采购制度及流程.doc

物资管理制度汇编第一章 总则第一条 物资管理，是成本管理的核心内容之一。为了进一步提高采购效率，严格控制物资采购综合成本的要求，结合公司已有的管理制度，特制定本管理制度。用以规范物资采购、验收、发放和库存管理等方面的管理，使之严谨、科学、节约、高效，强化公司的市场核心竞争力。第二条 本制度适用于公司工程技术部门。第二章 供应商开发过程的管理第一条 供应商开发的原则：供应商的开发必须满足货比多家（三家以上）的比较原则，坚定不移的贯彻房产公司总经理室“以合理的价格购买质量最好的产品”的采购宗旨，严格成本控制。开拓一批具有市场影响力、能提供优质服务、有效降低物资采购成本的战略性合作供应商。第二条 物资部门必须做好需求信息的收集1、工程技术部门必须提前做好相应工程物资需求信息的收集，了解各楼盘销售定位和成本要求，以便提前准备供应商的开发、拓展工作。杜绝等到申购计划出现后才进行供应商资源开发、洽谈的现象，以至影响工程建设的进度。2、工程技术部门必须针对本部门负责的材料，对各工程物资需求信息作出整理，形成专门的年度需求预测报告。对各种材料的需求量、需求时间、节点、档次、成本作出分析和判断。并以此为拓展供应商的依据。第三条 供应商资源开发的计划1、工程技术部门要定期对现有合作伙伴进行检讨,检讨范围包括供货价格、服务水平、结款要求、供货能力、供货质量、工程覆盖范围等，对现有供应商的优、缺点进行总结。2、工程技术部门依据项目年度需求作出供应商拓展、开发的年计划书，对所要达到的目标进行设定，就大宗、关键材料开发一批战略合作供应商，其计划向总经理室领导汇报。第四条 供应商信息资源的收集和评估1、优质供应商信息的收集、整理由专人负责，并形成常制。信息来源于已合作的供应商、兄弟公司推荐、工程现场考察、网络、媒体等各方面。收集范围应围绕工程实际需求。2、被收集对象即为潜在供应商，其资质必须满足下列要求：(1)必须具备独立、有效的企业法人资质。(2)其经营范围必须符合国家相关政策。(3)其产品技术、质量必须符合国家相关标准。 (4)其服务能力、覆盖范围满足对应工程项目的要求。3、信息资源收集的结果必须及时进行整理、汇报。4、由工程技术部门的负责人，对已收集供应商进行明确评判，将有合作意向的列入备选开发供应商之列。5、工程技术部门必须建立、完善信息资源库，对已合作的供应商及参与过竞标(或竞价)的供应商档案应及时收集整理，应录入的内容包括：公司简介，产品范围，联系资料，合作项目，产品价格、产品档次。第五条 供应商的考察1、为规避合作风险，待开发的供应商必须经过考察验证，其方式可为到对方生产现场考察或工程案例现场考察，考察过程由采购主办人员组织，由本部门负责人、对应技术人员、对应房产公司人员组成。特殊情况下现场考察可免，通过洽谈验证。 2、考察验证的内容必须涉及到公司的资质、产品类别（档次）、资产、产能、技术质量标准、价格模式、管理模式、服务能力、经济实力等方面内容。 3、考察结果的评定 考察过程中，根据考察结果填制供应商评价表（附表CKF-2）。并对供应商的符合性进行评定，评定内容由采购主办人员作出，部门负责领导审定。并移交公司办公室汇编存档。 4、只有经考察、评定符合我公司合作需求的供应商，才能纳入到采购竞标竟价的供应商范畴，并邀请参与采购竞标竟价。第六条 供应商材料样板确认的规定1、接受采购申请时，必须向对应房产公司及工程项目部获取相关楼盘定位、产品成本、品牌、质量、技术、数量及交期方面的要求。2、有外观和特别技术要求的产品如属于首次申购，须供应商呈送材料样板及相关资料，并经确认。3、针对房产要求，邀请各家已纳入竞标竟价范围的供应商呈送样板并报价，在产品价格、款式、付款条件等各方面得到房产公司总经理室的确认后。参与竞标竟价的供应商不少于三家（特殊情况另议）。4、供应商样板及资质得到房产公司的确认后，才能进入最终商务谈判程序。5、经确认的样板需一式三份，即房产公司一份，工程技术部一份、用料方一份。特殊情况可免。第七条 采购商务谈判过程管理的规定1、商务谈判前的准备：商务谈判是指双方进行就双方合作条款落实进行的谈判，商务谈判进行前，必须对各家供应商进行现场考察（特殊情况可免，如往次曾考察过，双方已非常了解）；对各供应商报价资料进行整理，并做成物资采购比价表附表（CKF-1）；草拟合同稿，对我方合作底线进行设定。就一采购项目所邀请参与谈判的供应商不能少于三家。2、商务谈判过程的实施：商务谈判归口于对应工程技术部采购员实施，由采购业务主办人员组织，过程由本部门负责人全程控制，对价格、结算条件、技术标准、售后服务等重要内容依照合同稿逐条进行，过程内容由对应分管公司总经理室派员记录。