某公司合约审查管理程序书(doc 7页

XXXX線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號MS-S3-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁 次第1頁共6頁一、目的確保合約簽訂之合理性、安全性與適用性，以確保公司與客戶之權益。二、範圍本公司對外銷售之產品適用之。三、定義1.規格品：本公司色卡上所有顏色的成品。2.非規格品：本公司色卡上所沒有之顏色的成品。3.打樣：客戶提供供應品，打樣員需於化驗室調配出相同顏色之色樣，供客戶確認。4. Quotation：報價單。流程圖NN不異動接單/取消查詢/答覆無庫存Y審核A詢價/答覆訂單來源Y有庫存BNN排期/重排生產製造不變更入庫/交貨記錄存查YY打樣非規格品ABXXXX線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁 次第2頁共6頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程客戶1訂單來源6.1訂單來源6.1.1口頭：如電話、親自拜訪方式下訂單時。6.1.2非口頭：如傳真、郵寄、電子郵件下訂單時。營業部2詢價/答覆6.2詢價/答覆6.2.1業務員接獲客戶以口頭方式詢價時，應先了解客戶性質與要求及訂單內容後，調閱相同性質客戶之歷史交易資料作比較後，向客戶報價，若客戶接受報價，則填寫報價協議書(MS-S4-0301)如附件1，向營業部主管報備後，先交由業務助理建立電腦檔案，再由營業所主管存檔備查，若客戶不接受時，依本作業內容6.2.3之規定處理。6.2.2業務員接獲客戶以非口頭方式詢價時或貿易組主管接獲國外客戶詢價時，應先了解客戶性質與要求及訂單內容後，調閱相同性質客戶之歷史交易資料作比較後，填寫報價協議書(MS-S4-0301)如附件1或Quotation(MS-S4-0302)如附件2，向營業部主管報准簽核後，以傳真或電子郵件方式向客戶報價，若客戶接受報價，請客戶於買方代表欄簽名後，以傳真或電子郵件方式回傳後，先交由業務助理建立電腦檔案，再由營業所主管或貿易組主管存檔備查。6.2.3業務員遇以下狀況，無法直接報價時，須先以口頭方式向營業部主管報備獲准後，方可答覆客戶，並填寫報價協議書(MS-S4-0301)如附件1，向營業部主管報備後，先交由業務助理建立電腦檔案，再由營業所主管存檔備查。6.2.3.1業務員報價，客戶無法接受時。報價協議書(MS-S4-0301)Quotation(MS-S4-0302)XXXX線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁 次第3頁共6頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程6.2.3.2客戶訂單訂購量較多。6.2.3.3同業競價時。6.2.3.4新產品新規格。6.2.3.5單一顏色之規格品，一次訂購60公斤時。營業部3不異動6.3不異動6.3.1以下狀況出現異常時，業務員需判定價格與交易條件是否需要異動，若不需要，進入流程4，進行接單，若需要，則進入流程2，進行本作業內容6.2.3。6.3.1.1市場情形(如同業競價時)。6.3.1.2客戶付款及信用狀況。6.3.1.3訂單訂購量較多時。營業部4接單/取消6.4接單/取消6.4.1業務員或業務助理或貿易組主管接獲訂單時。6.4.2客戶以各種方式下訂單時，經查詢目前無現品庫存，預定之交期又無法滿足客戶要求時，應婉拒該訂單。營業部5查詢/答覆6.5查詢/答覆6.5.1業務助理接獲訂單，或業務員與貿易組主管請業務助理協助查詢時，於電腦系統中查詢成品庫存或開立暫存之客戶訂購單，若有庫存，直接回覆客戶並於暫存之客戶訂購單中輸入交貨日期，轉成送貨單(MS-S4-0304)如附件3，進入流程12，進行交貨，如無庫存，則不輸入交貨日期並請客戶待排定交期後回覆，進入流程6，進行審核。