PPT及简报汇报技巧.ppt

成功的简报技巧 成功的简报技巧 壹 何谓简报贰 什么时机与场合举办简报参 简报时容易发生的错误肆 简报的准备 1 目次 壹 何谓简报 信息复杂泛滥的时代 在限定时间以内 利用图文并茂 简单 易懂的可视化文书数据向对方 听众 传达正确无误的信息的一种方式 2 个人对团体进行沟通的一种方式 说明 简报能力是现代人必需具备的能力 贰 什么时机与场合举办简报 上级主管单位想了解下属单位业务推展状况幕僚人员针对特定议题提出建议项目小组 工作圈成员对问题解决提出整体报告营销人员利用简报促使订单早日决定外赛参访利用简报加速了解状况 3 为达成某种目的 需向个人或团体说明时 说明 完成上级赋予任务后 可利用简报技巧性表达努力之处 参 简报时容易发生的错误 目的与方向无法契合对方需求的层次架构松散缺乏逻辑中心思想时间分配不均匀 开始缓慢 结论仓促紧张 不流畅 缺乏说服力内容创意不足 层次浅或未能切中主题 4 一次失败的简报可能导致全盘皆输 说明 照本宣科念简报稿方式会令人觉得无聊 容易失败 肆 简报的准备 决定简报架构方向与目的内容规划与架构设计简报时间分配与掌握视觉文书制作发表简报的结束与反省 5 准备的步骤 决定简报架构方向与目的 您想传达什么为什么非作此次简报不可对方需求层次为何目的单一 否则会模糊焦点目的多种无法一次完成时应分次处理 6 方向与目的正确之后再决定内容 说明 设立正确 目的 是成功简报的第一步 决定简报架构方向与目的 听众背景 年龄 地位 人数之了解对于内容论述理解能力高低之掌握习惯用语 专业术语之表达应特别说明 7 听众背景掌握 说明 沟通成功要素是以对方立场来思考出发 演绎论之应用 问题如何发现 何时何地为什么会发生 问题意识真正的原因是什么 人 制度 组织 系统 8 起 背景提起 演绎论之应用 为什么非解决不可 危机 成本问题的假设是什么 9 承 问题的说明 演绎论之应用 对策可以解决混杂问题的理由为何 对策叙述应以数据数据左证对策应符合实用性 低投资成本对策之质量水平与完成期限 效益评估亦须列入 10 转 提出对策 说明 对策之考虑不可单纯数字而忘了人性之考虑 演绎论之应用 整体效益评估最吸引人注意优缺点及悬念事项亦应提到对他人之协助一并致谢行动展开之担当负责人亦须明示 11 合 行动展开 结果优缺点 说明 效益评估应实实在在 不可扩大 简报时间分配与掌握 时间总长度以30分钟以内为限总时间之80 作为简报内容报告 20 作为听众提问讨论页数以15 20页左右为宜结束前1 2分钟利用机会提醒听众将进行提案讨论或即将结束 12 说明 听简报注意力在10 15分钟即开始下降 总结最后3 5分钟又再度升起 视觉文书制作 视觉文书传达的能量是听觉的30倍图形化数据可将复杂信息简单化 使听众集中注意力可强化演示者说服力及逻辑力有创意 有趣文件令人欣赏 13 使用视觉文书有什么好处 说明 黑白不如彩色 数字 文字不如图表 繁琐不如简单 视觉文书制作注意点 整体性排列组合容易看 但是图表太多混在一起将会有反效果 反白手法影印数据时容易造成不清楚 颜色搭配上不要超过三种 绿色 黄色等弱色系不易看清楚 14 使听众都有相同的理解 说明 太过于依赖图形文书将容易曲解原意 图形图表的制作 1 内容细目表达所占的百分比率可使用之图形 15 数据数据图形图表化可一目了然并且简单的方法 说明 图形制作方法可参考QC七大手或新QC七手法等相关资料 饼图 柱形比率图 图形图表的制作 比较或表现某一期间内 各项目间数值之差异值可使用之图形 16 图形图表的制作 表现某一期间 某一项目随时间所产生之变化 可使用之图形 17 图形图表的制作 问题真因之重要优先级可使用之图形 18 图形图表的制作 了解某一特性的数据分布状况差异可使用之图形 19 图形图表的制作 了解问题与原因之特性关系可使用之图形 20 图形图表制作 作为计划行程管理可使用之图形 21 图形图表制作 从混乱情况中理出头绪 可使用以文字为主的新QC七大手法 22 图形图表制作 针对目的与手段以系统方式找寻的方法 23 发表 设法营造出听众热烈参与发表会之气氛海报张贴 发表者数据简介 会场灯光与场地大小都会影气氛塑造进行导言 开场白时先行问候及自我介绍简要说明会场设施及希望配合事项 24 建立听众对你的看法与感受 发表 各项器材事前检查并练习操作让听众都能清楚地看到银幕掌控灯光亮度 并注意不可将灯光全部息灭会场电源位置 冷气空调温度及风向应舒适噪音事先查明并调整避免之 25 发表准备 发表 发表者站立姿势以两腿分立手臂自然 避免将手放在口袋或交叉双手于胸口目光要面对听众并以自然方式扫描听众发表者要自信 并以 我们 为代表 不可产生不确定语句发表语调与速度不时改变 以讲求戏剧性效果 强调 时放慢 激情 时加快发声比音量重要 较容易感动他人 26 发表练习 发表 练习时深入体会发表的感觉并熟悉它如果发表过程中说溜嘴 讲错了 应马上订正重述多利用比喻或对比式说明将较易于将气氛带入高潮利用停顿时机整理思路 但应继续保持目光接触简报结束应明白告之是否有交流提问时间 27 发表练习 发表 表达欢迎提出问题利用提问题确认是否明白简报内容重点回答