工作分析与操作实务-文库.ppt

1 工作分析操作与务实 人力资源管理培训课题 赵磊2003年11月2日 2 工作分析理论概念与来源内涵 主要内容 工作分析常见的方法 工作分析的结果与实施步骤 工作分析案例说明 3 工作分析是人力资源 人事管理工作的基础 公司目标 公司战略策略活动 对岗位提出要求 对组织提出要求 对人员提出要求 现在的岗位设置是否合理 现在的组织能否适应 什么样的人员合适 进行现行组织和岗位分析 工作分析 4 通过工作分析可以客观解决大量人员管理的矛盾 5 明确工作分析的理论概念是企业实施工作分析认识保障 工作分析概念 JobAnalysis工作分析又称职务分析 jobanalysis 它是指完整地确认工作整体 以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集 分析和综合的过程 工作分析结果应用 1 岗位设计 组织设计2 职务评价3 工作说明书描述4 各种目的不同的调研 工作分析关键点 1 以目的为导向2 分析优秀岗位3 工作分析重在过程参与4 工作分析是数据管理的基础不是结果 提高岗位工作者工作效率提高组织运作效率为组织目标落实奠定基础 6 工作分析的分析内容与结果表现 职务设置的主要目的主要职责 任务 权力职务的隶属关系工作条件所需知识和技能 工作分析的常见内容 直接结果 工作说明书 间接结果 职务说明书 7 促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义 实现工作用语的标准化 确定工作要求 以建立适当的指导与培训内容 确定员工录用与上岗的最低条件 为确定组织的人力资源需求 制定人力资源计划提供依据 确定工作之间的相互关系 以利于合理的晋升 调动与指派 从逻辑上理解工作分析的目的与应用 获得有关工作与环境的实际情况 利于发现导致员工不满 工作效率下降的原因 为制定考核程序及方法提供依据 以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制 辨明影响安全的主要因素 以及时采取有效措施 将危险降至最低 为改进工作方法积累必要的资料 为组织的变革提供依据 目的一 建立标准 目的二 分析问题 8 从应用上理解工作分析的目的与应用 组织设计 工作设计工作流程设计改进工作方法建议安全与健康方案 人力资源规划人力资源数量预测人力资源计划计划执行困难分析 招聘录用人与岗位匹配职业发展路径验证 培训开发培训需求分析工作发展计划职业指导 绩效评估绩效标准与关键绩效指标绩效评估结果与人员激励关系 薪酬激励与其他工作评价工作分类晋升与调动 提供量化结果 为各种决策奠定依据 职务说明书 职务评价报告 关键业绩指标其他类型分析报告 9 工作分析也是企业解决问题的一种方法 建立新组织 战略调整业务变化 技术变革导致流程重组 制度建设与绩效 晋升 薪酬调整 解决适应的问题 解决标准的问题 10 用不同角度看待工作分析是达成交流统一平台的基础 工作分析 目的单一型工作分析多重目的型工作分析 切入点岗位导向型人员导向型过程导向型 客体分布侠义的工作分析和广义的工作分析 11 集团公司工作分析获得信息之运用 12 什么时候组织需要变革了 干部天天在开会 组织决策和效率越来越慢 不知道自己的客户是谁 IBM公司为了使自己成为百年老店 专门在1995年聘请著名的咨询公司调查一百家成功的企业和不成功的企业 写出企业的管理圣经 忧郁的巨人 文章中谈到 以下三个情况出现了的时候 组织的危险了 13 工作分析基本术语 任务 指一项具体的工作 例 指派打印一份文件 岗位 指某人须完成的一组任务 有多少岗位就有多少人员 职位 是由许多相同的岗位所组成 这些岗位的性质 类别完全相同 完成工作所需条件也一样 14 工作分析常见术语 工作要素 工作任务 工作职责 职位 职务 职业 职门 15 工作分析理论概念与来源内涵 主要内容 