合同签订部门应当加强对合同对方的资信管理，建立和完善信用管理制度。第八条 公司应当重视、加强对合同管理工作的领导，完善合同管理制度，健全合同管理机构，配足合同管理人员，不断提高合同管理质量和水平。第二章 合同管理机构及其职责第九条 公司综合管理部是公司的合同综合管理机构。第十条 合同综合管理机构的职责是：（一）宣传、贯彻、执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；（二）制定公司合同管理实施办法，建立和健全各项合同管理制度；，负责合同综合管理的日常工作；（三）参与公司重大合同招标、评标会议、重大合同的谈判和起草工作，参加合同评审，负责对合同内容的合法性进行审查，依法提出法律意见，实行合同审查会签制度；（四）统一管理公司的合同专用印章，建立合同专用印章使用制度；（五）统一管理公司法定代表人授权委托手续，建立法定代表人授权委托制度；（六）统一管理公司的合同纠纷案件，代理公司合同纠纷案件的调解、仲裁和诉讼活动。;（七）负责合同管理台账和合同有关档案材料的保管工作，建立合同登记、档案管理制度；（八）负责公司合同管理信息的汇总、编制、分析工作，定期向集团公司合同综合管理机构和公司领导报告合同管理工作的情况，建立合同管理统计分析制度和工作报告制度；（七九）负责组织公司“重合同守信用”申报工作，做好与当地工商行政管理部门的协调交流工作；（八十）其他应当由合同综合管理机构履行的职责。 第十一条 合同签约部门职责：，（一）负责起草本部门业务范围内的合同文本，负责本部门业务范围内的合同的初步可行性研究，业务起草，资信调查，合同的评审、签约（需根据授权）等工作；（二）负责合同资料的收集、整理、保管，建立健全合同台账；（三）负责本单位合同信息的统计、分析、汇总工作，每年按要求向综合管理部报送合同管理工作总结。负责起草本部门业务范围内的合同文本，负责本部门业务范围内的合同的初步可行性研究，业务起草，资信调查，合同的评审、签约（需根据授权）等工作。 第十二条 合同执行部门负责监督控制合同的履行，随时掌握所签合同的履行情况，及时向综合管理部通报合同在履行中发生的问题，同时提出解决问题的意见和建议，负责合同履行过程中的证据收集和有关资料的保管工作。第十三条 综合管理部应当建立对重大或法律关系复杂的合同项目实施跟踪管理的制度。跟踪管理应贯穿合同的谈判、签订、履行、交验、索赔、诉讼的全过程。第三章 合同的签订第十三条签订合同应当遵守国家法律、法规和政策的规定，遵守公司的合同管理制度，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第十四条 签订合同应当遵守国家法律、法规和政策的规定，遵守公司的合同管理制度，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第十四条第十五条 签订合同，除能即时清结外，必须采用书面形式。第十五条第十六条 公司签订合同应当由负责人或由其授权委托的代理人进行。委托代理人签订合同的，必须由法定代表人或负责人签发“法定代表人授权委托书”，委托书中应明确委托代理的事项、权限和期限以及是否有权转委托，并加盖企业法人或分公司的公章。委托代理的事项、权限和期限以及是否有权转委托由法定代表人决定。委托代理人代表单位签订合同，必须在授权范围及期限内行使代理权。第十六条第十七条 委托代理人应当具备下列条件：（一）具有完全的民事行为能力；（二）遵纪守法、作风正派、廉洁自律、具有良好的职业道德；（三）具有相应的业务工作能力；（四）具有一定的法律素质；（五）其他应当具备的条件。第十七八条 禁止行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同。禁止代理人和第三人串通，利用合同损害被代理人的利益。禁止代理人以被代理人的名义与自己订立合同。禁止代理人以被代理人的名义与自己代理的第三人订立合同。禁止代理人擅自转委托。禁止代理人利用合同谋取不正当利益。第十八九条 公司实行授权委托统一管理制度。由综合管理部统一负责法定代表人授权委托书的管理。综合管理部当建立授权委托书管理台帐，将有关信息记录在案。第二十九条 在合同相对人提供了授权委托书格式的情况下，如果该格式中代理事项、权限和期限等内容不完备的，在给该合同相对人出具的法定代表人授权委托书中应当依法补齐缺少的内容。？第二十一条 公司任何部门都无权签订担保合同、借款合同以及其他应由法人单位签订的合同。