XX建筑工程有限公司行政、办公管理制度汇编

XX建筑企业工程有限公司管理制度 2016年度修订XX建筑工程有限公司行政、办公管理制度汇编行政公文处理办法1目的为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，制定本办法。2范围本办法适用于公司所属机关部室及基层单位。3引用文件党政机关公文处理工作条例（中办发201214 号）4管理内容 4.1总则4.1.1行政公文是公司在生产经营管理过程中所形成的具有规范体式的文书；是公司传达党和国家方针政策、请示和答复问题、指导工作、报告情况的重要工具。4.1.2在公文处理工作中，应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 4.2管理机构4.2.1综合部是公司行政公文处理工作的管理部门，主管本公司并负责指导基层单位的公文处理工作；综合部以外的部室及经办公文的人员，应当按照本办法规定和综合部的要求办理公文。4.2.2综合部设专职文秘人员，负责对公文统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。4.3公文种类4.3.1各单位、各部室行文，应当根据隶属关系和职权范围、发文目的、公文内容、行文关系等正确选用公文种类。4.3.2本公司执行国家规定的行政机关的公文十三大种类：命令（令）、决定（决议）、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。4.4公文格式4.4.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。发文机关名称应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。秘密的公文应当在首页上方标明密级和保密期限，其中，“绝密”、机密“级公文还应当标明份数、序号。紧急公文应当在首页上方根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。行文应当有签发人、会签人审批与审核的签名。 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 公文中应当使用全称或者规范化简称、统称。 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 公文除会议纪要和会议通知外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 0成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。1公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 2公文应当标注主题词。上行文按照上级主管部门的要求标注主题词。3抄送机关指除主送机关外需要知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 4文字从左至右横写、横排。4.4.2公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。 4.4.3公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。4.5行文规则4.5.1向下级机关的行文一般不要抄报上级机关。重要行文需要抄报的，由起草人提出，核稿人、签发人审定。4.5.2一般不得越级请示和报告。除领导个人指定索要的公文外，不得直接送领导个人。4.5.3请示和报告必须严格分开，不得在报告中夹带请求指示或批准的事项。4.5.4 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。4.5.5受双重领导机关的上报公文，应根据内容写明主送机关和抄报机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。 4.6发文办理4.6.1发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 4.6.2草拟公文应当做到：符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，语句通顺，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。 人名、地名、数字、引文准确。应当使用国家法定计量单位。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。符合集团公司公文处理办法的规定。