模块5Excel培训教程(入门).ppt

1excel2010入门 启动excel与认识工作环境工作簿与工作簿视窗结束excel 1 1 1启动excel方法一 执行 开始 所有程序 microsoftoffice microsoftexcel2010 命令启动excel 方法二 双击已有excel文件图示来启动excel 1 1启动excel与认识工作环境 microsoftexcel是一套功能完整 操作简易的电子计算表软体 提供丰富的函数及强大的图表 报表制作功能 能有助于有效率地建立与管理资料 除了执行命令来启动excel外 在windows桌面或文件资料夹视窗中双击excel工作表的名称或图示 同样也可以启动excel 启动excel2010 1 1 2excel界面介绍启动excel后 可以看到如下界面 快速存取工具列 功能页次 功能区 工作表页次标签 工作表 显示比例工具 认识功能页次excel中所有的功能操作分门别类为8大页次 包括文件 开始 插入 页面布局 公式 数据 审阅和视图 各页次中收录相关的功能群组 方便使用者切换 选用 例如开始页次就是基本的操作功能 像是字型 对齐方式等设定 只要切换到该功能页次即可看到其中包含的内容 在功能页上按一下 即可切换到该页次 认识功能区视窗上半部的面板称为功能区 放置了编辑工作表时需要使用的工具按钮 开启excel时预设会显示 开始 页次下的工具按钮 当按下其他的功能页次 便会改变显示该页次所包含的按钮 目前显示 开始 页次的工具按钮 依功能还会再区隔成数个区块 例如此处为字体区 当我们要进行某一项工作时 就先点选功能区上方的功能页次 再从中选择所需的工具钮 例如我们想再工作表中插入1张图片 便可按下 插入 页次 再按下 图例 区中的 图片 钮 即可选取要插入的图片 切换到此页 按下此钮插入图片 与图片 图形有关的功能 都可以在 插图 区中找到 另外 为了避免整个画面太凌乱 有些页次标签会在需要使用时才显示 例如当您在工作表中插入了一个图表物件 此时与图表有关的工具才会显示出来 美化及调整图表属性的相关工具 都放在图表工具下 除了使用鼠标来点选页次标签及功能区内的按钮外 也可以按一下键盘上的alt键 即可显示各页次标签的快速键提示讯息 当您按下页次标签的快速键之后 会用显示功能区中各功能按钮的快速键 让您以键盘来进行操作 快速键提示信息 在功能区中按下钮 还可以开启专属的 交谈窗 或 工作窗格 来做更细部的设定 例如我们想要美化储存格的设定 就可以切换到 开始 页次 按下 字体 区右下角的钮 开启储存格格式交谈窗来设定 切换到开始页次 按下此钮 开启交谈窗格更细部的设定 隐藏与显示 功能区 如果觉得功能区占用太大的版面位置 可以将 功能区 隐藏起来 隐藏 功能区 的方法如下 目前 功能区 是完整显示 按下此钮 将 功能区 隐藏起来 再按一下此钮即可显示功能区 将 功能区 隐藏起来后 要再度使用 功能区 时 只要将鼠标移到任一个页次上按一下即可开启 然而当鼠标移到其他地方再按一下左键时 功能区 又会自动隐藏了 如果要固定显示 功能区 请在页次标签上按右键 取消最小化功能区项目 将鼠标移到任何一个功能页次上按一下 即会再度出现功能区 取消 功能区最小化 文件 页次在excel主视窗的左上角 有一个特别的绿色页次 就是 文件 页次 按下次页次可以执行与文件有关的命令 例如开新文件 开启旧文件 打印 保存及传送文件 等 按下 文件 页次除了执行各项命令外 还会列出最近曾经开启及储存过的文件 方便再度开启 可在这里预览打印出来的样子 文件 页次 快速存取工具栏 快速存取工具栏 顾名思义就是将常用的工具摆放于此 帮助快速完成工作 预设的 快速存取工具栏 只有3个常用的工具 分别是 存储文件按 复原 及 取消复原 如果想将自己常用的工具也加此区 请按下进行设定 按下此钮展开 自定义快速访问工具列 清单 例如选择 新建 这里会列出常用的功能 如果正好是您需要的功能 只要选取功能命令 即可加入快速存储工具列 加入 新建 钮 以后要打开新文件就方便度了 如果您经常使用的命令不在清单中 您可执行 其他命令 命令 开启excel选项交谈窗设定 选择此命令 在此列表中选择命令 例如选择 插入工作表行 功能 这里会列出已加入 快速存取工具列 的命令 刚才选取的 插入工作表行 按下 新增 钮 调整快速存取工具列的位置 按下钮还可设定工具列的位置 如果选择 在功能区下方显示 命令 可将 快速存取工具列 移至 功能区 下方 选择此项 快速存取工具列 移至功能区下方 显示比例工具视窗右下角是 显示比例 区 显示目前工作表的检视比例 按下可放大工作表的显示比例 每按一次放大10 例如90 100 110 反之按下钮会缩小显示比例 每按一次则会缩小10 列入110 100 90 或者您也可以直接拉曳中间的滑动杆 往钮方向拉曳可放大显示比例 往钮方向拉曳可缩小显示比例 可利用按钮或滑动杆调整显示比例 放大或缩小文件的显示比例 并不会放大或缩小字型 也不会影响文件打印出来的结果 只是方便我们在荧幕上检视而已 底下是2种不同的缩放比例的显示结果 提供您在编辑工作表内容时 调整缩放比例的参考 显示比例为100 时的工作表内容 适合编辑资料 显示比例为150 时的工作表内容 适合监视细部资料 如果您的鼠标附有滚轮 只要按住键盘上的ctrl键 在滚动滚轮 即可快速放大 缩小工作表的显示比例 此外 您也可以按下工具列左侧的 