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办公室培训学习资料一、收文办理收文办理：指收到送达本单位或本部门文件后，单位或部门内部组织实施稳健运作的过程。主要包括：签收、启封、登记、拟办、请办、分发、穿越、承办、催办和处置办毕公文等环节。（一）签收：指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。作用：一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是保证文件运行安全。注意：1、逐件清点，发现问题及时处理；2、急件注明签收的具体时间。（二）启封：签收后开启公文。注意：1、统一启封（专人启封）或送相关科室、有关领导亲启；2、启封后检查公文的完整。（三）登记：对收文情况做出较详细记载。应当将公文标题、密级、收文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况等逐项填写清楚。注意：1、平件、密件和急件一般应分别进行，分清轻重缓急；2、登记序号不留空号，不出重号，登录项目都应完整准确；3、字迹工整、不滥用简称，对无标题文件代拟简明、确切标题。（四）拟办：秘书部门（办公室）对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景资料，送领导同志审核定夺。是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可选择方案。注意：1、认真研读公文，真正弄清公文意图、问题的性质和实际情况；2、意见要简明、具体、得体；3、两个或两个以上方案，将倾向性意见放前；4、意见书写应工整、清晰，并签注拟办人姓名、日期；5、可直接草拟复文文稿供审核定夺；6、提出意见供领导批示的程序应从分管领导开始。（五）请办：办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导批示或主管部门研办。对需要两个以上部门管理的，应当指明主办部门。（六）分发：办公室根据有关规定或领导批示将公文分送有关领导和部门阅知办理。事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。注意：分发应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。（七）传阅：办公室根据领导人批示或授权，按一定的程序将公文送有关领导阅知或批示。注意：1、选择合理的传阅路线形式，正确排序，随情况变化作适当调整；2、可适当分流，如复制副本；3、建立传阅登记手续等；4、应随时掌握公文去想，避免漏传、误传和延误。（八）承办：主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接答复呈文机关；凡涉及卡部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟文稿，一并送情上级机关审批。只有经过承办，公文才能产生切实效用，这是公文办理中的中心环节。注意：1、熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务；2、为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。3、加强协商，努力协调各方面关系；4、有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式；5、分清主次，区别缓急，科学安排承办次序；6、注重对承办结果的检查与监督。（九）催办：办公室对公文的承办情况进行督促经检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应定期催办，并随时或定期向领导人反馈办理情况。（十）处理办毕公文：包括立卷归档、清退、暂存、销毁等。二、会议工作会议：指有组织有领导的商议事情的集合。他his现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。会议工作包括三部分：会前、会中和会后。（一） 会前准备工作提前做好策划业就是会议方案，确保会议按部就班召开。1、设立会务机构。根据会议的规模大小，考虑是否设立会务机构。会务机构一般包括秘书组，会务组，后勤组等各个小组。小会和一般的会议可根据需要灵活掌握。2、确定会议议题。会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。注意：（1）下一级会议可以解决的或个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议谈论；（2）提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并提前经领导审批后发给相关同志阅读以准备；（3）临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量；（4）尽可能将同类性质的议题提交一次会议讨论。3、确定会议议程和日程。议程，指会议上议题或议案谈论的程序，是会议的概论安排。日程，是一定时间内对会议内容的具体安排。注意：议程安排送领导审定后提前送相关同志。若协调不好，会造成工作被动。4、确定与会人员。指提出会议出席、列席人员名单。出席会议人员多数情况是固定的，但也有一些会议需要秘书人员根据会议性质及领导要求初步提出与会人员名单。5、会议资料的准备。指根据会议需要提前安排撰写主持词、会议讲话、编写会议指南、制作相关证件等（出席证、列席证、工作证等）6、会议通知。会议通知时会议组织者将会议情况和需要与会人员提前了解的事宜告知有关方面和个人的过程。一般分口头通知和书面通知，除临时召开或规模小的回忆外，一般采用书面通知。注意：书面通知请注意收文程序的牵手；电话通知要注意接听者做好记录，通知方也做好相应记录。7、会场布置。会场要提前做好布置，根据会议需要做好布标、主席台、座牌、鲜花、音响、分会场的指示牌、饮水等准备工作。逐项落实，切忌遗漏，确保不出问题。注意：会议座次安排很有讲究。方桌会议：桌子横放，以面对正门的一方为上（座牌中、左、右）；桌子竖放，以进门的方向为准，右侧为上。座牌摆放，国际惯例以右为尊，商务礼仪遵守国际惯例；国内政务交往中，往往采用中国的传统，以左为尊。主席台式座位安排：主要领导居中，依次为左、右、左、右。圆桌会议：是一种平等、对话的协商会议形式。不用拘泥很多礼节，以门作为基准点，比较靠里面的位置即为比较主要的座位。8、会议的吃饭住宿。吃：提前了解与会人员的习俗、口味，有没有禁忌，是否同一个酒店吃饭，摆放桌签以确定桌号，以门为准点，居中为上、以右为上、以远为上；摆放座牌，次序或会议相反。住：宾馆有多少房间，参会人员需住宿统计。房间设施、宾馆服务等。（二）会议期间的工作1、签到：准确统计到会人员数和现实会议是否符合法定人数的重要手段。2、发放文件资料：由工作人员以报到、签到发放或摆放在坐席上的方式及时准确将会议文件资料发放到与会者手中。3、引导就座：可以通过会议指南中的座区图或由工作人员引导。避免会场混乱。