工作分析常见的方法 工作分析的结果与实施步骤 工作分析案例说明 16 观察法工作实践典型事例法座谈法写实法问卷法 工作分析常用方法 17 发问的要点 工作分析所应包含的信息 7W 1 用谁 Who 2 做什么 What 3 何时 When 4 在哪里 Where 5 如何 How 6 为什么 Why 7 为谁 Forwhom 18 工作分析的方法 观察法 通过观察 把有关工作各部分的内容 原因 方法 程序 目的等信息记录下来 把取得的职务信息整理 可以了解到广泛的信息 取得的信息比较客观和正确 局限性 1 要求观察者有足够实际操作经验 2 不适用于工作循环周期长的工作 3 不能得到有关任职者资格要求的信息 19 工作分析的方法 工作实践 工作分析者从事所要研究的工作 在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料 可以了解工作的实际任务以及在体力 环境 社会方面的要求 适用于短期内可以掌握的工作不适用于需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作 20 工作分析的方法 典型事例 对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述 比如把文秘人员的打字 收发文件等一系列行为收集起来进行归纳分类 得到有关工作内容职责等方面的信息 局限性 需耗费大量时间 对于一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏 对整个工作实践缺乏完整的了解 21 工作分析的方法 座谈法 工作分析者与工作执行者面对面的谈话来收集信息资料 座谈者构成应呈随机性注意选择参加座谈的工作执行人员 一般不作为单独收集信息的方法 而是和其他方法一起使用 22 工作分析的方法 问卷法 通过结构化的问卷来收集信息 不必亲临现场观察 广泛用职务调查表职务调查表由工作执行者填写 包括基本资料 工作时间要求 工作内容 工作责任 任职者所需知识技能 工作的劳动强度 工作环境等内容 23 职位分析问卷法 PAQ 1972年由普渡大学E J McCormick提出是一种适用性很强的工作分析方法包括194个项目 其中187个用来分析完成工作过程中员工活动的特征 另外7个涉及薪酬问题6个部分 信息来源 心理过程 识别 产出 与其他人的关系 自然和社会环境 其他工作特征 6分制主观评分 24 不同工作性质特点的人分析的方法不同 管理类人员 知识型人员 市场销售类人员 操作类型人员 结果导向 结果 能力导向 结果 行为导向 行为标准导向 访谈法 专项设计的问卷调查法 专家访谈 团队座谈法 问卷调查法 访谈法 观察法 集体座谈法 25 工作分析理论概念与来源内涵 主要内容 工作分析常见的方法 工作分析的结果与实施步骤 工作分析案例说明 26 工作分析的直接结果 职务说明书 工作分析的直接结果 27 一份完整的职位说明书应该包括 该职位的基本情况 名称 职等职级 所属部门 编制等等 该职位存在的价值和目的是什么 对该职位的要求有哪些要素 如规划 组织 审核 创新等等 如何定义该任职者的责任和权力 该职位需要和外部有什么样的互动关系 该职位需要使用什么设备仪器 需要什么证照 该职位的工作环境和工作地点怎样 该职位的上下级汇报关系如何 服务的相互关系怎样 这份工作需要什么样的素质 技能和经验的人担任 28 职位说明书的内容及写法 字体 例如标题为 某白药集团股份有限公司职位说明书 创艺简魏碑 三号 加粗 居中 其后 用8个空格 然后为 编号 字体同正文 正文的字体为宋体 五号 两端对齐方式 段落 均为单倍行距 边框和底纹 职位说明书用表格形式 表格的边框为2磅实线 表格内部各线条 除了为美观和表达意义之外的 也均为实线 粗细为0 5磅 在 工作目标与职责 工作内容 任职资格 这三项标题的单元格 用 12 5 的灰色底纹 