4.6.3拟制的公文涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由和意见，报请主管副总经理协调处理或报请总经理裁定。4.6.4公文送公司领导签发前，应当由综合部进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合本办法的规定等。 4.6.5以本公司名义制发的上行文，由公司总经理签发；以本公司名义制发的下行文或平行文，由主管副总经理或总经理签发。 4.6.6公文正式印制前，应当进行认真校对；印出之后，再次核对无误，方可发出。公文发出后，如发现错误，应当及时更正。4.6.7草拟、修改、审批和签发公文，应当使用钢笔、签字笔和毛笔，如果用笔不符合规定和字迹潦草的公文，综合部有权退回。4.7收文办理4.7.1收文办理指对收到的公文的办理过程，包括传递、签收、登记、拟办、分发、传阅、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。 4.7.2收到上级机关下发或交办的公文，统一交综合部登记，报送公司领导批示后，转交有关部室办理。4.7.3承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时将公文退回综合部，并说明理由。4.7.4公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管副总经理协调处理或报请总经理裁定。 4.7.5送交有关部门办理的公文，综合部负责催办。主办部门应当及时并实事求实地向公司主管领导和综合部反馈公文办理情况及存在的问题。4.8公文归档4.8.1公文办完后，应当根据集团公司及本公司的有关规定，交由综合部及时整理（立卷）、归档。其它部室及个人不得保存应当归档的公文。4.8.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，便于保管和利用。 4.8.3归档范围内的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，并应当确定保管期限。4.9公文管理4.9.1公文的传阅、复印、销毁由综合部统一管理，复制的公文应与正式印发的公文同样管理。 4.9.2工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、退还。 4.9.3没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别后，综合部部长批准，可定期销毁。销毁时要登记造册，两人以上监销。4.10附则4.10.1本办法自发布之日起施行。4.10.2本办法由综合部负责解释。印信使用管理制度1目的为了保护本公司的合法权益，加强印信使用管理，特做如下规定。2范围本制度适用于公司所有员工。3管理内容3.1公司党务、行政印信管理工作由综合部负责管理。3.2公章（包括领导印章）和介绍信由专人保管，装印鉴和介绍信的柜或抽屉必须及时锁好，以确保安全。3.3使用公章时，严格执行登记审批手续。各单位、各部门人员使用印章时必须由经办人填写印章使用审批单，由经部门负责人签字、主管经理审批签字后，方可盖章。3.4凡以公司名义上报、外发的文字材料加盖公司公章（领导印章）时，需经综合部领导同意及主管经理审批同意，方可盖章。3.5公司印章原则上不允许带出公司，确因特殊情况必须将公司印章带出使用的，应先填写印章借出使用审批单，载明事项，经部门负责人签字、主管经理审批签字、综合部部长签字后，由两人以上共同前往，方可携带使用。3.6印章的保管人施印时应对文件内容和印章使用审批单上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可盖章。3.7开具介绍信时，要认真负责，必须写明联系对象，内容明确、情况真实、印信相符，防止出现漏洞。介绍信应在存根上注明批准人、经办人。任何人不准擅自携带空白介绍信外出办公,若因特殊需要，经公司级主管领导签字批准，方能办理。3.8印信管理人员使用印信时，要坚持原则，严格按国家有关法规和政策、上级和企业规定办事。对发现的问题，除拒绝办理外，还应及时向领导汇报。3.9机构变动时，新增设印信，需向上级主管部门申请办理；对撤消的印信，应及时移交或退回颁发的主管部门。3.10公司级公章由上级主管部门颁发或报上级主管部门批准后，按规定刻制。3.11各基层单位、各部室印章，由综合部按上级规定要求，拟定规格、图案，经公司主管领导批准后，统一由综合部办理刻制。3.12介绍信的规格、式样、编号，由综合部按上级主管部门规定要求确定，由综合部统一办理印刷。3.13各部门因工作需要，印制专用介绍信时，须向公司提出申请，经党委书记或公司主管领导同意后，由综合部统一办理印制。