办公室主任特训第11章：办公室主任工作标准

第三篇 办公室主任工作标准 办公室主任要求标准 办公室主任职责标准 办公室主任工作责任制和方法 第十一章 办公室主任要求标准 第一节 办公室主任的界定与特点 一、办公室主任的含义 1.办公室主任是一种职务名称 办公室主任是一种职务名称，通常是指为本机关、本单位领导工作服务的综合办事机构和秘书工作机构的负责人和行政首长。“办公室主任”作为一种具体职务出现，在我国 时间并不算长，大约起始于现代。在我国，任何一个机关、团体或企事业单位，都有一个为领导工作、机关工作、基层工作和员工服务的办事机构。不同层次的机构，其名称也不相同，中央级和省、部级称办公厅；地、市、县级和较大的企事业单位称为办公室。因而，这些单位的负责人员和行政首长的称谓也就不尽相同，有的称为办公厅主任，有的称为办公室主任，有的则称为秘书长等等。在此，则统称为办公室主任。 2.办公室主任的双重性角色 办公室主任，是一个双重性的角色。既是秘书队伍中的一员，又是秘书队伍的管理者、指挥者。在办公室内部，他是一室之长 ，对办公室全面工作负有领导之责，是“大管家”，对办公室人员的精神状态、工作水平、工作效能、工作作风起着重要作用；对于领导，他是服务员，是“大秘书”、“大参谋”，对于同级领导层的领导工作有着直接的影响。其基本职责是：主持办公室的全面工作；组织本室工作人员积极搞好政务服务；努力完成所承担的各项工作任务；当好领导的参谋和助手。具体来说，主要有如下几个方面： (1)协助领导了解、掌握国家的方针、政策和法律、法规的贯彻执行情况。 (2)经常组织和参与调查研究，抓好信息工作，向领导传递综合信息和反馈各方面的信息，为领导 决策和指导工作提供可靠的依据，协助领导提高决策的民主化、科学化水平。 (3)做好各种会议的组织准备和会议议定事项的催办落实工作。 (4)组织起草、审核各种文稿，做好文字综合和文书处理工作，把好文字关和政策关。 (5)协助领导协调部门之间的意见分歧和工作矛盾，提出相应的解决办法和备选方案。 (6)承上启下，沟通、协调上下、各方面的联系，安排好公务接待和各项活动。 (7)关心群众疾苦，细心体察民情，认真搞好来信来访工作，积极开展机关管理和后勤服务工作。 (8)根据每个时期的中心任务和领导的要求，研究制定办公室的 工作计划和具体措施，搞好机关的思想建设、作风建设、制度建设和业务建设。 (9)加强机关、单位的制度化建设，认真做好机关、单位的安全保卫和保密工作。 (10)完成领导交办的各项任务。 办公室主任要出色准确地履行各项职责，完成领导交办的各项任务，就必须时刻注意提高自己的政治理论水平、文化专业知识和各项业务能力，不断改进自己的工作方法和工作作风、努力提高工作效率，并通过自己的“领头兵”的作用，引导疏通，调动各方面工作的积极性。 二、办公室主任工作的特点 办公室 (厅 )主任工作 特点是指办公室主任工作区别于其他职位工作的特殊本质。只有透彻地了解某项工作的本质特点，才能更好地掌握其活动规律，才能做好这项工作。依据国家有关政策、法律规定和室主任工作的实务，办公室主任工作的特点主要是： 1.政治性 办公室主任在协助领导贯彻国家的路线、方针、政策方面，负有重要的责任。它的每一件工作都与国家的方针政策的贯彻落实有着密切的联系，具有很强的政治性。无论是向上汇报情况，对下传达领导意图，起草各种文件，还是接待群众来信来访，办理各种具体事物，无不体现国家的路线、方针和政策。 2.辅助性 办公室主任工 作的基本职责是当好领导的参谋和助手。