文件和记录管理程序GQSX-EPC-SG-CX-0001.doc

中国石油 港清三线输气管道工程EPC管理体系文件文件和记录管理程序编码GQSX-EPC-SG-CX-0001PMC批准人批准日期0正式使用B根据监理意见修正A初步使用版本日期文件状态编制人审核人批准人目 录 1范围12 定义12.1 代码12.2 编码13 报批文件编码系统组成13.1 文件编码构成13.2项目代码13.3 文件大类代码、部门代码及文件类型代码 见附件113.4编码编制顺序24函件编码系统组成24.1函件编码构成 函件编码的构成见下表：24.2函件类码、单位代码24.3编码编制顺序25合同文件编码系统组成36附件3第 1 页 共 14 页1范围 本程序适用于港清三线输气管道工程项目建设期间各承包商与EPC项目部、业主、监理往来文件的编码。本程序规定了在该项目中所使用的报批文件、函件、合同的编码规则和方法。 2 定义 2.1 代码 在管理系统中用字母或数字标识一个被管理对象，这个字母或数字就叫做代码。代码具有唯一性。 2.2 编码 由代码组成的码值叫做编码。 3 报批文件编码系统组成 报批文件编码是由项目代码、单位代码、部门代码、文件类型代码、文件序号等5个子系统组成。 3.1 文件编码构成 文件序号 文件类型编码 部门代码 单位代码 项目代码 3.2项目代码 港清三线输气管道工程项目代码GQSX 3.3 文件大类代码、部门代码及文件类型代码 见附件1 “港清三线输气管道工程报批文件编码分解表” 33.4编码编制顺序 项目代码单位代码部门代码文件类型代码文件序号注：各代码之间应加“”。 4函件编码系统组成 函件是指EPC 项目部、业主、监理、承包商、设计之间往来文件时所使用的。 函件编码由项目代码、函件类码、发出单位代码、发出单位部门代码、接收单位代码、函件序号6 个子系统组成。 4.1函件编码构成 函件编码的构成见下表： 级别 代码串 类别 字符 一级 GQSX 项目代码 2 个字母 二级 A 函件类码 12 个字母 三级 BB 发出单位代码 13 个字母四级 CC 发出单位部门代码 13 个字母 五级 DD 接收单位代码 13 个字母 六级 EEEE 函件序号 4 个字母 函件代码 接收单位代码 发出单位部门代码 发出单位代码 函件类码 项目代码 4.2函件类码、单位代码 见附件2“信函、文件编码分解表”。 4.3编码编制顺序 项目代码函件类码发出单位代码发出单位部代码接收单位代码函件序号 注：各代码之间应加“”。 5合同文件编码系统组成 项目部与承包商、供货商等之间的承包合同、供货合同、租赁合同等编码应按照以下方法进行： GQSX-HT-XX-00011000 其中，GQSX为项目代码，HT 代表合同，XX 代表合同类型，序号从0001 至1000。根据合同类型不同XX 分别填写PC(采办合同)、CN(施工合同)、LE(租赁合、LA（征地合同) 、AG（协议）。 具体详见下表： 项目代码 合同代码合同类码 合同序号 项目代码 GQSXHT 采办合同 PC 0001-1000 施工合同 CN 租赁合同 LE 征地合同 LA 协议 AG 其他合同 OT 6附件1) 港清三线输气管道工程报批文件编码分解表 2) 信函、文件编码分解表 3) 报批文件模板 4) 信函文件模板 5) 文件发放记录6) 文件接收记录7) 文件借阅单8) 文件传送单9) 会议签到表10) 信函/文件处理单附件 1： 港清三线输气管道工程EPC报批文件编码分解表 项目代码单位代码部门代码文件类型代码文件序号GQSXEPC项目部EPC设计管理部SJ管理程序、规定CX0001-9999物资采办部CB手册SC工程控制部GK报告BG施工管理部SG作业指导书ZYQHSE部QHSE计划、部署JH外协管理部WX细则、规则XZ综合管理部ZH施工组织设计、技术方案FA招标ZB管理办法BF附件1.1:港清三线输气管道工程施工承包商报批文件编码分解表项目代码单位代码文件类型代码文件序号GQSX施工单位YJ管理程序、规定CX0001-9999管道一公司HB手册SC一分YJ1报告BG二分YJ2作业指导书ZY三分YJ3计划、部署JH五分YJ4细则、规则XZ建筑YJ5施工组织设计、技术方案FA电讯YJ6招标ZB防腐YJ7管理办法BF穿越YJ8试压YJ9附件 2： 信函、文件编码分解表 