送貨單(MS-S4-0304)XXXX線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁 次第4頁共6頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程6.5.2營業部助理確認交期後，以電話或傳真方式聯絡告知客戶，或通知業務員與貿易組主管，以電話或傳真或電子郵件方式聯絡告知客戶。營業部6審核6.6審核6.6.1業務助理每天早上列印前一天之業務(訂貨日)訂購一覽表(MS-S4- 0303)如附件4，分為已交貨與未交貨，呈營業所主管或營業部主管 審核。6.6.2營業所主管或營業部主管判定客戶要求之交期或價格，無法接受者，則進入流程4，婉拒該訂單，若可以接受，進入流程7，進行判定是否為規格品作業。業務(訂貨日)訂購一覽表(MS-S4-0303)營業部7非規格品6.7非規格品6.7.1業務員或貿易組主管判定是否為規格品，若為非規格品，則要求客戶提供供應品，進入流程8，進行試樣，若為規格品，則進入流程9，進行排期生產。營業部廠務部8打樣6.8打樣6.8.1業務員或貿易組主管依【客戶供應品管制程序書】(MS-S2-0701)之相關規定要求客戶提供供應品。6.8.2打樣員依【配方管理程序書】(MS-P2-0502)之相關規定，進行打樣。客戶供應品管制程序書(MS-S2-0701)配方管理程序書(MS-P2-0502)營業部廠務部客戶9排期/重排6.9排期/重排6.9.1營業部助理每天上午十點與下午三點時，彙集書面訂單並於電腦系統中，以未交貨為查詢條件，查詢業務(訂貨日)訂購一覽表(MS-S4-業務(訂貨日)訂購一覽表(MS-S4-0303)XXXX線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁 次第5頁共6頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程0303)如附件4，填寫生產計劃排程表(MS-P4-0901)如附件5，以傳真或電子郵件方式，將生產計劃排程表(MS-P4-0901)如附件5，交給技術組主管排定生產日期並將交期填入生產計劃排程表(MS-P4-0901)如附件5，以傳真或電子郵件方式回覆給營業部助理，營業部助理分別以電話或傳真方式回覆客戶交期。6.9.2若客戶同意交期，則進入流程10，進行生產製造作業，若客戶不滿意交期，營業部助理先與客戶協商交期後，以電話聯絡技術組主管，協商重新排定交期，若可依客戶滿意之交期達成協議，營業部助理於電腦系統中暫存之客戶訂購單，輸入交貨日期，並以電話或傳真方式回覆客戶，營業部助理與技術組主管分別修改各自保管的生產計劃排程表(MS-P4-0901)如附件5，並分別由營業部與廠務部主管簽核。6.9.3營業部助理與技術組主管若無法達成協議，必要時分別由營業部及廠務部主管與客戶三方進行協商，議定客戶同意之交期後，則進入流程10，進行生產製造作業。6.9.4營業部助理如接獲臨時插單或訂單變更或訂單取消時，須立即以電話通知技術組主管修改生產計劃排程表(MS-P4-0901)如附件5，營業部助理與技術組主管分別修改各自保管的生產計劃排程表(MS-P4-0901)如附件5，並分別由營業部與廠務部主管簽核，營業部助理需修改電腦系統中相關暫存之客戶訂購單之交期。生產計劃排程表(MS-P4-0901)XXXX線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁 次第6頁共6頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件八、應用表單No流程廠務部10生產製造6.10生產製造6.10.1廠務部所有相關人員依【生產計劃管理程序書】(MS-P2-0901)之相關規定辦理。生產計劃管理程序書(MS-P2-0901)營業部廠務部客戶11不變更6.11不變更6.11.1客戶若因故通知營業部相關人員，變更訂單或取消訂單，進入流程9，通知廠務部修定生產計劃排程，若無，則進入流程12，進行入庫或交貨作業。廠務部營業部12入庫/交貨6.12入庫/交貨6.12.1廠務部與營業部所有相關人員依【成品搬運、儲存、包裝、保存與交貨管理程序書】(MS-S2-1501)之相關規定，辦理入庫作業。6.12.2廠務部與營業部所有相關人員依【成品搬運、儲存、