YLP02记录控制程序.doc

版次：A/0 TX-02-2010 第5页 共4页北京燕山玉龙石化工程有限公司记录控制程序YL-P02-2010版 号: A / 0第1页 共4页1 目的 为了确保设计产品或工程总承包项目、工程监理的质量、职业健康安全和环境保护（简称Q/HSE）满足规定要求，通过对管理体系运行过程中产生的记录进行控制，为管理体系的有效性运行或持续改进提供客观证据，特制定本程序。2 适用范围 适用于公司工程咨询、工程设计、工程总承包、工程监理和管理体系运行过程中的Q/HSE记录管理。3 职责3.1 技术质量部是记录的归口管理部门。负责审核记录表样的格式，负责记录控制情况的监督、检查和管理。3.2 技术质量部档案组负责归档文件的记录管理，包括标识、贮存、保护、检索、借阅和处理事宜。3.3 各部门负责本部在生产和管理活动中产生的记录，并按要求填写、进行标识、收集、编目、检索、归档、贮存、保管和处置。3.4 项目部记录由项目经理/总监理工程师负责控制，并按要求填写、标识、收集、编目、检索、归档。4 程序 4.1记录的控制4.1.1各部室及项目所控制的记录a）技术质量部：管理评审、内部审核和不合格的处置、纠正和预防措施、重大环境因素和重大风险识别评价、计算机管理、各种企业资质报验复审、监视和测量设施校验、HSE台帐、设计过程监督检查、设计成品检查、不定期对总包/监理项目的质量/HSE检查、应急预案演练和更新、数据统计分析等记录的收集、编目和保存。b）市场部：负责咨询/设计/总包/监理项目的合同评审及更改、招投标、 设计回访、顾客投诉（包括抱怨）、设计分包方的选择评价、设计成品放行交付、顾客满意度调查等记录的收集、编目和保存；c）项目管理部负责设计过程管理产生的记录等记录的收集、编目和保存。d）综合办公室：负责职业安全健康体检、基础设施维护、工作环境管理、劳动防护用品管理、行文等记录的收集、编目和保存。 e）人力资源部：负责全公司的培训、考核、人员资质档案（包括特殊人员）、保险等记录的收集、编目和保存。 f）采购部：负责采购分包方和供应商的选择评价、采购产品的监视和测量等记录的收集、编目和保存。 g）工程部：负责总包项目和监理项目的施工分包商选择评价、总包项目过程的监督检查、监理项目过程的监督检查、总包/监理完工的验收检查等记录的收集、编目和保存。h）财务部：负责各种财务报销凭证等记录的收集、编目和保存。i）工程咨询室负责负责法律法规及标准识别、发布及评价的记录；j）设计项目：1) 设计经理负责组织设计项目的Q/HSE记录的收集、编目和存档工作，包括设计评审的有关记录，设计文件验证(校对、审核)记录，设计成品的存档验收记录，顾客提供财产的记录等。 2) 设计项目专业负责人负责验证 专业负责人档案目录上要求的设计文件资料，检查无误签署后提交项目经理归档。 3) 设计施工现场总代表负责施工服务阶段的Q/HSE记录的收集、编目和存档工作。 i）总承包项目：（据承包合同的范围情况可删减）1) 项目经理负责组织总承包项目的Q/HSE记录的收集、编目和存档工作，包括合格施工分包商评审记录，采购、施工的规划、月报、实施细则报审记录，“三查四定”实施的有关记录，现场施工机构人员构成记录，施工管理、开车服务质量检查记录等。 2) 总承包项目的Q/HSE记录连同应归档的项目文件在总承包项目完成交付后，由项目经理收集审查立卷，并交技术质量部档案组归档。3)施工分包方的的检验试验、工序交接等由分包方保持记录，并提交项目备案。k）监理项目： 1) 项目总监负责组织监理项目的Q/HSE记录的收集、编目和存档工作，包括“四控制、二管理、一协调”实施的有关记录，现场监理机构人员构成记录，监理服务质量检查记录，监理规划、监理月报、监埋实施细则报审记录等。 