缩放比例 钮 由 显示比例 对话框来设定显示比例 或自行输入项要显示的比例 按下此钮 选择显示比例 或在 自定义 栏中自行输入比例 当输入的值小于100 表示要缩小显示比例 大于100 则表示要放大 若按下 恰好容纳选定区域 项目 则excel会根据您在工作表上选定的范围来计算缩放比例 使这个范围刚好填满整个工作簿视窗 1 1 3工作簿与工作簿视窗工作簿与工作表工作簿是excel使用的文件架构 我们可以将它想象成是一个工作夹 在这个工作夹里面有许多工作纸 这些工作纸就是工作表 工作夹 工作表 单元格与单元格位址工作表内的方格称为 单元格 我们所输入的资料便是排放在一个个的单元格中 在工作表的上面有每一栏的 列标题 a b c 左边则有各列的行标题1 2 3 将列标题和行标题组合起来 就是单元格的 位址 例如工作表最左上角的单元格位于第a列第1行 其位址便是a1 同理 e栏的第3行单元格 其位址是e3 a1单元格 e3单元格 这是1行 这是1列 列标题 行标题 卷轴您知道一张工作表有多大吗 一张工作表共有16 384列 a xfd 1 048 576 1 1 048 576 相当于17 179 869 184单元格 这么大的一张工作表 不论是17 21 24寸的荧幕都容纳不下 不过没关系 我们可以利用工作簿视窗的卷轴 将工作表的各个部分分批卷到荧幕上来 卷轴的前后端各有一个 卷轴钮 中间则是一个滑动杆 底下我们一垂直卷轴来说明其用法 按下可卷动以列 可上下卷动工作表 水平卷轴可左右卷动工作表 可卷动一个荧幕画片 页次标签每一本新的工作簿预设会有3张空白工作表 每一张工作表则会有一次页次标签 如工作表1 工作表2 我们就是利用页次标签来区分不同的工作表 工作表的页次标签 按下此钮可建立新的工作表 一个工作簿中可以有数张工作表 目前显示在荧幕上的那种工作表称为作用工作表 也就是您现在的编辑对象 若想要编辑其它的工作表 只要按下该工作表的页次标签即可将它切换成作用工作表 结束excelexcel的工作环境介绍的差不多了 若想离开excel 只要按下主视窗右上角的 关闭 钮 或是按下 文件 页次 在按下 退出 钮 就可以结束excel了 按此 关闭 钮 按此 退出 钮 按此钮关闭工作表 如果曾在excel视窗中做过输入或编辑的动作 关闭时会出现提示存档信息 按需求选择即可 2建立excel工作簿与输入资料 建立新文件及工作簿视窗的操作在单元格输入资料资料的显示方式与调整单元格宽度选取单元格的方法快速输入出现过的资料快速填满相同的内容自动建立等差 日期及等比数列工作表的操作存储文件 2 1建立新文件及工作簿视窗的操作 2 1 1建立新工作簿建立工作簿的动作 通常可借由启动excel一并完成 因为启动excel时 就会顺带开启一份空白的工作簿 启动excel就会建立的新工作簿 你也可以按下 文件 标签 切换到 文件 标签后按下 新建 钮来建立新的工作簿 开启的新工作簿 excel会依次以工作簿1 工作簿2 来命名 要重新替工作簿命名 可在存储文件时变更 后面章节会介绍 2 1 2切换工作簿视图利用刚才所学的方法 再建立一个新工作簿 现在就有2个工作表视窗 切换至 视图 页次 再按下 窗口 区的 切换窗口 即可从中选取工作簿 档名前显示打钩符号 表示是目前所在的工作簿 显示excel中所有已开启的工作簿 按一下即可切换至此工作簿 2 2在单元格中输入资料 2 2 1认识资料的种类单元格的资料大致可分成两类 一种是可计算的数字资料 包括日期 时间 另一种则是不可计算的文字资料 可计算的数字资料 由数字0 9及一些符号 如小数点 所组成 例如15 36 99 350 75 等都是数字资料 日期与时间也是属于数字资料 只不过会含有少量的文字或符号 例如 2012 06 10 08 30pm 3月14日 等 不可计算的文字资料 包括中文字样 英文字元 文数字的组合 如身份证号码 不过 数字资料有时亦会被当成文字输入 如 电话号码 邮递区号等 2 2 1输入资料的程序现在我们要练习在单元格输入资料 不管是文字或数字 其输入程序都是一样的 底下我们以文字资料来做示范 首先是选取要放入资料的单元格 例如在b3单元格按一下 输入 货号 2个字 在输入资料时 环境会发生一些变化 请看下图的说明 在b2单元格按一下 状态列表显示就绪 表示可以开始输入资料 输入资料时 资料编辑列会出现取消钮或输入钮 输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中 状态由就绪变成输入 输入完请按下enter键或是资料编辑列的输入钮确认 excel便会将资料存入b2单元格并回到就绪模式 2 2 2在单元格中输入多行资料若想在一个单元格内输入多行资料 可在换行时按下alt enter键 将插入点移到下一行 便能在同一单元格中继续输入下一行资料 在a2单元格中输入 订单 然后按下alt enter键 将插入点移到下一行 插入点移到第二行了 其它单元格内容请自行练习输入 继续输入 明细 两个字 然后按下enter键 a2单元格便会显示成2行文字 单元格的行高会自动调整 输入完请按下enter键或是资料编辑列的输入钮确认 excel便会将资料存入b2单元格并回到就绪模式 2 2 2清除单元格内容如果要清除单元格的内容 先选取欲清除的单元格 然后按下delete键或者按下鼠标右键 在弹出的对话框中选择 