项目代码函件类码发出单位代码发出单位部门代码接收单位代码文件序号GQSX信函LEPC项目部EPC设计管理部SJ业主YZ0001-9999文件传送单T物资采办部CB监理部JL会议纪要M工程控制部GK质量监督ZJ周会会议纪要WM施工管理部SGEPC项目部EPC通知TZQHSE部QHSE施工单位YJ其它QT外协管理部WX综合管理部ZH附件2.2：施工承包商信函、文件编码分解表 项目代码函件类码单位代码接收单位代码文件序号GQSX信函L大港油建YJ业主YZ0001-9999文件传送单T管道一公司HB监理部JL会议纪要M一分YJ1质量监督ZJ周会会议纪要WM二分YJ2EPC项目部EPC通知TZ三分YJ3其它QT五分YJ4建筑YJ5电讯YJ6防腐YJ7穿越YJ8试压YJ9附件3:报批文件模板 中国石油 港清三线输气管道工程（一号宋体加粗） XX单位（二号宋体）报批文件（三号宋体加粗）文件和记录管理程序编码GQSX-EPC-SG-CX-0001（四号宋体）PMC批准人批准日期0正式使用B根据监理意见修正A初步使用版本日期文件状态编制人审核人批准人13目 录（用三号宋体字加粗）文件目录要使用WORD自动生成目录（二级），用小四号宋体字，段间距为1.5倍行距。格式要求：1一级标题用小三号宋体字加粗1.1 二级标题用四号宋体字加粗1.1.1 三级标题用小四号宋体字加粗1.1.1.1 四级标题使用小四号宋体字a. 本项目程序文件尽量不出现五级标题，四级编码之后统一使用英文小写字母a. b. c 编号，左侧空2格；b. 程序文件多级编码排版一律左侧顶格书写，编码与文字之间空一字，回行时仍顶格。c. 无多级编码的段落，首行空2格。d. 正文用小四号宋体字。e. 正文中如有表格，用小四号宋体字。f. 附件：程序文件如有附件，在正文后空1行、左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1、”）；附件名称后不加标点符号。g. 文件行间距统一设定为1.5倍行距。h. 页面设置：上3厘米、下2.8厘米、左2.5厘米、右2厘米。i. 封面中的版本、日期、文件状态、编制人、审核人、批准人等项信息及页眉中的编码、版本、页码等相关信息要填写完整。（其中“日期”要写成8位数，如：2009.05.16）。j. 从文件正文开始每页编排页眉和页角。页眉显示发布单位名称、文件名称、文件版本号，页脚显示页码。k. 正文首页起，在页角处开始编排页码，格式为：页码：第 6 页 共 XX 页。2一级标题2.1 二级标题用四号宋体字加粗正文用小四号宋体字，行间距统一设定为1.5倍行距2.1.1 三级标题用小四号宋体字加粗正文用小四号宋体字，行间距统一设定为1.5倍行距附件4:信函模板天津大港油田集团工程建设有限责任公司港清三线输气管道工程EPC项目部(页眉）(加粗二号宋体）收件单位: PMC项目部(全部小四宋体)信 函 号：收 件 人：起 草 人： 电话：部 门：部门：抄 送：签 发 人：（手写）传 真：日 期：*年*月*日 页数：1+附件紧急 请审阅 请批注 请答复 请传阅 请落实主题：关于*通知(或者回复)此处填写标题（加粗小二号宋体字1.5倍行距）PMC项目部: （四号宋体字，1.5倍行距）此处输入信件内容（四号宋体字，1.5倍行距）附件：1.（如有附件）（四号宋体字，1.5倍行距） XX年XX月XX日 （盖 章） （四号宋体字，1.5倍行距）地址：河北省廊坊市开发区梨园路花园道实烨宾馆 电话： 邮编：065000 附件5: 文件发放记录文件发放记录序号文件编码受控号文件名称发放单位数量日期签名保存部门： 保存期： 附件6:文件接收记录文件接收记录港清三线输气管道工程EPC项目部 收文登记表单位：港清三线输气管道工程EPC项目部序号日期文件编号文件名称页数接收人备注附件7:文件借阅审批表 文件借阅审批表文件名称文件编码借阅单位借 阅 人借阅时间归还时间借阅用途文件管理部门领导审批年月日保存部门:有关部门（单位） 保存期: 1年附件8:文件传送单文件传送单传送日期： 传送编号：收件人：发件人：联系电话：联系电话：附件：原件 电子版 图纸 程序文件 规范 复印件 计划 月报 资质资料 其他文件文件用于：批准 审查 确认 备案 批准/按要求修改 返回修改更正 供你使用文件阶段： 初设阶段 采购阶段 施工阶段 运行阶段 序号文件编号文件名称份数签字： 收到文件并查验后，请签字并将本