3.14印信的发放，由综合部专人负责登记备案；由各单位使用负责人领取、使用、保管。3.15印章启用和作废，均应登记、留存印模、归档保管。作废印鉴、公章一律退交公司综合部统一处理。介绍信存根，按规定自行保存。3.16本规定与上级规定相抵触时，按上级规定执行。3.17本规定自公布之日起施行。3.18本规定由综合部负责解释。印章使用管理补充规定1目的为加强公司印章管理，规范印章的使用流程，现对XX工程有限公司印信使用管理制度作如下补充规定。2范围 本规定适用于公司所有员工。3管理内容3.1用印严格执行登记审批手续。3.1.1各部门、各基层单位人员使用印章时必须由经办人填写印章使用审批单，经部门负责人签字、主管经理审批签字后，方可盖章。3.1.2公司印章原则上不允许带出公司，确因特殊情况必须将公司印章带出使用的，应先填写印章借出使用审批单，载明事项，经部门负责人签字、主管经理审批签字、综合部部长签字后，由两人以上共同前往，方可携带使用。3.2印章的保管人施印时应对文件内容和印章使用审批单上载明的签署情况予以核对，经核对无误后方可盖章。3.3本规定自公布之日起实施。3.4本规定由综合部负责解释。印章使用审批单印章借出使用审批单 印章使用审批单日 期用印单位/部门用印人签名使用印章名称送报单位份数文件名称和使用事由用印单位/部门负责人审批意见主管经理审批意见备 注印章借出使用审批单借出时间用印单位/部门用印人签名使用印章名称使用事由用印单位/部门负责人审批意见主管经理审批意见综合部部长审批意见返还时间备 注合同专用章管理办法1目的为加强公司合同专用章管理，规范合同专用章的使用流程，规避公司在经营管理活动中的各项风险，维护公司的合法权益。根据相关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。2范围本办法适用于公司所属机关部室及基层单位。3管理内容3.1合同专用章管理部门综合部为公司合同专用章的统一归口管理部门，负责公司合同专用章的刻制、保管及用印等管理工作。3.2合同专用章使用流程3.2.1各部门需要签署合同的当事人，应填写合同会签审批表，经相关部门会签、主管领导及总经理审批同意，凭合同会签审批表并在合同专用章登记表登记后，方可使用合同专用章，合同会签审批表复印件应保存备案。3.2.2特殊紧急事项需要使用合同专用章的，若公司总经理外出，用章人可通过电话或其他方式向领导口头请示批准后，方可用章。事后用章人应补齐用章审批手续。3.3合同专用章使用范围3.3.1合同专用章用于合同的签订、履行、变更、解除或终止等情形，包括在以上过程中与其他各方办理往来文件等手续。3.3.2除法律、法规、政府主管部门另有要求或公司法定代表人、公司总经理批准外，凡是符合规定的属于合同范畴的文件，原则上必须使用合同专用章，不得以行政章、部门章、财务章或其它印章代替。3.3.3除法律、法规、政府主管部门另有要求或公司法定代表人、公司总经理批准外，原则上不能在非合同类文件上使用合同专用章。3.3.4使用合同专用章必须遵循诚信、合法、有效的原则，非经授权或批准，任何人不得在任何文件、单据上加盖公司合同专用章。3.4合同专用章管理3.4.1公司合同专用章实行专人专管制度。合同专用章使用人和保管人必须坚持原则、忠于职守、认真负责，严格按照国家法律、法规及公司有关制度进行管理和使用。3.4.2印章管理员应妥善保管合同专用章，不得遗失、毁损或擅自交与他人使用。3.4.3合同专用章管理员因故请假不在岗时，综合部负责人应指定临时保管人员，并做好相关交接记录。3.4.4一般情况下，不得将合同专用章携带出公司外使用。如确需在公司外使用印章时，必须经公司总经理批准，办理印章出借手续，并由印章管理人员或公司总经理指定的专人到场监印。3.4.5禁止在空白文本或空白合同书上预盖合同专用章。3.4.6合同专用章发生遗失、损毁、被盗等情况时，印章管理人应立即向公司总经理汇报并及时采取补救措施，以声明形式予以作废。3.5凡违反本办法有关规定，造成经济损失的，公司将视情节轻重给予行政处分、经济处罚或解除劳动合同;情节严重，构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任。3.6本办法由公司综合部负责解释、修订，自颁布之日起实行。基层单位、项目部印章管理办法1目的为加强基层单位、项目部印章管理，进一步规范印章的使用流程，从源头上预防基层单位以及项目部印章因使用保管不当引起的经济纠纷，特制订本办法。2范围本办法适用于公司所属基层单位及项目部。3管理内容3.1 基层单位、项目部印章刊刻由基层单位、项目部向公司提出书面申请，经公司主管领导审批同意后，由综合部承办。基层单位、项目部不得违规私刻印章。3.2基层单位、项目部印章由该单位、项目负责人或指定保管人领取，领取人需在基层单位、项目部印章使用范围承诺书上签字并办理领用手续。