企业培训_文书档案归档操作技能培训讲稿

文书档案归档操作技能培训讲稿2013年4月17日牟德洪同志们：今天，讲在具体工作中文书档案如何收集，归档和不归档范围,如何划分保管期限，如何按照归档文件整理规则进行整理：首先，我要为大家介绍的是文书档案整理方式的历史变革情况，让大家了解、掌握：第一，整理方式的历史演变：1、按“卷”整理的方式的时间界限、依据：2002年以前的文书档案按“卷”进行整理。按“卷”整理，是指按照一事一卷的原则，对归档文件进行分类、组卷、编号、编目、装订的过程。1987年12月，国家档案局颁布了机关档案工作业务建设规范，正式将立卷作为机关档案室归档文件的规范整理方法确定下来，并在全国范围内加以普及。1988年9月，随之配套的国家标准文书档案案卷格式（GB/T97052008）由国家质量技术监督局颁布实施，这种以“卷”为整理单位的方式，我市一直执行到2002年。2008年11月，文书档案案卷格式重新修订颁布，并于2009年5月1日起实施，仍然适用于按立卷方法整理档案。2、按“件”整理的方式的时间界限、依据：2003年以后的文书档案按“件”进行整理。按“件”整理，就是指以“件”为单位，将归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒的过程。2000年12月，国家档案局颁布了行业标准归档文件整理规则（DA/T222000），要求自2001年1月1日起施行。根据达州市档案局关于施行归档文件整理规则的几点意见（达市档发200319号），我市规定，“凡属市档案馆接收范围的市级机关、团体和其他社会组织（包括企事业单位），均应从2003年1月1日起执行规则，2002年以前的文书档案仍采用文书立卷归档方法整理归档；尚未推行规则的县、市（区）最迟在2004年度执行；中央、省属驻达单位，其档案移交省上有关单位的，按照省档案局规定的时间执行规则，其余的均应从2003年1月1日起执行规则。”第二，划分保管期限的历史变革：1、执行永久、长期、短期保管期限的时间界限、依据：2006年以前的文书档案执行永久、长期、短期三种保管期限。1987年12月，国家档案局以“国档发198727号”印发了机关档案工作业务建设规范、关于机关档案保管期限的规定、文书档案保管期限表和机关文件材料归档和不归档范围（后两者为一个文件）这三个文件，正式确定了文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种形式，长期为16年至50年左右，短期为15年以下。这种保管期限的划分，我市一直执行到2006年，这其中既有按“卷”整理的方式，也有后面几年按“件”整理的方式。2、执行永久、30年、10年保管期限的时间界限、依据：2007年以后的文书档案执行永久、30年、10年三种保管期限。2006年12月，国家档案局发布了第8号令（即：机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定）根据达州市档案局关于印发机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施意见的通知（达市档发200770号），我市决定：“1、市级各单位统一于2008年整理2007年度档案时开始执行新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。2006年以前的文书档案归档范围和文书档案保管期限，仍按原规定执行。2、各单位在执行文书档案新的保管期限时，文书档案按照永久、30年、10年分别进行排列和编目（保管期限为永久的档案，接续原永久档案排列；保管期限为30年、10年的档案，重新起头排列）。会计、基建、照片等其它专门档案，仍按原有规定进行排列和编目。”其次，企业如何界定哪些属于文书档案？如何整理文书档案？今天，也要给大家讲明白，形成统一思想。一是根据工业企业档案分类试行规则（国档发199120号）和企业档案工作规范（DA/T422009）的规定，企业档案中的前四大类（即：“经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类”）为文书档案，从这一点可以看出，企业文书档案的构成和机关文书档案的构成是大同小异的。二是根据机关档案工作业务建设规范、文书档案案卷格式、四川省档案局关于企业参照执行归档文件整理规则的意见（川档发200315号）的相关精神，企业文书档案的整理同机关单位的整理方式是相同的。三是根据1987年12月印发的文书档案保管期限表、2006年12月颁布的国家档案局第8号令（即：机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定）、2012年12月颁布的国家档案局第10号令（即：企业文件材料归档范围和档案保管期限规定），企业文书档案保管期限同样执行的是永久、长期、短期和永久、30年、10年。所以企业文书档案的整理方式和保管期限的划分与机关是相一致的。综上所述，一是整理方法介于执行规则有十余年，前几年个别单位需按“卷”整理的文书档案也整理的差不多，所以，今天只给大家讲解归档文件整理规则（也即：以“件”为单位整理的方法），以“卷”为单位整理的方法（也即：文书档案案卷格式）就不讲了。二是归档范围和保管期限的划分，国家档案局第8号令（即：机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定）和国家档案局第10号令（即：企业文件材料归档范围和档案保管期限规定）中文书档案部分也是大同小异，今天也就把机关和企业的文书档案如何收集、如何划分保管期限合并在一起讲解。