第二十一二条 签订合同前，签约承办部门应当详细了解、调查、掌握合同相对人的下列情况：（一）主体资格是否真实、合法；（二）资信情况是否全面、可靠；（三）履约能力；（四）对方代理人的代理事项、权限和代理期限；（五）合同标的的真实性；（六）其他应掌握的相关情况。签订合同前，应要求合同相对人出具、出示法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照以及其他从业资格要求的相关证书等资料，并作为合同附件。资料为复印件的，应当加盖登记主管部门章或单位公章。第二十二三条 合同必须经过评审后才能正式签字、盖章。根据阶段的不同，合同可以分为标前评审、合同签订前评审、合同修订评审。合同文本必须经过综合管理部审查后方可正式签订。第二十三四条 合同评审的主要内容包括：合同项目的可行性，合同项目的经济性，合同中技术性内容的适宜性，合同内容的合法性。在合同评审中，按照归口把关、分工负责的原则，有关部门对合同中的技术性及经济商务内容的适宜性负责；综合管理部对合同内容的合法性负责。签约承办部门负责提供合同评审所需的资料，并对资料的真实性、可靠性负责。第二十四五条 合同评审中应保证给予审查部门合理的审查期间，一般合同为三个工作日，重大、复杂的合同为七个工作日。审查部门应当在不迟于上述期限内提供审查意见。第二十五六条 签订重大及法律关系复杂的合同，从可行性论证、合同谈判到签订合同阶段，应当有企业法律顾问公司法律人员参加。企业法律顾问法律人员应就有关问题的合法性提出法律意见。第二十六七条 合同中有关事项需要报有关主管部门批准的，必须经过批准后，才能正式签订合同。成立后的合同须经过有关主管部门批准或者登记的，经过批准或者登记后始得生效。第二十七八条 签订合同应当做到主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确。第二十八九条 合同除包括应当依法具备的基本条款外，还应当包括根据合同的种类、标的要求所应当具备的条款（包括但不限于合同正副本的份数，补充协议和附件的效力，合同是否公证或见证，合同中的定义条款，合同的生效条件，商业秘密的保护，合同的有效期限等）。第二十三十九条 在谈判、洽商过程中，应当遵守法律对要约和承诺的规定。对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料，要妥善保存。如有不同意见，应当及时回复对方，以免因拖延造成损失。第三十一条 合同设立担保的，应明确担保的方式和范围，可以作为主合同的一个条款，也可以另外签订独立的担保合同，作为主合同的附件。经过协商一致，可以根据实际情况将担保条款或担保合同设定为主合同的生效条件。第三十一二条 约定解决合同争议的方法条款时，应根据实际情况选择解决争议的方式及管辖机构。在选择仲裁方式的情况下，务必明确仲裁机构和由仲裁解决的争议范围。第三十二三条 合同必须由签约方法定代表人或法定代表人委托的代理人签字。合同在签字后应当加盖双方单位印章。签订合同应当使用合同专用印章，必要时行政印章代替具有同等效力。签订合同应当加盖骑缝章。第三十三四条 综合管理部凭法定代表人或经法人授权人员批准同意的合同登记表给合同加盖合同专用章。第三十四五条 签订合同时，原则上应当让签约对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。同时亦加盖骑缝章。第三十五六条 合同的末页应当载有包含相关权利义务的合同条款，或者“此页无正文”的说明。严禁将仅有我方已签字、盖章却无合同条款具体内容的合同末页，交、寄给对方签字盖章。严禁向对方出具盖有我方印章的空白合同书。第三十六七条 采用信件、数据电文等形式订立合同的，应当明确签订确认书时合同始得成立。确认书应当是书面的原件。第三十七八条 公司实行合同专用印章统一管理制度。由综合管理部统一负责合同专用印章的管理。综合管理部应当建立合同专用印章的使用管理台帐，将有关信息记录在案。需要到外地履行盖章手续的，法人代表授权委托专人携带合同专用章前往。第三十八九条 合同的公证和见证，实行法定和自愿相结合的原则。合同中约定了公证或见证条款的，应当明确公证或见证是否作为合同生效的条件。经公证或见证后的合同需要变更、转让的，变更、转让协议应当对有关公证或见证问题予以明确。公证或见证事宜由综合管理部或合同经办部门负责。第四十条 综合管理部应当将合同的有关情况在合同管理台账中记录。