秘书的素养.ppt

秘书的1979在1979年的 辞海 中 对秘书是这样定义的 秘书是职务的名称之一 是领导的助手 秘书工作是一项机要工作 任务是收发文件 处理文书 档案和领导交办的事项 各机关和企事业单位均设秘书工作部门或秘书工作人员 选秘书的 三心 标准 1 看起来舒心衣着打扮 言谈举止和气质2 带在身边放心诚实与忠诚 保守秘密 小心慎言3 用起来省心经验丰富 身心健康 优良的思想政治素质与时俱进的时代观念综合的知识结构全面的能力要求 一 优良的政治素质 秘书是领导廉洁自律的一道重要 防线 不少人想 勾兑 领导 首先想的是如何 勾兑 领导身边的工作人员 秘书受到的诱惑和考验也可能比一般工作人员多 如果秘书能站好这个岗 守住这道防线 就会减少这些人对领导干部的干扰 让领导把更多的精力放在工作上 如果秘书守不住这道防线 不仅会使领导分散抓工作的精力 甚至可能造成很严重的后果 原北京市常务副市长王宝森的秘书阎振利 在任市财政局副处长期间 为给其妻开办的公司招揽业务 事先不经过市长 局长同意 擅自决定拨款150万元给各区县财政局配计算机 当时局里不同意办 后来阎做了秘书 三番五次打电话催促 市财政局只好办理 一 秘书政治素质的组成远大的人生理想坚定的党性原则较高的政策水平较强的法制观念高度的工作责任感较高的遵守纪律的自觉性 远大的人生理想简单地说就是 要有目标 并为了这一目标坚持不懈 坚定的党性原则就是坚持党的领导 坚持社会主义道路 自觉地与党中央在政治上 思想上 行动上保持高度一致 较高的政策水平我们上或在一个政策的国度 所以我们要想做好工作 熟悉国家政策是相当重要 而且必须的 如 华西村较强的法制观念 我爸是李刚 这些富二代 人治与法治 高度的工作责任感是每个职业所必须的 是出色完成工作最重要的素质之一 如 勤奋 较高的遵守纪律的自觉性 警世恒言 中的 薛录事鱼服证仙 说的是薛录事于高烧昏迷中化为鲤鱼跃入湖中 恰遇渔夫垂钓 他明知饵在上 但是耐不住饵香袭鼻 张口咬饵 终被钓去 眼里识得破 肚里忍不过 二 秘书提高政治素质的途径1 勤于学习是重要基础勤能补拙 笨鸟先飞 上进心 政治 业务知识 设备使用 2 勇于实践是最有效的办法首先 领导要交任务 压担子 让其迅速成长 其次 自己要深入基层 深入实际 了解情况 纸上得来终觉浅 绝知此事要躬行 3 善于总结是催化剂经验是人类智慧的结晶由于有了总结 我们零碎的 片段的 一闪而逝的感悟 心得才得以被搜集 归纳 整理 提炼 于是才有了经验 4 自我反省是动力吾日三省吾身知人者明 识人者智 5 严于管理监督外部环境 工作环境领导环境管理环境6 把握时代发展的主流要有一定的理论和政策水平要有较高的法律意识要有较强的保密观念 小结 强调在我国要做好秘书工作 首先你的立场要正确 尤其是国家党政机关的秘书 秘书的观念更新 解决是态度问题 现在社会上对秘书有着错误的认识 我们应正确认识秘书的角色 职位 态度 二 秘书的观念更新 外界观念1 社会舆论对秘书职业认识的偏差将秘书视作权力核心的 边缘人 是 通天者 准领导 腐败分子要实现权钱交易 先拉秘书下水是快捷方式 因而秘书往往是腐败火力首攻的目标 不恰当地把秘书描述为 刀笔吏 花瓶 阿谀奉承之徒 从而走向另一个极端 不尊重秘书的人格尊严 部分秘书缺乏坚定提升自己社会地位的意识 不将秘书工作看做社会职业 或为 官 为 从 甚至将女性秘书描述为领导的 外室 陈良宇 上海市黄浦区区长 市委副秘书长 市委副书记 副市长 代市长 市长 市委书记 中央政局委员秘书秦裕 中纪委调查发现 一个公务员竟有五套住房 面积相加竟达936平方米 且为亲属收购三套住房 还少付近百万元 并收受三十多万元 十万美金及价值二十多万元的金条 高级名表等 2 对秘书作用指向实质内容的误解误解一 把秘书为领导服务 曲解成对领导的人身依附和人身服务 