下面，我围绕文书档案的归档范围和不归档范围，保管期限的划分，整理的方式和步骤三个方面的内容为大家进行讲解： 一、归档范围和不归档范围(六个方面的内容) （一）归档的总要求：总要求：凡是本单位形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。包括上级下发的，同级和不相隶属单位送来的，下级单位报送的。归档齐全完整的含义（3个）：1、反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本机关各部门各项工作中形成的重要文件必须齐全，不能缺少某个部门的文件。2、一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某次会议，必须有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次会议全貌的主要文件，若缺少了会议通知，就视为不齐全。同样，有批复必须有请示（有请示不一定有批复）等等。3、同一内容的文件的定稿与正本必须齐全，页码必须齐全。下面，我分机关和企业讲一讲归档范围和不归档范围（二）机关文书档案的归档范围和不归档范围（即：机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第8号令）归档范围：1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料。下级机关报送的重要文件材料。4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。不归档范围：1、上级机关的文件材料：（1）普发性不需本机关办理的文件材料。（2）任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。（3）供工作参考的抄件。2、本单位形成的文件材料：（1）重份文件。（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件。（3）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。（4）无特殊保存价值的信封。（5）不需办理的一般性人民来信、电话记录。（6）机关内部互相抄送的文件材料。（7）本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。（8）有关工作参考的文件材料。3、同级单位和非隶属单位的文件材料：（1）不需贯彻执行的文件材料。（2）不需办理的抄送文件材料。4、下级单位的文件材料：（1）供参阅的简报、情况反映。（2）抄报或越级抄报的文件材料。（三）企业文书档案的归档范围和不归档范围（即：企业文件材料归档范围和档案保管期限规定国家档案局第10号令）归档范围：1、反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。2、本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。不归档范围：1、有关机关和上级主管单位的文件材料：（1）制发的普发性不需本企业办理的文件材料。（2）任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料。（3）供工作参考的抄件。2、本企业形成的文件材料：（1）重份文件。（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件。（3）未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件。（4）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。（5）无特殊保存价值的信封。（6）不需办理的一般性来信、来电记录。（7）企业内部互相抄送的文件材料。（8）本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料。（9）有关工作参考的文件材料。3、非隶属关系单位的文件材料：不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。4、所属和控股企业的文件材料：供参阅的一般性简报、情况反映。5、其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料。6、其他不需归档的文件材料。（四）收集中容易忽视的几种情况：1、只重视上级发来的文件，而忽视本单位形成的各种文件材料。如对会议记录、统计报表、各类名册、工作制度、与外单位签订的合同、协定、协议书、人民来信来访材料、财务预决算等不重视，不收集。2、只重视“红头子”文件的正件，不重视同一文件的附件、定稿（应有领导的签名、单位加盖公章）、被转发件、电报等的收集。3、只重视经过收发登记的文件，而忽视未经收发登记的各种文件材料的收集。如到上级机关开会带回的文件，本单位开会形成的文件，到基层的调查报告、访问记录，党团组织关系、职工调动介绍信等。