公文写作_公文写作培训教材6

公文写作,个险部2014年12月8日,目录,一、公文概述二、行文规则三、常用公文种类及写法四、公文写作的基本要求五、公文写作的十一种常用语言,一、公文概述,（一）定义公文，顾名思义，就是公务文书，是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。保险企业的公文是在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式（语言文字规范、文种使用规范、公文格式规范、公文办理程序规范）的公务文书.,一、公文概述,（二）公文、文书、文件区分既有含义宽窄之差，也有习惯称呼之别。国家机关公文，党叫文书、文件。文书的外延较大，公文次之，而文件较小。,一、公文概述,（三）公文分类使用范围：专用公文和通用公文其中，通用公文按法规地位有法定公文和日用公文两种。行文关系：上行公文、下行公文、平行公文、通行公文四种。内在属性：规范性公文、指令性公文、指导性公文、知晓性公文、公布性公文、商洽性公文、报请性公文、记录性公文等8类。,一、公文概述,制发机关：党内公文、行政公文、社会团体公文、联合行文4类。办理时间：特急公文、紧急公文、常规公文3类。机密程度：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文4类。,二、行文规则,（一）行文规则的意义行文规则能确保公文得到及时有效的处理。,二、行文规则,（二）普遍适用的基本规则按机关隶属关系和职责范围行文的规则授权行文的规则联合行文的规则一般情况下不越级行文的规则不越权行文的规则“请示”不直接报送领导者个人的规则,二、行文规则,（二）普遍适用的基本规则“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则“报告”中不得夹带请示事项的规则党政分开的规则公文由文秘机构即综合部统一处理的规则,三、常用公文种类及写法,省公司细则上：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要9种。同2000年国务院发布的办法相比，缺少命令、议案、公告、通告四个文种；如果同中央办公厅1996年发布的条例(1996年5月3日印发）相比，又缺少了“决议”、“指示”、“公报”、“规定”、“条例”五个文种，多了“公告”、“通告”二个文种。多了“公告”、“通告”二个文种。国务院的办法、中央办公厅的条例我们都应遵照执行。,三、常用公文种类及写法,（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级公司不适当的决定事项。决定使用范围，较之“通知”要窄一些；下行文；拟写“决定”要科学、严谨、精练、准确，并要注意以下几点：（1）决定事项不仅要在标题上写明，更要公文里一灌到底。（2）要阐明决定事项的背景和意义。（3）要准确提出具体任务、要求等措施。（4）注意与“决议”、“指示”、“通知”的区别。,三、十五种常用公文种类及写法,（二）通知适用于批转下级公司的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；下发规章制度；传达要求下级公司办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。通知可分为“批示性通知”、“一般性通知”、“指示性通知”、“会议性通知”、“任免通知”等五种。,三、十五种常用公文种类及写法,（1）批示性通知。批转下级公司的公文时，或者在批转上级公司、同级单位和不相隶属机关的公文以及发布某些行政规范时的通知。要写明对所批转或转发文件的意见和评价，如要求下级公司“参考”、“参阅”、“参照执行”、“遵照办理”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等等。（2）一般性通知。上级机关的有关事宜需要下级机关知道或办理时通知。象庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级公司报送有关材料等。要交代清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。,三、常用公文种类及写法,（3）指示性通知。对下级公司某一项工作有所指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时通知。这类通知，要求使下级机关一看就知道要求他们解决什么问题，为什么要解决这些问题，采取什么措施来解决这些问题。（4）会议通知。本公司或某个部室要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关公司，这就是会议通知。要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点，携带材料以及其它有关事宜。（5）任免通知。做为一级保险公司在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级公司知道时，要发任免通知。这种通知写法比较简单，一般只要写清任免的时间、机关或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。,三、十五种常用公文种类及写法,转发性通知标题写法：发文机关+批转（转发）+原件标题+文种注意：（1）省略“关于”（2）多层转发应省去中间搭桥部分（3）转发的文件是法规性文件，应加。（4）原件是通知，应省略文种。,三、十五种常用公文种类及写法,注意问题：（1）通知一般都要有一个符合“三要素”的标题，即发文机关、事由、文种。使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。通常保险公司发的一些通知类公文，由于有文件版头，也可以把发文机关省略，只写“事由”和“文种”两个要素。（2）通知的标题下面，正文之前，要写明被通知的单位。（3）如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字。,三、常用公文种类及写法,（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。通报是做为一级领导机关把工作情况、经验教训以及好坏典型事例告知所属下级单位的文件。通报的写法不同于决定、报告、通知、指示等公文，是属于叙事的写法。,三、常用公文种类及写法,常见的写法有三种：（1）概括一个短时期的工作进展情况。这种通报可以分条专题叙述。（2）专题通报。这种通报可以按事情演变过程分段叙述。（3）表彰或批评一人一事。这种通报可以分节叙述通报的主要内容和目的，一般包括：导语：用简练的文字概括通报的中心内容。主体：详细叙述该人该事的基本情况和事实，也可穿插介绍调查、处理的情况。