导入了误区 把秘书视为领导的侍从 而有的秘书也把伺候好领导作为指向的主要内容 误解二 把秘书为领导服务只理解为权力运行意义上 领导工作 服务 秘书自身的观念1 秘书应树立的观念人性化向管理助手职能转变从秘书职业的定性树立职业观念服从观念 参谋观念 全局观念 信息观念 创新观念 效率观念 2 秘书人员更新观念的途径新时代对秘书工作提出了新要求要转变传统的思想观念角色意识的转变就业观的转变价值观的转变要完善知识结构和能力结构体系强化知识的学习 提高管理能力熟悉法律法规知识 增强自我保护能力拓宽知识领域 增强对外沟通能力解放思想 更新观念 三 扎实的业务素质 是能力的标志 也是其他素质的一种反映 又是各类素质综合发挥作用的重要条件 对于秘书人员来讲 业务素质主要包括以下几个方面 认识事物的能力语言文字运用的能力组织协调社交能力 1 认识事物的能力 是指人们在实践经验基础上 对客观事物的本质和规律能够正确的了解 事事 处处做有心人 善于观察 善于发现容易忽略的 死角 捕捉一切有价值的信息 才能变被动服务为主动服务 辨别是非的能力 秘书人员工作于领导身边 又介于领导和群众之间 在提供信息 综合协调 接待来访 洽谈工作 解决问题等方面 必须明辨是非 处理得当 而这一切都由秘书本身的政策水平 思维能力以及综合知识 社会阅历等因素决定 综合分析的能力 就是善于透过现象看本质 从个别的事物中找出它们内在的联系和规律性 秘书能否更好的发挥参谋助手的作用 很大程度上取决于分析综合能力的强弱 因此 应以科学的理论来指导自己的工作 提高思维能力 善于从多种角度 用多用方法来探求同一种事物 尽量做到举一反三 触类旁通 随机应变的能力 秘书承担大量事务性工作 常会出现一些意想不到的情况 这就要求秘书人员要有遇事不慌 处事冷静的应变能力 处理问题既要符合原则 又要机动灵活 2 语言文字运用能力 包括口头表达和书面表达能力 秘书部门是上下左右工作联系的枢纽 信息交汇的中心 秘书朝夕要和语言文字打交道 因而秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力 主要包括以下方面 阅读能力 秘书人员要经常处理大量的文字材料 因此必须善于阅读 一是要会精读 如对重要文件或经典著作逐句逐字研究 从字里行间领会其微言大义 二是要能够快读和泛读 如善于大致浏览 领会精神实质 提炼浓缩 摘要主旨 视听能力 就是要会听并理解别人的话 秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言 善用清晰简明精练的语言加以复述 写作能力 文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功 秘书从事各种应用文的写作 要求熟练掌握各种应用问题的写作要领和技巧 迅速准确地撰写出观点正确 内容充实 结构严谨 表达流畅 格式规范 文笔精炼的各类应用文 技能操作能力 科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出了更高的要求 秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力 主要包括熟练掌握计算机操作 复印 打字 录音 摄影摄像 微缩等现代办公设备的使用方法 言谈能力 语言能力是秘书的基本功之一 秘书人员语言能力的基本要求是 鲜明准确 简练明晰 口齿清楚 语速适中 措辞得体 切合身份 秘书谈吐十忌 一忌信口开河二忌人云亦云三忌花言巧语四忌装腔作势五忌出言不逊六忌模棱两可七忌晦涩难懂八忌唯唯诺诺九忌手舞足蹈十忌冗繁罗嗦 美国前国务卿鲍威尔说 急事慢慢地说 大事想清楚再说 小事幽默的说没把握的事情小心的说做不到的事不乱说 伤害人的事坚决不说 没有发生的事不要胡说 别人的事谨慎的说 