供应商管理制度.doc

_ 卖品采购及供应商管理制度第一章 总则为了规范公司营运货品采购活动，维护公司合法权益，有效降低规模采购成本，确保大宗货品采购质量，有效管理供应商，提高经济效益。特制定本制度。第二章 流程及分工一、供应商合作流程公司卖品品项确定对外发布供货需求供应商资料收集/评估三方比价确定长期供应商合同会签采买流程供应商日常履约评价。二、部门分工（一）卖品品项确定：以影城前期库房盘点和售卖分析等数据综合考虑，由各分公司营运部就卖品品项提出调整申请，经公司营运部审核，由分管副总确定需调整品项。（二）对外发布供货需求：由公司营运部对外发布供货需求（应通过正规渠道，选择有实力、货源丰富、物流快速的供货商）。（三）供应商资料收集/评估：由公司营运部、财务部及行政人事部对卖品供应商进行考察评估（资料分为书面资料和实物资料。书面资料包括各种资质证照，实物资料为货品样品）。（四）三方比价及确定长期供应商：由公司营运部、财务部及行政人事部组成比价考核组，对供应商进行比质比价考核（其中营运部负责对供货能力及资质进行评估；财务部、行政人事部对供货价格进行评估），比质比价单由总经理终审并确定长期供应商（详见第四章）。（五）合同会签：由公司营运部负责与长期供应商完成合同会签流程，会签附件应包含：合同原件、比质比价单、合同会签单、货品图片及价格清单等。（六）采购流程： 详见第五章。（七）供应商日常履约评价：1、公司营运部及各分公司营运部负责对供应商的品质、服务进行考核。2、分公司营运部负责对供应商的交期进行考核。3、公司财务部及分公司财务部负责对供应商返点及优惠政策执行情况进行监督复核。第三章 供应商评估及日常管理一、供应商基本资料由供应商填写供应商基本资料表（附件一）。该表包括下列内容：（一）供应商信息：公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人、经营形态、营运分布、目标客户、人力资源状况、一般纳税人等。（二）产品信息：产品经营范围、目前主推产品、我司感兴趣的产品。（三）竞争力评估：品牌、品质、设计、价格、综合管理水平、综合竞争力等。（四）综合信息：库存情况、报价说明、付款方式、物流、配合度、估计与我司的合作前景、客户照片、附件资料等。二、供应商资格调查（一）供应商资格调查程序。1、营运部应对行业供应商进行考察，通过营运调查，了解供方产品质量、企业信息、售后服务等详细情况，初步确定质量可靠、价格合理的供应商作为候选方，填写供应商评估表（附件二）。2、由营运部、财务部及行政部组成供应商调查小组，对候选供应商实施调查评价，并各自填写供应商评估表。3、营运部汇总财务部、行政部意见后，填写供应商调查评价记录（附件五）。4、营运部将供应商基本资料表、供应商评估表、供应商调查评价记录，提交营运分管副总及影院主管副总审批，合格的供应商进入合格供应商目录（附件三）。（二）供应商调查评估内容。1、总体情况：对供应商所提供的企业相关信息，依据企业知名度、供货能力、地理位置等因素做出相应评价。2、生产制造：对供应商所提供生产制造的相关信息，依据生产能力、生产制造过程控制因素做出相应评价。3、质量管理：对供应商所提供产品品质，依据质量管理体系、产品质量认证等因素做出相应评价。4、物流、交货及调货：对供应商所提供产品的交货、调货周期，依据交期、运输方式、紧急订单处理、预警系统等因素做出相应评价。5、返点及优惠：对供应商所提供的返点及优惠，参考年进货量依据总价值做出相应评价。（三）供应商评价项目及系数比例如下（满分100分）：序号内容占比1总体情况30%2生产制造10%3质量管理10%4物流、交货及调货30%5返点及优惠20%（四）评价等级划分。1、平均得分90以上分者为卓越级。2、平均得分8090分者为优质级。3、平均得分6580分者为合格级。4、平均得分65分以下者为警示级。（五）评价处理。1、卓越级厂商为优秀供应商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。2、优质级厂商为良好供应商，由营运部提请供应商改善不足。3、合格级厂商为合格供应商，由营运部予以必要辅导。