（五）难以收集的几种情况：在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集，因为它涉及本单位各个业务部门、综合办公部门、管理部门、人事部门、保卫部门等，有的还要涉及外机关（如联合行文），文件材料收集工作受到的人为因素较多，所以难度较大。特别是下面几种文件又是最难于收集的。1、领导手中的文件。由于有些机关文件处理制度不健全，文件未实行集中统一管理，有些文件长期由领导保存。领导手中保存的文件一般比较重要，领导使用频率较高。有些领导特别是基层和个别企业的领导图一时方便，怕移交后查找麻烦，所以不移交。文秘档案人员怕得罪领导，也就不催促移交，加之领导出差在外的时间较多，到了整理的时候，领导不在，致使领导手中的文件未收集归档。2、人事、财务、业务、保卫等部门的文件。由于这些部门形成（包括上级、同级、下级来文，也包括自身形成）的文件政策性强，往往涉及人们的切身利益，有的保密性较强，加之使用频繁，所以总想由本部门保管，不愿意主动移交。3、“帐外文件”。“帐外文件”即未经过收发文登记簿记载的文件。这部份文件是领导或有关人员在外出活动中形成的，文书人员难于掌握。如果领导或有关人员的档案意识不强，不主动移交，文秘档案人员是难于收集齐全完整的。4、报刊上反映本单位工作活动的文章、新闻。这部分文章、新闻也属于“帐外文件”，如果单位负责宣传工作的同志不注意平时的收集，文秘档案人员不可能完全知道一年内本单位活动在哪些报刊上反映过，所以很难收集归档。5、特别珍贵的文件。如领导、社会名人的题词、照片等，这部份文件保存价值较大，时间久后便是珍贵文物，所以相关人员喜欢自己保存。6、机密性较高的文件。如研究人事任免的会议记录、讨论入党的会议记录、涉密文件、处分领导的文件，有些单位怕移交给文秘档案人员后造成泄密事件，所以不移交归档，待若干后，密级解除了或不再需要保密了，才移交出来归档。7、科技文件。如设备说明书、图纸等在工程人员手中，收集困难。一种情况是工程人员把它作为技术财富，一旦机器设备需要检修，非找他不可，体现他在单位的价值。另外一种情况是工程人员为了使用起来方便，而不愿意移交。（六）收集文件的方法（略讲）：1、办理完毕随时收。如传阅、处理完毕就收。起草打印盖章后就收。2、会议文件及时收。本单位开会的文件结束后就收。外出开会带回的文件回来时就收。3、常用文件定时收。使用频繁较高的常用文件，可根据实际情况，约定时间收，要做到使用和收集两不误。4、人员变动提前收。主要是指在个人手中的文件，一定赶在人员工作变动前进行收集。5、珍贵文件跟踪收。主要是指重要领导的题词、名人赠送的字画、重要的照片、奖旗、奖章、证书等。6、盖章之时立即收。主要指本单位自己印发的文件。7、制度约束按时收。就是要有相关的制度和管理办法来保障收集的齐全。8、责任到头督促收。9、“帐外文件”催促收。10、整理之前全面收（每年一季度集中收集一次）。11、发现不齐反复收。二、如何划分保管期限国家档案局第8号令和第10号令发布后，机关文书档案和企业管理类文件的保管期限均分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。在这一部分我们是按照国家档案局第8号令和国家档案局第10号令来讲的。划分保管期限的总体原则是：1、永久：凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2、30年：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为30年保管。3、10年：凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料列为10年保管。大家在划分保管期限时，一是要注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值。二是考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值。三是研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。四是考虑文件的长远需要，防止静止地看问题。在这里，我同样分机关和企业讲一下永久保管和定期保管的范围：（一）机关：机关文书档案永久保管的范围：1、本机关制定的法规政策性文件材料。2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。5、本机关机构演变、人事任免等文件材料。6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。机关文书档案定期保管的范围：1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。4、本机关一般性事务管理文件材料。5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。（二）企业：企业管理类文件永久保管的范围：1、本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料。2、本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料。3、本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料。4、本企业资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料。5、本企业对外投资文件材料。