清除内容 2 3资料的显示方式与调整单元格宽度 excel会自动判断使用者输入的资料型态 来决定资料的预设显示方式 例如数字资料将会靠右对齐 文字资料则会靠左对齐 若输入的资料超过单元格宽度时 excel将会改变资料的显示方式 当单元格宽度不足显示内容时 数字资料会显示成 而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示 当右邻单元格有内容时 文字资料会被截断 当右邻单元格是空白时 文字资料会跨越到右边 单元格太窄 数字会显示成 字 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度 调整高度的方法和调整宽度的方法一样 只要拉曳行下方的框线就可以了 2 4选取单元格的方法 2 4 1选取多个单元格在单元格内按一个鼠标左键 可选取该单元格 若要一次选取多个相邻的单元格 将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格 然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格 最后再放开左键 假设我们选取a2到d5这个范围 选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示 如下图选取的范围即表示a2 d5 若要取消选取范围 只要在工作表内按下任一个单元格即可 先点选a2单元格 按住鼠标左键不放 拉曳至d5单元格 2 4 2选取不连续的多个范围如果要选取多个不连续的单元格范围 如b2 d2 a3 a5 先选取b2 d2范围 然后按住ctrl键 再选取第2个范围a3 a5 选好后再放开ctrl键 就可以同时选取多个单元格范围了 先选取b2 d2范围 按住ctrl键后 再接着选取a3 a5 2 4 3选取整行或整列要选取整行或整列 在行编号或列编号上按一下 在此按一下 选取整个b列 在此按一下 选取整个第4列 2 4 4选取整张工作表若要选取整张工作表 按下左上角的 全选按钮 即可一次选取所有的单元格 按下 全选按钮 可选取整张工作表 2 5快速输入出现过的资料 2 5 1利用 自动完成 输入相同的资料在输入同一列的资料时 若内容有重复 就可以透过 自动完成 功能快速输入 例如在工作表3的b2到b4单元格输入内容 然后再b5单元格中输入 成 字 此时 成 之后自动填入与b3单元格相同的文字 并以反白额方式显示 若自动填入的资料正好是想输入的文字 按下enter键就可以将资料存入单元格中 若不是想要的内容 可以不予理会 继续完成输入文字的工作 自动完成 功能 只适用于文字资料 此外 当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时 excel在无从判定内容的情况下 将暂时无法使用自动完成功能 当你继续输入至excel可判断的内容 才会显示自动完成的文字内容 一直要输入到 风 字 才会发挥 自动完成 的功能 2 5 1从下拉式清单挑选输入过的资料当同一栏单元格的数据太雷同 总是得输入到最后自动完成才能判断出正确的内容 这时你可以改用从下拉式列表挑选功能来输入 接续上例 我们要继续在c6单元格输入内容 请先如图输入c2 c5的内容 然后在c6储存格按右钮执行 从下拉式清单挑选 命令 从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样 都只适用于文字数据 执行此命令 c6单元格下方会出现一张列表 记录同一栏 即c栏 中出现过的数据 如 品项 超静音风扇 超静音立扇 只要由清单中选取就可输入数据了 哪些资料会列入下拉式清单中excel会从选取的单元格往上 往下寻找 只要找到的单元格内有资料 就把它放到清单中 直到遇到空白单元格为止 以下图的例子而言 当选区a8单元格时 清单中会列出与 业务部 资讯部 这4个项目 而不会出现 生产部 财务部 人事部 行销部 空白单元格 空白单元格 不再往上找 不再往下找 选取的单元格 2 6快速填满相同的资料 当你要将相同的内容连续填入数个单元格 除了可复制 贴上单元格内容外 更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成 此功能亦可建立日期 数列等具规则性的内容 这部份我们将在下一节说明 假设我们想建立以下的数据内容 先来看看哪些可利用自动填满功能来快速输入 可建立具规律变化的资料 详细请参考下一节 可为连续的储存格填入相同的数据 请开敔一份新的工作簿 首先练习操作步骤较单纯的填满功能 看看如何在b2 b6范围内填满 业务部 先如图输入内容 然后在b2单元格输入 业务部 3个字 并维持单元格的选取状态 然后将指标移至粗框线的右下角 此时指标会呈 状 选取某个单元格或范围时 其周围会被粗框线围住 右下角的小方块稻为填满控点 将指标移到填满控点上 按住左钮不放向下拉至单元格b6 业务部 2个字就会填满b2 b6范围了 指标旁出现工具提示 显示单元格将填入的资料 自动填满选项钮 在刚才的操作中 数据自动填满b2 b6单元格后 b6单元格旁出现了一个自动填满选项钮 按下此钮可显示下拉选单 让你变更自动填满的方式 预设的填满方式 即填入单元格的内容与格式 如字型 颜色设定 若改选此项 只会填入单元格格式 选此项表示只填入单元格内容 但不要填入格式 