合同经办部门应当将签约各方签字、盖章齐全的合同原件一份及合同评审表原件、合同登记表原件等其他相关资料整理归档备查。第四章 合同的履行第三四十九一条 合同生效后，应当全面履行合同，以合同执行部门为主，其他有关部门应当密切配合。合同执行部门为合同履行的实施部门。合同中约定的生效条件尚未成熟的，不得履行合同。第四十二条 如果我方不能全面履行合同，合同执行部门应当立即将相关情况报告主管领导和综合管理部，并积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。第四十一三条 发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行部门除督促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导和综合管理部，并注意收集、保全有关证据。综合管理部接到报告后，应认真分析，提出应对措施。第四十二四条 公司生产安全部（外协）要加强对合同分包的管理，建立和完善合同分包管理的相关制度。分包必须依法进行。严禁分包单位将其承包的工程再分包。第四十三五条 项目经理部可以在法定代表人的授权范围内签订合同。第五章 合同的变更、转让和终止第四十四六条 生效的合同可以依法进行变更，包括对生效合同内容的补充和修改。第四十五七条 当事人可以依据法律的规定，请求人民法院或者仲裁机构变更合同。当事人请求变更的期限是自合同成立时起一年内。第四十六八条 合同可以通过当事人的协商进行变更。当我方发生需要变更合同的情况时，除法律、行政法规有特别规定的以外，应当以书面形式通知对方，与对方进行协商，包括变更的理由、变更的具体内容、变更生效的具体方式、答复的形式与期限等，并让对方在文件上签收。当我方接到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订书面变更协议。因变更造成经济损失的，应当向对方提出索赔。第四十七九条 生效的合同可以依法转让。合同的当事人一方可以依法将合同的权利全部或部分转让给第三人；也可以依法将合同的义务全部或部分转移给第三人。债权人转让权利，应当通知债务人。未经通知，该转让对债务人不发生效力。债务人转移义务的，应当经债权人同意。第四五十八条 当事人一方经对方书面同意，可以将自己在合同中的权利和义务一并转让给第三人。第四五十九一条 设定了担保条款的合同进行变更和转让，应当征得原担保人的同意，并在变更或转让协议上加盖担保人的印章。第五十二条 按照中华人民共和国合同法、中华人民共和国建筑法、中华人民共和国招标投标法等有关法律规定，禁止转让债权、转移债务的，从其规定。第五十一三条 具备法律规定或当事人约定的情形，合同的权利义务终止。第五十二四条 当事人协商一致的，可以解除合同。当事人可以约定一方解除合同的条件。解除合同的条件成就时，解除权人可以解除合同。第五十三五条 当事人可以依照法律的规定，单方解除合同。第五十四六条 当事人应当在法律规定或者当事人约定的期限内行使解除权。第五十五七条 我方依照合同约定或依照法律规定解除合同的，应当以书面形式通知对方，包括解除的理由、法律依据、权利义务的承担等，并让对方在文件上签收。我方接到对方解除合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当，如有异议，应当以书面形式提出，如有必要可以依法请求人民法院或仲裁机构确认合同的效力。如果因解除合同而损害了我方利益，应当向对方提出书面索赔请求，并让对方在文件上签收。第五十六八条 对方提出变更、解除合同或者转移债务时，我方必须在规定的期限内以书面形式明确答复对方，并让对方在文件上签收。第五十七九条 当对方拒绝签收我方送达的有关文件时，可以采取公证送达的方式。第五十六十八条 当事人可以依照法律的规定请求人民法院或者仲裁机构撤销合同。被撤销的合同自始没有法律约束力。当事人行使撤销权的期限是自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内。第五六十九一条 经上级主管机关批准的合同，变更、转让、终止协议应当报原批准机关批准。第六章 合同之债的管理和合同纠纷的处理第六十二条 因合同所生之债的管理，应当以合同执行部门为主，其他有关部门密切配合。第六十一三条 应当严格债权管理。