项目编号和符号 在 工作内容 中 对任职者的多项工作内容进行排列 一般用项目编号的办法 编号用TimesNewRoman体阿拉伯数字 后用汉字顿号隔开 为美观和清楚起见 段落格式中设定 悬挂缩进 0 55厘米 制表位为0 75厘米 在编号为10号以后的内容中 制表位为0 90厘米 格式要求举例 29 工作描述的内容 内容举例 30 工作说明书范例 31 资格说明书 资格说明书又称为工作规范 是工作分析结果的另一种表达形式 主要说明任职者需要具备什么样的资格条件以及相关素质要求才能胜任某一个岗位的工作 这里的资格条件事最低的限制 主要是对个体特性很有帮助资格说明书的形式 计分图形式与表格形式 32 资格说明书范本 33 资格说明之表格法 案例 纺织工人心理素质资格表格法 34 资格说明之计分图法 案例 心理能力判断力记忆力组织协调能力情绪稳定性耐力注意力 12345 35 职务说明书示例 1 36 职位说明书示例 2 37 工作分析理论概念与来源内涵 主要内容 工作分析常见的方法 工作分析的结果与实施步骤 工作分析案例说明 38 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天喝茶看报纸 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 A集团管理者经常遇到的困惑 思考 39 思考与分析 为什么会产生这些问题呢 我们并不了解每个人的工作量是多少 我们并不了解到底需要多少工作人员 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解员工的职业生涯 我们并不了解员工到底需要什么 我们到底该怎么办 因为 40 A集团进行工作分析的实施步骤 明确需求和目的 根据职位特点选择分析方法 选定优秀的标竿人武 填写表格 参与各项工作分析活动 系统诊断与问题树理 提供分析方法并拟定分析要素 目的 依据职务特点设计调查问卷 结果汇总和讨论确认 A集团做的 咨询小组做的 相互配合 41 工作分析时间进度表 42 工作分析的原则 工作分析及撰写职位说明书的原则 客观真实 坚决实事求是 语言精确 杜绝模棱两可 表达简练 避免官话套话 内容全面 切勿以偏盖全 责任细化 不能泛泛笼统 精心细致 保证工作质量 43 收集工作分析资料的人员选择 工作分析专家主管任职者选择由谁来进行工作分析 往往比选择工作分析的方法更加重要 44 工作分析是什么 总而言之 一个了解任职者应该做什么工作 和为什么需要做的过程一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程 工作分析 45 集团公司在实践中工作分析中应注意的问题 分析职位而不是分析具体个人澄清任职者与其主管的不同角色防止分析对象夸大自己工作的重要性任职者的参与 双方同意工作分析过程中不要使用非法手段获取信息工作分析内容应避免任何歧视性条款 46 工作分析绝对不是 一次对个人的分析 一次对人员任免 调整工资的分析 一次绩效评估 工作分析中应注意的问题 47 直接工作责任 要求 原则性的责任应该包括关键动词 管理范围 影响范围 在什么条件下进行以及要达成的目标 48 动词 影响范围 在一定局限下的结果 以确保预定的生产计划在安全健康的工作环境条件下 按质按量按时完成 直接工作责任 分解举例 管理和协调 XYZ 工厂的所有设备和资源 49 直接工作责任 举例 1 严格执行库存现金限额 超出部分必须及时送存银行 不坐支现金 不得以白条抵库或挪用 2 严格审核付款凭证和审批手续 及时准确无误地办理各种应付款项 3 认真编制记账凭证 正确运用会计科目 要做到原始凭证齐全有效 记账凭证与原始凭证事项一致准确无误 4 等等 出纳员 50 决策责任 该职位要做哪些决定 要对下属的哪些工作或活动负责 所做的决定产生什么影响 注意 只有主管填写决策责任 非主管不用填写 