秘书实务》精品课程.ppt

湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院,秘书实务精品课程,模块四 秘书办文模块,任务二 按照发文处理程序进行发文处理,任务二 按照发文处理程序进行发文处理,知识目标 1、掌握文书发文程序及各环节的要求 2、掌握文书发文各环节的要求,教学任务,能力目标 能够按处理制度进行发文处理 教学重点 发文处理技巧 教学方法任务驱动 情景式教学 案例教学 教学过程 教学课时2课时,教学过程,一、任务导入： 天地公司（中外合资公司）请示上级单位天地集团总公司追加购车经费。为此，天地公司的秘书高山将按照发文处理程序进行发文。,教学过程,二、任务分析： 发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文办理的全过程分为两个阶段:第一阶段从草拟到签发，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，称为制发阶段。,（一）制文阶段,1.草拟 草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。,需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。,2.审核 审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。,文稿审核时应着重注意以下几方面内容：,（1）审核是否确实需要行文 这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。 (2)有无矛盾抵触。 审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本机关以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。,(3)要求、措施是否明确具体和切实可行 检查文稿的内容政策界限是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行等。 (4)处理程序是否完备 审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。 (5)文字表达 检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。,(6)文件体式 检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机关是否符合规定等。 在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般性的问题，可直接修改；如需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同研究解决。 总之，文稿审核是一项十分严肃而重要的工作，审核中必须注意研究、认真对待。,3.签发,签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。,签发文件的原则是：,(1)凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发。内容重要或涉及面广的文件还必须经领导班子集体讨论通过，然后由主要领导人执笔签发。 (2)一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。如是重要问题 ，也可请正职领导人加签。 (3)有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅(室)主任签发。 (4)经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。,(5)几个机关或部门联合发文，或内容涉及其他机关部门的公文，应实行会签。会签是指这些准备联合发文的机关或部门，对文稿通过协商，取得一致意见后共同签发行文。送请会签，应由主办该公文的机关或部门负责。 (6)签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发现问题需作重大改动，应作出明确批示， 可在文稿的右白边批注意见，或由秘书口头转告拟稿部门重新修改，待修改并重新誉清 后再作签发。 (7)签发时应在 “发文稿纸”(见表3-5的签发栏内写明意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明 “代签”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。字迹要清楚、端正。如需要送机,关领导人审阅的，要写明 “请某某领导同志审阅后发”。若审批人圈阅或签名，应当视为同意。受领导委托代行签发职责的，要注明 “某某代签”。 (8)几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日期为准；联合发文的成文日期，应以会签的最后一位领导人签发的日期为准。,(一)制发阶段,1.编号 编号即指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号。 发文字号即文件的编号，同一份文件只有一个发文字号，它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按要求来编。 发文字号要能反映出该文件的制发机关，制发文件的年代和该文件在制发当年所发文件中的顺序。因此它的结构包括发文机关代字、年份、序号，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全数，用六角括号“”括入，序号不编虚位(即1不编为001)也不加“第”字。,公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，通常称为“份号”，可编虚位，最多可用7位数，如“0000001”如果文件只有个位数，不能写成“1”，应用两位数“01” 表示。 联合行文，只标主办机关发文字号；“绝密、“机密”级公文应当标明份数序号。此外文件印数较多时也要编份号，以便清点文件份数。