工程投标及工程承包合同管理制度.doc

工程项目投标及工程承包合同管理制度1. 目的为建立、完善适应市场经济发展的现代化企业合同管理机制，规范生产经营活动，加强合同管理，提高合同管理质量，防范经营风险，维护公司的正常经营秩序和合法权益，结合我公司实际，特制定本制度。2. 适用范围本制度所称合同是指公司与法人、其他组织或自然人在生产经营活动中以平等主体资格设立、变更、终止民事权利业务关系的协议。3. 职责3.1市场部a负责制定本制度并组织实施；b宣传、贯彻国家、建设厅、上级公司有关合同的法律、法规、规章及合同管理制度；c建立健全企业合同管理制度和档案基础资料。负责合同的日常管理，建立健全合同档案、管理台帐，定期上报合同统计报表，并向公司领导汇报合同管理工作的情况；d参与公司重大合同的论证、洽谈、起草和签订工作；e定期对合同的管理及履行情况进行检查、考核；定期召集工程管理、财务等部门分析已签订合同的履行情况及合同履行中存在的问题，制止并纠正违反合同管理制度的行为，根据检查结果或合同管理情况，提出奖惩意见和建议；f接受公司法定代表人的委托，办理授权委托手续，并参与有关因合同纠纷而产生的诉讼和非诉讼活动；g建立合同专用章管理制度，制定合同专用章领用、管理、使用办法；h协助企业开展工商行政管理机关和上级公司组织的“重合同，守信用”活动。3.2 工程部部负责编制投标文件、封标、开标，填写投标评审表,收集保存评审记录，对评审过程中提出的问题及时与顾客沟通。3.3工程部负责评审工期的合理性、可行性；技术要点的合理性、可行性，施工技术措施实施的可行性；3.4工程部负责评审顾客对质量要求的标准和质量保证能力；3.5工程部负责评审材料、施工机具供应方式和保证能力；3.6财务部负责评审工程项目需用资金的保证能力；3.7工程部负责评审工程设计变更条款和竣工结算方式。4. 工作制度4.1工程项目的投标按照编制的任务承接及合同评审控制程序执行。4.2合同管理工作是企业管理的重要内容，也是企业依法经营，维护自身合法权益的重要工作，须遵循下列原则：4.2.1依法签订合同，保证合同的合法性；4.2.2严格审批程序，确保合同条款完备；4.2.3切实履行合同，提高合同的履约率；4.2.4及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益。4.3合同的签订和审查4.3.1签订合同应当遵守国家法律、法规、规章和政策的规定，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。4.3.2对外签订合同必须以独立法人资格企业的名义进行，严禁以分支机构名义对外签订合同，严禁签订各种对外担保和借款合同。对违反规定的追究承办部门负责人的责任。4.3.3公司对外签订合同应由法定代表人或由其授权委托的代理人签署，并加盖合同专用章。委托代理人签订合同的必须持有由法定代表人签发的法人授权委托书，在委托权限范围内进行，坚持一事一委托。委托书必须填明委托代理的权限和时限，禁止超越权限、时限签订合同。凡超越权限、时限对外签订的合同均为无效合同，其后果由承办人自负。4.3.4对法定代表人授权委托书和空白合同文本，制定制度，严格管理，防止意外事件发生。授权委托书由合同专管员保管。4.3.5加强合同专用章管理，合同专用章由合同专管员保管，建立合同专用章登记台帐，按照合同签订、履行审查程序、总经理和法定代表人签署同意意见后，根据使用合同专用章登记台帐内容填写记录，方可使用合同专用章。4.3.5签订合同，除即时清结者外，应采用书面形式。合同要做到主体合格、内容合法、条款齐全、权利义务平等、文字表达准确、违约责任清楚。4.3.6合同内容与对方当事人协商确定，一般包括以下条款：(一)当事人的名称或者姓名和住所；(二)标的（指货物、劳务、工程项目等）；(三)质量；(四)数量；(五)价款或者报酬；(六)履行期限、地点和方式；(七)违约责任；(八)解决争议的方法。4.3.7签订合同必须使用国家、建设厅和省级工商行政管理部门颁发的示范文本。无示范文本的，依据国家示范文本格式及内容要求自行制定。4.3.8签订合同，应认真审查对方企业名称、资金、信用、经营状况、经营场地和履约能力，并验证、复印对方法人营业执照、税务登记证、机构代码证、授权委托书、经营许可证、资质等级、技术资质认证、开户银行出具的证明等(复印件要加盖公章，法定代表人身份证书、授权委托书、投标书、开户银行出具的证明等要收取原件)，不得盲目签约，必要时要求对方提供经济担保。对方指定受托人的，要审查收取授权委托书和复印受托人身份证件。4.3.9对签约对方主体资格、经营范围、履约能力等情况不了解的，应及时到工商行政管理机关申请资信调查和办理合同鉴证，并及时了解对方在银行的资金情况。根据国家有关规定必须经过公证的合同以及上级公司企业管理和法律事务处认为需要进行公证的合同，应到有关机关办理公证手续。4.3.10重点审查内容：1、资格审查：主要审查对方是否具有签订合同主体资格能力，包括对方法定代表人身份证书、授权委托书、法人营业执照、税务登记证、机构代码证、委托人身份证件等。