依照机关工作的重大事情而言，办公室主任只有根据领导的意图、指示和决定办事，而不能越俎代庖；他们可以向领导提出解决问题的意见和方案，但也只是在领导经过研究决定采用后，才能下达执行。这种辅助是不可缺少的。 3.服务性 办公室主任工作不能脱离领导工作而独立存在，它的一切工作都是围绕领导工作展开的，都是为领导工作服务的。 4.综合性和全面性 办公室工作涉及四面八方，既有政务，又有事务；既有政治、经济，又有教育、科学、文化、卫生，具有很强的整体性和综合性。作为领导的助手和参谋，凡是 领导抓的工作，办公室主任都要了解、辅助；其他机构不管的事，办公室主任也应主动地加以协调，提出改进意见，供领导参考，这都体现了办公室主任工作的综合性和全面性。 5.机密性 办公室主任直接或间接为领导决策提供咨询、参谋服务，接触的事物较多，具有很强的机密性。因此，凡是没有公布的国家方针政策和领导的意图，决不可提前向无关人员透露；工作中的重要情况，各种保密性的数字，人事的任免、调动、安排，处理意见，在公布和实施之前，也不得向任何人泄露。同时，办公室主任要经常督促、教育所属工作人员，要严守组织机密，维护组织利益，在 工作中和生活中模范地执行国家的有关法律、法令，养成保守机密、守口如瓶的习惯。 第二节 办公室主任基本要求和条件 一、办公室主任工作的基本要求 办公室工作和办公室主任工作的性质和任务，就决定了办公室主任工作的基本要求。即：准确、及时、保密、落实。 1.准确 准确是办公室主任工作的基本要求的首要一条。办公室主任协助领导决策，协助领导对下级机关和下属单位实施正确的领导，首先必须掌握准确的情况，这是正确决策的前提和基础。在承办、管理具体事务时 ，办公室主任更应当做到准确无误，不得有丝毫的疏忽大意。如，办公室主任在制发文件、审核文稿、督促检查、接待上级机关和平行单位来人、来访时，必须力求准确。数字要准，时间要准，概念要准，名称要准，否则，就会误时误事，贻害无穷。 2.及时 及时就是办事办文不拖拉，讲求效率。它既是办公室工作的最基本要求，也是办公室主任工作的最基本要求。时间就是金钱，效率就是生命，没有及时，就没有效率，就会贻误领导工作。所有办公室工作都必须牢记这一点。凡是应当办理的工作事项，都应当按照领导要求，迅速办理，不拖拉，不怠慢，真正做到今日事 、今日毕。 3.保密 办公室主任每天都要接触大量的文件、材料。其中很多都具有一定的机密性，并且越是高层机关，其机密文件和材料越多，往往越容易习以为常，放松机关的安全保卫和保密工作。因此，办公室主任一定要认真做好保密工作，要建立严格的保密制度，配备适量的保密工作人员，提醒或协助领导定期做好保密工作，经常进行保密教育。要教育每个工作人员增强保密观念，严格遵守保密守则，不该说的机密绝对不说；不该问的机密绝对不问；不该看的机密绝对不看；不该记录的机密绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公 共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传送机密事项；不携带机密材料游览、参观、访友和出入公共场所等等。 4.落实 办公室主任的大部分工作尤其是事务管理性的工作都很具体，有的还相当琐碎。如为各种会议安排食宿和大小会场；为领导下基层调研安排交通工具；为从事各种工作的人员准备、供应办公用具；接待上级机关和平行单位来人、接待群众来访来信；安排本单位值班、保卫、通讯联络等工作事项，都需要办公室主任作出妥善而又周密的安排，狠抓具体落实，落实到单位， 落实到个人，并及时进行督促检查。对于那些参与领导决策的政务性工作，办公室主任也应当狠抓落实。