3.3基层单位、项目部印章应指定专人保管，不得外借；使用印章必须由基层单位经理、项目经理审批并由专人登记。3.4使用基层单位、项目部印章必须由使用人填写印章使用申请单（留档），经基层单位经理、项目经理审批同意签字后方可使用。基层单位、项目部不得违反程序使用印章。3.5基层单位、项目部使用印章必须登记。项目结束时，印章及印章使用登记一并上交到公司综合部封存。3.6基层单位、项目部印章系非经济类用章，不得对外签署合同，仅限于本单位、项目部在工程建设中与业主、监理、设计等单位的工程技术往来文件中使用。严禁在借代、租赁、承揽、买卖、担保、收发材料、材料采购及其他合同、协议等事项中使用。3.7基层单位、项目部印章如发生丢失、损毁或被盗等情况，要及时向公司综合部报告。3.8对于违规私刻印章或违规用章的，公司将视情节轻重分别给予警告、罚款、解除劳动合同等处分；情节特别严重的，公司将追究相关责任人的民事赔偿责任或刑事责任。3.9基层单位经理、项目经理是印章管理使用的第一负责人，因管理使用不当引起的纠纷由基层单位经理、项目经理承担全部责任。3.10本办法由公司综合部负责解释、修订，自颁布之日起实行。 单位（项目部）印章使用审批单 单位（项目部）印章使用登记表 单位（项目部）印章使用审批单申请日期： 年 月 日申请人用印份数用印文件名称申请事由审批人意见审批人签字备注 单位（项目部）印章使用登记表印章名称： 负责人：序号日期用印事项（文件名称）份数经办人备注档案管理办法1目的为了加强公司档案管理，及时、完整地收集整理公司和部门文件材料，全面反映公司历史面貌，更好地为公司生产经营服务，公司对文件材料归档特做如下规定。2范围本办法适用于公司所属机关部室及基层单位。3引用大连港文书档案管理工作指南（2011）4管理内容4.1归档要求4.1.1机关各部室，接到市、集团公司下发的文件及在参加市、集团公司各种会议接到的下发文件要及时交公司综合部，由综合部办理传阅、立卷、归档。4.1.2各部室凡是上报的各种报表、请示报告，及有关材料必须报综合部一份存档。4.1.3凡是形成的文件、材料，归档时有手写底稿的，底稿一律要用蓝黑和碳素墨水书写，如有使用不合格墨水书写的字迹，必须按要求重新书写；归档是打印文件的，必须将纸质文件与纸质文件内容相同的电子文件制成只读光盘，同时交给档案人员办理存档。4.1.4归档范围和整理方法执行连港档字（2003）14号文附件大连港务局归档文件整理暂行规定。4.1.5本公司（含各部门）获集团公司以上授予各种荣誉称号，其奖状、奖杯、证书等要统一交公司档案室保存。4.1.6各部室有关人员应将办理完毕具有保存价值的文件材料，在次年的一月末之前整理移交公司综合部，并写好移交清单一式二份。4.2档案借阅4.2.1借阅文书档案必须是本公司的工作人员，如上级有关部门或外单位借阅时，必须经综合部领导同意后方可借阅。4.2.2借阅文书档案材料必须填写借阅文件登记表。由单位负责人或部门负责人签字、主管领导审批签字后，方可借阅。注明借阅时间，借阅期限一般不得超过一周，确因特殊情况需要延期，需经主管领导审批。4.2.3借阅者要注意保管、保证文件材料不受损坏，严禁在文件上圈划和涂改，保持案卷的清洁。4.2.4借阅的案卷需要复印时，必须经综合部领导同意后方可复印。4.3附 则4.3.1本办法自公布之日起施行。4.3.2本办法由综合部负责解释。对重要文件签发流转及贯彻落实的管理规定1目的为进一步规范公司重要文件在签发流转处理环节上的管理，确保其有效流转及贯彻落实，特制定本规定。2范围本规定适用于公司所属机关部室及基层单位。3管理内容3.1重要文件是指上级机关下发或转发的重要文件、领导的重要讲话、重要的会议纪要、公司和职能部门制定的规章制度、工作流程等。3.2所有重要文件由综合部进行统一流转，实行登记管理。签发流转流程：综合部指定专人负责登记签收在XX内网进行公文流转根据公司领导签批的要求进行流转（内网无法接收的单位，综合部将以纸质形式下发，领取纸质文件的单位要严格履行登记手续）。3.3相关要求：各单位、部门负责人应每天及时上网查收文件，对于第一条所列的重要文件各单位、部门要组织相关人员进行学习、贯彻落实，并形成学习记录，参与学习人员要有签字。综合部将定期对各单位、部门重要文件的贯彻落实情况进行检查，并将其作为绩效考核内容的一部分。3.4本规定由综合部负责解释。3.5本规定自下发之日起执行。对外提供证据的程序规定1目的为了更好地依法履行作证义务，规范公司对外提供证据程序，预防和避免纠纷，制定本规定。2范围本规定适用于公司所属机关部室、基层单位和投资公司。3引用XX有限公司对外提供证据的程序规定（连港企发字2008115号）4管理内容4.1总则4.1.1本规定所称证据，是指能够证明与公司生产、经营、管理等具体行为涉及公司权利义务有关的事实材料。分为书面证据、实物证据、视听资料、证人证言。