货代单证操作流程.doc

.货代单证操作流程1.接受到客户的订舱委托书，按照客户的要求的船期和箱型去船公司订舱。等船公司出了箱号以后，给客户出入货通知（写明船名航次，提单号，场站地址和联系人，注明客户在什么时间以内把货物运至场站）。如果客户要求货代找车，请联系好车队，并和客户确认好陆运的价格，把入货通知传真给车队的师傅，安排好时间，请车队师傅去港口背向去客户工厂装货。2.报关：要求客户提供正本的报关委托和核销单，箱单，发票，与客户核实好商品的品名，HS编码，企业在海关所录入的10位数编码，货物件重尺等规格。3.报检，要求客户提供正本的报检委托，箱单，发票，和销售合同书，等客户工厂验货后出通关单。安排通关 4.在开船以前和客户确认提单。5.在船开以后给客户传真费用明细，让客户确认回传6.要求客户付款买单。有的客户买单的时间比较急，请和客户沟通好时间，防止影响客户的交单 操 作 规 范一.订舱1.业务将资料明确填写在业务作业单上后交给操作主管，由主管进行登记。主管再将单证派发给各操作员手中。资料要求业务填写数据明确（除浮动部分），不得擅自更改，在开船前确定费用，。2.如果舱位、价格方面出现问题,应及时反馈给主管及业务员。3.在舱位紧张的时候,可向船东先预定舱位。二.请派1.接到船东放箱后,及时传真给拖车请派,冷冻柜要提前联络柜检单。2.在请派单上体现的到柜时间要比客人要求的提前半个小时。 3.如果是长途的客人,必须向客人提供司机的手机号码以便联络。4.如果一个工厂同时装几个货柜的，要传真给工厂船名航次，提单号，港口及柜号。5.和工厂保持联络到柜时间,若未及时到柜的,要及时查明原因。6.在装柜过程中产生额外费用的,在确认无法申请后，要告知业务员。由业务员决定如何向客人收取。三.单证1.客人提供资料后,应立即制作有我公司格式的提单样单给客人确认，以客人的OK件再和船东确认提单。2.操作员必须根据OK件先和船东核对提单无误后再发给客人。发到其他公司的传真应一一确认是否收到。3.操作员在向外勤分配单证时,要告知单证的轻重缓急。单证必须在几点送达，如果因特殊原因，不能按时送达的，交给主管进行调整。备注：二程（中转）船期的跟踪及反馈，如果遇到特殊情况应及时应对。每个月各家船公司的船期更改也要及时反馈。四.费用结算1.操作员在确认此票装船后,根据船东的费用单,在开船后一天之内请款,经过主管审核无误后,交给财务。船公司运价尽量由商务部掌握，由操作主管与船公司相关业务人员沟通价格事宜。2.因冷冻柜的制冷费用问题,操作员要及时向相关的拖车公司索要费用以便核对。3.操作员在开船后一天之内要把DEBIT NOTE和我司的货代提单发送给代理。4.除了和我公司有月结协议的客人,其他客人一律要所有费用结算清楚后退还核销单。5.操作在下班之前要把第二天早上付款的请款单交给主管。为第二天的操作争取时间。货代单证的具体操作流程（海运）走海运时, 把货及invoice, packing list ,booking 交到forwarder仓库,还要拿走一份入仓单, 请问之后要怎样, 入仓单有什么用? 是否还要换什么数据提供给客户? 打制订舱单 1. 订舱单用下货纸根据货主提供的委托单制作。需要填制的项目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKSNOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。 2. 打制完上述内容后，注明运输条款。在订舱单的右上角打上代理人的电话、传真，并加盖代理人方章，送至配载的船公司。 1.单证必须齐全。 货主必须提供的单据有：合同副本（售货确认书、形式发票）、正本装箱单至少一份、正本发票至少一份、正本出口收汇核销单，出口货物如需海关监管条件还必须提供相应证件。 2.如果货主提供的单据已缮制好，可以从以下方面审核： A、合同、委托与装箱单、发票上显示的尺码、重量是否一致。 B、合同、委托与装箱单、发票上显示的金额以及币种是否一致（合同金额不小于发票金额）。 C、合同、委托与装箱单、发票上显示的发票号是否一致。 D、合同、委托与装箱单、发票上显示的合同号是否一致。 E、正本单据不许有任何涂改。 F、合同不能是手写，否则用打字机重新缮制。 3.如果货主提供的单据空白，可按下列项目缮制： A、装箱单主要填制的内容为麦头、发票号码、合同号、装货港、卸货港、品名、规格、数量、毛重、净重。 B、发票主要填制的内容为唛头、合同号、发票号、装货港、卸货港、货物描述、数量、单价、总价。 转报关单据 接到船公司集港通知后，取回下货纸。在集港前一天下午3时前，电话同港务局货运科做集港计划，制下货小条（一式三联）。 A、转至报关行的单据有，装箱单、发票、合同、委托报关协议、报关单、下货纸、联系单（一式两联）、海关监管条件涉及的证件，上述单据各1份。 B、编号为1、2、3的单据必须由货主提供。 C、委托报关协议（副本也可以），用规定格式加盖出口单位公章，填上相应内容。 D、下货纸。在前述订舱单的基础上，在相应的位置补充船名、航次、提单号，货物描述需用中文加以标识，报关只需提供装货单收货单留底联，每一联的右上角都应加盖代理人方章。下货纸装货单应盖有该条船船代的签章。 E、联系单。联系单是代理人与报关行联系的单据，上面列明代理人转给报关行何种单据及份数，将单据转至报关行前，应填好一式两联的联系单，单据转至报关行后，其中一联应有报关行相关人员的签字，以备存档。 F、合同、装箱单、发票、报关单、许可证、商检证转至报关行前应有留底。确认提单 A、缮制提单前应注意货主有无特殊要求，一般情况下，货主都会在委托中注明。 B、如要求在提单中显示SHIPPED ON BOARD签单时，应注意上、下签章（其中之一应签在SHIPPED ON BOARD 旁边）。 C、如果涉及倒签、预借，应事先与船公司确认好是否能接受，如果可以接受，应填制好保函传真给货主，让其加盖公章，返回后再由代理人提供给相关船公司。 意见如下： A. 如货代代理报关或接受委托报关，则需提供正本出口收汇核销单，否则，货代则不需要货主的出口收汇核销单。 B. 发票的金额可以大于合同的金额。因为进出口合同中普遍存在溢短装条款，除非合同中无此条款或客户L/C中明确规定如实际走货金额大于合同金额则拒付。 3. 船公司一般不做拼箱货,是由专门的拼箱公司操作,将各个货主的货物拼在一个柜再向船司定舱.拼箱公司和船司定舱是以CY-CY的条款,而货主与拼箱公司定的是“CFS-CFS”“LCL-LCL”条款.船司只出具一套提单给拼箱公司,不会出具多套以“CFS-CFS”条款的提单给直接客人,拼箱公司再签发自己公司的货代单给客人.故拼箱货无船东单可言,只能默认拼箱公司所签发的提单为船东单。拼