6、本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料。7、企业融资文件材料。8、本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复。9、有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料。10、行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料。11、本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料。12、本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料。13、本企业内部管理制度、规定、办法等文件材料。14、本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料。15、本企业涉及职工权益的其他重要文件材料。16、企业文化建设文件材料。17、本企业经营管理工作的重要文件材料。18、本企业生产技术管理工作的重要文件材料。19、本企业行政管理工作的重要文件材料。20、本企业党群工作的重要文件材料。21、新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。22、有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料。23、本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料。24、本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料。25、本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。企业管理类文件定期保管的范围：1、本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料。2、本企业涉及职工权益的一般性文件材料。3、本企业部门工作或专项工作规划。4、半年、季度、月份计划与总结。5、本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料。6、发布的一般性公告。 7、本企业经营管理工作的一般性文件材料。 8、本企业生产技术管理工作的一般性文件材料。 9、本企业行政管理工作的一般性文件材料。 10、本企业党群工作的一般性文件材料。11、本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复。12、有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件。13、本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议。 14、直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料。15、本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料。16、本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料。17、本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。你们回去后，除企业以外的其他单位要按照国家档案局第8号令的规定，结合本单位的实际情况，编制本单位的文件材料归档范围和保管期限表，经审核后执行。2007年，我们已经对市级大部分单位编制的文件材料归档范围和保管期限表进行了审核，个别未编制的单位要抓紧编制。国家档案局第10号令颁布后，也要求企业编制文件材料归档范围和保管期限表，未编制过的企业今年都要着手编制，已经编制过的企业要重新修订，近期，我们将启动企业编制、审批文件材料归档范围和保管期限表这项工作，具体开始的时间和方式我们将另外发文安排。 三、按照归档文件整理规则整理文书档案的方法和步骤前面，我们已经对文书档案的收集范围、保管期限的划分进行了学习，我想大家已经有了一个初步的印象。这一部分，为更简单明确，在工作更具有可操作性，结合多年实际工作中积累的经验和做法，我按照平时工作的步骤给大家进行讲解。 第一步：按年度进行分类这一步就是将同一归档年度的文件分别放在一起。如2011年的文件放在一起，2012年的文件放在一起。这里大家一定要清楚的是，文件的归档年度一般都是指文件的形成年度，也就是说文件是哪一年形成的就归入哪一年（以文件的落款日期为准）。几种特殊情况的处理：1、跨年度的会议文件归在闭幕年。如2011年12月28工会，2012年1月3日结束，会议文件归入2012年归档。2、跨年度处理问题的材料归在处理问题结束年。如2011年8月2日开始调查某问题形成的文件材料，2012年6月14日结束，其文件材料归入2012年度归档。这样的好处，一是经办人员便于随时利用手中的资料，二是利于办理过程中的保密，三是便于办理结束后收集齐全完整，四是方便今后的集中。3、跨年度的请示与批复（来文与复文）归在批复与复文年。4、跨年度的转发文与被转发文归在转发文年。5、跨年度的正文与附件归在正文年。年度分好后，后面讲的工作步骤，都是针对某一年度档案的整理方法来讲的，大家不要混淆。