办公软件应用.docx

日常办公软件应用第一部分：Word公文格式必须要掌握的部分：政府公文格式及公文字体字号标准公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，其它用途的公文比如供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。行间距：我们一般设置“固定值”28磅字间距：一般不作要求主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）二级标题为三号黑体三级标题为三号仿宋（仿宋GB2312）加粗。正文均为三号仿宋（仿宋GB2312）。注：落款的单位、时间是右对齐，时间的格式是“二一五年七月十五日”，不是“二零一五年”。插入字符或者大写的字母O 延展部分（大家经常遇到的问题或者发生的错误）：A如何调整缩进？（有时候怎么调，段落开头的字符都不是空2个字符）方法：步骤一：选择需要调整的内容点击右键选择“段落”在“对齐方式”处选择“两端对齐”在“缩进”的“左侧”和“右侧”都调整为0，“特殊格式”处选择“无”确定。步骤二：选择需要调整的内容点击右键选择“段落”在“特殊格式”处选择“首行缩进”，检查下是否是默认的2字符确定。B如何调整间距？（主要是行间距，因为字间距一般不作要求）方法：选择需要调整的内容点击右键选择“段落”在“对齐方式”处选择“两端对齐”在“行距”的“段前”和“段后”都调整为0，“行距”处选择“固定值”28磅值确定。需要了解的部分：保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体：常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体公文写作公文格式排版中的字体要求公文写作抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文第二部分：表格EXCEL的基本操作（几个技巧）Excel表格已经成为Office人员最常用的数据处理软件，Excel表格的基本操作视频教程也成为Excel表格初学者急着寻找的资料之一。其实，普通人需要用到的Excel的功能不到其全部功能的10%。也就是说，对于绝大部分的用户来说，只要掌握了几个必须懂的Excel表格的基本操作，就能很好地使用Excel表格。Excel表格的基本操作一：修改字体首先，从输入开始，先来调整字体。在工具栏那里一开始就可以发现字体的工具框了，在这里可以快速更改字体类型、大小、颜色等等的。Excel表格的基本操作二：更改对齐方式打好字，或者打字之前，都需要按照需要来调整字体的对齐方式的。在对齐方式工具栏中，可以快速随意地更改字体对齐方式，第一个小框中上三个图标是调整横向对齐的，下三个是调整纵向对齐的。而第二个框中还有一键调整字体的排列方向，第三个框中可以一键设置自动换行等。Excel表格的基本操作三：添加符号如果想要输入一些数据制作消费统计表的话，那么就要输入￥这个符号了，如果要做完成率、同比、环比这一类百分比的数据，那么肯定要用到%这个符号了。一次次输入太麻烦了，直接在数字框那里，第一个就是货币的标志了，可以选择一批数据，批量添加。Excel表格的基本操作四：快速求和、求平均值想要直接知道某几个数的和或者平均值，那么直接选中那几个数就可以知道了。选择之后，在最下方的状态栏中，就有求和、平均值、和计数显示。Excel表格的基本操作五：如何输入身份证号、国际条码等长数字？输入一行长的数字像身份证号或者0开头的国际条码怎么自动变样了？例如，我输入一行身份证号，变成都变成看不懂了？想要输入一行长的数字怎么办？这个简单，只要更改一下数字种类就可以了。选中单元格，然后选择“设置单元格格式”，把数字的种类改成“文本”。设置好之后，再输入的话，无论多长的数字，都不会变样的。温馨提示，记得是先设置好格式再输入，不然第十四位数之后的数字都回变成0的。Excel表格的基本操作六：查找和替换比如在客户档案里查找你要找的客户。可能你现在只知道他的电话或者姓名，其它信息一概不知。选择表格内容，单击“查找”，输入你掌握的信息，比如电话或者姓名，确定即可查到。再比如知道条码或者品名的关键字来查找具体商品信息。Excel表格的基本操作七：快速复制粘贴当你在输入数据中，如果需要输入1、2、3这样按顺序的数字的时候，一个一个输入，太麻烦了，想省点功夫，是否有法？有的，只要使用鼠标一拖，就完事了。选中一个或一些数据，然后把光标移到选中框的右下角，光标变成一个加号的时候，向下拖动，就会智能帮你填1、2、3了。（温馨提示，这个一拖的功能还有格式刷的作用。）同理，时间也可以直接这么操作。 Excel表格的基本操作八：&键的妙用 （合并单元格内容）这个键在数字7上，摁住“shift”键再按数字7即可。我想说的是它 的妙用。比如在一个表格里输入商品的单价。最后，强调两点一是“选择性粘贴”，有公式的表格，全部做好后需要复制，选择性粘贴，这样不会因为不小心碰到一个数字而整个表格的数字出现错误。二是养成检查的习惯，关于求和的表格，可以横着竖着检查。第三部分：写邮件邮件是传递信息最详细、最快捷的方式，但是如果使用不当反而会弄巧成拙。掌握写邮件的技巧，把信息完整的表达出来，让领导、同事都能从你的邮件里面看到你对工作的努力和突出的表现。方法/步骤1. 一封邮件的基本内容通常分为三部分：收件人、主题、正文。2. 接收人。接收人为传递信息或分布任务的对象。除了接收人之外还可以同时抄送给其他人，抄送对象要看邮件重要程度而定。邮件比较重要，责任比较重大，一旦除了问题承担不了责任的时候，记得把你的直接上司或者领导抄送进来。3. 主题。主题要突出邮件的主旨，要让别人一看到这个主题就能大概知道你想传递的是什么事情，如：关于”“的安排，或者针对“”的建议。意思明确，引人注目。4. 正文。首先是尊称，如：尊敬的领导、亲爱的同事等，如果是领导或者长辈就说“您好”，如果是一般的同事就说“你好”。礼貌是最重要的，不管是对领导还是对同事。然后就是正文的内容，要分主次，先总体表达要传递的意思，再用“第一/第二/第三/”的格式详细描述，别人也会觉得你思路清晰，主次清晰。最后以祝福语结尾，再注明写邮件日期和写邮件的人。5. 附件。如果想要表达的信息或者材料内容较多，内存较大，也可以作为附件添加进去。在正文里面说