4、经考核为警示级的，列入淘汰供应商名单，不允许再与本公司发生业务关系。三、供应商日常履约评价（一）供应商评价程序。1、每月1日，公司营运部及各分公司营运部分别对供应商上月履约情况就品质、交货期、价格、服务等项目作评价。2、将各项得分按月汇入供应商履约评估表（附件四），至次年1月2日前完成合计总得分。3、每年1月5日前汇总各供应商的评估等级，上年评估等级将作为当年合同是否续约的评价依据。（二）供应商评价项目。参见上述供应商评价项目及系数比例。四、供应商奖惩（一）奖励方式。1、卓越级供应商，在本公司有新业务时，可优先取得交易机会。2、卓越级供应商，特殊情况下，可优先考虑支付货款。3、卓越级和优质级供应商，优先获邀参加本公司举办各种庆典活动。（二）惩处方式。1、凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿。 2、合格级供应商，应接受订单减量、适当审查及改善辅导措施。3、信誉不佳的供应商酌情作延期付款或减少合作等处理。第四章 比质比价管理公司所有营运货品采购合同签署前，必须先履行比质比价程序。一、 比价透明原则（一）组织竞争性谈判、履行比价程序，必须形成细致的谈判记录、比价记录和审批记录。（二）比质比价必须遵循合理、合法、公平、公正、公开的原则进行。二、比质比价内容详见比质比价表（附件六）。第五章 采购管理及监督检查一、采购流程（一）分公司营运部每月初和月底分两次提报货品采买申请表，公司营运部根据分公司营运部上交的每周周盘数据，评估各分公司进货需求，集中采买，统一调配。（二）分公司营运部无权直接向供应商订货，任何未经审批的订货行为都将视为严重违纪行为。（二）分公司营运部收到货品后应及时填写卖品库房入库单附件二和送货确认单一并留存待报销费用使用；（三）确认收货应包括：货品数量、容量规格、有效期、包装是否完好等。二、采购管理规范（一）营运部办理采购审批单时，要出具此货品库存数量，先确定各种卖品的经济订购数量，根据经济订购数量核实库存后方可决定需不需要采购及相应的采购数量。若没按照经济订购数量订货的，财务部有权拒绝支付款项。（二）营运部应按照采购计划，统一安排卖品采购。卖品到货时，分公司营运部及财务部同时验收后，方可入库。分公司营运部依据确认的入库单在鼎新系统录入原始的采购数据，财务部审核鼎新系统数据录入无误后，相应做财务账务处理。（三）公司营运部及分公司营运部应每周固定时间进行卖品盘点工作，并将盘点结果报至财务部；财务部监督卖品实地盘点每月最少一次。营运部盘点结束后，应按照盘点结果及时录入鼎新系统，编制盘点分析表，报财务部部长、分管副总、财务副总及影院主管副总。（四）分公司营运部在存储卖品时，应按照商品的有效期分批次存放，每次盘点时，盘点表也应注明该批次货物的有效期，以便于统一安排调度，优化卖品售卖结构，减少企业的损耗。卖品出库时，按照先进先出法依次出库，防止卖品过期及成本的超支。三、付款要求（一）付款审批：公司营运部依据采购合同付款条款及实际合同执行情况，提出付款计划，填制付款会签单，由经办人填写付款会签单，经营运部负责人签字同意后，由财务部会计审核、财务部长签字，报主管副总、财务副总、影院主管副总、总经理签字审批。（二）各部门所签订的合同需向财务部备案原件一份。（三）首次付款时须在填写完整的付款会签单后附与本次付款事项相同的采购合同（或协议）的复印件、本次采购金额的发票、采购审批单、订货单、入库单、供货商提供的收货确认单，经办人员应负责收款方名称、开户行、账号等信息的准确性。（四）按照合同约定支付第二次及以后卖品供应货款时，需在付款会签单后附本次采购金额的发票、采购审批单、订货单、入库单、供货商提供的收货确认单。（五）所有卖品采购付款均不得支付现金，应以银行方式支付，包括银行转账支票支付、网上银行支付、电汇支付等支付方式。四、监督检查（一）公司营运部对各个卖品供货商的合同和合作方式应熟悉掌握，对于合同中所涉及的“返点”、“返货”、“优惠政策”等内容十分了解，在货品销售到一定级别时应及时和供货商取得联系，沟通优惠事宜。（二）公司营运部及分公司营运部应根据卖品库房盘点和检查的各项管理制度，定期对货品销售情况、库存情况进行周、月、季度、年的各项盘点，并上报盘点结果。