4、做好会议记录：是运用特定的载体形式（笔录或录音）对会议进行情况和内容所作出的记载，是会议内容和进程的真实凭证。会议记录要求真实、准确、完整。5、会场服务：即音响、摄像、饮水、空调、医疗等服务。会议期间要根据情况及时灵活处理临时出现的问题。（三）会后工作1、整理会议记录：对会议原始记录及时进行整理，对错、漏、记录表达不清的地方进行核对订正，达到准确、完整。2、印发讲话材料或会议纪要：按要求及时将会以纪要或会议讲话材料印发有关单位学习或办理。3、会议工作总结：对会议议定事项的落实情况进行督查、反馈，并总结会议中的得失等。4、会议文件立卷：对会议过程中形成的整套文件材料立卷归档。三、事务工作（一）电话处理：电话是现代通讯的必备工具，办公室大量通过电话上传下达、沟通信息、联系工作、汇报请示等。1、接听电话。接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。（1）要及时接电话。（2）确认对方。（3）讲究艺术。（4）调整心态。（5）做好记录，及时处理。2、拨打电话。（1）预先将通话内容整理好；（2）问候并自我介绍；（3）简述电话内容。（二）领导交办事务：指领导交办的非本职工作或业务工作范围内的事务。这不仅是对办事者的高度信任，也是锻炼其的重要方法，还便于领导对部属能力素质做全面的了解或考察。1、完成领导交办事项的原则：（1）迅速快捷；（2）周密细致；（3）认真负责；（4）保守秘密；（5）严守纪律。2、办好领导交办事务的基本要求：（1）准确领会意图；（2）区分主次缓急；（3）及时协调关系。一是掂身量言；二是以诚待人；三是平心静气；四是临机处置；（4）及时反馈信息。（三）接待来访：接待来访我们就强调下基本要求。基本要求：热情接待，认真听记，恰当处理，做好来访人员思想工作。一、 公文基本知识（一） 公文的概念党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，知道、布置和商洽供，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。（二）公文写作的基本要求一是要符合党和国家的路线方针政策和法律法规；二是要符合上级机关的有关指示；三是要同现行有关公文衔接；四是要完整、准确地体现发文机关的意图；五是要全面、准确地反映客观实际情况；六是提出的政策、措施要切实可行；七是表述要准确严密；八是文字要精确简练；九是文种要使用恰当；十是公文格式要规范。二、 公文种类及分类（一） 公文种类当的机关公文种类主要有十四类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关公文有十三类：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（二） 分类公文按其行文关系，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关、组织向上级机关、组织保送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决议、决定、通知、通报、批复等。平行文指同级机关或相属机关之间的公文，如函或通知。（三） 公文的格式党的机关公文一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等十七个要素组成。（1）版头。一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称加括号表明文种。均用套红居中印在公文首页上半部，通称“红头文件”，表示是机关的正式行文。（2）份号。是同一件公文印制份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用6位阿拉伯数字表示。（3）密级。是公文的密级等级，分为绝密、机密、秘密三个等级，标注于份号下方。（4）紧急程度。紧急文件应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（5）发文字号。是机关制发公文的编号，由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成。（6）签发人。上行文应当注明签发人姓名，标注于发文字号的右侧。（7）标题。标题一般由发文机关名称、公文主题和文种三部分组织，使用小标宋二号字体。公文标题位于发文字号和红线下方，居中排列。（8）主送机关。指公文的主要受理机关，一般在标题之下、正文之上顶格标明。（9）正文。是公文的主体和核心，用来表述公文的内容，位于主送机关下方。（10）附件。是正文的补充材料或参考材料。公文若有附件，应在正文之后、落款之前写明附件的名称，并与主件装订在一起。（11）发文机关署名。党的机关公文署名应该用全称或规范化简称，标注于正文右下方位置。（12）成文日期。成文日期要完整地写明年月日，位于发文机关署名右下方。（13）印章。公文加盖印章石发文机关对公文生效负责的凭证。（14）印发传达范围。在成文日期的左下方标注。（15）主题词。主题词位于抄送机关上方。（16）抄送机关。指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下级及不相属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置。（17）印制版记。包括公文印发机关名称、印发日期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。四、常用公文的写作方法（一）通知的写法1、通知分类：印发、批转、转发性通知，指示性通知，知照性通知，事务性通知，任免、聘用通知。2、重点类通知写法。印发、批转、转发性通知的写法。正文须把握三点：一是对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；二是写明所引发、批转、转发文件的目的和意义；三是提出希望和要求。事务性通知的写法。（1）发文缘由；（2）具体事项；（3）执行要求。（二） 报告的写法1、 种类：综合性报告、专题性报告、回复性报告。2、 专题性报告写法以反映情况为主的专题工作报告一般写情况、存在的问题、今后的打算和意见三部分。以总结经验为主的专题工作报告一般写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施三部分。因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主管原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施三部分。（三） 请示的写法1、 分类事项性请示政策性请示2、 写法。请示的正文包括原由、事项和结语三部分。（四） 函的写法1、 分类洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、委托函、保送材料函等等。2、 函的写法一是简要介绍背景情况。二是商洽、询问、答复的事项和问题。三是希望和要求，一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。3、 函的写作要求一是