4.1.2书面证据包括但不限于档案部门保存的所有档案资料文件，各级管理岗位的管理人员保存（含电脑里保存）的文字材料、帐册、表格以及各类合同书、各种票据、各种单证、传真、信函等书面材料。实物证据包括但不限于有形物品或有形物品的照片。视听资料包括但不限于录音带、录像带、电脑软件、光盘等。证人证言仅指公司员工就自己知道的与公司生产、经营、管理以及与公司权利义务有关情况的陈述。4.1.3本规定所称对外提供证据，是指公司各部室、各单位向司法机关、行政机关、仲裁机构、公证机构、其他公司、企业、社会团体、事业单位、律师、公民个人提供的证据。4.1.4本规定所称公司所属单位，是指公司基层各单位和投资公司。本规定所称司法机关，是指人民法院和人民检察院。本规定所称行政机关，是指县级以上人民政府及其所属的各行政执法工作部门。包括但不限于公安、工商、海关、环保、税务机关等。本规定所称仲裁机构，是指各地仲裁委员会及各级劳动争议仲裁委员会。本规定所称公证机构，是指各地公证处。 4.2管理职责4.2.1公司综合部是公司对外提供证据的归口管理部门，其主要工作职责是：确定提供证据范围；接受公司各部室、各单位关于对外提供证据等有关问题的法律咨询；协调因提供证据发生的纠纷；负责各部室、各单位对外提供证据的指导、监督。4.2.2公司各部室负责人、各单位领导是根据公司确定的对外提供证据的程序、范围，做好对外提供证据的主要责任人，负责本部室、单位对外提供证据的相关工作。4.3程序要求4.3.1 对外提供证据，应当遵循依法取证和依法提供的原则，并符合本规定的程序要求：国家各级司法机关、行政机关、仲裁机构因办理案件需要，到集团公司各部室及所属单位调查取证，被调查单位必须依法查验本办案机关的介绍信和本办案机关的2名以上执法人员执法工作证。凡是符合规定的，应当提供。但必须填写XX工程有限公司对外提供证据报告单，报本单位主管领导或本部室负责人同意后提供。凡是不符合规定的，拒绝提供，并说明理由。其他公司、企业、社会团体、事业单位、公证机构、律师、公民个人到公司各部室及所属单位调查取证，原则上不予提供。确因维护公司及所属单位合法权益需要，被调查单位认为有必要时，并且该证据不会引发纠纷或产生不良后果的，可以提供，但必须报本单位主管领导或本部室负责人批准，并报公司综合部确定证据范围，填写XX工程有限公司对外提供证据报告单。若该证据涉及到国家秘密、集团公司和本公司商业秘密的，必须报公司领导批准。4.3.2因办理公证的需要，要求公司及各部室、所属单位提供其亲属及本人档案的，原则上不予提供，若待公证的事实必须的材料从其他渠道无法获取的，而且不损害公司利益的，可以提供，但必须按照公司员工档案查（借）阅规定的程序办理。4.3.3凡是对外提供的证据，不得提供原件、原物和原视听资料。4.3.4本规定不适用于公司及所属单位的委托代理人因办理公司或所属单位的纠纷案件需要，要求公司各部室、各单位提供或出具与案件有关的证据。4.3.5 本规定不适用于司法机关、公安机关为追究刑事犯罪的需要，依法要求提供的与犯罪有关的证据。4.3.6未经同意，擅自向其他公司、企业、社会团体、事业单位、公证机构、律师、公民个人提供了证据，导致公司或所属单位被诉或造成经济损失的，对提供证据的主要负责人和直接责任人员，根据公司的有关规定处理。4.4附则4.4.1公司将各部室、各单位对外提供证据的管理工作纳入管理考核。4.4.2本规定由公司综合部负责解释。4.4.3本规定自下发之日起施行。 XX工程有限公司对外提供证据报告单XX工程有限公司对外提供证据报告单调 取单 位（人）调取人证件名称、号码承 办部 门执 行部 门承 办 部 门负 责 人 意 见调取单位（人）要求调取证据的范围：主管领导意见年 月 日同意提供证据的范围：办公自动化系统应用管理办法1目的为进一步发挥计算机网络优势，充分应用集团已建成的局域网资源，推动我公司办公自动化系统的应用、发展和管理手段的提升，为保障系统的顺利运行和正常使用，特制定本办法。2范围 本办法适用于公司所属机关部室及基层单位3管理内容3.1成立XX工程有限公司办公自动化推广使用领导小组，负责系统的建设、管理、运行、维护及其推广使用。3.1.1组长：公司总经理副组长：综合部主管领导成员：综合部部长、信息管理员、秘书、文书3.1.2领导小组下设办公室，办公室设在公司综合部。负责组织系统建设、维护及协调解决系统运行管理中存在的重大问题，并负责系统的运行与管理。办公室负责系统的日常管理工作，对系统在运行中出现的问题及时协调、处理，对系统运行情况进行总结，制订、完善相应的管理制度。3.1.3各基层单位、机关各部室应共同担负起推广系统、维护系统、利用系统为职工、为企业服务的责任。需要技术支持时，要及时与领导小组办公室取得联系，办公室应及时与有关部门协调、解决，并且有责任及时向领导小组办公室汇总系统运行过程中的需求、发现的问题、改进措施或办法。