2、资信审查：审查对方的资金和信誉能力。3、履约能力审查：审查对方经济状况、经营规模、生产技术、工艺、供货能力及产品质量等。4.3.11解决争议的方法条款中尽量选择由我方所在地具有管辖权的铁路法院管辖。如合同实际签订地或履行地在本单位所在地的，合同条款中必须约定签订或履行地。4.3.12公司对外签订合同必须严格按照下列规定执行：1、对外签订的合同，必须经法定代表人、总经理、各主管副总经理、合同专管员、财务科负责人、项目主管部门负责人等联签通过。2、签订10万元以上的投资合同、设备设施租赁合同、联营合同、担保、借款合同、以及设备大修更新改造等，单笔500万元以上的其他合同，在按公司合同联签程序办理联签后，必须由合同承办人送上级公司审查把关。4.3.13对外签订合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章。严禁在空白文本上盖章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。签订合同应以法人名义进行。除双方法定代表人或法定代表人委托的代理人签字外，应当加盖双方单位合同专用章，并明确合同的生效条件。合同盖章生效后，应交由合同专管员按程序对合同进行编号并登记。4.3.14合同的内容要合法可行，并做到格式规范，主要条款完备，权利义务明确，文字表达准确，填写清楚，印鉴齐全。4.3.15签订合同必须严格遵守下列规定：(一)、不准签订合同法第五十二条所列情形的合同；(二)、不准与无营业执照或不具备独立承担责任的经济组织或个人签订合同；(三)、不准与无履约能力、资信能力和信誉度差的企业或个人签订合同；(四)、不准以行贿、受贿等不正当手段签订合同；(五)、不准超越代理权限签订合同；(六)、不准签订未经集体研究通过的大额经营合同。4.4合同的履行、变更与解除4.4.1签订合同后应全面履行合同。建设工程合同由项目承办部门或单位指定专人在每月25日前填写合同履行信息表，报合同专管员整理存档。如发现与合同规定不符的，不能付款，应立即以书面形式向对方提出。对方在规定或约定期限内提出异议的，应立即报公司项目主管部门负责人、财务科负责人、合同专管员、项目主管领导、合同主管领导、总经理、法定代表人研究答复意见，及时以书面形式答复对方。4.4.2合同订立后，合同管理机构和合同专管员应按照签订、履行、完成三个环节，及时登入“合同履行情况统计台帐”，随时与财务、合同承办人员检查合同履行情况，发现问题，及时提出处理意见。4.4.3财务部门依据合同内容履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：1、应当订立书面合同而未订立书面合同；2、收款单位与合同对方当事人名称不一致的；3、开户银行、帐号与对方合同章上的开户银行、帐号不一致的；4、未经法定代表人授权或超越权限、时限而签订的合同。4.4.4合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关资料。4.4.5发现对方不履行或不完全履行合同的，合同经办部门除催促对方继续履行外，应将有关情况及时报主管领导和本公司合同管理机构，并在48小时内告知上级公司企业管理和法律事务和经营管理处。合同履行中发生的所有纠纷必须向法定代表人报告。4.4.6合同管理机构或人员应随时检查合同履行情况，发现问题，及时提出处理意见。合同承办人员发现合同不能履行或者不能完全履行时，应及时报告本公司负责人和合同管理人员，负责人和有关人员及时研究补救措施，以尽可能减少由此而造成的损失。4.4.7合同履行完毕，履行实施单位、部门、合同承办人员要在十五日内写出此份合同的履行完结报告，交合同专管员存档。4.4.8合同生效后，任何一方当事人不得以法定代表人或代理人人事变动为由，单方变更或者解除合同。4.4.9合同订立后,经双方协商同意可以变更或解除合同。变更或解除合同应采用书面形式。对方因企业变更或改制,必须由对方单位提供书面的工商局认定的改制通知书和债权债务继承书。在新的书面协议签订以前，原合同依然有效。当事人协商一致变更或解除合同的文书、电报、传真等书面文件应当与合同一并装订入卷，不得分散存放。4.4.10因对方变更或解除合同而造成本企业经济损失的，除法定免除责任外,应当向对方提出书面索赔请求。4.4.11依法向人民法院或者仲裁机构请求变更或解除合同的，应当在法定期限内提出。4.4.12合同签订时按照法律、法规规定或约定办理了批准、登记、公证等手续的，在变更、解除或转让时，仍需办理相应的批准、登记、公证等手续。4.5合同纠纷的处理4.5.1发生合同纠纷后，经办人要及时报告法定代表人、总经理及合同管理领导组，合同管理领导组处理纠纷时，有关部门要积极配合协助，同时在四十八小时内向上级公司企业管理和法律事务报告，在企业管理和法律事务的指导下处理纠纷。