在遇有合同对方违反约定不履行义务时，包括但不限于：不办理结算，不支付合同价款，不实施约定行为，或故意制造障碍给单位造成损失等情形，需要发出催款函、履约函及其他函件的，合同执行部门应当向综合管理部、分管公司领导报告申请办理，并负责起草函件，报送法律审核、分管领导批准后的送达，取得对方的签收文件；需要签订还款协议的，应当提交综合管理部和其他有关部门进行合同评审。公司应当加大外欠款的清收清欠力度，责任落实到人，建立清收清欠的长效机制，将外欠款总量控制在合理的范围之内。第六十二四条 债权主管部门应当对存在到期债权已过一年仍未收回的、合同履行完毕后超过一年仍未办理完结算的、双方有明确争议导致款项拖欠的、以及合同对方明确表示要通过法律手段解决争议的等问题的合同进行重点监控，及时将有关情况与综合管理部、分管公司领导沟通，研究确定相应对策，并确保争议事项的解决不超过诉讼时效的要求。第六十三五条 应当严格保证诉讼时效的延续。合同执行部门应当及时向综合管理部申请办理法律顾问函、律师函等法律文件，并负责这些文件的送达，取得对方的书面签收文件。合同执行部门对合同争议不得隐瞒、回避和拖延，应当及时将有关情况向主管领导和综合管理部进行书面通报。第六十四六条 综合管理部应当在取得有关资料的情况下，对合同争议成讼的机会进行监控，分析我方主动提起诉讼或仲裁的有利时机，提出相关意见，向主管领导进行汇报。第六十五七条 对合同争议应当建立协商解决的机制。第六十六八条 当合同对方对我方提起诉讼或仲裁时，接收法律文书的部门或合同执行部门应当立即通报主管领导公司分管领导和综合管理部，并积极参与纠纷的处理。第六十七九条 综合管理部统一办理合同纠纷案件的登记、审查和授权委托手续，根据法人代表的授权承办案件。确需委托外聘律师办理的，由向集团公司合同综合管理机构负责报告。第六七十八条 对诉讼和仲裁案件，应当认真作好庭审前的调查、收集证据等工作，合同执行部门及其他有关部门有责任积极配合，提供相关资料。应当充分重视和依法行使起诉、答辩、举证、诉讼保全、先予执行、反诉、上诉、申请强制执行、优先受偿、申诉、撤销、代位权以及申请支付令和公示催告的权利。第七十一条 属于集团公司系统内部的纠纷，应当先由争议双方共同的主管单位的合同综合管理机构进行调解，调解不成的，按照法律程序办理；调解达成一致意见的，应当制作调解书。双方应当自觉履行调解协议。不执行协议的，主管单位领导可责成有关部门协助执行。第七章 合同基础资料的管理第六七十九二条 公司应当加强合同基础资料的管理工作，建立健全合同基础资料管理制度。第七十三条 合同基础资料的生成一般分为三个阶段：（一） 合同正式签订前产生的相关资料；（二） 合同正式签订后履行过程中产生的相关资料；（三） 合同纠纷发生后产生的相关资料。第七十一四条 合同基础资料包括但不限于：合同当事人的资信资料、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等。第七十二五条 合同基础资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各有关部门合同签约部门应当作好其他资料的保管和移交归档工作。第七十三六条 包括合同执行部门在内的有关部门都应当指定专人负责合同基础资料的管理和移交工作，必须建立合同基础资料台账和档案，确保完好无缺。第七十四七条 合同基础资料是涉及企业商业秘密的重要文件，合同基础资料生成后履行完成后，原件必须及时归档保存，日常工作中应当使用复印件。严禁涂改、毁损合同基础资料。如确需使用合同基础资料原件的，应建立严格的审批、催还、归档制度。严禁个人私自保管合同基础资料。严禁随意出借合同基础资料，严禁泄漏合同基础资料中的内容。第七十五八条 合同基础资料应当在合同履行完毕或纠纷处理完毕后30日内，由合同签约部门系统整理，统一编号，装订，每年年底集中移交后归档。合同档案目标顺序为：合同登记表，合同正本、副本及附件，补充协议，合同签订、履行、变更的信函、电报、图表、视听资料及其有关文书，合同批准文件，公证、见证文书，合同评审表、合同交底纪要、合同履行信息表等。第八章 合同监督检查第七十六九条 在合同履行过程中，各相关职能部门都应当按照公司的管理制度及各自的职责范围实施监督检查。第七八十七条 合同监督检查是企业合同管理的重要内容。综合管理部有权单独成立合同监督检查小组，定期、不定期检查公司合同的管理情况，保证合同的顺利履行。必要时，可以组成由综合管理部牵头，有关职能部门和纪检、监察部门参加的合同监督检查小组，共同进行检查。第八七十一八条 合同监督检查的主要内容有：（一）合同管理制度的制定和落实情况；（二）合同基础资料保管和合同管