自动填满选项钮的作用 可让我们选择是否要一并套用单元格的格式设定 不过 我们尚未设定格式 所以不用变更设定 当你选取了其他单元格 并进行编辑动作后 自动填满选项钮就会自动消失 学会单元格的格式设定后 您就会感受到此钮的便利之处了 2 7自动建立等差 日期及等比数列 2 7 1建立等差数列 首先要说明数列的类型 以便清楚知道哪些数列可由excel的功能来自动建立 exccl可建立的数列类型有4种 等差级数 数列中相邻两数字的差相等 例如 1 3 5 7 等比级数 数列中相邻两数字的比值相等 例如 2 4 8 16 日期 例如 2012 12 5 2012 12 6 2012 12 7 自动填入 自动填入数列是属于不可计算的文字数据 例如 一月 二月 三月 星期一 星期二 星期三 等都是 excel已将这类型文字数据建立成数据库 让我们使用自动填入数列时 就像使用一般数列一样 以下就分别说明如何建立以上这4种数列 建立等差数列请接续上一节的练习 我们要在a2 a6单元格中 建立1 2 3 4 5的等差数列 请如下操作 在a2 a3单元格分别输入1 2 并选取a2 a3范围做为来源单元格 也就是要有两个初始值 如1 2 这样excel才能判断等差数列的间距值是多少 来源储存格 将指针移到填满控点上 按住鼠标左钮不放 向下拉曳至a6单元格 指针旁的数字表示目前到达的储存格将填入的值 参考指针旁的数字 当建立到你要的数字后请放开滑鼠 等差数列就建立好了 建立数列后 自动填满选项钮又再度出现了 而且下拉选单中的第1个项目略有不同 以复制数据的方式来填满 就上例而言 a2 a6范围会变成1 2 1 2 1 此外 利用填满控点还可以建立 项目1 专案3 专案5 专案7 的文数字组合数列 只要在来源单元格输入 项目1 专案3 再拉曳填满控点即可完成 你可以自行试试看 2 7 2建立日期数列 再来试试建立日期的功能 请开启一份新工作簿 假设我们要在al el建立一个日期数列 就可以在来源al单元格中输入起始日期 然后拉曳填满控点至el单元格 1 输入起始日期 2 拉曳填满控点至el儲存格即可建立 由于我们建立的是日期数列 所以当你按下自动填满选项钮熙时 会看到多出几个与日期有关的选项 若改选此项 建立的日期数列会跳过星期六 日 此为预设选项 选此项 a1 el会填入 2012 1 1 2012 2 1 2012 5 1 2 7 3建立文字数列 excel还内建许多常用的自动填人数列 例如 甲 乙 丙 丁 一月 二月 三月 等 方便我们使用填满控点快速完成输入 如右图操作 我们来练习在a3 al0建立 甲 乙 辛 拉曳至a10 建立不同的自动填入数列 自动填满选项钮下拉选单中的项目也会随数列的特性而有所不同 在a3输入 甲 2 7 3建立等比数列 不用按计算器 就能轻松建立等比数列 等比数列无法像等差数列以拉曳填满控点的方式来建立 我们实际来操作看看 例如要在b3 bl0建立5 25 125 的等比数列 一 在b3单元格中输入5 按下圈图键 接着选取b3 bl0的范围 二 切换到开始页次 按下编辑区的填满钮 由下拉选单中选择 数列 命令开启数列交谈窗 1 选择此项 因为根据步骤1选取的范围 数列会产生在列 2 选择要建立的数列类型 此栏可设定数列最后结束的数字 若未设定将延伸到选取范围为止 此例为bl0单元格 3 输入等比的数值 按下确定钮 等比数列就建立完成了 2 8工作表的操作 2 8 1插入与切换工作表 目前使用中的工作表 页次卷标会呈白色 如果想要编辑其他工作表 只要按下该工作表的页次标签 即可将它切换成作用工作表 一本工作簿预设有3张工作表 若不够用时可以自行插入新的工作表 请开殷一份新工作簿 如下练习插入一张新的工作表 按下此钮插入工作表 插入的新工作表 学会数据的输入方法后 现在我们再来学学如何在工作簿中新增及切换工作表 当资料量多的时候 善用工作表可以帮助你有效率地完成工作 2 8 2为工作表重新命名excel 双按工作表1页次卷标 使其呈选取状态 exccl会以工作表1 工作表2 工作表3 为工作表命名 但这类名称没有意义 当工作表数量多时 应更改为有意义的名称 以利辨识 假设我们要在工作表1输入各项商品的销售统计数量 所以可以将它重新命名为 销售数量 输入 销售数量 再按下键 工作表就重新命名了 2 8 3设定页次标签颜色 除了可以更改工作表的名称 页次卷标的颜色也可以个别设定 这样看起来就更容易辨识了 例如我们要将 销售数量 这个页次卷标改为红色 在页次卷标上按下鼠标右钮 选择此命令 选择页次卷标的颜色 设定好之后 销售数量 工作表的页次卷标会显示红色底线 那是因为 销售数量 是目前的作用工作表 若选取其他的工作表 就会看到 销售数量 工作表的页次卷标正是刚才设定的红色了 选择此项 可回复页次标签的默认色彩 2 8 4删除工作表 对于不再需要的工作表 可在工作表的页次卷标上按鼠标右钮执行 删除 命令将它删除 若工作表中含有内容 还出现提示交谈窗请你确认是否要删除 避免误删了重要的工作表 2 9保存文件 2 9 1第一次存档 学习了一连串输入数据 编辑工作表等操作 现在来学习最重要的存盘工作 结束工作前 一定要确实做好存盘的工作 不然辛苦的编辑可就白费了 要储存文件 请按下快速存取工具栏的保存文件钮 如果是第一次存盘 会开启另存新档交谈窗 让你配置文件案储存的相关信息 切换至保存文件的文件夹 输入文件名 按下保存钮 