当领导作出正确决策或决定后，办公室主任要组织人员认真学习、领会，并采取切实有效的措施具体贯彻、落实。 二、办公室主任工作的基本条件 做好办公室主任工作的条件是多方面的，既有主观的条件，又有客观的条件；既有内部的条件，又有外部的条件；既有直接的条件，又有间接的条件。概括地说，主要有如下四个方面： 1.要有得力的领导班子和素质较高的管理队伍 为适应办公室工作和领导工作的需要，配 备强有力的领导班子。同时，要注意领导班子结构的合理化，要形成一个知识结构互补、专业结构配套、气质结构协调、年龄结构合理的坚强有力的领导集体。办公室的所有工作人员，除具备较高的政策水平、较为丰富的文化科学知识和较好的体质之外，还应当做到：业务娴熟、思想敏锐、作风正派，要具有创新的精神和求实的勇气，锐意改革，勇于创新，埋头苦干，认真负责。 2.要有合理的组织机构和规范、科学的工作程序 要从办公室主任工作和领导工作的实际需要出发，合理地设置、调整机构，要明确分工职责，充分发挥各职能部门的作用，使每个部门、每个工作 人员各司其职，各尽其责。要改变单纯凭经验和惯例办事的做法，使内部运转方式和管理方法建立在科学的基础之上。对过去长期积累下来的经验以及相沿成习的工作程序和方法，应当根据新形势和新任务的要求加以重新认识，从而形成一套规范化、科学化、制度化的工作程序和工作方法。 3.要有灵敏的信息传递渠道 各级各类办公室主任都应当加强信息网络建设，强化信息工作职能，建立、健全灵敏的信息沟通渠道，为领导决策提供全面、及时、准确的信息。同时，要完善信息管理体系，加强信息沟通，切实改变传统的单凭经验和惯例办事的工作方式、方法，实行科学 化管理，真正形成一个点面结合、纵横交错的信息网络和畅通的信息环流渠道。 4.要有良好的办公条件和服务手段 做好办公室主任工作，一方面需要办公室全体工作人员要密切配合、互相协作；同时，也不能满足于传统的手工作业方式，而应当随着科学技术的发展，根据财力、物力的宽允程序，配备良好的办公用具，交通工具和现代化通讯设备，以便高质量、高效率地做好服务工作。因此，在可能的条件下，办公室主任在抓好单位、机关日常工作和业务工作的同时，要加快办公手段、服务手段现代化的步伐，一时不具备条件的，也应当努力创造条件，争取尽快配备，以适应领导工作现代化对办公室主任工作提出的要求。 第三节 办公室主任的地位 一、办公室主任在同级领导层中的地位 办公室主任在同级领导层中所处的位置，它是办公室主任职责权限的具体体现。大多数情况下，办公室主任是一个双重性的角色，他既是领导层的一个成员，又是对领导层集体主要负 服务责任的工作人员；既是领导决策的辅助者，又是决策的承办者、执行者。办公室主任在同级领导层中地位集中地体现在办公室主任在同级领导层中的任职情况。 办公室主任在同级领导层中的地位，具体体现在以下三个方面： 1.“辅助者”的地位 从领导者的决策功能看，他处在“辅助者”的地位。 决策，是各级领导者的基本功能，而决策的全过程一般都与办公室主任密切相关。决策选题，主要领导往往预先与办公室主任沟通、协调决策论证，办公室主任要负责组织一些调查研究，汇集信息，为领导决策提供参考依据；决策实施，往往需要办公室主任向有关部门传 达，并给有关部门以帮助，同时，在决策实施过程中，办公室主任要及时掌握并向领导反映进展情况，以利领导者进行指导、控制。 2.“承办者”的地位 从决策的执行情况看，他处于“承办者”的地位。 这一地位是众所公认的。各级领导层中的主要领导者当然要经常地、直接地处理一些问题，自己动手办一些事情。