向会议要效益（PPT44页).ppt

向会议要效益 主讲 伍飞 思考 为什么要开会呢 影响团队激励士气 资源共享开发创意 协调矛盾取得共识 传达政令和资讯 教育训练培养人才 开展有效的沟通 思考 为什么有些人开会效率高 有些人开会效率低呢 低效率低业绩会议的表现 问答 结合公司的会议现状 你认为存在哪几条 低效能会议的现象与特征 低效率低业绩的会议造就了一个会议高成本的问题 低效能会议的现象与特征 会议的成本分类和计算 直接成本 时间成本 机会成本 设施租用 场地 布置 差旅 文件服务等费用 与会人数 会议时长 小时薪资三者的乘积 因开会而耽误的工作效益 乘以这个工作成功的几率 会议的高成本 低效能会议的现象与特征 低效能会议效率危机 一个人喋喋不休地讲 一群人默默无 闻 地听 多数人七嘴八舌地说 少数人不知所云地听 管理层台上开大会 基层台下开小会 决策表决会跑题 转变成组织扩大会 会议低效率危机的4个特征 低效能会议的现象与特征 有效的会议应该是 会而有议 议而有论 行而有果 论而有行 果而有报 执行力强的团队 其团队会议也一定是高效的 如何才能利用会议 培养团队做高效和超强的执行力呢 从团队成员的主人翁心态抓起 尊重团队成员的意见和建议 让团队成员通过会议形成一种合力 最终达成团队目标 高效会议的7个特征 1 给予尊重 支持 表扬 让与会者融进会议 主持人 与会者 尊重 1 不要有偏见2 有礼貌地仔细地倾听 支持 1 不要中途打断或催促2 对发言者的讲话内容表示支持与兴趣 表扬 1 及时肯定 如引导大家鼓掌2 对某人批评前 先对他作一番鼓励和夸奖 团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征 2 大家都可以提问 一起发现问题 会议是一个集合的载体 通过会议使不同的人 不同的想法汇聚一堂 相互碰撞 从而产生 金点子 会议是一个集思广益的渠道 团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征 团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征 2 大家都可以提问 一起发现问题 团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征 2 大家都可以提问 一起发现问题 团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征 2 大家都可以提问 一起发现问题 3 自由发言 一问一答 共同分析问题 不予批评 自由鸣放 欢迎大量方案 遵守三个准则 有四条原则 提出自己的案 会议之前准备 会议中自由联想 想法说完再评论 确认要讨论的问题 准备会场 组织人员 宣布主题 头脑风暴法 整理问题 找出重点问题 会后评价 流程 团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征 4 围绕核心讨论 针对同一问题 团队高效会议的7个特征 预先告知 会议主持人 终止辩论 简明归纳 高效能会议的七个特征 5 总结讨论内容 一起研究方法 注意 相关决策人必须在会议现场 总结讨论内容时 主持人紧密联系以下四项要点 团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征 6 归纳 总结 点评 考虑每一个团队成员的意见 术业有专攻 每个人都有自己擅长的领域 如果仅仅依靠一个人的智慧 考虑问题时难免有所疏漏 通过开会集思广益 形成对某一问题的多侧面 多角度的全面看法 这样可以让组织决策更科学 团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征 7 百花齐放 百家争鸣 积极参与讨论 不要做自始自终都没有发言的那个人 积极参与讨论是会议对每一位与会人员的要求 无论你是主持人 主讲者还是与会者 有技巧 有号召力的讲话都能使会议取得成功 团队高效会议的7个特征 高效能会议的七个特征 思考 如何举行高效能会议呢 