会议室管理制度.docx

会议室规范简章1. 目的为了合理管控、规范及维护公司会议资源的使用，特制定该流程作业指导。2. 范围鹤壁天海所有会议资源3. 关键角色及应负责任序号角色应负责任001会议室管理员1. 统筹管理公司会议资源，指导并监控各部门会议资源的使用； 2. 负责对公司所有会议资源进行统一管理，对会议资源进行例行化以及非例行检查，并相应做好记录，对于违规记录进行登记和月度汇总； 3. 负责日常会议资源协调、设备整理、纠纷调节等管理工作。002其他情况1. 会议资源钥匙由会议管理员、保卫科、清洁工各保管一套；2. 清洁工负责清扫时间会议室开关门；3. 保卫科负责节假日及17：30分以后会议需求的开关门。003会议资源预定者（文员、助理）1. 会议资源预订者，对部门内部会议资源需求协调，填写会议资源申请； 2. 对部门内部会议时间进行建议与控制； 3. 对部门内部进行会议室使用规范宣传与设备操作指导； 4. 与部门员工沟通，对不需要的资源及时释放。 004会议室使用人1. 会议资源维护者之一，会前会后会议室6S整理、会议设备爱护者； 2. 合理使用会议室（时间管理、设备等）、会后及时关闭投影、电脑等； 3. 会议资源使用人协助监督者，对会议室前后使用情况进行监控。005IT设备管理员IT部相关责任人对会议室设备进行全面检查，每周一次。 4. 内容描述4.1 会议资源申请4.1.1 根据部门业务需求，通过行政部进行会议资源预定；4.1.2 预定者预定成功后向需求人反馈预定情况，并指导部门员工对会议设备的正确操作方法，提醒其遵守会议资源使用管理规定，并督促会议组织者在会议结束后做好会议室6S工作；4.1.3 如遇紧急会议或接待需协调会议资源,由部门文员负责资源协调；4.1.4 日常会议资源预定可提前三天填写申请表，适用于内部会议、公司级会议、接待、电话会议等会议；4.1.5预定视频会议：请请按需求选择第三会议室，并在会前通知IT进行技术指导； 4.1.6预定电话会议：请按需求选择第二第三会议室；4.1.7 请尽量预定没有门禁限制的第一会议室、第二会议室。4.1.8 会议室优先权：展厅会议室：优先政府接待及重大接待使用；第三会议室：原则上只用于视频会议，为缓解日常会议和接待所需会议室，可临时供所有会议使用，但如果有视频会议需要召开，必须由优先视频会议使用。第四会议室：优先研发项目使用且仅限研发锁定使用。4.2 会议资源使用4.2.1 会议前：4.2.1.1 会前10分钟到会议室进行确认准备，若会议室没开门则向管理员申请打开门锁或借用钥匙开门；4.2.1.2 当会议室椅子不够用时，可借用员工椅，但会议结束后务必将椅子归还至员工椅区相应的位置并摆放整齐；4.2.1.3 会议如需使用较大的设备仪器，请对会议桌面做好保护措施，如：在桌面上放置较厚的胶皮等，轻拿轻放、搬动时不能在桌面上拖拉挪动，避免划伤桌面；4.2.1.4 如会议不能正常召开，请在原计划会议时间前告知文员对会议资源进行释放；4.2.1.5 当会议资源发生协调时，会议室预定人应该及时反馈管理员对预定信息进行更改，否则会议室使用时发生的不良记录，将记录原预定人部门。4.2.2 会议中：4.2.2.1 使用会议室时，所有与会人员必须自觉遵守会议资源使用管理相关规定；4.2.2.2 与会人员应保持会议室整洁、不乱丢垃圾、不用在桌椅上乱写乱画，不用坚硬的物品划花桌面和皮椅；4.2.2.3 与会人员应做好时间管理，在自己所预定的时间内完成会议，不能占用和延用他人资源时间。4.2.3 会议后：4.2.3.1 会议结束后，必须关闭投影仪、电脑电源，将遥控摆放好，关闭会议室照明灯，不带走会议室线材、遥控、白板笔及白板擦等会议室标配物质；4.2.3.2 将借来的员工椅归还到原来的位置，并摆放整齐；4.2.3.3 会议提前结束（较预定时间提前30分钟以上）请及时通知部门文员对资源信息进行释放。4.3 会议室设备配置表楼层会议室 名称投影电视电脑 VGA视频链接线电话会议（二套）视频会议（一套）一楼展厅按需按需 二楼第一按需按需第二按需第三第四按需按需4.4 巡查及惩处办法4.4.1管理员不定期对会议室使用情况进行巡查（以上所有内容），并对检查情况根据表02会议室检查表（日常使用情况）进行登记记录；4.4.2 会议室清洁人员协助监控（以上所有内容）；4.4.3 管理员对会议室物质进行检查，保障基本设备的基本配置，并对检查情况根据表01会议室巡查表（硬件设施）进行登记记录；4.4.4 IT设备管理员每周对IT设备例行巡查一次，并做好相应的记录；4.4.5 所有人员都有权对会议室使用情况进行监督，对因会议资源影响到会议正常召开的情况均可反馈到管理员邮箱；4.4.6 上述人员反馈的信息经核实属违规行为后，将记当次会议资源预定人员不良一次（如当天预定多个会议室均未使用且未通知释放，将按会议室个数记不良次数）4.4.