4.5.2系统内部纠纷，先由上级主管部门或主管领导进行调解。调解不成的，按法律规定的程序办理。4.5.3与系统外单位发生合同纠纷时，需要通过仲裁或诉讼解决的，应在法定时效期内，以书面形式向法院或仲裁机构提出，并由合同管理领导组成员携带有关资料到上级公司企业管理和法律事务处办理登记，审定代理人手续。4.5.4为保证所聘请律师的服务质量，对外发生合同纠纷，需要聘请律师参与解决时，应到上级公司企业管理和法律事务处咨询后方可办理。凡未经批准造成不良后果的，聘请律师费用由直接责任人自负，公司财务不予报销。4.5.5追索违约金、赔偿金必须在法定或约定的时效期限内书面提出，并注意收集有关证据。4.5.6合同纠纷解决后，经办人员要迅速将纠纷处理结果连同仲裁机关的协调裁决书或是人民法院的调解书、判决书送交给合同专管员，合同专管员及时将处理结果上报上级公司企业管理和法律事务处。4.6合同专用章及台帐管理4.6.1凡以公司名义签订合同，一律加盖公司合同专用章，不得以其它印章代替。合同专用章由公司综合部指定专人保管。公司所属分公司的合同专用章由公司合同专管员保管，报公司合同管理组备案。4.6.2合同专用章管理员按照合同签订、履行审查程序、总经理签署同意意见后，根据使用合同专用章登记台帐内容填写记录，方可使用合同专用章。合同专用章不得用于非合同事项。严禁为空白合同加盖合同专用章。4.6.3公司要建立健全合同档案制度，合同档案由本单位专（兼）职合同管理员负责管理。4.6.4合同存档的范围： 以公司名义签订的各类合同、协议和所有对外合同及总经理认为应该存档的其他合同，由公司合同管理部门存档。1、合同文本和合同草稿。2、合同原始资料、数据、函件、电文、电付、谈判协商记录、图表等一切有关的书面材料。3、对方的工商营业执照、税务登记证、企业代码证、法定代表人身份证、法定代表人的授权委托书（个体客户的身份证）复印件。4、设计、建设工程、承揽等专业性较强的合同应包括对方的资质证书、等级证书、许可证书等。5、根据履行合同的需要，重要的合同应包括对方资信及履约能力调查报告。6、签订合同涉及的其他资料。要求：要装订成册，整理归档，送交合同专管员。公司合同管理人员应按年度将公司签订的合同分类登记，按时间顺序编号装订立卷。建立合同管理台帐，及时将公司的合同签订、履行情况登入台帐。4.6.5每份合同履行完毕，合同承办人员要写出此份合同的履行报告，交合同专管员存档。4.7合同管理监督检查考核评比4.7.1公司对合同监督检查的考核评比实行统一领导、分级负责、预防为主、责任追究、奖惩分明的原则。4.7.2合同监督检查是合同管理的重要内容。公司组成合同监督检查小组对所属的合同管理情况进行监督检查。合同监督检查采取不定期抽查、定期检查的方式进行。对于公司所属的合同管理工作每半年至少要进行一次全面检查、总结。4.7.3公司合同监督检查小组在履行监督检查职责时，被检查单位应如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对检查涉及的有关问题做出解释和说明。4.7.4合同监督检查的内容：(一)合同法及相关法律、法规贯彻执行情况；(二) 合同管理机构建立、合同管理人员配备情况；(三) 合同管理制度的制定和落实情况；(四) 合同档案建立的情况； (五) 合同有无违反规定自行签订的情况、合同履行和跟踪管理的情况；(六) 办理了授权委托的合同事宜，有无超越权限和限期范围的；(七) 对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员责任追究情况。4.8合同管理责任追究4.8.1公司及所属负责合同订立、履行、管理的直接责任人、合同主管领导以及党政主要领导，根据其职责及在本公司合同订立、履行、管理中所负的责任，分别承担直接责任、主要领导责任和重要领导责任。4.8.2对下列违反合同订立、审查制度的行为给予责任单位、直接责任人和主要负责人通报批评，并予以不同程度的经济处罚和责任追究，造成严重后果的将追究其法律责任。（一）订立合同未详细了解对方的资信情况、经营范围、履约能力、商业信誉等情况，盲目签约的；（二）未经法定代表人委托授权或超越授权权限和期限范围，擅自对外订立合同的；（三）擅自对外以公司或所属分公司名义签订合同的；（四）所订合同主要条款不完备，表述含糊，不准确的；（五）应送呈公司合同管理人员审查的合同而未经送审的；（六）未按照公司合同管理办法规定的程序送审，擅自在合同书上用印或者用行政公章代替合同专用章的；（七）合同报表弄虚作假、隐瞒不报的；（八）未按规定程序办理法人授权委托书的；（九）不履行或不按规定程序履行合同的；（十）变更或解除合同不按规定程序办理的；（十一）不能履行或不能完全履行合同未及时采取补救措施的；（十二）其他违反合同订立、履行、管理制度的行为。5 相关文件5.1中华人民共和国合同法5.2建设厅合同管理办法6 记录6.1 授权委托书6.2 合同履行信息表6.3 合同履行完结报告工程开发投标工作流程图开发领导组信息沟通信息反馈决策操作信息