也就是说没有下级的职位不用填写 51 行为动词 举例 制定政策 设定目标 实施具体工作 较低的任务 制定 指导 建立 控制 计划 准备 分析 达到 估价 实施 评估 预测 确认 落实 提高 增加 安装 维护 监控 谈判 建议 回顾 明确 订立 查验 校对 分配 收集 运作 加工 生产 提供 提交 52 最终结果主要活动提高下属的工作技能通过提供相应的培训与指导激励下属达到高绩效通过主持绩效辅导会议 为下属清楚地指明职业发展方向确保部门内高标准的工作通过监督工作进展 恰当地奖惩下属实现部门的工作目标通过制订良好的部门计划以符合公司的总体目标 并就部门部门与员工进行沟通 部门主管的决策责任 举例 53 职位说明书必须全面 部门预算与相关政府主管部门的关系人力规划招聘培训和发展人事管理 举例 人力资源部经理 54 部门主管的直接工作责任举例 制订部门的政策和程序 通过有效的计划和控制以求 效益的最大化 草拟 协调各相关计划和预算 确保本部门可以为公司的生产目标做出最大的贡献 审核 确定公司下达的任务安排 使本部门有效地执行议定的计划 并确保其运作的效率 招聘 激励本部门员工 并发展员工的能力 确保部门的工作目标顺利制订并与员工恰当地沟通 督导 评估员工的绩效 创造 保持员工间融洽的合作关系 监督部门的绩效 指导 控制相应的活动以确保议定的 目标顺利实现 在协调与其它部门的工作或会议中代表本部门 参与相关的规划和政策的制订和实施 55 工作分析问卷本调查问卷由任职人填写 填写后交上级主管签署意见 并送人事部门审核 工作分析问卷 56 须答题须知 u请您按照工作职位的实际要求答题 请不要以任何个人的因素来衡量u选择题类 请于选定项字母或 前打 1 本职位所需教育程度A初中 含 以下B高中职技C大专D本科E研究生以上2 本职位所需外语语种 外语程度要求A不须B书面通C书面及口语略通D精通3 本职位所需汉语表达能力A不限B普通话口头能力强C书面及口头强D极强的文字功底4 本职位所需户籍所在地A本地户口B不限5 本职位所需其专业的工作经验A6个月以下B6个月 2年C2年 5年D5年以上 工作分析问卷 57 6 本职位应用哪种设备 设备 工具 仪器需要的应用能力 A搬运B操作C操作及维修D软硬件设计7 本职位对设备 工具 仪器的责任A不易损失B有时损失需一般防范C容易损失需密切防范D难免损失需严加防范8 本职位对材料 在制品 成本的责任A不易损坏B有时损坏需一般防范C容易损坏需密切防范D难免损坏需严加防范9 本职位直接督导范围 人数 A0B1 4C5 10D11 20E21人以上10 职位间接督导范围 人数 A0B1 20C20 100D101 300E301人以上11 本职位管理工作中的责任及能达到的程度 一般员工可不答此题 A要负责分派工作 按规定检查工作成果 达成目标 B要能很快熟悉新接受的工作 排定计划 C要能解决工作中的矛盾 不同部门的活动 达成目标 D要能有效分配组织资源 做出最佳激励政策 确保员工与公司的最大利益 12 本工作所需的行政专业能力A例行性 重复性工作 B例行性工作 偶尔需要个案处理 C需要依经验改进新技巧解决复杂问题 D需要调查分析研究解决问题 工作分析问卷 58 13 本工作的责任A按上级指示工作 上级对结果负责 B根据计划进度 安排自己工作 根据内部原则工作 C安排计划 分析结果决策可能与上级协商 D有下属单位 需要制定公司目标和政策 14 本工作职能对公司的影响范围A例行性工作 如果出错容易发现 错误对公司基本无影响 B有限范围内协调工作 错误不易发现 错误对公司有些损害 C职责对公司单位功能及本部门任务完成有一定的影响力 D负责一个部门以上功能 本部门最高主管不在时 负责本单位 15 本工作所需的人际关系能力A普通技巧B良好技巧C高度技巧16 所需体力及感官能力A不限B体力强C敏捷而有力D身体素质强且五官感知力强17 所需资料处理能力A传递B记录整理及传递C依据