怎样做好公司的工作计划.ppt

主讲：徐耀庆,怎样做好公司的工作计划,经常出现的现象,1、琐事缠身，忙得焦头烂额2、时间占用多，工作进度缓慢，效率低下3、目标通常没有如期达成4、要做的事情由于太忙而无暇以顾4、开展的工作项多，顾此失彼5、经常是丢三拉四6、评估下属的工作十分困难，无法得出结论7、部门、职位之间的工作不能很好的配合8、经常加班,课程目标,提高人员的工作计划能力，正确执行公司的相关计划；通过培训培养一个强有力的计划制定和执行能力的管理中层。,培训重点,通过培训可以掌握制定计划的方法通过培训全面了解影响计划制定及执行的几个因素通过培训使中层经理更清楚地认识到计划工作在绩效目标达成中的重要性,迈向卓越的科陆经理人训练系列,(案例)没有计划的情景,一个商人刚下飞机，出了机场立即冲上计程车，并且上气不接下气地说：“快，快，拜托开快一点。”司机照办，开了几分钟后，商人忽然问到：“司机先生，我们差不多快到了吧？”司机回答道：“我不知道呀，先生。你根本没有告诉我要去什么地方。”,1、把你的理念灌进顾客的脑袋,2、让顾客的钞票流进你的口袋,哪一环节比较难？,（案例）推销的两步过程,计划的含义,计划它是基于目标的基础上，对可能发生的各种假定情况，所规划的通盘对策；是调动及整合各种资源的过程，使其充分发挥资源效果。,计划的相关词,使命、目标、组织架构工作流程、程序政策规则、预算打算、输出结果评估、考核,计划在管理中的地位,计划-组织（策划）领导（评估）控制（指导与纠正）,一个高效组织的特点,一个高效组织的特点是什么：有计划的工作有计划的改进,为什么要做计划,瞎忙一通不做计划往往只会瞎忙一通。要么任由事情自生自灭，要么丧失机会。而且事情都不在你的掌握之中，你只会随波逐流，事情越来越糟。,为什么要做计划,管理的功能要管好任何事情，应按照先后顺序，执行下列四大功能：制定计划、组织调度、命令指挥、监控管制。如果你绕过第一项功能，实际上就没有进行管理。,为什么要制定计划,良好的动机总认为自己尽力去做，没有计划不要紧。错了。没有计划，实际上你就不知道你应该做什么，做到什么程度。“出力不讨好”就是这样产生的。,为什么要制定计划,起步抛弃所有对计划的成见，清除脑子里的杂念，然后问自己四个问题：我现在在哪里？我想去哪里？我怎样才能到达那里？我怎样知道已到达目的地？,工作计划的意义,两种工作形式：消极式工作消防式救火管理。积极式工作计划式主动管理。,消防式工作特点,消防式工作特点：救火！工作或忙或闲经常位于两个极端。工作重复性强，工作继承性差。人员固定性差，整体调控性差。阶段目标成功率低，整体士气低。工作项目越大，涉及的人员越多，成本越大，风险越高。,计划式工作特点,计划式工作特点：主动出击！工作被预计，强度可控并处于平稳状态。通过对计划执行的分析和调控，综合效率不断提高，整体调控性不断增强。人员稳定性强，工作继承性强。相关资源的保证性强，阶段改善目标成功率高，士气高。工作项目越大，涉及的人员越多，同样可以控制成本和控制风险。,计划的类型,从计划制定层次分：战略计划、战术计划和作业计划。从时间长短分：长期计划、中期计划和短期计划。从职能标准分：业务计划、财务计划和人事计划等。,计划的好处,使完成预期目标的成功率大大提高；使目标更为明确，下属更为了解目标；使目标的设定更加符合实际；极少不可预见的阻碍和危机出现；能更为轻松地处理突发事件及问题；使绩效和结果更加可控和可预测；员工能直接按计划工作，提高工作效率；员工的工作努力能更好的与结果匹配；更为客观地评价结果。,第二单元,计划的制定,计划的基本要素,目前的情况-现在所处的位置要做的事情-做什么，向哪里前进；人员责任-谁来做行动-需要做什么才能到达实施的期间事情的处理程序预算成本,计划工作的程序,做哪些工作整理、分类（时间性、重要性、统一性）确定组织目标分析情况，做好预测制定计划方案计划审核实施计划调整绩效考核沟通与反馈绩效改进,处于组织不同层次的管理者每种职能的时间分布,基层管理者,中层管理者,高层管理者,制定计划的7个步骤,步骤一：正确理解公司整体的目标，并向下属进行传达；步骤二：制定出符合SMART原则的部门目标；步骤三：检验目标是否与部门目标一致；步骤四：列出可能遇到的问题和障碍，并寻找相应的解决办法；步骤五：列出实现计划所需要的技能和知识；步骤六：列出完成计划所需要的合作对象和外部资源；步骤七：确定计划完成的日期。