第二步：对归档文件进行价值鉴定实际上这一步，就是鉴定某一年度的文件哪些属于归档的范围，哪些不属于归档的范围，属于归档范围的文件保管期限如何划分，这些内容，我们在上面讲解了，这里就不再讲。第三步:确定为一“件”的原则“为一件”是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。在归档文件整理中，绝大部分归档文件是以自然件（即单份文件）的形式出现，而需要重新界定的“件”，只是为了方便整理和利用需要的一种补充形式。实际操作中，界定“件”既要有原则性，又要有灵活性，兼顾到简化整理与便于检索。具体情况如下：1、正本与定稿一般作为一件。同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件。重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿各为一件。 2、正文与附件一般作为一件。附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件。如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。3、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。文书处理较规范的单位，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿纸，这些上面都有领导的签字或批示意见。它们客面、真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，一定要归档。4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件。对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件，用铅笔、圆珠笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制包括用复印机复印以及手工抄写等方式。这些复制件应与原件作为一件归档。5、转发文与被转发文应作为一件。转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因些应作为一件。6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。相同责任者的同一套报表为一件。同一事由的图册为一件。相同责任者的同一事由的名册为一件（如某单位的职工名册、党员名册、退休人员名册为3件）。7、来文（请示）与复文（批复）各为一件。8、简报每期为一件。9、会议文件各为一件。以责任者结合文件内容确定件数。如会议通知、领导讲话、代表发言、表彰通报、工作报告等等应各为一件。不能把会议文件只确定为一件，这样，一是日后难于检索利用，二是后面编目时无法确定责任者和文件题名。10、会议记录以会议名称或每次会议主题为一件。根据省、市档案局的规定，一般采取：（1）以会议名称确定件数，如党组（党委）会议为一件，行政会议为一件，职工会议为一件，中心组学习为一件；（2）以每次开会的主题确定件数，即一次会议确定为一件。这种情况多用于一些重大会议，如市、县委常委会议，市、县长办公会议等。针对第一条“以会议名称确定件数”这一点，结合平时工作中遇到的一些情况，我认为，按照规则中的简化整理、深化检索的原则，为了便于今后的查询，以每一次召开的会议为一件最好，这样，能对每一次会议的内容进行检索，以后查准的可能性就更高。近期，国家正在征求对规则的修改意见，我也在其中谈到了这种情况。11、处理问题的文件材料应各为一件。这个问题比较复杂，如解决纠纷、处理事故、处理违纪案件、信访文件材料等等，因每个问题形成的文件较多，责任者较多，如信访文件材料，除原信件外，还有领导批示、调查材料、旁证材料、有关证据、处理结论、向上汇报材料等等。所以，处理问题的文件材料应各为一件，不能将处理某问题的苦干份文件只确定为一件。 第四步：检查每“件”文件是否齐全完整一是看每份文件页码缺不缺。二是看起草稿和定稿上有没有领导签字。三是看起草稿和定稿上有没有加盖单位公章。四是看是不是既有定稿同时有起草稿。五是看附件齐不齐。六是看被转发件齐不齐。第五步：对每“件”文件内部进行排序 1、正本在前，定稿在后。这种情况是指单位发文，定稿前面一般情况下应该附有处理单或发文稿纸等等，无论附不附处理单或发文稿纸，定稿上面一定应该有领导的签名、批示、单位的公章。2、正文在前，附件在后。3、原件在前，复制件在后。4、汉文在前，少数民族文字文本在后。5、中文译本在前，外文原本在后。6、处理单在前，正本在后。这一条与本单位发文中的“正本在前，定稿在后”不一样，大家要注意，这里的处理单是指在办理外来文件过程中在正文前面另外附加的，上面有领导的签名和批示意见。第六步：对归档文件进行分类排列排列原则：对于归档文件的排列，规则强调了“事由”原则，即同一事由形成的相关文件应当排列在一起。这里的“事由”是一个比较原则的概念，可以是指一件具体的事，一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等，通过界定“事由”，使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中并保持“事由”办理过程的原始状态以便日后查考。