当你修改了工作簿的内容 而再次按下保存文件钮时 就会将修改后的工作簿直接储存 若想要保留原来的文件 又要储存新的修改内容 请切换至文件页次 按下另存新档钮 以另一个档名来保存 这里要特别提醒您 在储存时预设会将存档类型设定为excel工作簿 扩展名是 xlsx的格式 不过此格式的文件无法在exccl2000 xp 2003等版本开敔 若是需要在这些exccl版本开殷工作簿 那么建议你将存档类型设定为excel97 2003工作簿 不过 将文件存成excel97 2003工作簿的 xls格式后 若文件中使用了2007 2010的新功能 在储存时会显示如右的交谈窗 告知您将如何储存这些部份 此交谈窗的内容 会随您使用的新功能而显示不同的处理方式 此例说明了储存后图形将无法编辑 若按下继续钮储存 日后开敔时可能发生图表无法编辑 或内容不完整的等问题 所以建议您一定要为文件先储存一份excel工作簿 xlsx 格式 再另存一份excel97 2003工作簿 xls 格式 2 9 2开启旧文档 要重新开敔之前储存的文件 请切换至文件页次再按阔殿旧文件钮 就会显示开启旧文件交谈窗让你选择要开殷的文件了 若要想开启最近编辑过的工作簿文件 则可按下文件页次的最近钮 其中会列出最近编辑过的文件 若有想要开启的文件 按下文件名就会开启了 下次忘记文件名 储存位置时 可以到这里看看 或许需要的文件就列在其中 3公式与函数 在单元格建立公式相对参照位址与绝对参照位址函数的使用方法插入函数的综合练习 奖金发放作业不需要公式也能得知计算结果 3 1在单元格建立公式 当我们需要将工作表中的数字数据做加 减 乘 除 等运算时 可以把计算的动作交给excel的公式去做 省去自行运算的工夫 而且当数据有变动时 公式计算的结果还会立即更新 3 1 1公式的表示法 excel的公式和一般数学公式差不多 数学公式的表示法为 若将这个公式改用excel表示 则变成要在a3单元格中输入 意思是excel会将al单元格的值十a2单元格的值 然后把结果显示在a3单元格中 3 1 2输入公式 输入公式必须以等号 起首 例如 al a2 这样excel才知道我们输入的是公式 而不是一般的文字数据 现在我们就来练习建立公式 请开殷范例文件ch03 01 我们已在其中输入了两个学生的成绩 我们打算在e2单元格存放 王书桓的各科总分 也就是要将 王书桓 的英文 生物 理化分数加总起来 放到e2单元格中 因此将e2单元格的公式设计为 b2十c2 d2 请选定要输入公式的e2单元格 并将指针移到数据编辑列中输入等号 函数方块 在此输入 接着输入 之后的公式 请在单元格b2上单击 excel便会将b2输入到数据编辑列中 此时b2被虚线框包围住 b2自动输入到公式中 再输入 然后选取c2单元格 继续输入 选取d2单元格 如此公式的内容便输入完成了 最后按下数据编辑列上的翰入钮或按下键 公式计算的结果马上显示在e2单元格中 数据编辑列会显示公式 单元格显示公式计算的结果 tip 若想直接在单元格中查看公式 可按下 键键在键的上方 在公式和计算结果间做切换 你也可以直接在e2储存格中 以键盘直接输入 82十c2十d2 再按下enter键来输入公式 3 1 3自动更新结果 公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新 以上例来说 假设当公式建好以后 才发现 王书桓 的英文成绩打错了 应该是 90 分才对 当我们将单元格b2的值改成 90 e2单元格中的计算结果立即从220更新为225 自动更新计算结果了 3 2相对参照位址与绝对参照位址 3 2 1相对与绝对参照的差异 公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对参照地址2种类型 相对引用地址的表示法例如 bl c4 而绝对参照地址的表示法 则须在单元格地址前面加上 符号 例如 b l c 4 假设你要前往某地 但不知道该怎么走 于是就向路人打听 结果得知你现在的位置往前走 碰到第一个红绿灯后右转 再直走约100公尺就到了 这就是相对引用地址的概念 另外有人干脆将实际地址告诉你 假设为 中正路二段60号 这就是绝对参照地址的概念 由于地址具有唯一性 所以不论你在什么地方 根据这个绝对参照地址 所找到的永远是同一个地点 将这两者的特性套用在公式上 代表相对引用地址会随着公式的位置而改变 而绝对参照位址则不管公式在什么地方 它永远指向同一个单元格 3 2 2实例说明 底下我们以实例为你说明相对引用地址与绝对参照地址的使用方式 先选取d2单元格 在其中输入公式 b2十c2 并计算出结果 根据前面的说明 这是相对引用地址 以下我们要在d3单元格输入绝对参照地址的公式 b 3 c 3 选取d3单元格 然后在数据编辑列中输入 b3 c3 按下键 b3会切换成 b 3的绝对参照地址 你也可以直接在资料编辑列中输入 b 3 c 3 切换相对引用与绝对参照地址的快速键 键可循序切换单元格地址的参照类型 每按一次键 参照地址的类型就会改变 其切换结果如右 接着输入 c3 再按下f4键将c3变成 c 3 最后按下键 公式就建立完成了 d3的公式內容 d2及d3的公式分别是由相对地址与绝对地址组成 但两者的计算结果却一样 到底它们差别在哪里呢 选定d2 d3单元格 拉曳填满控点到下一栏 将公式复制到e2 e3储存格 计算结果不同了 