《备忘录和电子邮件》PPT课件.ppt

备忘录和电子邮件,MemorandumsE-mail,什么是备忘录,备忘录是一种记录以备忘的简易公文，它是公司内部各部门之间广泛使用的一种书面联系手段，主要用来传递信息，提醒督促对方或表明自己的看法。较一般的信函它更加普遍。,备忘录的内容可以分为以下几项,标题Title收件人To发件人From事由Subject/Re日期Date文件号或查阅号FileorReferencenumber正文Body附件Attachment副本抄送标志:c(copy)抄送Cc(carboncopy)副本印送pc(photocopy)复印本送附言Postscript,注意事项,书端部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的相同。收文人（或收文单位）的姓名、头衔、地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。,称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用DearSir，对政府官员可用Sir.,“事因”一项目前采用得较少。它可放在称呼语之前，也可放在其后，前面可加Re或Docket，Subject.如果此项写在称呼语之前，多从左边的顶格写起；若放在称呼语之后，一般写在信笺正中。它多采用不完整的句子，只需很少几个词，甚至一个词，目的在于使收文人对文中的主要内容一目了然，便于及时处理。,正文、结束语和署名等项与一般信件的格式相同。,MEMODate:Sept.20,2005To:Mr.FangLeiDirectorofTechnicalDept.,theChinaConstructionBankofQingdaoBranchFrom:CreditandLoanDepartmentRe:ComputerIwouldliketoremindyouthatourofficeisinneedofanewcomputertocopewiththeeverincresingbusiness.IsincerelyhopethatitwillbepossibletobuyaCompaqcomputertomeetoururgentneed.Regards.,备忘录日期：2005年9月20日致：房磊先生中国建设银行，青岛市分行技术部经理自：信贷部关于：电脑我想提醒您，我们办公室需要一台新电脑以应付日益增加的业务，我们诚挚的希望能买一台康柏电脑以满足我们的急需。,Directions:Youareanactivememberofthestudentnewspaper.Thenewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Writeamemothatwillappearinthenewspapernextweekdescribingthepositionavailable.Youshouldwriteabout100wordsonANSWERSHEET2.,Date:Octobor10,2005To:AllstudentsFrom:A.ButtleSubject:JournalistPositionAvailablefortheSummerSemesterThestudentnewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Applicantsshouldcurrentlybestudyingattheuniversity,andshouldpreferablyhaveatleasttwoyearswritingexperience.Thesuccessfulapplicantwillbeexpectedtowritetwoarticleseveryweekonhappeningsinthecityandoncampus.ThepositionwillcommenceattheendofMayandwilllastthroughtotheendofAugust.Thesalaryforthepositionisnegotiableandwillbebasedonexperience.Ifyouareinterested,pleasesendyourresumetothecampusnewspaperoffice.,日期：2005年10月10日致：全体学生自：A.巴特尔事由：夏季学期记者招聘学生报正在招聘夏季学期的记者。条件是应聘人应是本校的在校生，最好至少有两年的写作经验。被聘者将每周写两篇关于这个城市和校园的报道。工作是从五月底开始，一直持续到八月底。工资待议，且会以其经历为依据。感兴趣者，请把你的简历寄到学校报社。,电子邮件,随着电脑走进千家万户，一张无形的巨网也悄然织起。这就是Internet（因特网，国际互联网）。一旦连接了Internet，信息传递就成为一件非常轻松惬意的事情。在网上最常使用的服务就是E-mail（电子邮件，electronicmail，常缩略为E-mail，e-mail或email），这是因为电子邮件不但使用方便、传播快捷、可以一信多发，而且价格十分低廉，特别适合国际间的交流。,e-mail的写作要领,首先，必须在标题（Heading）栏的收件人（To）框中输入收信人的E-mail地址。主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。主题框的内容切忌含糊不清。像Newsaboutthemeeting这样的表达，应改为Tomorrowsmeetingcanceled。,一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写，如：NewE-mailAddressNotification。视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!,E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。如：Tommy，或者Mr.Smith。,E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。常常只须一个词，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerelyyours或Bestregards。称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。,在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩略词，如：duwnt2goout2nite：Doyouwanttogoouttonight?lol：Laughingoutloudoic：Oh,Isee.mte：Mythoughtsexactly.brb：Illberightback.cu2morrow：Seeyoutomorrow.fanx4urelp：Thanksforyourhelp.gr8：greatbtw：Bythewayimho：Inmyhumbleopinionasap：Assoonaspossible.,另外，网友们为了给枯燥的文字加入感情色彩，还创造了一种表示感情的小符号，英语叫smiley.如：-）代表Imsmilingatthis，：-（代表Imsadaboutthis。上述缩略词和