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的具体体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展结束的全过程，反映出这些文件之间的有机联系。这种有机联系，对充分体现文件的价值，尤其是凭证价值以及完整性、真实性是十分必要的。排列方法：关于归档文件的排列方法，规则规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。”这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“保管期限年度”分类，则“年度”即为最低一级类目。因为我们在第一步已经分了年度，所以该年度归档文件的分类排列实际上就是按保管期限进行排序。永久：30年（长期）：10年（短期）：不同类目文件的排列，没有固定的要求。一般可以按照分类方案中各类目之间的顺序进行排列，也可以按照某种习惯的方式排列（如按机构分类的，可将各类目按照机构序列排列）。同一全宗内，不同类目的排列顺序宜保持稳定，以便将来的查找工作更有规律可循。以市档案局为例按机构分类排列如下：永久：办公室、业务科、法制科、接收保管利用科、信息科30年（长期）：办公室、业务科、法制科、接收保管利用科、信息科10年（短期）：办公室、业务科、法制科、接收保管利用科、信息科几种具体的排列方法：1、同一事由文件的排列方法同一事由的相关文件应当排列在一起。（同一事由内归档文件排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后的排列在后面。或者按文件的重要程度排列，重要性的、结论性的文件排列在前面，其它的文件排列在后面。）同一事由的文件排列在一起时，必须体现时间或重要程序等顺序。（同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列，才能更好地反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的利用需求。如果将有关干部的处分决定、该干部的自述材料、本单位的调查材料、本单位要求公安机关协助的函、群众举报信、单位办公会的会议记录、有关领导对该案的指示，等等，既不按案件处理过程顺序排列，也不按归档文件的重要程序排列，只是一种非常随意的放置，这种放置看不到事情的处理过程，不利于档案管理和提供利用。）在遵循“事由原则”的前提下，按时间还是按重要程度进行归档文件排列，完全由文件整理者从利用方便出发，自行决定。（例如，某市某局举办一次图片展览，形成若干归档文件。在排列时，简单而高效的排列方法就是按时间顺序排定归档文件的排列顺序。首先将筹办展览形成的归档文件排列在最前，接下来是展出过程中形成的归档文件，最后排列展览结束后形成的有关归档文件。这样排列的结果，可以使档案人员和利用者对该展览活动的来龙去脉一目了然。档案人员也可以按照归档文件的重要程度，对这些文件进行排列。例如，在上例中，档案人员可以将市人民政府的批复、开闭幕式上的领导讲话、展览情况报告等归档文件排在前面后，再排其他归档文件。）2、按事由重要程度的排列方法将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其它工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作排在后面。按事由重要程度进行排序的几种情况：综合性文件在前，一般专题性文件在后。法规性文件在前，业务性文件在后。处理问题的结论性文件在前，其他依据性文件在后（依据性文件按时间顺序排列）。机构性文件在前，人员编制文件在后。涉及领导的文件在前，一般工作人员的文件在后。级别高的文件在前，级别低的文件在后。3、不同事由文件的排列方法按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，这样不同事由的文件办理完毕后，就可以将相关文件整理排序，这样不同事由的归档文件自然就按照形成时间先后排列起来。采用年终集中整理归档文件的机关单位，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。4、成套性文件的排列方法规则指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由却有着较密切的联系。例如一次会议往往形成许多文件，有的在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时一般需要相互参照和查证。同样，统计报表、简报、内部刊物等在形式上有较强的一致性和成套性，集中排列便于查找和利用。5、不能直接按文件形成的时间或收文字号排列。第七步：去除文件上面的金属物文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此文件整理时需去除这些易锈蚀的金属物，以避免对档案造成危害。第八步：对不符合要求的文件进行修整为保证档案能够长期和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。 1、对破损文件进行修裱。修裱工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，进行补缺和托补。托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。