证照管理规定.doc

.证照管理规定部门行政部主题证照管理制度负责人生效日期起草人审核人批准人制度编号1、目的 证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，关系到公司正常的经营管理活动的开展，为防止意外事件发生，规避风险,规范公司证照管理，明确证照管理权限和使用。2、适用范围 本制度适用于廊坊总部，分公司以此制度为参考。3、权责 3.1人力资源部负责公司劳动部门、社会保险等往来对接单位证照的申报、登记、变更、年审及注销工作。 3.2财务中心负责公司工商、税务等往来对接单位证照的申报、登记、变更、年审及注销工作。 3.3行政办负责公司证照的监管。 3.4各部门（中心）必须按证照管理规定正确使用公司各种证照。4、具体规定 4.1证照管理范围:证照包含营业执照、批准证书、税务登记证书、组织机构代码证等公司经营运转中的各类证件。4.2证照使用的申请程序（见附件1）4.2.1申请人到行政处填写证照使用登记表（见附件2）。4.2.2经部门负责人审核，常务副总批准，行政处办理使用登记手续后，方可使用。4.2.3证照如需外携带出公司的，必须填写证照外借申请单（见附件3），注明使用范围、使用时间、正本或副本、复印件份数等要求，行政根据批准意见准备证照，并要求申请人签领，如有复印件，必须在复印件上盖“复印无效”字样，防止员工在外从事非法等损害公司利益的行为。4.3 证照的使用范围4.3.1公司对外发生经营业务联系时使用。4.3.2证照年审、延期、变更及注销时使用。4.4 证照的管理规定4.4.1公司的证照由行政统一管理。4.4.2 行政应及时登记证照的管理台帐，包括企业名称、住所、注册资金、企业类型、注册号、使用期限等。4.4.3 申请人必须在指定归还的时间内归还，如不能及时归还应向行政说明原因。4.4.3 未经批准，任何员工不得随意翻动、复印、外借公司证照。4.4.4 员工不得擅自使用公司证照进行各种担保。4.4.5 各部门在办理证照申报、注册、年审办理后，必须统一交接给行政办归档保管。4.4.6 各种证照要分类归档，归档的资料必须齐全完整，并且要复印全套资料随证照原件一并归档保管。4.4.7保管人必须妥善保管公司证照，如有遗失，必须及时向常务副总报告。4.4.8 保管人必须严格按照证照管理规定正确使用证照，不得擅自使用。4.4.9 保管人离职的，必须将证照移交给常务副总指定的员工，不得随意转交给他人保管。4.4.10 因保管人无法正常履行证照保管义务时，必须书面授权予以他人保管。书面授权必注明授权的证照名称、授权起止时间、授权行驶的内容。4.4.11 证照到期、年审、遗失、注销的，保管人必须填写证照办理申请单（见附件4），经常务副总批准后，提交相关部门办理。4.4.12经确认作废的证照，由保管人提出报废申请，填写证照报废申请单（见附件5），经部门负责人、常务副总批准后，由行政部消毁。4.4.13凡违反本规定者，一经发现，视情节的严重性每次扣款10-200元不等。给公司造成重大损失者，立即开除并移交公安机关处理。5、本规定最终解释权归行政部，此前与本规定相冲突者，均以本规定为准。6、本规定自文件发布之日起正式生效执行。7、相关附件： 附件1：证照使用流程图附件2：证照使用登记表附件3：证照外借申请单附件4：证照办理申请单附件5：证照报废申请单 廊坊市鑫记元航空保洁服务有限公司行政部 年 月 日否是否分管副总审批部门负责人审核申请人填写证照使用登记表注：重要证照指公司工商类证照原件，如营业执照、税务登记证、公司章程等。普通证照指行政类的文件等。证照使用流程图 表格编号批准审核起草人生效日期流程负责人主题部 门附件1：行政处填表登记借出结束附件2：证照使用登记表序号使用时间使用人外联单位名称用途证照名称数量审核批准原件复印件附件3：证照外借申请单借用部门借用人联系电话证照全称借用期限年月日时至年月日时止用途实际归还时间年月日时随同人员签名部门负责人： 常务副总：附件4：证照办理申请单证照全称申请部门办理类别延期( ) 变更( ) 新办（ ） 遗失( )