设计管理部会议管理制度.doc

设计管理部会议管理制度一、会议资料 会议前资料准备 （一）方案评审会会议召开前两天，汇报部门应将所有上会资料准备完毕，进行自检后提交会议组织部门或会议组织人，并附【会议资料阅读和使用说明】，列明相关资料和会议拟讨论议题间的关系。会议组织部门或会议组织人应安排专人收集全部会议资料，尤其是会议讨论所用的资料及电子演示文稿。 其他会议在召开前一天，会议组织人员将会议资料准备完毕。（二）会议召开前一天，会议组织部门或会议组织人或会议组织人应将所有会议资料收集完毕。 （三）对于文字类资料，会议组织部门或会议组织人或会议组织人应及时（按需打印）、分发各与会领导和参会部门负责人。 1.对于多媒体资料，会议组织部门或会议组织人应在会议召开当天将其拷贝入使用电脑，并确认相关软件能够正常使用。 2对于图片资料及其它实物资料，会议组织部门或会议组织人应妥善存放并于会议召开前携带至会议室。 3各类会议资料的分发，应遵循公司相关保密要求。 （四）会议后资料收集 1.会议结束后，会议组织部门或会议组织人应收集各类会议资料，包括：会议通知、会议议程、会议前各类准备资料（电子版）、会议纪要（定稿电子版）等。 2.会议结束后 2 个工作日内，会议组织部门或会议组织人应整理相关会议资料，以书面及电子文档形式分别编号存档。对会议档案和会议纪要的处理，参照“会议组织管理”部分要求由相关部门执行。 3.对于会议前汇报部门提交的，且在会后工作过程中仍需使用的各类准备资料，组织部门应及时保存，并将原资料归还提交部门。 二、会议纪要 会议纪要原则上应由具备必要的专业知识、文字组织能力、领悟能力、逻辑分析能力、熟悉公司业务状况及运作流程的人员负责。 （一） 会议纪要内容要求 1.须按照集团或部门统一格式要求编制会议纪要。 2.须忠实记录领导指示原意。 3.须明确记录会议中所反映的问题及解决措施。 4.须记录会议决定事项，包括责任部门、责任人、协作单位、完成质量标准及时限要求等。 （三）会议纪要签发 组织部门应在会后一个工作日内形成会议纪要，按集团要求，需要领导签发的，提报会议主持领导审阅后签发，不需要领导签发的，由会议组织人组织参会部门会签。会议纪要应在领导正式签发或部门会签后半个工作日内以邮件或其它形式发送至所有指定部门及个人。 （四）会议纪要保密要求 集团会议纪要原则上仅可在集团内部组织学习，不得外传；特别地，机密性会议纪要仅可在参会人员及指定人员范围内传阅，不得外传。 （五）会议纪要存档管理 集团各类会议纪要应及时以书面及电子文档形式编号存档，由相关部门建立索引档案，列明会议召开日期，议程、参会人员等，便于查询。 三、会议任务跟进 各会议组织部门或会议组织人按照会议纪要内容进行督办，对会议决议的组织和执行情况进行跟进，及时向主要参会领导汇报。特别地，对于项目运营决策会议，会议组织部门或会议组织人应及时将会议决议执行情况进行通报。 每次会议前，组织人应将前次相关会议安排工作的执行情况汇总提交主持人；对于未按计划完成的工作，责任人应在会议上向主持人报告存在的问题、解决方案及调整后的计划完成时间。 四、 主要会议（一）规划/建筑图纸方案会审五位一体提资会审报主席前区域会审报规图会审各专业管线汇总会审施工图白图会审（设计部主导）施工图蓝图会审（项目部主导）（二）室内/景观图纸方案会审五位一体提资会审方案会审施工图白图会审（设计部主导）施工图蓝图会审（项目部主导）（三） 其他专业性会议（四