3.1.4各基层单位、机关各部室要高度重视网络办公应用工作，加强领导，精心组织，及时查询和更新局域网信息，下载有关文件。日常的信息、材料的传递工作要尽量利用网络来完成，实现无纸化办公。该系统投入使用后，集团及本公司下发的所有文件不再以纸质文件形式下发，取代以网络上的电子文件形式传阅和下发。列入机密性的文件不在网上流转，继续采用纸质文件的形式进行传阅和保存。公司领导审批的重要请示，报告等暂时继续保存纸质文件，其余文字材料均可以网络上的电子文件形式进行传递和流转。3.2系统运行管理3.2.1使用方法及规定登录方式：公司机关的计算机通过光纤已形成的现有网络可直接接入该系统，基层单位可通知手机终端接入系统。、登录域名： 使用要求：各基层公司要指派专人使用该系统进行收文管理，必须保证每日一次（9：00时），机关各部室保证每日两次（9：00时、15：00时）查看待处理事务、通知和相关信息，及时进行事务处理或接受确认，保证工作的时效性和效率。如有特殊情况，办公室会另行通知各基层公司和机关各部室，随时上网处理各项事务。机关各部室要及时注意本部门对口的集团上级部室的要求，凡以公司名义上报的材料，必须到办公室来上报，否则按集团有关部室的规定该材料视为未送达。凡以公司名义上报、下发的文件、材料等，必须经过办公室秘书对行文格式的确认后方可上网流转。办公自动化系统是运行在XX网站平台上的，该网站是面向集团职工开放，集团职工可自愿以各种形式参与网站建设，参加网站活动，发表个人见解，但不得攻击谩骂集团公司、集团领导和其他参与者。任何人不得以任何借口阻挠职工合理参与网站活动，不得阻止职工合理参与有关话题的讨论。对不合适的行为，公司办公自动化推广使用领导小组有权进行适当处理。各级领导应对职工的参与予以积极、及时的回应和回复。3.2.2确立责任人制度各基层单位和机关各部室要责成专人负责每日在相关的栏目内查询文件、通知及相关工作信息，要将签收到的文件或通知及时进行通知和落实，保证工作畅通有序。3.3网络保密制度3.3.1各基层单位、各部室和职工负有为企业保密的义务。3.3.2各部门和职工个人要注意安全保密工作，发布的内容必须符合集团公司内部网站规定的内容，不得利用内部网泄漏机密或做非法用途。凡列入机密性的文件一律不允许在网上流转。3.3.3系统登录密码统一为1，为保证使用安全，请及时修改密码。系统登录所用的密码要领导掌握、专人管理，不可随意扩大使用范围，可根据需要随时进行修改。如因密码泄露造成泄密，则追究主要领导责任。计算机管理办法1目的为了进一步加强公司计算机设备的规范管理，提高公司信息建设水平，根据公司实际情况和集团信息化管理工作制度的有关规定，制定本管理办法。2范围本办法适用于公司所属机关部室、基层单位。3管理内容3.1总则3.1.1本管理办法中的计算机设备是指计算机硬件和计算机软件。计算机硬件包括计算机、打印机、扫描仪、网络以及不间断电源等设备。计算机软件包括操作系统和各种应用系统。3.1.2综合部是计算机设备的归口管理部门，负责计算机设备的使用管理、计划与采购管理、以及报废管理等工作。 使用管理3.2.1 综合部对公司新购计算机设备填写固定资产卡片，由使用部门人员按设备清单对实物逐件清点验收并在用户一栏签字。3.2.2 使用人员负责计算机设备的安全和完整。不得擅自拆装硬件设备、更改软件配置、安装与本职工作无关的软件。3.2.3 如工作需要添加非本公司的计算机设备，必须报经综合部同意，在确认不影响现有设备、数据、网络安全后方能进行。3.2.4 计算机设备应专人专用，任何部门或个人不得擅自将自己使用的设备借出或调换使用。综合部按照优化配置的原则，负责公司内计算机设备资源的统一调配。3.2.5 如需将计算机设备搬离办公地点或借给外单位使用，必须报经综合部批准，并做登记后，在不影响正常办公的前提下方可搬离或借出。3.2.6 使用人员在公司内部调动，计算机设备应随本人流动。如不再需要使用该设备或本人从公司离职，应交回综合部。3.2.7 设备需要维修时，使用人员须填写设备维修申请表并做好数据备份，由综合部负责维修。3.2.8 综合部对公司内的计算机设备使用情况进行定期和不定期检查。3.3 计划与采购管理3.3.1 综合部负责计算机设备需求计划和采购计划的编制与执行。3.3.2 各部门根据本部门的计算机设备现状和实际工作需要，于每年10月底前提出下年度的购置需求计划，并报综合部列入公司购置计划。综合部根据各部门的设备现状与需求，于每年11月底前编制出下年度计算机设备需求计划。综合部每年7月份对上半年计划执行情况进行总结和调整。3.3.3 列入购置计划的设备采购，单批次额度在5万元以上（含5万元）的，采用招投标方式；单批次额度在5万元以下的，采用询比价方式。3.3.4 购置计算机设备应选用性价比高、售后服务好的产品。