2) 监理项目的Q/HSE记录连同应归档的监理项目文件在监理项目完成交付后，由各信息工程师整理后交项目总监审查立卷，并交技术质量部档案组归档。4.1.2 记录表样的编制1）各部门和项目部根据实际工作的需要编制本部门和项目的记录表样，但所有记录样表的标题栏应使用公司统一规定的格式，具体编制要求见管理体系文件编制规定(TX-01)。2）各部门和项目部编制的记录样表需报技术质量部审核、备案，经同意后方可使用；样表的更改也需报技术质量部审核、备案，启用新记录表样时，要同时停止旧记录表样的使用，防止新旧记录表样在工作现场被交替使用4.1.3 记录的标识以记录的名称加记录编号作为记录的标识。每份记录的表示是唯一的，以保持可追溯性。4.1.4 记录编号1）部室的记录编号由部门或岗位（以下简称部门）代号、年号、分类号加顺序流水号组成，示意如下： - 流水号，按自然数顺序编 分类号，由各部室或项目自定 年号，用公元纪年的后两位数字表示 部室代号（见下表）部门代号采用大写汉语拼音字母如下:序号部门或岗位名称代号序号部门或岗位名称代号1市场部及项目管理部5人力资源部经营管理岗位 计划管理岗位出版管理岗位JYJHCB 培训管理岗位人事管理岗位保险管理岗位PXRSBX2技术质量部 6财务部 技术管理岗位 质量管理岗位档案管理岗计算机管理岗位 JSZGDAJJ 出纳管理岗位 报销管理岗位 财务档案管理岗位 报表管理岗位 工程核算管理岗位CN BX CDBBGG3综合办公室7采购部办公室管理岗位党群管理岗位XZDQ计划管理岗位 采买管理岗位 催交管理岗位 检验管理岗位 运输管理岗位 仓储管理岗位CJCMCCCYCSCU4工程管理部费用管理岗位计划管理岗位安全管理岗位各专业管理岗位ZFZJ ZA ZY8工程咨询室标准管理岗位BZ设计项目的设计文件的编号执行公司技术文件编号规定（JS-04），设计条件的编号执行公司各各专业互提设计条件统一规定（SJ-23）；EPC项目的记录编号执行公司总承包项目文件编码规定（JS-18）；监理项目的记录编号执行公司监理项目文件管理规定（JS-19）。4.1.5 记录填写及更改 记录不得用铅笔、圆珠笔填写，记录的内容应准确完整、字迹清晰、不得随意涂改，确需更改时用杆改，即用单杆划去原数据，在其上方写上更改后的内容并签署，填写人和有关责任人要签字并注明日期，以便保存和追溯。4.1.6 记录的检索、查阅a）记录应按类别及时编制目录，字迹清楚、完整，以便查找。b）查阅管理体系的记录，需经技术质量部负责人同意；查阅其它记录，需经保存部门负责人同意。 c）合同要求时，在商定期内项目记录可提供给顾客在规定场所内查阅，其他无关人员不得随意查阅。d）记录可以根据合同的要求提供给用户查阅。本公司人员因工作需要查阅记录时需经有关部门主管人员同意、批准。4.1.7 记录的收集、归档、储存a）记录的收集要及时、齐全、完整，并检查记录是否符合规定要求,对收集上来的记录进行整理、分类，并装订成册，在要求的保存期限内将记录保存完好。b）记录可有以下几种形式：书面、胶片、照片、磁带、磁盘等，应在适宜的环境下妥善贮存保管，注意符合防火、防潮、防蛀、防盗的要求，避免损坏、变质和丢失。4.1.8 记录的保密和期限归入技术质量部档案组的各种记录资料期限及各部室保管的技术档案资料期限均执行公司技术档案管理规定（JS-03）附表1的要求。其它记录资料期限当法规或合同有规定时按规定办理，除此之外至少保存三五年。4.1.9 过期记录的处理记录在保存期满后由记录的保存部室或保管者负责销毁处理。属于技术档案资料的销毁均执行技术档案管理规定（JS-03），其余记录的销毁由各保存部室的负责人批准，授权人执行销毁，应保留记录销毁的审批记录和记录销毁清单，见记