第六章 附则本制度自印发之日起执行。附件一：供应商基本资料表附件二：供应商评估表附件三：合格供应商目录附件四：供应商履约评价记录附件五：供应商调查评价记录附件六：比质比价表附件一 供应商基本资料表年 月 日供应商信息公司名称创立时间公司网址公司地址法人代表公司邮箱经营地址注册资金公司传真负责人电话手 机QQ或其它联系人电话手 机QQ或其它经营形态工厂（自产自销） 自有品牌他人代加工 自有设计他人代加工总代理 区域经销商 一般经销商 其它营运分布内销占比 %；外销占比 %。目标客户大型经销商 区域代理商 批发商 零售店 没有目标客户 其它人力资源状况管理层技术人员普通员工销售人员配货人员送货人员其它合计一般纳税人是 否年销售额产品信息产品经营范围目前主推产品我司感兴趣的商品竞争力评估品牌很强 强 一般 弱 其它说明品质很好 好 一般 差 其它说明设计很强 强 一般 弱 其它说明价格很贵 贵 一般 便宜 其它说明综合管理水平很好 好 一般 差 其它说明 综合竞争力很强 强 一般 差 其它说明综合信息库存情况单品常规库存 件下单交货周期 天其它报价说明含税 不含税 含税加点 %付款方式现金 记账 电汇 汇款资料物流费用在途时间其它配合度 很配合 配合 一般 差 其它估计与我司的合作前景非常好 好 一般 差 其它说明客户照片公司全景 生产、办公场所 样品展示厅 供应商当前畅销商品 与我司相关商品 其它附件资料名片 画册 报价单 宣传CD 实样 其它其它说明填表人： 接受人： 精品资料附件二 年度评估 新增供应商评估 供应商评估表 评估部门： 评估人： 评估时间：供应商名称法人代表地址联系方式货物名称供货种类供货周期原有供应商等级评项企业知名度（20分）得分管理层稳定性（10分）得分供货能力（30分）得分总体情况1、相关领域的国际知名企业（20分）2、相关领域的国际知名企业在中国的合资企业（15分）3、相关领域的国内知名企业（10分）4、相关领域的国内一般企业（5分）5、以上都不是（0分）1、 非常稳定，2年内不变动或仅有1次变动（10分）2、 比较稳定，1年内无大的变动（5分）3、 不稳定，1年内变动2次或更多（0分）1、 具备全系列产品供货能力，且非常稳定（30分）2、 具备部分产品的供货能力，比较稳定（20分）3、 具备少量产品供货范能力，不太稳定（10分）4、 供货能力极不稳定，范围有限（0分）营运接受程度（10分）得分地理位置（10分）得分营运地位（20分）得分1、 相关产品有向国内行业中的知名企业供货，范围广泛，有较大影响（10分）2、 相关产品有向国内行业中的较好企业供货，在行业中有一定影响（5分）3、 相关产品仅向国内行业中的一般企业供货，影响非常有限（0分）1、 位于西安100公里范围以内（10分）2、 位于西安200公里范围以内（8分）3、 位于西安500公里范围以内（6分）4、 位于西安800公里范围以内（4分）5、 位于西安1000公里范围以内（2分）6、 位于西安1000公里范围以外（0分）1、 占相关产品营运份额的20%或者更高（20分）2、 占相关产品营运份额的10%-20%（15分）3、 占相关产品营运份额的5%-10%（10分）4、 占相关产品营运份额的5%以下（5分）生产制造生产能力（50分）得分生产技术及设备（30分）得分生产员工素质（20分）得分1、 现有生产能力能否满足公司订单需要？A能满足（30分） B不满足（0分）2、 未来生产能力扩张有无潜力？A有 （10分） B否（请详细说明） （0分）3、 现有生产能力是否稳定？A稳定 （10分） B不稳定（请详细说明） （0分）1. 生产技术及设备非常先进，居于行业领先水平（30分）2. 生产技术及设备比较先进，在行业中有较好声誉（20分）3. 生产技术及设备一般，但有较大提升潜力（10分）4. 生产技术及设备比较落后，提升潜力有限（5分）5. 生产技术及设备非常落后，处于行业淘汰边缘，难以提升（0分）1、 生产员工经验丰富，操作技能强，数量众多，综合素质在同行中很高（20分）2、 生产员工经验一般，具有一定操作技能，综合素质在同行中不占有突出优势（15分）3、 生产员工经验较少，文化素质不高，数量有限，存有明显缺陷（5分）4、 生产员工关经验非常有限，企业明显缺乏骨干员工与人才，综合素质低，难以满足公司对资源商的要求（0分）质量管理质量管理体系（10分）得分质量过程控制（20分）得分产品质量总体合格率（50分）得分1、 是否获得ISO9000质量认证？