2、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素，如果字迹材料发生褪色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以碳黑为色素成分，以结膜为转移固定方式的字迹材料，如墨、墨汁、墨色油墨等。比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，如彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等。不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。复制字迹模糊或易褪变的文件时，主要对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等进行复制，目前常见的复制方法是复印，另外还有手工抄写。3、对过大的文件进行折叠。目前公文用纸幅面已基本统一为国际标准A4型，但实际工作中报表、图样等纸张幅面常常会大于A4规格，难以装入按照A4纸张的比例设计的档案盒，因此需要加以折叠（按照技术制图、复制图的折叠方法GB/T10609.3-2009的要求进行折叠）。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后查阅利用。第九步：对文件进行装订1、根据规定，在装订前，应在每“件”文件前另外附加达州市档案局监制的归档文件封面。这样的目的，一是保护文件的原始性。二是避免无法在文件首页加盖归档章的情况（这种情况多见于领导在文件首页直接签字或签署批示，导致首页无空白，无法加盖归档章）。三是归档文件的整体效果更加美观、查阅档号更加方便。2、装订一般采用缝纫机扎边。3、装订前应将“件”内各页对齐，采用左侧居中装订的应将左侧、下侧对齐，采用左侧靠上装订的应将左侧、上侧对齐。4、我市规定，用缝纫机在文件左侧居中竖轧10厘米，或左侧靠上竖轧10厘米。注意：切勿将有文字的地方扎住。5、装订较厚的文件，仍可采用“三孔一线”的装订方法（应将左侧、下侧对齐）。第十步：填写归档文件封面这一步就是将前面已经分好类、排好序、装订好了的文件，在同一年度同一保管期限下，依次填写。我市统一制作了归档文件封面，归档章已事前印制在上面，所以，大家只需要按照封面上的提示内容，分别填写好即可。 1、全宗号：是一组数字，是某个单位的代码，犹如人的身份证一样，是固定的，并且是由市档案馆给予指定的。一般情况下，已经向市档案馆移交过档案的单位都有全宗号，所以，这部分单位要填写。市档案馆没有给全宗号的单位此项不填。2、年度：此项必须填写。这个年度是指归档年度，不是整理档案的年度。编号时，年度应用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如一九九八年应表示为“1998”，不能简化为“98”。3、室编件号：此项必须填写。不要采用“001”或“01”等方式，直接填1、2、3永久：1、2、3N30年（长期）：1、2、3N10年（短期）：1、2、3N此项的填写，应在同一年度的同一保管期限下从1开始填写，有多少份文件，就要编到多少件号。用一句通俗易懂的话来说，每一年的归档文件应有3个从1开始接通编号，即永久的所有文件从1开始编，有多少件就编多少号，30年（长期）的所有文件也应从1开始编，有多少件就编多少号，10年（短期）的所有文件也应从1开始编，有多少件就编多少号。4、机构或问题：因为我市分类方案一般采用的是“保管期限年度”，所以此栏不填。5、保管期限：此栏必须填写。“永久”“30年”2003年至2006年为长期“10年”2003年至2006年为短期6、馆编件号：此栏不填写。 7、归档章内容的填写一般采用加盖印章或字钉的方式。 8、“室编件号”一栏可用编号机打印。一是由于编码机具有自动跳号的功能，不需要在编件号时随时寻找不同字钉组合数字，所以，非常节省时间，编写速度明显提高。二是编码机具有自动连续跳号的功能，所以，可以避免出现缺编、重编、跳编件号的情况。 9、加盖印章应注意的事项：一是字迹要清晰，不能有看不清或有污迹的现象。二是字号大小合适。三是字迹端正。四是字迹应盖在框内居中的位置。五是加盖印章或字钉时应统一使用蓝色印油。归档文件封面的内容，有部分单位档案人员根据平时工作积累的经验和先进作法，采取了在电子表格上制作好格式，直接用封面套打连续输出，字迹非常工整，速度也非常快，节省了大量的时间，你们可以在工作中互相探讨、借鉴。第十一步：装盒 1、按不同的保管期限分别进行装盒。 2、同一保管期限下的归档文件按件号顺序依次装入档案盒，装满一盒后，再装下一盒，直至装完。注意：装完一盒后，应用铅笔在盒脊上临时编上顺序号，填上起止件号，以免顺序放乱。3、每盒不宜装得过满，也不宜装得过松。以每盒平整为宜。4、不同形成年度的归档文件切勿放入同一档案盒。5、不同保管期限的归档文件切勿放入同一档案盒。6、当某一份文件的厚度超过档案盒的厚度，无法装进档案盒时，该份文件可不装入档案盒，直接将该份文件依序排放即可，同时在该份文件背脊或明显位置贴上标识，标识上标注 “全宗号、归档年度、保管期限、件号、盒号”等信息。第十二步：填写档案盒封面 档案盒封面应填写单位名称。填写在横线上。填写单位的全称。最好刻成长条章后，用蓝色印油盖在上面。第十三步：填写档案盒背脊 1、全宗号：是一组数字，是某个单位的代码，犹如人的身份证一样，是固定的，并且是由市档案馆给予指定的。