3.4报废管理3.4.1满足下列条件之一的计算机设备，可申请报废：超出正常使用年限，且故障频发的；故障维修费用超过该设备剩余使用价值的；严重老化、性能满足不了工作需要的。3.4.2由使用部门提出计算机设备报废申请，经综合部进行技术鉴定，符合报废条件的，报综合部、财务部、设备部等部门审核。3.4.3经审核后同意报废的计算机设备统一交综合部，由综合部办理实物资产核销后处理。3.5 附 则3.5.1本管理办法由公司综合部负责解释。3.5.2本管理办法自下发之日起执行，原管理办法终止使用。办公用品（设施）管理办法1目的为加强公司办公用品（设施）的管理，使其在管理、购置、发放和使用方面规范化，有利于节约办公经费，特制订本管理办法。2范围本办法适用于公司所属机关部室及基层单位3管理内容3.1办公用品（设施）在企业生产经营活动中，具有不可低估的作用。公司属各部室、各基层单位须本着勤俭节约的原则，精打细算地搞好各种物品的综合利用，降低物品消耗，减少行政开支，使有限的资金，最大限度地发挥作用，促进公司效益的提高。3.2综合部是公司办公所需文件柜、办公桌、椅等办公设施及文具、纸张、印刷制品等低值易耗品的归口管理部门。3.3办公设施的管理3.3.1综合部负责机关各部门办公设施的配置和建帐管理。基层公司的办公设施，原则上由本单位负责解决。特殊情况下，综合部可酌情调剂。3.3.2机关各部门现使用的办公设施，由本部门使用和监督管理，未经综合部许可，任何部门不得擅自转借或移作它用。各类人员在调离机关时（含退休），其使用的办公设施由本部门代管或由综合部收存，不得随意将办公设施带出办公楼外使用。3.3.3各类办公设施在使用过程中，如出现轻微损坏，本部门或使用者应着手及时维修和保养，严重损坏的设施，本部门须查明原因，并提出处理意见，报综合部申请调剂。3.4办公用品（低值易耗品）的管理3.4.1综合部根据公司核定的年度、月度办公用品费用，统筹负责公司办公用品购置计划的审批、购置、管理和发放，确保公司在生产经营活动中所需的各种办公用品供应。3.4.2公司各部室、各基层单位要由专人负责领取办公用品，根据需要提出领取办公用品申请，经部门和单位负责人签字后报综合部审核办理。综合部与各部室、各基层单位要严控制办公用品的发放和管理。3.4.3因工作急需或在特殊情况下需要临时增加办公用品数量的部门和单位，须由部门和单位书面提出申请并写明理由，综合部依据其理由、种类和数量酌情报请主管领导批准后解决。3.4.3综合部负责公司管理人员特殊办公用具（计算器、比例尺、三角板等）的管理和配置。综合部根据其管理人员的工作性质，依据其部门或基层单位负责人提出的需求报告，经审批后负责配置适宜的办公用具。特殊办公用具的使用者，无论何种原因，在调离公司前（含退休），须将其领用的各种特殊办公用具交回综合部，并履行销帐手续。否则，综合部有权拒绝在职工人事调转表上签字、盖章。3.5印刷制品的管理3.5.1综合部负责公司所需各种印刷制品的承办。 3.5.2各单位、部门根据需要提交申请，需经部门领导及主管领导审批后，将所需的品种、数量及要求，与表样一式两份交综合部。3.6本管理办法自下发之日起施行；由综合部负责解释。公司机关车辆使用管理办法1目的为加强公司机关车辆管理，本着保障交通安全、提高车辆使用效率、节约经费开支的原则，结合我公司机关的实际情况，制定本办法。2范围本办法适用于公司机关所有车辆管理和使用。3管理内容3.1公司机关车辆统一归口综合部管理，综合部设置专人管理车辆，安排车辆的使用。车辆的维修、保养统一归口到设备部管理，设备部设专人进行管理。3.2车辆使用流程：用车人员报本部门负责人 该部门负责人通知综合部部长审核 综合部负责人通知车辆管理人员安排车辆 车辆返回后用车人员通知车辆管理人员。如果部门使用车辆的时间超过半天（4个小时）需提供书面的用车申请，说明原因，经综合部审核后，根据车辆实际情况安排出车。3.3如需长途用车（包括去长兴岛等长途施工现场），各部门应提前一天通知综合部，综合部根据车辆的实际情况安排出车，并要求司机做好车辆的检查工作，保证行车安全。3.4如果需要上午用车在市内办理事务的部门，需提前一天通知综合部，并说明用车时间，综合部将根据机关车辆的实际情况进行统一按排。3.5综合部在安排出车时尽量做到同向多人次合理安排，合理用车，用车人员应服从管理。3.6如机关各部门需要返回集团、市内办理相关事务的，应由各部门负责人通知综合部，综合部统一安排车辆集中办理。如果需要提前发车的部门，请及时和综合部联系，以便调整发车时间。3.7综合部原则上下午只发一辆办公用面包车返回市内，如有特殊情况需要用车的部门，请及时和综合部联系，并提交书面的用车申请说明原因，综合部将根据实际情况安排出车。3.8本办法适用于公司机关的车辆管理。恶劣天气下公司机关使用办公车辆通勤人员的通勤预案1目的为保证公司机关使用办公车辆通勤的人员在恶劣天气下的通勤安全和正常工作，特制定本预案。