结论：对该人该事的评价或处理意见，并引申出应当吸取的经验和教训，提出对有关下属单位和人员的要求，或推广，或提防。,三、常用公文种类及写法,（四）报告适用于向上级单位或部门汇报工作，反映情况，提出建议；答复上级单位或部门的询问。报告是下级机关向主管上级机关汇报工作、反映情况、提出建议的上行公文。报告是陈述性文件，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。,三、常用公文种类及写法,报告这种公文通常分为三部分：开头：总述开展工作的主要背景、主要作法或存在的主要问题等主体：一般分为四个方面：一、情况；二、经验；三、问题；四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告也可分为四个方面：一、情况；二、原因；三、责任；四、处理情况和意见。结尾部分：常针对报告中反映的情况和意见等，请求领导审核批示，如写“以上报告是否妥当，请批示”、“特此报告”、“当否，请指示”一类词语结束正文。呈转性的报告，常写“以上报告如无不妥，请予批转执行”等。,三、十五种常用公文种类及写法,（五）请示。适用于向上级单位或部门请求指示、批准。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。,三、十五种常用公文种类及写法,撰写请示，一般要掌握三个要领：（1）详细、准确地写明请示事由。请示的事项，最好专题专文，以便上级及时批复。（2）明确提出本单位或个人对解决这一问题的意见，供上级参考。（3）具体提出对上级的要求，包括希望某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时间内批复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂时先按什么原则进行工作，等等。请示的结尾语一般用：“以上请示妥否，请批复”或“妥否，请指示”等惯用语结束全文。,三、常用公文种类及写法,（六）批复适用于答复下级单位的请示事项。批复是下行公文，是上级机关对下级机关的请示给予答复时所使用的一种文体。批复的内容一般包括两个方面：一是告知情况，正文开头一般要引述下级来文日期、文号和标题，告知收文情况，如“你公司文已收悉，经研究批复如下：”。二是表明态度，同意或不同意，然后写明同意的关键内容；如不同意，则要陈述不同意的主要原因。,三、十五种常用公文种类及写法,（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。意见是一级公司对某项事业或工作提出改进措施和建议而形成的一种公文。其特点：（1）现实性。（2）建议性。（3）可行性。（4）实在具体。,三、十五种常用公文种类及写法,（八）函适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函即信，公函也就是公务信件。它是上下级和各平行机关或不相隶属的机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的一种文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题。,三、十五种常用公文种类及写法,（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。有些中小型会议，在开过后并不作正式决定或决议，但对会上所讨论的问题，在取得一致意见后，需要贯彻执行，或印发成文件。在这种情况下，就需要写会议纪要。会议纪要一般包括两个部分：第一部分是会议情况简述，主要是简要叙述开会目的、时间、地点、参加会议人员和讨论的问题以及讨论的情况。第二部分是内容纪要，有关领导同志的讲话摘要，归纳与会代表经过讨论并取得一致意见的有关问题。,三、常用公文种类及写法,写会议纪要要注意这样几个问题：（1）阐述要清楚，交代要具体。（2）观点要鲜明，是非要分明。（3）整理要忠实，要点要突出。（4）语言要简练，判断要准确。（5）条理要清楚，概括要完整。,四、公文写作的基本要求,要符合党和国家的方针、政策、法令和上级机关的有关规定。要符合客观实际，符合工作规律。公文的撰写和修改必须及时、迅速，防止拖拉、积压。词章必须准确、严密、鲜明、生动。要符合保密制度的规定。文约事丰，短小精悍。,标题：小标宋体，二号字正文：仿宋，三号字行间距：我们单位一般设置“固定值”28磅字间距：一般不作要求政府公文格式及公文字体字号标准保密等级字体：一般用3号或4号黑体紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）,四、公文写作的基本要求,文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体附件的字体：常用3号或4号仿宋体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）,四、公文写作的基本要求,日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体公文写作公文格式排版中的字体要求公文写作抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）,四、公文写作的基本要求,开端用语。根据、据、依据、按照、遵照；为、为了、由于、对于、关于、兹有、定于等，多用于文件的开端，引出下文。称谓词。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专用词离语：,五、公文写作的十一种常用语言,第一人称：用本、我，后面再加上指代的单位简称，如本公司、我公司、本部、我部等；第二人称：用贵、你，后面再加上指代的单位简称，如贵局、贵行、你司等等；第三人称：此处“该”字用的最为广泛，如该同志、该厂、该产品等。称谓在公文中正确使用，可以使文件简明、语气庄重,五、公文写作的十一种常用语言,引叙用语。前接、顷接，据报、据查、据悉、据了解，收悉、阅悉、电悉、近悉、谨悉、敬悉、欣悉等等。追述词。经办、经、业经、已经、经过、通过、复经等，用以引出被追叙的事实。如：中国人寿山东省分公司个人代理人管理办法已经总经理室研究通过，现印发执行。,五、公文写作的十一种常用语言,期请用语。请、恳请、函请、务请、拟请、特请，希、望、希望、企盼等，用于向收文者表示请示与希望。如，望遵照执行；务请贵司届时派员参加。使用之目的在于造成机关之间的相互敬重、和谐、合作的气氛，从而建议正常的工作关系。协商用语。当否、妥否、可否，是否可行，如无不妥、如无不当等，用于征求对方意见和反映，具有探询之意。这类词，一般用在上行、平行文中，在使用时要看准对象，命令用语。着、着令、特命、责成、令其、着即等，用以增强文件的权威性与严肃性，引起阅文者的高度重视。,五、公文写作的十一种常用语言,教嘱用语。遵照执行、参照实行、按此办理、如实呈报、责令等，与命令用语用法类似。表态用语。可行、不