,计划的前提,-确立目标,Goal,目标,-计划遥望的方向灯塔旗帜,界定目标,确认最终目的计划的制定最长的时间不过是一年的计划，因此最终目的的确认一般是根据企业的战略来确认的，是企业战略的分解，为了企业战略的逐步实现在你的计划年度做什么？,界定目标,寻找办法为了是计划目标能够落实，必须拟定达成目标的各种具体办法。把大目标分解成小目标，把小目标分解成具体的事项，解决的办法也就找到了。,界定目标,动员同道你还需要把计划作为一种信息，传达给所有有关的人。通过动员有关的人，你可以形成一个乐意参与和承担责任的团队，在团队里，每个人就计划的完成和你一样有信心。,目标确立的好处,好处一：抓住重点-20/80法则好处二：关注结果，避免争论好处三：考核的依据明确好处四：激发下属的承诺和工作主动性好处五：统一目标，“劲往一处使”好处六：各自职责明确好处七：提升员工的能力好处八：组织目标有效达成,确定目标的SMART原则(一),S-明确具体原则(Specific)所谓明确就是与任职人的工作职责或部门的职能相对应的工作；所谓具体指目标的工作量、达成日期、责任人、资源及输出结果都是一定的、清晰的。,确定目标的SMART原则(二),M-可衡量原则（Measurable）1、要做什么事2、需要什么资源3、如何去做4、绩效目标是什么5、考核指标是什么6、达成结果如何都是可以衡量或量化的,确定目标的SMART原则(三),A-可接受原则（Acceptable）目标可以被执行人所接受内心愿意接受认同目标,确定目标的SMART原则(四),R-可实行原则（Realistic）目标在现有资源配置条件下是可行的。,确定目标的SMART原则(五),T-有时限原则（Timetable）目标达成的时间限制协作的时间统一性限制（项目共同完成）,合理目标的特征,特征一：与高层目标一致。（支撑整体目标实现）特征二：符合SMART原则特征三：符合目标分解原则特征四：具有挑战性。,目标案例,有一位很精明的人，在一个漆黑的夜晚把领导交给他的钥匙遗失在门外了。于是，他在门外的灯下找了又找。邻居看了，很奇怪，为什么在灯下总找个没完？就问他：“你在干什么？”答：“我在找钥匙。”邻居又问：“您为什么只在这一小块地方找？是丢在此处吗？”答：“因为只有这地方有灯，能看到钥匙。也只有这个亮的地方，领导才能发现我是认真地找过钥匙。”我们当中，很多人的工作，不是围绕大目标、总任务去工作，而是出于个人方便或个人其它目的去“工作”，而这“工作”，只是为了“作秀”给别人看。效能？效率？,精细计划,确定主要工作为了是计划能够落实，你需要制作一份清单，把计划中所要经历的各个重要阶段，或是要做的主要工作一一写下。,精细计划,规划行动为了落实各项主要的工作，必须具体指明所要做的事，并且估计所需要的时间和成本。因此，每项主要的工作都需要有一个独立而细致的行动规划。,精细计划,要做的事（如何行动）通过问自己“如何”才能完成每一项工作。可以把每一项工作分拆成各种具体的行动，想出完成工作的工作方法。,精细计划,时间表（何时需要完成）为各项主要的工作安排时间时，需要逐一粗略估计每项细节所需要的时间。把各项行动的时间加起来，就得出整个计划所需的时间。,精细计划,成本预算（开支多少）为每项主要工作编制成本时作计划的一个重要环节。各项主要工作成本的总和也就是总预算落实计划所需的资金。必须质疑各项成本，既不能低估，也不能惊人的浪费。,精细计划,优先次序各项主要的工作一旦油料细节的计划，就需要确定先后次序，保证按照正确的次序执行。如果不拟定执行各项行动应有的次序，事情不但根本无法完成，而且是在浪费时间。,精细计划,撰写计划书必须就每一项主要的工作，写下你想要做的各项细节，以及所需要的时间和成本。计划书是一份工作文件，通常草稿总要修改好几次，才能得到满意的定稿。,付诸行动,统筹工作你还需要一套详细的制定行动和审核进度的方法。从实际的角度出发，这套方法越简单就越成功。最有效的两种方法：一是管理进度用的甘特图，二是责任矩阵。,付诸行动,紧急应变做计划是一回事，确保事情按照计划进行又是一回事。为了应付无法预见的问题，你需要：在编排时间表时预留应变时间；预留空间以应付紧急情况。,付诸行动,补救措施一旦发现进度不如预期，就需要迅速采取补救行动，以免整个计划泡汤。出现问题切勿视而不见，希望问题会自动消失，除非你采取积极的行动以解决问题。