12档案管理办法.doc

深圳市神州通物流有限公司档案管理办法修 订 日 期2010年11月18日文 件 编 号SMT-XZ-WJ-012版 本 号1.0页 数4拟 稿行政管理部审 核人力行政总监批 准总经理为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。1、定义：公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2、档案的种类：2.1 法规性文件：国家制定颁布的；集团颁布需公司执行的；由公司制定的各种标准、规章制度等。2.2公司的重大决议：包括决策委员会议、全国分总会议、经理月度会议及其它相关行政会议等形成的文件和会议记录等。2.3 计划性文件：包括公司总体计划或规划，营销计划、营运计划等。2.4 总结性文件：包括公司年度工作总结，调查报告等。2.5 合同性文件：包括业务合同、承运合同等。2.6 证件性文书资料：包括法人营业执照、税务登记证、法人代码证、道路交通运输许可证及公司获得的各类荣誉匾和证书等。2.7 汇报性文书资料：包括总部及各分公司的相关文件资料，以及领导在外公共场合的发言、汇报或发布的各类文书资料。2.8人事资料：包括人事档案、人事任命、人事调整、考核培训记录等相 关资料。2.9财务资料：包括各类凭证、报表等。2.10制品资料：包括在各类活动中形成的以声像形式记录下来的各种资料，如照片、录音、录像、影片等。2.11题赠性资料：包括集团领导或名人提供的提词、书画、工艺制品等。2.12单据资料：包括公司业务运做过程中产生的指令单、交接单、出入库单、签收单等。3、档案管理机构及其职责：3.1公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指总部行政管理部统筹管理；二级管理是指总部各部门及各分支机构的档案资料管理工作。3.2总部公司级档案由行政管理部门负责，分支机构公司级档案业务归属各级人事行政部负责；各职能部门须指定人员兼职本部门档案资料管理工作，并保持相对稳定，人员变动应及时通知行政管理部。3.3合同及单据档案管理：全国承运合同、业务合同统一分别由总部承运资源部及商务部负责；分支机构运作过程中产生的各类单据由各业务部门组织妥善保管。3.4档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。3.5公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年三月份对二级档案管理进行一次检查验收。 3.6各分支机构/总部各部门应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。4、档案的收集、归档：4.1 总部各职能部门、分支机构档案管理人员需及时将本单位或部门的档案资料进行收集，并进行归档。4.2档案归档时间：已办理完毕的具有保存价值的各类资料，均应在当日内存档，并在年终时统一归档保存。3、 4.3分支机构各部门移交公司级档案需填写档案移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。4.4归档的文件资料需完整、真实、准确。4.5档案资料立卷时应编制案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，拟好案卷标题，装订整齐，并注明保管期限。4.6案卷的填写一律用黑色签字笔，禁止用圆珠笔或铅笔，且字迹清楚、准确。4.7档案资料立卷后，如发现又需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。4.8卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。4.9各种实物档案（如奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。4.10声像档案须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版。5、档案的保管：文件保存期限除政府有关法令或公司特别规定之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长。5.1长期保存： 5.1.1公司章程； 5.1.2股东名册；5.1.3组织规程及办事细则；5.1.4财务报表、会计凭证、人事档案；5.1.5政府机关核准文件；5.1.6各类押金及其他债权凭证；5.1.7证件性文书资料；5.1.8各类业务单据资料；5.1.9其他经核定须永久保存的文书。5.2二年保存：5.2.1结案后无长期保存必要者；5.2.2一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件。6、档案的借阅：6.1各部门人员因业务需要需调阅档案时，应办理好借阅手续，填写档案借阅登记薄。6.2借阅期限最长以一周为限，到期归还，如需再借，应办理续借手续（按调阅手续重办）。7、档案的销毁：7.1 超过保存期限的档案，登记造册后，经总部行政管理部批准后办理销毁。7.2 销毁文件需在指定地点进行，并派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，文件销毁后