相对地址公式 d2的公式 b2 c2 使用了相对位址 表示要计算d2往左找两个储存格 b2 c2 的总和 因此当公式复制到e2单元格后 便改成从e2往左找两个储存格相加 结果就变成c2和d2相加的结果 绝对地址公式 d3的公式 b 3十 c 3 使用了绝对位址 因此不管公式复制到哪里 excel都是找出b3和c3的值来相加 所以d3和e3的结果都是一样的 3 2 3混合参照 如果在公式中同时使用相对引用与绝对参照 这种情形称为混合参照 例如 这种公式在复制后 绝对参照的部份 如 bl的 b 不会变动 而相对引用的部份则会随情况做调整 绝对参照 相对参照 绝对参照 相对参照 我们继续沿用范例文件ch03 02做练习 请依照下列步骤将e3单元格中的公式改成混合参照公式 b3 c3 双按e3单元格 将插入点移至 之后 接着按两次f4键 让 b 3变成 b3 将插入点移至 之后 按3次f4键将 c 3变成c3 最后按下enter键 公式便输入完成 接着选定f3 分别拉曳填满控点至f3及e4 e4单元格 f3单元格 b4单元格为0 c4单元格也为0 b3维持1215 d3为2180 3 3函数的使用方法 3 3 1函数的格式 函数是excel根据各种需要 预先设计好的运算公式 可让你节省自行设计公式的时间 底下我们就来看看如何运用excel的函数 每个函数都包含三个部份 函数名称 自变量和小括号 我们以加总函数sum来说明 sum即是函数名称 从函数名称可大略得知函数的功能 用途 小括号用来括住自变量 有些函数虽没有自变量 但小括号还是不可以省略 引敷是函数计算时所必须使用的数据 例如sum 1 3 5 即表示要计算1 3 5三个数字的总和 其中的1 3 5就是自变量 自变量的数据类型 函数的自变量不仅只有数字类型而已 也可以是文字或以下3项类别 位址 如sum b1 c3 即是要计算b1单元格的值十c3单元格的值 范围 如sum a1 a4 即是要加总al a4范围的值 函数 如sqrt sum b1 b4 即是先求出b1 b4的总和后 再开平方根的结果 3 3 2使用函数方块输入函数函数也是公式的一种 所以输入函数时 也必须以等号 起首 假设我们要在b8单元格运用sum函数来计算班费的总支出 首先选取存放计算结果的b8储存格 并在数据编辑列中数入等号 接着按下函数方块右侧的下拉钮 在列示窗中选取sum 此时会开启函数引用交谈窗来协助我们输入函数 选取sum函数 若按下此处 可取得函数的进阶说明 tip 函数方块列示窗只会显示最近用过的10个函数 若在函数方块列示窗中找不到想要的函数 可选取其他函数项目开启插入函数交谈窗来寻找欲使用的函数 稍后说明 这里会描述此函数的功能 再来就是要设定函数的自变量 先按下第一个自变量栏number1右侧的折迭钮 将函数自变量交谈窗收起来 再从工作表中选取b4 b6当作自变量 按 下自变量栏右侧的展开钮 再度将函数自变量交谈窗展开 选取b4 b6当作自变量 tip 除了从工作表中选取单元格来设定自变量 你也可以直接在自变量栏中输入自变量 省下折迭 展开函数引 数交谈窗的痲烦 选取的范围会被虚线框围住 函数自变量交谈窗目前被折迭起来 这里会显示计算的结果 按下确定钮 函数的计算结果就会显示在b8单元格内 刚才输入的函数及公式 计算结果 3 3 3用自动显示的函数列表输入函数若已经知道要使用哪一个函数 或是函数的名称很长 我们还有更方便的输入方法 请直接在单元格内输入 再输入函数的第1个字母 例如 s 单元格下方就会列出s开头的函数 如果还没出现要用的函数 再继续输入第2个字母 例如 u 出现要用的函数后 用鼠标双按函数就会自动输入单元格了 移动箭头键到函数上 会显示函数的说明 双按函数可自动输入单元格 tip 若一直没有出现函数列表 请切换到文件页次再按下选项钮 然后切换到公式页次 确认已勾选公式自动完成选项 3 3 3利用 自动求和 钮快速输入函数 在开始页次编辑区有一个自动加按钮 可让我们快速输入函数 例如当我们选取b8单元格 并按下钮时 便会自动插入sum函数 且连自变量都自动帮我们设定好了 只要按下enter键 就可以算出班费的总支出了 会自勤选取好函数引数 你也可以自行重新选取其他范围 这里会有函数的输入格式提示 除了加总功能之外 还提供数种常用的函数供我们选择使用 只要按下钮旁边的下拉钮 即可选择要进行的计算 可用来做这些运算 若选此项 会开启插入函敷交谈窗 3 3 4开启 插入函数 交谈窗输入需要的函数 插入函数交谈窗是excel函数的大本营 当你在函数方块列示窗中找不到需要的函数时 就可从这里来输入函数 现在我们要练习透过插入函数交谈窗来输入函数 列出面包店各家门市的营业额排名 请选取c4单元格 然后按下数据编辑列上的插入函数钮 你会发现数据编辑列自动输入等号 并且开殷插入函数交谈窗 可从这里选择函数的类别 如财务 统计 文字 日期及时间 等 列出excel所提供的函数 按下此处可显示目前所选取函数的使用说明 函数的功能叙述 接着从插入函数交谈窗中选取rank eq函数 进行门市营业额的排名 1 选择统计类别 若不知道excel是否提供你所要的函数 也可在此栏输入中 英文关键词 再按下右侧的开始钮进行搜寻 2 选取此类别下的rank eo函数 3按下确定钮 开启函数引数交谈窗 开启函数自变量交谈窗后 如下图输入各自变量的内容 在此输入b4 2输入要进行排名的单元格范围 