如何组织会议.ppt

会议组织 会议的概念会议的要素会议的组织流程 什么是会议 定义 三个人以上 聚合在一起 就某个或某些议题进行讨论或解决的一种形式 聚在一起 为了解决问题 聚在一起 建立彼此信任 会议的分类 按内容 性质划分按会议的形式划分按与会人员的成分划分按照人数 规模划分按照会议召开的规律或日期划分按会议的范围 地区 时间划分 我司的会议 公司例会教材开发会议纲讨会其他 会议的要素 与会者主持人议题 名称时间地点 与会者 概念 参加会议的正式成员 包括主持人 也包括会务秘书 但不包括在会场上的其他服务人员 要求 人数必要性 重要性 合法性 必要性 必要性指与会者必须是与会议直接有关的人员 也就是符合会议确定范围 有权了解会情 提出意见 表示态度 作出决定的人 或是能提供信息 深化讨论 直接有助于会议达到预期效果的人 重要性 重要性指的是与会者虽与会议没有必然的 直接的关系 但却有利于会议的进展或扩大效果的人员 这些人员通常是临时邀请的 合法性 合法性指有些重要的会议 与会者必须具有合法的身份和法定的资格 如 人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表 公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东 等等 主持人 定义 会议过程中的主持者和引导者 也往往是会议的组织者和召集者 意义 主持人的存在对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用 议题 定义 会议所要讨论的题目 所要研究的课题 或是所要解决的问题 要求 必要性重要性明确性可行性 名称 涵盖方面 内容 性质 参加对象 主办单位或组织 时间 届次 地点或地区 范围 规模 等等 要求 必须用确切 规范的文字表达 时间 会议召开的时间整个会议所需要的时间 天数每次会议的持续时间 地点 定义 既是指会议召开的地区 城乡 又是指会议召开的具体会场 会址的选择 会议的组织流程 会议前的筹备会议中的掌控会议后的落实 拟订计划 会议议程 Why 目的What 议题 名称 规模 议程 程序Who 与会者 主持人When 什么时候 多长Where 地点How 文件资料 场地 布置 设备 食宿 交通 服务人员 宣传 通讯 其他筹划过程 工作分工等候审批 会议文书 供会上学习参考的文件资料会议本身所产生的文件开幕词 工作报告 领导讲话稿会议记录 会议简报 会议决定 会议纪要 闭幕词 会议总结等会议所用的技术性 程序性文书材料 会场 会场的选定资源状况 程序 预计与会人数 与会者背景 目的 价格 交通 环境 配套设备 会场的布置 会场内的布置 会场内的布置 会场内的布置 主席位 主席台 桌椅摆放 鲜花 会标 横幅 饮料 水果 文具 文件资料 烟灰缸 指示牌 麦克风 音响 电脑 投影 白板和油性笔 黑板和粉笔 会场外的布置 指示牌 接待处 签到处 指引人员 其他准备 就餐 住宿 医疗 交通安全保卫人员参观 考察 游览赠与图片 资料 纪念品媒体宣传 发出会议通知 会议召开的时间 需用时间或会期 地点 会址 会议名称和主要议题参加对象须作什么准备报到日期 地点 接站办法等召集单位署名 通知发出日期 加盖公章 会议组织 高效的会议 低效会议的种种现象 举例老跑题 领导一言堂 有人胡侃 哗众取宠 议题太敏感 不便深说 本位严重 相互推委 效率不高 经常延时 迟到 早退严重 等等 原因 会议的时机选择 1 时间安排 2会议计划 必须涉及以下一些基本问题 为什么开会 会议的目的和期望是什么 开一个什么类型的会 让谁参加 与会者由哪些部分的人员组成 要让大家作何种方式和程度的介入和参与 会议规模多大 与会人员多少 会议在哪儿开 会议室如何布置 每个人在会议中的任务和职责是什么 会议开多长时间 3会议通知及其他 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员 同时需要把会议的主要目的告诉他们 如果有相关的资料可以提前发放 会议组织者不要迟到 不要随意推迟和变更开会时间 打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排 有些人可能因此不能出席会议 管理召集部门 人 的威信下降 严格按照议程进行 不要超时 会议结束2 3天后 所有与会者应拿到会议记要 成功会议十八步 会议前1 认真计划 理清何人 何事 何时 何地 何因及多少等问题 2 准备预先发放议程表及会议有关资料3 提前到会场 整理会议室 会议开始时 4 按时开始5 让与会者作自我介绍 并陈述对会议的期望6 清楚解释会议角色7 检查 修订和确定议项顺序8 设定时间限制9 回顾上次会议确定的行动项目 会议开始时的主持人 如何开场 感谢与会者参与 介绍会议背景与会人员介绍明确会议目的列明会议议程提出会议期待 会议中 10 让大家在同一时间以同一方法把精力集中于同一问题 会议中的主持人 保持紧张 准备应付随时可能发生的意外变故 随机应变 视情境采取当时最适合的方式 要有耐心注意自己和与会者的身体语言保持中立 建立信任会议成功 并不取决于你敢于承认错误 坦诚合作安排好旁听者和专家 主持人的发问 倾听与记录 发问 开放与封闭空投与指定倾听 注视对方不中途打断询问不明之处适当归纳不任意表露情绪 记录 活用5W2H掌握主语 动词 形容词明确数字运用keyword列点說明 可了解发言重点 归纳出主题方向一言以蔽之 会议中的主持人 会议结束时 11 确定行动项目 何人 何事 何时12 检查会议记录13 设定下次会议的时间和地点 并拟出初步议程14 对会议进行总结 15 宣布会议结束 如何进行会议总结 宣布会议决议激励与会者继续努力宣布评估目标已经达成过程回顾 让大