但是，他们在处理公务时，不可能事必躬亲，更多的是“交办”，而不是“亲办”；是“转办”，而不是“直办”。在这方面，办公室主任则是日常工作中最便利、最主要的“交办”、“转办”的承担者，无论是领导层的集体决议，还是主要领导者的个人意 见，一般都需要由办公室主任具体负责向有关部门、有关人员传达，或者直接组织落实。 3.“代理者”的地位 对于决策之外的一些日常具体事务，他还处在“代理者”的地位。 办公室主任除辅助领导决策外，还要处理大量的日常具体事务。比如，接待一般性、礼节性的来访，会见一般的客人，参加一些不太重要的活动，或者领导不在单位时的一些具体工作、事务的安排等等。有时，办公室主任还可以受领导之托，代理领导处理一些问题；对一些时间性较强而又不是特别重大的问题，可以当机立断。“先斩后奏”。有人把办公室主任戏称为所在党政机关的“内当家”， 虽不准确，但也从某一方面描述了办公室主任在领导层中的地位。 总之，对办公室主任在同级领导层中的地位可作如下概括：既是领导层的一个成员，又是对领导层集体主要负服务责任的工作人员；既是领导决策的辅佐者，又是主要决策的承办、执行者；相对于领导层的主要成员来说，在“大事”上，他是责任的“轻负者”；在“小事”上，他是责任的“重负者”。 二、办公室主任在本办公室中的地位 办公室主任在本办公室中处于领导位置，是办公室日常工作的主持者、组织者和指挥者。办公室主任在本办公室的领 导位置，具体表现在以下三个方面： 1.“主持者”的地位 在日常工作中，他处于“主持者”的地位。 办公室是综合办公机构，担负着繁杂的工作任务，其日常工作的开展，均须办公室主任提议或同意。办公室各项工作进行的方向、方法是否正确，所取得的效果如何，均由办公室主任主要负责。在办公室中，主任处于责大权重的地位，有些事情需要他组织办公室领导成员集体研究决定，有些事情则可由他本人拍板、决断。当然，也有的办公室主任把办公室日常工作交由一名副主任主持，自己则处于指导帮助、督促检查的“间接主持”位置，以较多精力协助领导层谋断大 事，这也并没有改变其“主持者”地位的实质。 2.“组织者”和“指挥者”的地位 在办公室要完成各项工作任务时，他处于“组织者”和“指挥者”的位置。 办公室工作具有点多、面广、线长的特点，除做好日常工作外，还要承办领导交办的临时任务和其他任务。如何保质保量地按时完成任务，就需要办公室主任精心组织、统筹指挥。在实际工作中，办公室主任通常将一些工作交由副主任具体指挥，自己则统筹全局、把握方向。这属于管理方法和领导艺术问题，并没有导致“组织者”和“指挥者”位置的变化。 3.主要管理者的位置 从人事管理的角度看，办公室 主任居于主要管理者的位置。办公室一般都下设若干处、科、组，有一定数量的工作人员。举凡工作人员的考试录用、考核奖惩、流动调配、职务职称评定等事项，一般均须集体民主讨论，最后由办公室主任定夺；办公室能否实现人尽其才、物尽其用，工作人员精神状态、工作效率如何，办公室主任负有不容推脱的主要责任。 总之，办公室主任在办公室内，是日常工作的主持者、战斗指挥者及人事管理者，处于关键的位置。 三、办公室主任在同级各职能部门中的地位 1.“中介者”的地位 在职能部门与领导 机关的联系上，办公室主任处于承上启下的“中介者”地位，领导机关要了解各业务部门的工作情况，向职能部门发指示、提要求；职能部门向领导机关请示问题、汇报工作，往往都需要办公室及其主任给予“中转”。办公室主任一方面要组织力量把领导的决策、指令下达给各职能部门和基层员工；另一方面又要把大量的情报、信息上报给领导，确保上下左右之间的联系畅通无阻。在承上启下的过程中，办公室主任起着“总调度”和“中转者”的作用。 