首先要考虑的是会议召开的时间 也就是说会议召开的时间必须有利于会议目的的达成 其次 就是要充分考虑每位与会者都能参加的时间 把会议安排在与会者都能参加的合适的时间 提前预设一个时间 是否可以采用电话会议或者网络会议的形式 以确保每位与会人员都能按预定的时间参会 一 准确的会议召开 结束的时间 筹备高效会议的6个要素 高效能会议的举行 一天中有哪些时间适合开会呢 以下是建议表 高效能会议的举行 二 明确的会议地点 与会人员开会地点会议的地理位置 与会议的内容 规模 级别相称 自然条件适宜 交通的方便 相对中心 筹备高效会议的6个要素 高效能会议的举行 三 会议所需的相关设备会议相关的设备主要有 多媒体投影机 幻灯片 投影仪 录像机 电视机 数目监视器 电视墙 灯光设备 摄像机 音响设备 办公设备和其他设备 筹备高效会议的6个要素 高效能会议的举行 四 与会者明确的分工 责任会议的目的 给予了每一位与会者不同的分工及相应的责任 在开会之前 组织者应当把与会人员的具体分工传达至每一名与会人员 筹备高效会议的6个要素 高效能会议的举行 与会者在积极参与讨论的过程中 应注意以下几点 注意交流方式真诚待人 以求共识大胆提出疑问以理服人 以实服人避免长篇大论及时调整自己的发言内容 筹备高效会议的6个要素 高效能会议的举行 五 明确的会议目的和会议议程会议目的的确定 大致分为以下三步 1 评估组织目的2 针对议题列量化指标3 主管领导审批 筹备高效会议的6个要素 高效能会议的举行 会议议程会议议程是为完成议题而做出的会议顺序计划 是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据 明确的会议目的 将有助于会议议程的制定 筹备高效会议的6个要素 高效能会议的举行 六 与会者对会议内容的会前了解第一步 了解会议需求第二步 拟定自己的发言稿第三步 制定相关文件 高效能会议的举行 高效会议一定是简练 有序 流畅 少干扰因素 没有重复的会议 遵守8大铁律是会议议程贯彻 流程有序 质量高效的保障 是会议组织者应该关注的重要内容 高效能会议的纪律 1 内容相近会议合并 尽可能减少无意义会议2 大会 长会少开 小会简开3 高成本会议少开 短开 或以其他方式替代4 减少会议参加者 避免无关人员到会5 与会者先将工作安排好 避免临时退会6 控制会议时间7 确保会议准时开始和结束8 要有清晰 准确的会议记录 高效能会议的纪律 1 内容相近会议合并 尽可能减少无意义会议 高效能会议的纪律 直接取消的会议 按以往经验无法得出会议决议的会 没有明确的会议目的和会议议程的会 相关决策人 关键意见人无法到会的会 高效能会议的纪律 2 大会 长会少开 小会简开 会后总结 会议执行 会议分工与准备 会议立项 高效会议第一铁律 评估会议的必要性 如果议程要求的时间很长 就改成一系列的短时间会议 如果会议时间超过两小时或者涉及的问题太多时 会议效率下降 3 高成本会议少开 短开 或以其他方式替代 如果有比开会更好的方法就无须举行会议 如果你是唯一可以作决策的人就无须召开会议 节省会议成本 高效能会议的纪律 4 减少会议参加者 避免无关人员到会 会议的参与人员 应该和会议的议题密切相关 在会议中 可能有几个议案 某些议案只与部分人相关 机动的控制会议时间 高效能会议的纪律 5 与会者先将工作安排好 避免临时退会 合理的安排工作时间 每天留些 机动时间 处理突发事件 成功的会议不仅需要合格的组织者 还需要优秀的参与者 高效能会议的纪律 6 控制会议时间 调查和研究发现 一个半小时是开会的最佳时长 最长不要超过两个小时 一旦超出两个小时 大家的精力 反应力和注意力就会明显下降 进而导致会议低效 确实会议比较长 中间应安排时间休息 一般最好不超过15分钟 高效能会议的纪律 如何控制会议时间呢 及时提醒发言者 控制每一个议题时间 尽量避免讨论与会议议题无关的内容 准时召开会议 高效能会议的纪律 6 控制会议时间 7 确保会议准时开始和结束 提醒或中止过长的发言 提前检查会议所需设备正常运行 选择合适的日期 需要提前通知 高效能会