在此我们要排名的范围是固定在b4 813之间 所以使用绝对参照地址 按下确定钮即可得到计算结果 计算出 惠城精城门市的营业额是所有门市的第3名 请选取c4单元格 并拉曳其填满控点到c13储存格 计算出所有门市的营业额排名 若想变更自变量设定 请选取函数所在的单元格 然后按下插入函数钮展开函数自变量交谈窗来重新设定 rank eq与rank avg函数的差异 用来算排名的函数有rank eo和rank avg两个 而在excel2007 或之前 版本则只有rank函数 这3个函数都可用来排序 rank avg和rank eq的差异是在遇到相同数值时的处理方法不同 rank avg会传回等级的平均值 rank eq则会传回最高等级 rank则是excel2007之前版本的函数 在excel2010仍可使用 其作用与rank eq相同 传回3 4的平均等级3 5 传回最高等级 所以会有2个3 没有4 结果与rank eq相同 3 4函数综合练习 奖金发放作业 学会插入函数之后 我们来做个综合练习 让你对函数有更进一步的了解 假设我们要依年资来计算中秋节发放的奖金 年资未满1年的员工没有奖金 满1年以上未满3年则发放5 000元奖金 满3年以上则发给8 000元奖金 如下图所示 首先要进行年资的计算 请先选取d2储存格 在此要使用datedif这倜函数来计算两个日期之间的年数 月数或天数 其格式如下 datedif 开始日期 结束日期 差距参数单位 到职日 奖金基数基准日 我们以这个日期为基准 所以使用绝对参照位址 求算两日期差距的整年数要使用 y 参数 在d2单元格中输入 datedif b2 c 2 y 然后按enter datedif的差距单位参数 计算出 蒋文文 的年资后 请选取d2储存格 然后拉曳填满控黠至dll储存格 即可算出所有员工的年资 年资为0表示未满一年 计算出 蒋文文 的年资后 请选取d2储存格 然后拉曳填满控黠至dll储存格 即可算出所有员工的年资 计算出年资後 就可以依年资来计算奖金 我们要用if函数来判断应发放的奖金 if函数可判断条件是否成立 如果所传回的值为true时 就执行条件成立时的作业 反之则执行条件不成立时的作业 if 判读式 条件成立时的作业 条件不成立时的作业 当年资小于1年的条件成立 没有奖金 当年资小于3年的条件成立 奖金为5000 若条件不成立 就是满3年以上 奖金为8000 在e2单元格中输入 if d2 1 0 if d2 3 5000 8000 就是好蒋文文的奖金后 请将e2单元格的填满控点拉曳到e11单元格 即可算出所有人的奖金 3 5不需输入公式也能得知计算结果 这一节要介绍一个超实用的自动计算功能 让你不需输入任何公式或函数的情况下 也能快速得到运算结果 其可计算的项目包括求和 平均值 最大值 最小值 等常用的类别 如右图所示 只要选取e2 e11单元格 马上就会在状态栏看到计算结果 选取e2 e11范围 状态列会自动算出此次奖金发放的总金额 平均值等计算结果 自动计算功能不仅会计算总和 平均值 项目个敷 还可以计算最大值 最小值 数字计数等 若要燮更目前计算的项目 可如下操作 在状态栏按右键 选择所要的计算功能 功能前显示打勾符虢 表示含列在状态列 此例请加选最大值 最小值2项 可看出此次奖金发放最少是0元 最都是8000元 4工作表的编辑作业 复制单元格数据搬移单元格资料复制与搬移对公式的影响选择性贴上一复制单元格属性储存格的新增与删除储存格的文字格式设定数字数据的格式化设定单元格的样式日期和时间的格式设定设定数据对齐方式 方向与自动换列功能冻结拆分编辑窗口数据有效性 4 1复制单元格资料 当工作表中要重复使用相同的数据时 可将单元格的内容复制到要使用的目的位置 节省一一输入的时间 这一节我们要分别介绍利用工具钮及鼠标拉曳复制资料的操作步骤 4 1 1利用工具钮复制资料先来说明用工具钮复制单元格数据的操作 如下所示范例 在这个范例中 一月份的总计已在g5单元格建立好了 公式为 sum c5 f5 由于各月份总计栏的计算方法都是一样的 因此我们要用复制 贴上的方法 将g5的公式复制到g9 gll单元格 计算出四到六月的总计 接着选取要贴上的区域g9 gii 然后按下开始页次剪贴簿区的贴上钮将源数据贴上 来源资料被虚线框包围 按下此钮 计算出四到六月份的总计 粘贴选项钮 后面会介绍 由于g5单元格的公式使用相对引用地址 因此复制到g9 gll后 公式参照的位址会随着位置调整 所以g9 gl0及gll的公式分别如下 数据复制到贴上区域后 源数据的虚线框仍然存在 所以可再选取其它要贴上的区域继续复制 若复制工作已完成 请按下键或执行其它命令来取消虚线框 4 1 2利用鼠标拉曳复制资料我们也可以改用鼠标拉曳的方式来复制单元格数据 在执行移动单元格的过程中 按住ctrl键 在箭头的右上角会出现一个 号 这就可以完成对单元格的复制操作 4 1 3插入复制的资料如果贴上区域已有数据存在 我们直接将复制的数据贴上去 会盖掉贴上区域中原有的资料 想保留原有数据的话 可将单元格改以插入的方式复制 假设我们想将a4单元格复制到b4单元格 但又要保留b4原有的内容 可如下操作 选取源数据单元格a4 然后按下ctrl c键复制来源资料 选定目的单元格b4 切换到开始页次再如图操作 选择此钮 选择此项 原有的资料富益投信会往下移一格 而a4单元格的数据永胜科技会复制到b4单元格 按esc键即可取消虚线框 