2.“协调者”的地位 在各职能部门相互之间的联系上，办公室主任处于“协调者”的重要地位。在现行体制下，一项工 作多部门负责的现象比较普遍；在某些具体问题上，几个职能部门之间发生摩擦和碰撞也并非偶见。对此，办公室主任要主动协助领导进行裁决，协助领导妥善处理好各部门、各单位因认识和处理问题的角度不同而引起的矛盾。同时要负责对领导交办的其他有关问题进行协调。在各职能部门之间的矛盾比较突出、问题较为严重的情况下，办公室主任要及时向领导反映汇报，要在认真听取争议各方意见的基础上，向领导提出可供选择的解决问题的意见和方案，供领导协调、裁决时参考。 从以上两个方面分析办公室主任的地位，可以得出这样的结论：办公室主任处于承上启下、 协调各方的重要地位。他不仅是办公室自身的主要领导者，而且是同级领导层的决策辅佐者、参谋者、承办者和事务代理者，还是同级职能部门的中介者、协调者。作为办公室主任，应当充分认识自己所处的地位，这是做好工作的基础。 第四节 办公室主任的作用 一、参谋助手作用 它是办公室主任的基本作用之一。它贯彻于领导工作的各个方面和领导决策的各个环节。作为领导机关“参谋长”的办公室主任，其参谋助手作用日益突出。办公室主任的参谋作用主要表现在以下三方面： 1.协助领导制定好工 作计划，安排好工作布局 机关、单位的工作计划和工作布局，是整个管理工作的总体部署，具有全局性的指导意义。各业务部门的工作计划和工作布局，必须与总体计划、总体布局相一致。因此，在制定工作部门计划时，必须经办公部门统筹协调，使之相互衔接、相互配套。而这一任务，通常是在有关领导的亲自主持和办公室主任的具体领导下完成的。 2.辅助领导决策 (1)在领导决策前，办公室主任要组织有关人员做好准备工作，收集决策所必需的信息，提供决策依据和可供选择的参考意见。 (2)在决策执行过程中，办公室主任要通过调查研究，收集和整理各 方面的意见和反映，协助领导搞好跟踪反馈，保证领导决策意见顺利地贯彻落实，或根据客观变化了的形势提出补充、调整意见。 (3)在决策贯彻落实后，办公室主任要组织有关人员及时做好总结工作，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况、可供借鉴的典型经验、需要解决或注意的某些问题，并提出继续完善的建议和措施。 3.把好文件的筛选、审核关 (1)在办文工作中，对需呈送领导批示的文件，办公室主任应组织人员认真研究，提出参考性的处理意见，最好提出两种以上的意见供领导抉择。 (2)在文件审核过程中，对部门意见不一致的内容，办公室主任要 在做好协调工作的基础上，提出供领导参考的处理意见或方案。 二、信息咨询作用 现代科学管理的实质就是：依据及时、准确、全面的信息，适时作出科学决策，借以对整个系统进行适当调整和控制，以期达到预定的目标。办公室主任的信息咨询作用体现在领导活动的各个环节和各个方面，它在领导工作过程中起着极其重要的作用。 1.通过信息的收集、整理、加工、利用，提高领导的科学管理水平，为领导正确判断和科学决策起参谋作用。 2.通过信息传送，使下情上达、上情下达，为密切党群、政群关系起桥梁作用。 3.通 过信息沟通，情况交流，可以及时了解“左邻右舍”的情况，对领导部署工作起启迪作用。 4.通过信息咨询，能够帮助领导及时发现问题，并为这些问题的解决提供可资借鉴的参考方案。 三、联系协调作用 它也是办公室主任的基本作用之一。决策是领导者的基本功能。在领导进行决策时，有许多工作是需要联系协调的。由于办公室主任处在管理系统的中枢部位，因而决定了其在领导决策中具有联系协调的作用。