2范围本预案适用于公司所属机关部室及基层单位3管理内容3.1预案启动部门公司综合部为恶劣天气下员工通勤管理部门和本预案启动部门。恶劣天气下公司员工的通勤由公司综合部统一安排。3.2预案启动程序根据气候变化，当出现恶劣天气（中雪或大雨及以上，路面不适应小车行驶）时，由公司综合部启动本预案。报请公司总经理电话通知公司机关各使用（乘坐）办公车辆的人员公司机关各使用（乘坐）办公车辆的人员按通知要求进行通勤。3.3预案通勤工具本预案启动后，公司综合部根据公司机关办公车辆的性能，下达停驶、并车、乘坐公司大班车进行通勤的通知。具体按通知要求进行：停驶：1、公司机关办公车辆全部停驶，乘坐公司大班车进行通勤；2、公司机关办公车辆部分停驶，停驶车辆的人员并车或乘坐公司大班车进行通勤；3、公司机关办公车辆及公司大班车全部停驶，乘坐该车辆的人员放假一天（视为年休假）。并车：根据机关办公车辆的性能和使用（乘坐）办公车辆人员的住址进行并车。住在市区东南片领导班子成员或其他人员可乘坐公司东片大班车；住在市区西南片领导班子成员或其他人员乘坐公司西片大班车。公司大班车乘车点：住在市区东南片领导班子成员可在寺儿沟7：00时、二七广场7：03时、三八广场7：05时乘坐。住在市区西南片领导班子成员可在和平广场广场6：50时乘坐。3.4本预案自印发之日起实施。图书报刊管理制度1目的为了加强公司图书报刊的管理，特对图书报刊的购进、保管、借阅等方面作出如下规定。2范围本制度适用于公司所有员工。3管理内容3.1图书购进、保管规定3.1.1图书选购应以促进管理、提高职工文化生活水平为宗旨，坚持实用、不浪费的原则。3.1.2工程部、工会、科协、团委为图书购买的主要管理部门。所购图书必须做好登记、编号、建帐，并制定保管、借阅、返还制度。3.1.3工程部负责公司专业技术工具书的管理。机关各部门、基层公司因工作需要购买工具书时，必须报工程部统一办理购买、登记、发放或借阅手续。3.1.4工会、团委、科协负责公司文史、保健、科普等类书籍的管理。要在充分调查基础上合理购买、使用图书资源，以满足职工文化生活需求。3.1.5职工人事调转时，应返还公司的图书，否则图书管理部门可拒绝在职工人事调转表上签字、盖章。3.2报刊杂志管理规定3.2.1每年十月份各单位、各部室将所需订翌年的报刊杂志申请单报综合部，经主管经理批准后方可办理订阅手续。3.2.2由综合部按批准的报刊杂志订阅清单，统一到邮局办理订阅手续。3.2.3送达人员要按时取送报刊杂志，并发送至各单位、各部室，做到准确无误。机关门卫责任制度1目的为保障公司机关办公楼正常工作秩序和财物安全，保持安全、清洁、有序的工作环境，特制定本制度。2范围本制度适用于公司机关3管理内容3.1公司门卫实行分班制，保证24小时有人当班，办理好交接手续。白班与晚班每天早晨交接班时间为7:30，晚上交接班时间为16：30；中午吃饭时间为12：0012：30。3.2负责进出办公楼（及院内）人员的登记监控，严格执行接待和会客制度。对来访者，要主动询问：“您好，请问找谁？”，经被访者确认后，凭有效证件办理登记会客手续，方可进入；对来往的办公车辆的停放，要统一管理；对非办事人员，例如推销员等人员，婉拒进入办公楼。3.3负责报纸、信件、及各类杂志等的收发工作；对快件、汇单等要妥善保管，及时转送。3.4负责楼内外公共场所（包括会议室、活动室）和领导班子成员办公室的清扫工作。卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正；卫生间墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味；花坛内无杂草、杂物。3.5做好当班期间热水器的使用管理工作，确保正常运行。3.6学会正确使用各种消防设施、器械及报警装置，做好防火、防盗工作。3.7熟悉掌握楼内外各水阀、电器开关的位置、用途及正确使用方法，以便及时处理特殊情况。3.8在节假日及下班期间，值班人员必须逐楼层进行检查，确认无事后，方可关门落锁；对电、水、门窗、消防设施等不关闭或不安全隐患，应及时采取补救措施，杜绝长明灯、长流水；要勤巡逻勤检查，禁止闲杂人员进入院内，遇有特殊情况要及时处理，确保安全，如遇其职权不能处理的，应立即通报综合部。3.9严格执行门卫责任制度，不脱岗、不睡觉、不酒后上岗，确保公司办公楼的财产安全。公司办公用车管理办法为规范公司办公用车使用管理，结合目前公司办公用车使用情况，为提高工作效率，根据工作需要，公司对办公用车使用制定以下管理办法：1 公司机关人员1、公司总经理、书记、副总经理、总会计师执行集团车改政策。2、公司总经理助理、副总经济师按照本办法中基层单位经理用车政策执行。3、公司机关各部室副部长以上人员私人车辆办公以部门为单位核定用油限额，按如下标准进行限额用油：1）物资部每月限油60