a4单元格的资料复制到b4 原来b4资料往下移 4 2搬移单元格资料搬移单元格数据 就是将数据移到另一个单元格放置 当数据放错单元格 或要调整位置时 皆可用搬移的方式来修正 这一节我们同样要介绍以工具钮 鼠标拉曳 以及插入搬移3种方法 4 2 1利用工具钮搬移资料首先选取欲搬移的源数据a3 d3 然后切换到开始页次 按下剪贴簿区的剪下钮 剪下来源资料 被剪下的资料会出现虚线框 选取贴上区域a5 然后按下剪贴簿区的贴上钮 将源数据搬到选取的区域 资料被搬下来了 4 2 2利用鼠标拉曳搬移资料用鼠标拉曳的方式同样也可以搬移数据 接续上例 我们要将单元格a2 d2的资料搬到第6列 选取单元格a2 d2 并将指标移到粗框上 不要放在填满控点上 拉曳至a6单元格后放开鼠标 4 2 3插入搬移资料若粘贴区域已存有数据 为了避免原有的数据被覆盖掉 可改用插入的方式来贴上 请接续上例 假设 梁秀云 和 沈心慈 这两组数据的位置要对调 我们就用插入搬移数据的方式来修正 选取欲搬移的范围a6 d6 然后按下ctrl shift键剪下资料 接着选取贴上区域a5 然后由储存格区的插入钮选择贴上的方式 资料已经插入a5 d5 而原来的资料 往下移 4 3复制与搬移对公式的影响 前两节我们谈了许多复制与搬移单元格数据的技巧 当复制或搬移单纯的文字 数字数据时还算简单 但若是要搬移 复制含有公式的单元格 可就要格外当心了 这一节我们就来解析复制与搬移对公式的影响 4 3 1复制公式的注意事项将公式复制到贴上区域后 excel会自动将贴上区域的公式调整为该区域相关的相对地址 因此如果复制的公式仍然要参照到原来的单元格地址 该公式应该使用绝对地址 以下以范例进行说明 b5单元格含有公式 用来计算上面3个单元格的总和 将85复制到b6时 公式变成从b6往上找3个储存格来做加总 4 3 2搬移公式的注意事项若搬移的单元格资料跟公式有关 请特别注意下列几点 假如搬移的是公式 则公式中的位址不会随着粘贴区域的位址调整 所以公式仍然会参照到原来的单元格位址 搬移前公式 搬移后公式 按下ctrl x键剪下资料 再到b6单元格 若公式参照到单元格范围 则仅搬移其中一个储存格的话 其公式参照的储存格范围不变 参照到b2 b4 参照的范围不变 而值改变了 将b3单元格搬到e3单元格 若将参照的范围整个搬移到别处 公式的参照会跟着调整到新地址 公式变了 但值没变 将b2 b4移到e2 e4 如果公式参照到的单元格数据被移到其它单元格中 则公式会自动跟着调整到新地址 搬移前公式内容 搬移后公式变了 将c3单元格搬移到e3单元格 储存格袒含有多种资料 例如用来建立公式的单元格 其内就含有公式和计算的结果 而单元格也可以只包含单纯的文字或数字资料 逭些我们通称为储存格的属性 4 4选择性粘贴上一复制单元格属性 4 4 1复制单元格属性下面我们用实例来进行练习 假设要将d2单元格的公式及值属性 分别复制到e2及e3单元格 先选取来源资料储存格d2 并切换到开始页次 按下剪贴簿区的复制按钮 这个动作会复制d2的所有属性 这个单元格具有公式与值两个属性 选取e2储存格 然后按下粘贴钮 即可看到数种储存格属性供你选择 这些都是粘贴钮可以选择的单元格属性 从粘贴的下拉选单中选取公式 表示要粘贴公式属性 公式复制过来了 值会重新计算 接着选取e3储存格 再次按下粘贴钮 从选单中改选值 这次要贴上的是值这个属性 只将值复制过来 4 4 2由粘贴选项设定要帖上的单元格属性将储存格的属性贴到目的储存格之后 目的储存格旁边舍出现粘贴选项钮 若按下此钮 可显示选单来改边所要粘贴的储存格属性 点击此按钮 粘贴属性 4 5单元格的新增与删除有时候舍在输入资料的遇程中爱发现资料漏打 需要在现有的资料周穿插放入这些资料时 就需要先在工作表中插入空白列 行或储存格 再到其中输入资料 若有空白的储存格 或用不到的内容 则可将之删除 4 5 1新增与删除整行 整列新增列单击要插入位置后面的列标 选择一列单元格 单击右键弹出快捷菜单 选择插入命令 或者选择 开始 菜单里的插入按钮 新增行单击要插入位置后面的行标 选择一行单元格 单击右键弹出快捷菜单 选择插入命令 或者选择 开始 菜单里的插入按钮 删除行 列在要删除的行或列上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令即可 或者选择 开始 菜单里的删除按钮 4 5 1新增与删除空白单元格新增空白单元格假设要在b2 d2插入3个空白单元格 则先选取要插入空白单元格的b2 d2 切换至 开始 菜单的单元格区域下的插入按钮 执行插入单元格命令 删除空白单元格选取要删除的单元格 比如b2 d2 切换至 开始 菜单的单元格区域下的删除按钮 执行删除单元格命令 4 6单元格的文字格式设定如果设定的封象是整个储存格的文字 只要选取储存格 或是选取储存格范围 整行 整列 再切换到开始页次 按下字体区的工具钮进行设定 文字就会套用设定的格式了 此区域用来设定文字格式 4 7数字资料的格式化工作表的敷字资料 也许是一笔金额 一倜数量或是银行利率 等等 若能为数字加上货币符号 百分比符号 想必更能表达出它们的特性 4 7 1直接输入数字格式储存格预设的数字格式精通用格式 表示用哪一种格式输入敷字 敷字就含以该种格式显示 如在al储存格中输入 123 以后就算在al储存格中重新输入其他敷字 excel也会以货币格