,付诸行动,维持控制确定了要采取的行动、所要遵循的时间表和成本预算后，也就确定了所要达到的标准和衡量成败的准则。但能否有效的落实，控制进度是过程中的关键。,付诸行动,达到目的落实计划需要持续的努力、警觉和决心。执行计划时，需要不时提醒自己目的地所在，也就是最终目标。管理和监控计划的进展，需要你不断的努力。,衡量得失,评定表现要评定计划执行的效率，便要比较原来计划与实际行动的差距情况。万一计划发展的不顺利，也可以从中找出毛病和原因。,衡量得失,评估得失评估计划的得失，有助于决定下一步。你必须评估计划是否有成效，如果发现计划无助于目标的实现，就应该对计划做出调整。做评估时态度应尽量如实可观。,总结,知道自己的起点企业如果没有制定战略，你就很难找到自己的起点。事前准备功夫的多寡，是决定计划能否取得整体成功的最关键因素。,总结,选定目标执行计划的过程中，如果发现偏离原有的目标，原因可能是起初的方向不正确。如果定错了目标，或者是未能在计划的每个阶段都朝着这个目标推进，你的计划很可能失败。,总结,监控进度缺乏正确的监控程序，也就是无法掌握计划中那些部分可行，那些不可行。你在主要工作上投入的精力是一个计划成功的关键，密切监控实施的进度是很重要的。,总结,安排工作时间如果担心时间不够用，那就在编排时间表时，多预留几小时、几天或者几个星期。一项计划里的每个阶段都必须有足够的时间。,总结,取得成果万一计划实施后没有取得预期的成果，便需要知道哪些地方有改进的余地、以及怎样改进。只有衡量过成果后，才能判断整体计划的功效。,总结,做计划的好处对自己最终的目标一清二楚；确信自己每天所做的事都有意义；能让你客观的分析情况；能让你思路更有条理；让你得以发挥自己在业务或者专业上的长处。,制定计划时常见的错误,错误之一：以为都是长期性的错误之二：没有弹性；错误之三：不符合实际；错误之四：没有分析、预测及处理各种情况的要素；错误之五：偏重时间性的安排，而忽略其他的因素（时间进度表）；,错误之六：可操作性差；错误之七：轻重不分；错误之八：指标不清晰；错误之九：缺乏沟通、指导、监控。,制定计划时常见的错误,好计划的特征,1.目标详尽明晰：要完成什么？有谁来完成？什么时间完成？2.完整，避免行动之中造成脱节；3.符合实际：以现有的人员、资源和时间可以做到；4.具有弹性，能适应新的情况和机会；5.列出优先次序，使成员明白哪些是最重要的。,好计划的特征,6.行动界定：哪些是一定要做的；那些是希望做的；7.有评估计划目标达成的标准；8.事先同合作者进行充分的沟通；9.设定日期，定期检查进展情况。,工作计划模板,模板请按此桌面文件：人力资源部工作计划模板,第三单元,计划的实施,计划的执行,工作追踪步骤之一：收集信息步骤之二：评估步骤之三：反馈、改进,计划控制,(1)事中控制：例如在财务方面,项目在财务预算上进行控制，经过一段时间之后，要检查是否超了财务预算，并制订改善措施。(2)事后控制：将执行结果与期望的标准相比较，并制定改进行动措施，以利于将来的行动。(3)事前控制：可事先采取预防性的矫正行动。没有监督的计划是无效的计划！,计划调整,(1)滚动计划法。每次修订都使整个计划向前滚动一个阶段；(2)趋势外推调整法。包括简单平均法、移动平均数法、加权平均数法等；(3)启用备用计划，亦称应变计划。从不更改的工作计划是不可用的！,案例分析：诸葛亮的烦恼？,诸葛亮经过几个轮回的投胎做人，仍改不了凡事躬亲的习惯，最近一次，因为村里把地都租给外商办厂了，已无地可耕，于是应聘进了科陆电子XX分公司做经理，但老习惯依旧没变，为了提高管理水平，公司派他出去参加一个管理培训，经过两周的管理技能训练后，重新回到工作岗位上的诸葛亮急切希望运用新学到的知识和技能。诸葛亮星期一早上上班时，上周末的自我管理训练课依然历历在目。“我原来的管理方法确实需要改进一番！”他想。他离开工作岗位去参加训练之前，就遗留许多问题没有解决。而眼下，分公司里又冒出许多问题亟待解决。,有一个责任目标书的问题老板催促了好几次，诸葛亮也觉得不能再拖下去了。他想：“这又是我采用自主管理方法的好机会。我想他们一定会同意我这样做的。事实上，他们对于自己所做的工作非常明了，由他们自己提出的新的工作任务标准一定比老板所要求增加25%的销售回款还要高。这两天就让他们讨论决策去吧，我也可以抽出时