产品销售合同处理管理程序.doc

_产品销售合同处理管理程序1 目的为规范公司钢铁产品和副产品通过股份一体化销售系统而进行的销售合同在需求接收、合同评审、合同签订确认、合同执行、合同变更、及下发并组织生产等环节各部门的职责和业务流程，降低销售合同对客户各类需求把握不准（全）、合同变更管理的风险，特制定本程序。2适用范围本文件适用公司各单位。3定义3.1直接销售是指A钢销售部等部门与用户直接签订销售合同所进行的产品销售。3.2非直接销售是指A钢通过A钢各地区公司进行的产品销售。4职责4.1营销管理部负责制定产品销售合同处理管理程序、对业务范围内的合同进行运输评审、业务范围内的合同下发、计划排产以及合同变更审核及处理。4.2 A钢各地区公司负责接收非直接销售用户需求及合同签订、变更申请以及变更审核及处理。4.3销售部 负责销售产品所涉及的直接销售或非直接销售业务有关的用户需求及合同评审、签订、下发、变更申请以及变更审核及处理，以及接销售合同的配款、产品到库跟踪、付款/提货通知、质保书打印、欠款通知以及欠款配款、发货确认。4.4 制造部制造部负责合同生产技术评审、组织生产、变更申请以及变更审核及处理。4.5产品发展部负责业务范围内的技术评审。4.6财务服务中心负责业务范围内的财务评审。4.7科技部负责业务范围内的技术评审。5产品销售合同处理管理流程6产品销售合同管理基本要求6.1营销管理部统一制定产品销售合同管理程序。6.2 A钢各地区公司接收用户的需求信息。根据用户的需求填写订货卡片或草约付款清单，并通过一体化销售系统将用户订货需求根据公司业务分工分别传递具有合同业务的销售部或其它子公司（以下简称：各合同处理部门）。直接销售业务由合同处理部门直接接收用户的需求。6.3 各合同处理部门负责对合同进行评审6.3.1各合同处理部门接收订货卡片或草约付款清单，对产品的品种、规格、价格和资源量等内容在一体化销售系统中进行评审，对直接销售用户核对订货结算单位名称是否与其合同印章的内容相符，打印审核并签字确认，并对草约付款清单进行复核签字确认。6.3.2对于非常规产品订货，需要根据与最终用户签订的技术协议或新产品试制协议书或草约付款清单进行相应的合同评审，但评审之前必须得到书面或电子版的技术协议或新试协议。6.3.3各合同处理部门负责确认草约付款清单后，通过一体化销售系统传递到各业务的财务部门进行财务评审。6.3.4负责直接销售合同处理部门，接收订货卡片或用户需求信息生成合同，并对品种、规格、品种、价格、资源量、交货期等内容进行评审，通过一体化销售系统传递至相关部门进行物流审核，按合同约定配款，财务审核。6.4各合同处理部门负责对要求非常规运输方式的合同，将具体的要求传递给各销售部门具有物流运输业务的部门进行运输方式评审确认审核。6.5产品发展部、制造管理部、科技部负责合同生产所要求的技术评审及非常规产品供货协议（新试或协议供货）的签订。6.6财务服务中心对业务范围内的合同进行财务评审。6.7评审通过后，双方按规定签订电子草约或纸质合同。但无论是签订电子草约或纸质合同，双方业务人员必须对草约或合同内容进行审核，审核确认无误后，予以系统确认或双方签字并盖章。通过A钢各地区公司订货的用户，由A钢各地区公司与用户签订合同。对直接销售的产品由公司销售部等部门直接与用户签订销售合同。直接销售使用的合同文本与原有销售合同文本一致。6.8合同审核确认后，各合同处理部门负责将合同信息通过一体化销售系统传递给各制造部门组织生产。营销管理部负责业务范围内的合同下发。6.9营销管理部负责对业务范围内的合同进行计划排产。6.10合同组织生产完成后，通知营销管理部等部门安排发货。6.11 A钢各地区公司、各合同处理部门、制造部、负责业务范围内的合同变更申请6.11.1用户以书面形式向A钢各地区公司或直接订货的用户向各合同处理部门提出变更要求。A钢各地区公司负责将合同的变更需求（变更单）通过一体化销售系统传递给各合同处理部门。制造过程中的合同变更申请由制造部等部门在一体化销售系统中提出。6.11.2合同变更内容6.11.2.1合同标的变更：包括品种、规格、钢种、包装、件重、订货量、价格、技术要求等的变更。6.11.2.2合同运输的变更：包括收货单位、物流方案号等的变更。6.11.2.3合同履行时间的变更：供货时间变更。6.12 营销管理部、A钢各地区公司、各合同处理部门、制造部负责对合同变更申请进行审核及处理。6.12.1A钢各地区公司负责接收各单元在一体化销售系统中反馈的业务范围内的合同制造过程信息以及有关变更要求，并反馈给用户，如需要请用户书面予以确认（如合同变更、让步接收、延期结转等），可自行打印。并将用户意见通过一体化销售系统反馈给各单元。6.12.2各合同处理部门负责接收变更要求并审核确认合同状态：如合同状态无需封锁直接允许变更处理，则进行相应的操作；如状态不允许直接合同变更则将变更信息传递给生产计划安排部门和物流运输部门进行评审确认，并在系统中进行封锁；对评审无法变更的合同由各部门在接到合同要求变更后的24小时内反馈给各合同处理部门，由各合同处理部门传递给A钢国际各专业地区公司，并由A钢各地区公司通知用户，直接订货的合同由各合同处理部门通知用户。6.12.3协议供货合同，必要时由询单处理的部门按规定重新签订非常规产品供货协议。新试产品的合同由科技部等部门重新签订新试协议并书面反馈给各合同处理部门作为订货变更的依据。各合同处理部门根据协议或书面意见进行合同变更。6.12.4各销售部门负责进行合同变更及审核。涉及销售合约变更费收取、合同结案后合同差价变更业务，需打印变更费清单、销售合同价格变更差额计算表，由所在产品室相关业务主管签字确认后，传递给财务部门进行评审。对于直接销售合同变更由薄板销售部等部门与用户重新进行合同进行变更签字确认。6.12.5各合同处理部门负责将变更确认后的信息通过一体化销售系统传递给制造部门。6.12.6各种合同变更费用收取标准由销售部根据内部管理要求和产品的生产成本影响等因素制订相应的费用收取规定，并编制相应的费用收取规定。6.12.7由于需方原因终止合同执行，必须经各合同处理部门部门室主任以上领导审核同意并签字批准。6.12.8因供方（生产方）原因需进行合同的交货期跨月变更，应通过一体化销售系统与A钢各地区公司确认。与直接销售用户进行合同的变更操作，如涉及让步接收的，必须按规定由用户予以书面确认。6.12.9让步接收是合同执行过程中依据TS16949、JISQ1001：2005及JISQ1013：2005等规定有关让步接收设定的具体规定，包括的具体条款有TS16949中8.3.4条款要求，对不合格品具体处置必须获得用户书面批准，方可发往用户；对于要求按JIS标识生产的产品，如发生不合格品，则依据JIS标准13条款要求的规定，不得在此类产品上粘贴“JIS”标识。6.12.10销售部与A钢各地区公司通过一体化销售系统执行的合同，原则上按月以电子版形式保存期货合同每月确认清单，如需要可随时打印。 7记录的保存7.1直接销售合同在合同执行完毕后在各销售