这种作用主要体现在三方面： 1.对领导成员在决策中的联系协调 在决策方案制订出来之前，领导班子中的每个成员对 同一方案的意见不可能完全一致，有时还可能是相差甚远。办公室主任在领导决策之前应及时沟通情况，尽量避免领导成员之间由于互不通气而带来的各种问题。如果在决策作出之前，了解到领导成员对同一决策看法不同或意见分歧较大时，办公室主任就应很好地发挥其中介作用，疏通信息，并尽可能地做些解释工作，或者将情况向主要领导汇报，建议推迟决策时间，待领导成员意见一致或基本一致时再拍板定夺。随着决策民主化、科学化进程的推进，各级领导愈加注重通过群体思维作出决策，办公室主任的联系协调作用也就显得愈加重要。 2.与智囊机构和人员的联系协 调 领导与智囊机构和人员之间，并不总是直接接触。在很多的情况下，办公室主任正是沟通智囊机构和人员的桥梁，有些办公室主任本身就是智囊机构和人员的“首脑”和“联络员”。领导者的很多决策、指令或研究课题正是通过办公室主任下达给智囊机构和人员的，而智囊机构和人员的研究情况、意见也多是通过办公室主任反馈、报告给领导人员的。 3.与上下左右部门搞好联系协调 办公部门处于承上启下，联系内外，沟通左右的立体信息网络的中心，这样有利的位置，为办公部门承担协调工作提供了方便条件，决定了它必须而且可能从全局出发处理问题，协调各方 面的关系。在同级部门之间，办公室主任与各职能部门的首长虽是平行关系，但由于其特殊的位置，决定了办公室主任应当主动承担起联系协调上下左右部门之间关系的重任。这既是领导决策工作的需要，也是办公室主任联系协调作用的具体体现。 第五节 办公室主任的工作原则 一、实事求是原则 实事求是原则的基本要求是：办公室主任的工作，无论是协助领导决策，还是办理具体事务，都要以客观现实为基础，一切从实际出发，理论联系实际，把客观存在的事物作为观察和处理一切问题的根本出发点，并 勇于在实践中坚持真理，修正错误。为此，就要求办公室主任在工作中做到： 1.坚持客观地、全面地看问题 办公室主任在为领导决策提供情况时，在处理日常事务时，不能从脱离实际的主观愿望出发，或用事先想好的框框去套，而应当从实际出发，如实反映它的本来面貌。 2.注重调查研究，按客观规律办事 办公室主任的工作应当建立在全面、准确地掌握客观情况的基础上，建立在深入调查研究，发现和掌握客观事物的规律的基础上。在实际工作中，要严格按客观规律办事。 3.理论联系实际，加强理论修养 办公室主任的工作头绪繁多，十分复杂。从实际出发 并不是简单的就事论事，不能满足于片面的事实，表面的现象，而应当对实际事物的全局和本质作科学的概括，以理论为指导来提高自己分析、解决问题的实际能力。 4.加强性格修养 办公室主任的工作点多、面广、难度很大。坚持实事求是的原则，有时会遭到误解、非议，有时可能会得罪人甚至会得罪顶头上司。在这种情况下，办公室主任应该要有无私无畏的精神，坚持实事求是的思想和作风。因此，加强心理锻炼，这是办公室主任在为领导决策服务中进行卓有成效工作的重要保证。 二、效率原则 办公室主任工作的效率原则的基本要 求是：办公室主任的工作，要紧密围绕每个时期的中心任务和领导机关、领导者的具体要求，力求准确、及时、快速、高效地完成领导机关和领导者交办的各项工作任务，获得最佳经济和社会效益。为此，办公室主任在工作中要着力把握好如下几点： 1.准确 办公室主任应当明确：每提供一个数据、一个信息、一个情况都必须准确无误，“差之毫厘，谬之千里”，将会给领导决策造成重大损失。 2.及时 没有及时，就没有效率，就会贻误领导工作。要经常告诫自己并督促有关