一般情况下，已经向市档案馆移交过档案的单位都有全宗号，所以，这部分单位要填写。市档案馆没有给全宗号的单位此项不填。 2、年度：此项必须填写。这个年度是指归档年度，不是整理档案的年度。编号时，年度应用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如一九九八年应表示为“1998”，不能简化为“98”。 3、保管期限：此栏必须填写。“永久”“30年”2003年至2006年为长期“10年”2003年至2006年为短期4、机构或问题：因为我市分类方案一般采用的是“保管期限年度”，所以此栏不填。5、起止件号：只填写“室”这一栏，填起止件号，上面填本盒第一份文件的“件号”，下面填本盒最后一份文件的“件号”。6、盒号：同一保管期限的盒号按顺序接上一年度的盒号依次拉通编下去。以永久为例：年度2002年2003年2004年盒号1、2、3、45、6、7、8、910、11、12、13件号1、2、31、2、31、2、3以30年为例（2002年至2006年为长期）：年度2002年至2006年2007年2008年盒号1N1、2、3、45、6、7、8、9件号每年从1编一个通号1、2、31、2、3以10年为例（2002年至2006年为短期）：年度2002年至2006年2007年2008年盒号1N1、2、3、45、6、7、8、9件号每年从1编一个通号1、2、31、2、3 7、加盖印章应注意的事项：一是字迹要清晰，不能有看不清或有污迹的现象。二是字号大小合适。三是字迹端正。四是字迹应盖在横线上端，并靠近横线的位置。五是加盖印章或字钉时应统一使用蓝色印油。六是“起止件号”中“室”这一栏的起号盖在“室”的下方，并靠近“室”。七是盒脊底部的栏目不需要填写。只有采用横放档案盒时，才填写盒脊底部的栏目，由于我省采用的是竖放档案盒的形式，所以底部不需要填写。第十四步：著录（填写）归档文件目录归档文件目录著录（填写）的好不好、规不规范，将直接影响到以后能否查阅到文件，所以，这部分特别重要，大家一定要做好笔记。 已经采用档案管理软件的单位，要将这部分讲到的内容必须全部著录到软件里。还没有采用档案管理软件的单位，要抓紧时间购置同级档案部门认可的档案管理软件，市级单位应购置“世纪科怡”档案管理软件，在没有购置前，也要采取电子表格的方式进行录入，待软件购置后，将数据转换至软件里。归档文件整理规则的颁布、实施，旨在“简化整理，深化检索”。但就“深化检索”而言，它是有条件的，决非一按新规则整理档案，检索就可以深化了。只有在满足一定条件后，实行文件级整理才可能收到“深化检索”的效果。忽视条件，检索非但不能深化，而且还有可能难化（例如档案数量较多时）。二者之间，条件居于重要地位，条件就是采用计算机管理档案。我市统一采用科怡档案管理软件，其目的，一是方便我们在利用环节中能够更快捷、更准确地检索到所需要的档案，二是能够促进各单位的档案管理规范、统一，为今后档案信息资源共享奠定基础。1、件号：应与每“件”文件归档封面上的件号相一致。此项必须填写。2、责任者：一般情况下都应当填写。责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。它是文件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用档案的重要途径。 （1）填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。（2）联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略。（3）立档单位是联合发文责任者之一时，必须抄录立档单位名称。（4）上报审批表的责任者。一种情况是上报审报表被批准的应填写最后审批机关，同时可将填报单位填写在备注栏中。另外一种情况是上报审批表未被批准，则责任者填写填报单位。（5）没有责任者时，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。3、文号：应照实填写。此项有可能空缺。文号即文件字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如达市档发20118号。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略，否则将给查找和利用带来困难。文号栏内不得出现诸如“会议文件之一”、“简报第一期”等内容。4、题名：应照实填写题名或补充题名、自拟题名。应给补充题名、自拟题名加“ ”。题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。题名录入的规范性、科学性将直接影响该份文件在今后的利用，录入的好，这份文件就会检索到，如果录入的不好，这份文件就有可能检索不到，而成为“死档案”。一般情况下，完整的题名是由责任者、问题、文种三个部分组成。如达州市档案局关于举办文书档案短期培训班的通知。也有许多文件标题直接由问题和文种构成，漏缺发文机关。 （1）一般情况下填写题名时应照实抄录。（2）没有题名时，应根据文件内容重新拟定标题，并外加“ ”号填写在目录中。（3）原标题不针对归档单位，但文件内容涉及归档单位的，可更改原标题。如任免、奖惩等。如原题名达州市人民政府关于表彰张三等为先进工作者的通报，题名中有张三，张三不是归档单位的人员，但是文件内容中有李四，李四是归档单位的人员时，在录入时应在张三后面加上李