自己的事怎么想就怎么说 现在的事做了再说 未来的事未来说 3 组织协调社交能力 主要包括管理能力 协调能力 社交能力和办事能力 管理能力 秘书要为领导出主意 当参谋 搞好工作服务 就要具有较强的管理能力 秘书要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件 自觉锻炼自己立足全局 综合分析的能力 判断秘书人员管理能力的强弱 在于看他是否能够满足领导工作的客观需要 在对领导交办事情的处理上 是否能够灵活 果断 雷厉风行 协调的力 协调能力 搞好协调是秘书部门的一项经常性工作 是指在领导的交办下 积极主动的沟通信息 调节关系 统一步调 促进机关工作灵活运行 提高工作效率 一是对上协调 树立全局意识 要站得高 看得远 想得深 二是横向协调 树立商量意识 凡是由秘书部门主办的事情 在酝酿 处理 决策之前 都要注意及时与有关部门协调沟通 三是对下协调 要树立服务意识 在协调中要谦虚谨慎 摆正位置 搞好服务 出好主意 社交能力 现代秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作 因而应该具有较强的社会活动能力 善于待人接物 真正成为承上启下 协调左右 联系内外的行家 提高这种素质需要秘书人员不断锻炼自己的社交能力 掌握公关的技能 谙熟人际交往的知识 办事能力 秘书人员要埋头苦干 忠诚老实 但绝不是要机械被动 秘书人员所从事的管理实务 都要由自己独立思考 独立完成 秘书虽不必是 专才 但一定是能文能武 遇事不慌 繁简巨细都能应付的 通才 具有独立办事和组织管理的能力 四 健康的心理素质 秘书心理素质的好坏 集中表现在秘书的角色意识上 是指秘书个体在社会实践中发展起来的 通过思维 语言为核心的心理活动 对所从事的职业的认识和评价 必须具备以下五个角色意识 辅弼意识主要是指秘书人员应该认识到对领导的辅弼功能 自觉地 心甘情愿地当好领导的参谋助手 演好配角 只有具备了辅弼意识 才能在领导的管理决策过程中 沿着领导工作的方向和目标 根据领导的决策意图 随时选择有效的方法和途径 为领导管理决策提供智力和体力服务 充分发挥秘书人员的参谋助手作用 信息意识就是指秘书对信息作用的认识和高超获取信息的努力程度 秘书具有了信息意识 就能随时根据领导的意图 需求和愿望 通过合法的 合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度 有价值的信息 及时准确供给领导者在管理决策活动使用 效率意识就是秘书在位领导提供有效服务时 对其成果大小的超前估价和认识 衡量秘书效率意识强弱的标准就是看秘书活动成效的优劣 秘书效率意识的强弱程度如何 直接关系到秘书部门甚至是领导部门工作效率 自我意识就是秘书个体借助内部语言和思维 对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动 包括三方面内容 一是自我察觉 主要解决 我是一个什么样的人 我是怎样做的 问题 二是自我分析 主要解决 我这个人怎么样 我是否胜任工作 的问题 三是自我控制 主要解决 我应该是怎样的一个人 目前我尚需做何努力 的问题 创造意识就是要求他们打破旧观念 克服 领导咋说就咋办 的片面认识 充分发挥工作的积极性和创造性 不因循守旧 不墨守陈规 冲破旧框框 提出新见解 订立新章法 采取新行动 更好的发挥主观能动性 实现自我价值 要成为一位 全能型 的高级秘书 还要具备以下素质 高效的工作能力 能将琐碎繁忙的工作变得井然有序 能适应各种环境的变化和工作节奏的突变 做到临危受命 忙而不乱 善于人际沟通 秘书最重要的职能是上传下达 当老板和员工之间的沟通有了障碍 甚至影响到了团队关系和公司的运作 秘书应该用沟通的艺术 化解上下级之间的尴尬和猜疑