物业管理采购控制程序.doc

物业管理采购控制程序1 目 的对服务过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。2 范 围适用于对服务所需的原辅材料采购、承担服务项目分包合同的服务项目供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价和控制。3 职 责3.1 管理部a. 负责按公司的要求组织对供应采购物资及承担分承包合同的供方进行评价，编制合格从主名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。b. 负责制定采购计划，执行采购作业。c. 负责审批日常服务分承包合同。3.2 管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。3.3 采购物资、接受服务的相关部门质量检查员负责对采购物资的质量进行检测，对供方提供的服务质量进行监督。4 程 序4.1采购物资4.1.1 采购物资分类。管理部根椐对服务质量影响程度分为：a、 重要物资：维修建材、五金、机电及工作服、保安器材、清洁用品等；b、 一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等。4.1.2 采购物资的申请a、 各部门根椐实际情况填写请购单，金额在500元以下的报经理审批，500元以上的由经理确认，报总经理批准。b、 请购单应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。4.1.3 采购实施a、 管理部负责实施采购。对于重要物资，应由合格物资供方名录中选择供方。对于第一次采购的重要物资供方，应与其签订采购合同，明确品名、规格、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；b、 采购前采购员应对采购单核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。4.1.4 采购物资的验证4.1.4.1 对采购的物资可以有如下几种验证方式：a由各部门质量检查员进行进货验证；b由业主或住户在本公司现场实施验证；c由本公司在供方现场实施验证；d由业主或住户在供方现场实施验证。对于后两种情况，管理部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。4.1.4.2 验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。不同的物资根椐检验规程规定不同的验证方式。4.1.4.3 业主或住户的验证不能免除本公司提供合格物品的责任，也不能排除其后业主或住户拒收的可能。4.1.5 采购信息4.1.5.2本公司的采购文件包括：采购计划、采购单、采购物资分类明细表、采购合同及附件等，由管理部保管。在与供方沟通前，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。4.2 服务项目分承包4.2.1 公司物业管理日常服务有如下分包项目：a清洁、排污；b机电设备维修、保养；c绿化；d房屋本体维修、保养；e保安。4.2.2 由公司接受服务的相关部门确定相应分包服务方式报管理部审批，管理部代表公司与供方签定服务项目分包合同，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。4.2.3 对供方服务的验证。由管理部相关人员对供方服务质量进行监督管理，验证方法可包括：a管理部会同接受服务部门对供方服务质量进行验收；b征求业主和住户对供方服务质量的意见。验证方式应在服务项目分包合同中给予明确规定。4.2.4 服务项目分承包的有关信息a供方法人资格证明文件；b服务业绩证明材料；c相关部门提供的服务质量报告；d服务项目分承包合同。在与供方沟通前，应确保规定的服务要求是充分的。上述资料由管理部保管。4.3 对采购物资供方的评价4.3.1 合格供应商的条件a具备持续稳定的合格产品供货渠道；b具有良好的供应物资业绩；c具有质量保证能力的证明（必要时）；d价格合理e服务良好。4.3.2 管理部根椐采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写物资供方评定记录表。对同类的供货物资和服务，应同时选择几家合格的供方以供比较。管理部负责建立并保存合格供方的质量记录。根椐供应物资有服务的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。4.3.3 对有多年业务往来的重要物资供方和日常服务供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：a质量管理体系认证证书；b本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；c本公司及供方其他顾客的满意程度调查；d供方产品或财务的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；e供方的财务状况及服务和支持能力等。4.3.4 对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：a新供方根椐提供的技术要求提供少量样品；b使用部门的质量检查员对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写物资供方评定记录表中相应栏目，反馈给管理部；c样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；d样品验证合格后，管理部通知供方小批量供货，经质量检查员进货验证合格后，交使用部门试用，并由使用部门出具相应试用后的验证报告，并填写物资供方评定记录表中相应栏目，反馈给管理部；e小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表审核、总经理批准后，可列入合格物资供方名录；f零星采购物资供方，质量检查员对其进货验证记录即为对此供方的评价。4.3.5 对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。4.4 服务供方的评价4.4.1 合格服务供方应具备的条件：a、 应在工商部门注册、具有法人资格；b、 有从事过类似服务项目的优良业绩；c、 良好的质量保证能力；d、 有承担相应服务项目的工作条件和实力；e、 服务供方在提供服务之前，应向相关部门提交对分承包项目的服务报告，报告内容必须有分包责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证等。4.4.2 对多年己承担服务项目的供方的评价；a、 根椐4.4.1条款规定的条件，供方应提供充分的证明材料；b、 公司接受服务的部门负责对其相应服务项目供方进行评价，填写服务供方评定记录表，对其服务质量、工作能力等予以评价。4.4.3 对第一次提供服务的供方的评价；a、 管理部根椐服务供方的营业执照、人员素质技能证明材料、市场调查业绩及所提供服务的初次试用，进行供方的初步选择；b、 试用期为一个月，管理部及接受服务的部门对其服务质量进行检查，管理部填写服务供方评定记录表。4.4.4 对所有合格的服务供方应列入合格服务供方名录，报管理者代审核，总经理批准。4.4.5 对合格的服务供方在服务过程中出现的严重不合格，管理部应填写不合格服务通知单，通知服务供方限期改正。管理部应按要求跟踪验证纠正效果，如连续两次仍不符合要求，管理部应报公司相关部门审核，经主管领导批准后，可取消服务供方的资格。4.5 对合格供方的定期复评4.5.1 管理部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写物资供方业绩评定表，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（如质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行4.3.4条款。连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。4.5.2 接受供方服务的部门，每年对长期服务供方进行一次跟踪复评，填写服务供方业绩评定表，评价时按百分制，服务质量评分占60%，按期完成服务评分占20%，其他（如价格、服务态度等）占20%。评定总分低于60（如质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但