A有（5分） B没有（0分）2、 是否提供有效的质量体系内外审核纪录？A有（5分） B没有（0分）1、 过程控制非常严格，有严格的程序和制度，且检验设备非常齐备（20分）2、 过程控制比较严格，有较完善的控制手段和制度，检验设备能满足质检需要（15分）3、 过程控制一般，有部分控制手段和程序，检验设备仅能满足部分质检需要（10分）4、 过程控制执行存有一定缺陷，质检控制手段执行不严肃，缺乏质检设备（5分）5、 过程控制非常缺乏，难以保证产品质量控制过程（0分）1、 以往一年，从未发生产品质量不合格的现象或事件（50分）2、 以往一年，发生过1次产品质量不合格的现象或事件（40分）3、 以往一年，发生过23次产品质量不合格的现象或事件（30分）4、 以往一年，发生过46次产品质量不合格的现象或事件（20分）5、 以往一年，发生过710次产品质量不合格的现象或事件（10分）6、 以往一年，发生过10次以上产品质量不合格的现象或事件（0分）质量改进（15分）得分产品质量认证（5分）得分1、 目前是否有质量改进机制和制度？A有（10分） B没有（0分）2、 未来有没有质量改进计划？A有（5分） B没有（0分）1、产品是否有国内权威机构的相关认证？A有（5分） B没有（0分）物流交期交期（50分）得分运输方式（20分）得分紧急订单处理（20分）得分1、 交货、调货非常及时，从未发生过拖延、延迟的现象（50分）2、 交货、调货比较及时，偶尔发生过拖延、延迟的现象（40分）3、 交货、调货一般，时有发生过拖延、延迟的现象（20分）4、 交货、调货不及时，经常发生过拖延、延迟的现象，难以保证供应需要（0分）1、 在发运方式上是否能根据需要灵活处理？A可以（7分） B不行（0分）2、 在发运过程中对物品是否有必要保护措施？A有（7分） B没有（0分）3、 是否存有自身运输机构？ A有（6分） B没有（0分）1、 是否愿意承接公司的紧急订单？A愿意（10分） B不行（0分）2、 承接紧急订单效果如何？A完全能满足我方需求（10分）B基本能满足我方需求（5分）C 不能满足我方需求（0分）返点优惠返点（40分）返货（40分）优惠力度（20分）1、 是否有返点？A有（10分） B没有（0分）2、 返点是否现金方式？A是（10分） B否（5分）3、 返点周期？A 半年（10分）B一年（5分）1、 是否有返货？A有（20分） B没有（0分）2、 返货周期？A 半年（10分）B一年（5分）1、 有无店庆支持？A有（10分） B没有（0分）2、 有无促销品支持？A有（10分） B没有（0分）供应商评分总计供应商等级表单使用说明：1、 上述资源商评价表各项评价指标满分均为100分，通过打分后再计算相关加权平均值，根据得分确定供应商等级；计算公式：供应商总得分评价项目得分评价项目权重/100评分时应注意以下事项：l 营运部组织相关部门对供应商进行评分时，对于每一评分项应有足够的事例或者数据作为支撑，并随打分结果一起提交；l 评分由营运部组织分店营运部、财务部等部门举行，可以专题会的形式进行；l 对于不能明确作出评分决定的事项（如数据不足等），可由部门联合讨论后决定，并进行必要的补充说明和标注；l 授权经销商可视为供应商。2、 公司对供应商分为4个等级，其对应标准如下：供应商评分90分80分65分65分供应商等级ABCD含义卓越级供应商优质级供应商合格级供应商警示级供应商措施列入合格供应商目录列入合格供应商目录列入合格供应商目录列入淘汰供应商名单，不允许再与本公司发生业务关系。_附件三 合格供应商目录年 月 日序号供应商编号供应商名称联系方式供应材料上年度考核等级时间备注附件四 供应商履约评价记录表供应商名称供应商编号地址货品名称评价项目总体情况 生产制造质量管理物流交期及调货返点及优惠执行合计得分时间月月月月月月月月月月月月得分总和平均得分评鉴等级处理意见：附件五 供应商调查评价记