,2.复核 复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文件定稿进行再次审核的工作。 公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。 复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等,3.缮印 缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程。 缮印文件一般 都是通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制文，必须严格按照国家标准公文格式的有关规定执行。,缮印公文的具体要求如下：,(1)以签发的定稿为依据，从文字到格式，都不得擅自改动。如发现定稿中确有错漏之处需要改正，也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审核和修改。 (2)严格按规定的公文格式制版。公文的缮印过程也就是公文格式标准化、排印规范化的过程。定稿一般书写在“发文稿纸”上，缮印时就要将定稿的公文格式转化为符合国家统一标准的格式。 (3)在规定的时间范围内印制完成。急件要先印制；保密件要指定专门的印制单位或专人印制。要建立完善的文件印制管理规章制度及登记制度。,4.校对 校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。 校对的具体要求 （1）要采取 “地毯式”检查的校对方法，即逐字逐句、逐个标点地进行校对。对数字、 地名、人名等关键词语，更要反复校核，对公文的发文字号、密级、紧急程度、标题、主送单位、抄送单位、日期、印刷份数、页码等尤须逐一校核。 （2）注意消灭和纠正排版错误，注意字体、字号、格式的统一。,（3）每次校对最好由不同的人员进行，以免先入为 主和一些个人因素的局限。通常文稿不长，一校、二校即可；文稿较长或很重要，校对的次数相对要多一些。 （4）应使用统一的校对符号进行校对，防止因校对符号不一致而发生误解。 （5）重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、修改。,5.用印 用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。 加盖单位公章是机关行使职权的凭证，是公文是否有效的标志，也是公文格式的一个组成部分。 印章是各种图章的总称，目前我国各级各类机关单位所使用的印章大致分这么三大类： 机关单位的公章；财务、税 务、合同等,专用章；机关负责人名章。这些印章从文字到规格， 从使用到制发,都有其专门的规定。 要按规定用印。即在落款处成文日期上用印，做到上不压正文，下要骑年盖月。要庄重清晰；印章要盖正，印色要是朱红色,要浓淡适宜，印迹要清晰可辨。要以签发为依据；领导签发的文件才可用印。,6.登记 即是发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。具体内容见表3-7 “发文登记簿”。 顺序号一一文件在登记簿中顺序登记的流水号。 发文日期一一文件登记发出的日期，登记后的文件要尽快发送。 发文字号一一所发文件的正式发文编号。 文件标题一一标题要登录全称。无标题文件，要简要摘录文件的内容，填人此栏。,附件一一根据需要作为正文的补充说明和参考的材料。 密级一一所发文件的秘密等级，没有密级的文件不填。 份数一一发给收文机关的文件数量。 发往机关一一收文机关的名称。有些普发性的文件可登记发放范围。 归卷日期一一发文的底稿和一份正本应及时归卷保存，并登记归卷的具体日期。归入卷号一一注明在第几号卷中。 备注一一需要注明的其他情况。,7.分发 分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。 分发是发文工作的基础环节。分发文件总的要求是要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流动。文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。 做好分发工作的总体要求是：份数准确，书写正确，封口牢靠，发送安全，确认收文。,(1)封装文件前要先看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件，然后根据发送文件份数，要对发出的文件数量作认真清点，确认份数无误，特别要注意附件是否有漏缺，文件有无缺页、倒页、错页等现象，文件有无漏盖印章等问题。 (2)文件封面的书写必须清楚、明白、正确，邮编地址、部门名称、姓名称谓都要书写工整，不得滥用简称和不规范的字体；文件如有紧急、密级等特殊要求的必须在封面上盖上相关戳记。,(3)文件装入封套时要注意短于封口，封口要牢靠、严实，不能用订书钉封口，应用糊 糊或胶水封实，有密级的文件还要按密封的要求贴上密封条并骑缝加盖密封章。 (4)文件发送要按照文件自身的情况通过不同的渠道。文件发送的渠道主要有电信传送 和人工传送。电信传送指通过电传、传真、网络等形式传输文件，但对机密文件的传输必须采用加密方式。 (5)大批寄发的普发性文件，可印制成套的信封，以节省书写时间，避免书写差错。,四、任务实施,（一）阅读资料一： 1.收文处理程序 2.联单式收文登记簿 3.收文登记簿（式样） 4、文件处理单 5、文件传阅单（一） 6、文件传阅单（二）,阅读资料二： 1.发文流程图 2.单位文件稿拟稿纸 3.发文登记簿（样式） 4.发文清单（式样一） 5.机要文件交寄单,（二）作为天地公司的秘书高山可按照如下步骤进行关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知的收文工作： 1、签收、登记 2、审核 3、分送 4、传阅 5、拟办 6、批办 7、承办 8、注办,（三）作为天地公司的秘书高山可按照如下步骤进行关于要求追加购车经费的请示的发文工作： 1、草拟 2、审核 3、签发 4、编号 5、复核 6、缮印 7、校对 8、用印 9、登记 10、分发,五、案例分析,鹏程公司的上级主管部门催报年度工作总结。为此，经理办公室的丁秘书被指名负责起草公司年度工