2020年电算化会计档案与传统会计档案的比较论文.doc

电算化会计档案与传统会计档案的比较论文 摘要：随着经济的飞速发展和现代信息技术的广泛应用，会计档案的载体由原来单纯的纸质载体，变为纸质载体和磁性介质载体共存的局面。因两种载体无论材质、性能还是保管、利用方式都迥然不同，如何既享受现代信息技术成果带来的便利，使会计档案管理、利用上一个新台阶，又保证其安全完整。应做到传统与现代模式相结合。 关键词：会计电算化；电子档案；传统会计；纸质档案 传统的会计档案是手工劳动形成的，电算化会计是用计算机来辅助会计核算和管理，是现代化技术应用于会计领域的产物。它的主要特点是利用计算机输入会计数据并校验数据的正确性，会计信息以不可见形式存储在磁性介质载体中，同时也可以以灵活的方式及时满足需要。软件系统代替手工劳动成为会计操作系统的关键，这就使会计档案产生了翻天覆地的变革，也出了新的特点和问题。 一、会计档案管理工作的现状和问题 在1988年以前，会计凭证与会计账簿一直都是以手写为主要表现形式，并采用单纯的纸质载体来保存的，对于会计凭证、账簿、报表，各单位基本上做到了收集齐全、分类造册、排列有序。对于经费申请报告、财会活动分析、会计工作移交清册、上级审计等部门有关的文件资料等会计资料忽略管理。主要原因是会计档案管理办法规定，预算、计划、制度等文件材料按文书档案办法管理。但有的单位对各职能部门归档范围不明确，这样在实际工作中形成了两不管，因此忽视了收集和管理，造成会计档案资料残缺不全，也不规范。主要存在以下三方面问题： 会计档案的归档及拆封问题。财务会计部门应按照国家财政部和国家档案局发布的“会计档案管理办法及其实施办法”好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存或任人长期分散保存。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷（宗）册的封装，不得随意拆封，这是会计档案的拆封原则。个别需要拆封重新的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封，以分清责任。会计档案的拆封，直接关系到会计档案的完整性与安全性。 会计档案的管理及借阅问题。对会计档案应当进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。调阅时，要严格办理手续。本单位人员调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，只能调阅与调阅内容有关的资料，原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）册。如有特殊需要，如单位经济业务部门需要查阅与其业务相关的会计凭证，或公检法等监察部门需要查询与案件的关的会计资料等，经本单位负责人批准后，在不拆散原卷册的前提下，可提供查阅或者复制原件，但必须办理登记手续，以便备查。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。 会计档案的保管期限问题。会计档案的保管期限原则上按会计档案管理办法所列期限执行。保管期限分为永久和定期两种，属于定期保管期限的档案如因特殊需要，可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的，对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表（决算）、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，要特别注意保存和管理。 二、电算化会计档案的特点及存在的问题 1、电算化会计档案的特点 电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到破坏。电算化会计档案较传统会计档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时具有方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。 2、电算化会计档案的弊端 第一，会计电算化档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之传统纸质会计档案大大提高。第二，会计电算化档案缺乏直观可视性。传统的会计档案是手工操作来完成的，从原始凭证到会计报表的编制都是靠人工来完成的，具有直观可视性，不易被修改。而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。第三，会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”，会计档案的真实性就难以保证。加之，电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响，因此，电子档案在保密性和安全性等方面都比传统的会计档案要求要高。 三、电算化会计档案与传统会计档案的比较 1、电算化会计档案较之传统会计档案的优点 第一，较之传统的会计档案，电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网，不仅能满足日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量；还可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。第二，进一步提高电算化会计档案的和再利用水平。电算化会计档案通过有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。电算化会计档案通过计算机系统的运营，使用起来更方便、更快捷、更直观，而且通过计算机数据处理系统的，可以利用历年的数据对本单位本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为领导提供可靠的决策依据。 2、两种工作模式相辅相成，各有千秋 第一，电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。首先提高了查全率和查准率，拓宽了服务领域。但电子档案的管理相对于纸质档案的管理要更加复杂，传统档案之间的档案移交多采用物理归档的方法，即将档案的原件直接归入档案室内保管；而电算化会计档案的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求，即电算化会计档案在归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。由此可见，传统档案在数字化时代依然有着不可替代的作用。第二，传统档案对保密、保护和方便本机构使用来说具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大。新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，但档案容易被修改且不留痕迹，存在易泄密、丢失等问题。因此，应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使档案管理模式更加充实与完善。 四、实现传统与现代管理模式相结合的对策 首先，针对会计工作的专业特点，为更好地发挥会计档案的作用，会计档案宜采用纸质档案与电子档案并存的管理方式。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。大量的资料以纸质形式存在，才具备原始资料所具有的凭证作用，为此还是以传统档案的管理标准保管为妥。同时由于电子档案存在可修改性、可复制性等不安全性，电子档案作为凭证性还缺乏可靠性。因此，实行会计电算化管理的单位，会计凭证、会计账簿、会计报表及形成的其他会计资料，都储存在磁性介质上，形成会计电子档案，另外再打印一份内容完全相同的纸质文件，利用纸质文件将电子文件的内容固定，解决电子文件易变动、易修改的问题，使会计纸质档案与电子档案并存。这样既兼顾了传统的视觉阅读习惯和维护原始凭证的法律效用，又能防范电子凭证的不安全性，可谓两全其美。 其次，会计档案专业性强，利用率高，会计档案的收集管理还应走电子文件和纸质文件一并保存的“双轨”制。对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料，可有选择地通过扫描、摄影等方式，进行数字化处理，转化成储存在磁性介质上的电子信息，充分利用磁性介质存储量大、查阅方便的特点，快速、准确定位，然后再查原始资料，能大大缩减翻