谈判原则上在本公司进行。3、对合作条款的特别要求：必须坚定不移的坚持成本最低原则；结算条款必须符合本公司的财务制度要求。4、商务谈判原则：必须满足公正、保密的原则。任何人不得将过程信息向第三方泄露。5、谈判结果的整理：谈判结束后，采购业务主办人员必须对谈判结果进行整理，就各供应商的合作条件以物资采购比价审批表（附表CKF-01）的方式进行对比，由工程技术部门负责人呈送总经理室汇报、选择、批准。其流程：经办人工程技术部预算员部门负责人分管工程领导总经理。6、经批复的物资采购比价表需作为合同审批时必须的依据。第三章 采购过程的管理第一条 产品购销合同的拟定及审批 1、合同的拟定和合同审批表由采购业务主办人员负责。合同的基本条款必须根据公司标准合同范本和与目标供应商已达成协议的内容。 2、单宗采购只需将采购订单附表（CKF-3）或价格审批表交审即可。其审批流程按房产公司文件执行或：经办人工程技术部预算员部门负责人分管工程领导总经理。3、购销合同的审批程序必须满足公司相关文件的要求。其审批流程为：经办人部门负责人工程技术部预算员部门负责人分管工程领导总经理。其余按公司专门制度执行。5、购销合同的原件必须满足我方持三份的数量要求，工程技术部、财务部、总经理室各持一份。第二条 采购质量的控制和采购物资的验收 1、所有确认的样板，工程技术部都必须封存，作为供应商交货验收的依据。 2、到货验收由施工队仓库管理员及采购人员共同实施。 3、有特殊技术要求的物资需工程技术部专业人员或邀请专业人士参与。 4、供应商交付的物资必须与合同约定的内容相符。 5、供应商必须随货出具产品检验报告和合格证书。 6、对建筑物后期质量有重大影响且无法补救的材料，项目质量管理人员必须及时取样送质监站检验，待检验合格后方可使用。严禁不合格产品被使用于工程施工。 7、已验收合格的工程物资，施工队仓管人员要及时填写收料单（一式四份），工程技术部、财务部、供应商各交一份，自存一份作帐、留底。月终25日供应商凭施工队仓管人员的收料单到工程技术部结算汇总送呈财务部结款。 8、采购主办人员必须对供应商生产制造、配送质量控制过程加以监督，确保供应商交付的产品与要求相符。第三条 产品交付进度的控制 1、物资采购主办人员在取得本项目材料计划的前提下，必须紧密关注现场用料动态，控制到货进度，确保工程施工的前提下，材料不积压，不短缺。对现场出现的用量变化信息应及时通知供应商。 2、施工队现场仓库管理人员，必须对现场材料堆放场所做出合理规划，确保材料的堆放。第四章 物资申购的管理 第一条 物资申购的规定1、物资的申购内容必须符合项目施工计划和物资月计划的要求，申购物资的质量技术要求必须得到技术管理部门的认可，申购的数量需得到经营预算员和仓库的核实；其申购必须得到领导的批准。2、申购的周期必须符合公司相关文件的规定，准备足够的提前期（主要材料申购周期按需求制表）。3、工程技术部门收到请购单后，必须对其要求核对，确认无疑后则及时落实并实施采购。其流程：经办人（填写请购单CKF-3）部门负责人工程技术部预算员部门负责人分管工程领导总经理。第五章 供应商货款的核对和结算第一条 供应商供货款结算的对帐1、采购主办人员必须协助各供应商于每月底就本月货款进行对帐。2、供应商必须出具对结算清单随送货清单（回单）交工程技术部对帐。3、结算单需经施工队仓库员、采购主办人员、财务部三方确认无误后，经主管领导审核有效。4、结算清单确认有效时，主办物资采购人员应及时收取供应商有效发票或收据及收料单连同结算清单，并据合同填制付款申请表呈送。第二条 供应商货款支付的请款及审批手续1、采购主办人员根据合同条款作付款申请表。2、分管经理审批。3、财务部审批。4、分管工程领导审批。5、总经理审批。6、财务部按合同约定支付货款。7上述权限或按公司文件执行。经办人工程技术部负责人财务部负责人分管工程领导总经理。第六章 合同管理第一条 物资购销合同的管理必须由专人负责，使之处于受控管理状态。第二条 购销合同必须对应各项目分别装册存档管理，并编制合同查询清单，注明编号，合同签定日期、合同期限、产品名称、合同金额、价格、支付条件等内容。第三条 合同的附件既物资价格比较审批表和合同审批表均须随合同原件归档。第四条 在行合同与到期合同应加标签予以区别标识，并分别存档。第五条 合同管理涉及企业机密，不得外传。除信息（合同）管理员和其它必需部门，其余人员均不得私自保存合同。第六条 合同的查阅、借出都必须办理相关手续，及时归还。第七章 供应商信