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办公自动化培训,主讲：焦彦龙 Email： TelQQ: 501336570,课程介绍,随着计算机技术和通信技术的飞速发展，办公自动化的概念也已经远远超过了办公室事务及文档处理的范围。办公自动化软件从独立用户扩展到以Internet为支撑平台，经历了以数据为核心、以工作流为核心和以知识为核心的转变。,课程介绍,一、办公自动化的概念 二、操作系统 三、文字处理软件Word 四、电子表格Excel 五、演示文稿制作软件Powerpoint 六、关系数据库基础Access 七、网络基础知识,一、办公自动化概述,办公的概念 办公活动的主要任务是日常事务工作的组织、领导和实施汁划等。 最基本的办公事务有文字处理，报表处理，公文管理，文档管理，编辑、排版和印刷，日程管理，邮件处理，事务处理，计划安排以及通信处理等。 对于领导或管理人员来说，最具代表性的办公任务就是对某项活动制定运行汁划、组织具体实施方案和进行监督控制等。,传统办公方式,办公是以处理社会信息为主的一项重要活动，主要由办公人员、办公机构、办公工具与设备、办公信息以及办公环境等要素组成。 办公室和办公人员自古已有，我国古时候所谓的“衙门”就是办公室在当时的名称。 传统的办公工具主要是所谓“文房四宝”（笔、墨、纸、砚以及算盘等，远距离通讯主要依靠车、船、马匹等，其办公方式极为落后。 近、现代逐渐出现了打字机、电传机、传真机以及电话等，这标志着办公自动化的萌芽。,办公自动化定义（一）,办公自动化（OA，Omce AutomationP于20世纪60年代西方发达国家，起初是在办公业务量急剧增加的情况下发展起来的一门综合性技术。 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。,办公自动化定义（二）,20世纪80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自动化是应用汁算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。,办公自动化的目的,尽可能充分地利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。,办公自动化的三个层次,事务层为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等； 管理层为中间层，它包含事务层，管理层系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统； 决策层为最高层，它以事务层和管理层办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，是具有决策或辅助决策功能的最高级系统。,办公自动化系统,一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输和信息保存四个环节。 其核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需要的信息。,办公自动化实现的功能,办公自动化就是要创造一个集成的办公环境使 所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。 内部通信平台的建立 信息发布平台的建立 工作流程的自动化 文档管理的自动化 辅助办公。 信息集成。 分布式办公的实现。,办公自动化相关技术,计算机技术 多媒体技术 数据库技术、 计算机网络技术 数据通讯技术 存储技术 显示技术,办公自动化的常用设备,计算机 刻录机 打印机 复印机 传真机 数码相机 摄像机 网络设备（交换机、路由器） 一体机 扫描仪,二、中文操作系统,操作系统的选择（xp、windows7） 运行环境与安装 1、硬件要求 2、安装与删除组件 操作系统桌面 1、开始按钮 2、任务栏（开始、快速启动工具栏、活动任务区、系统信息区） 3、桌面图标 帮助系统的使用,常用术语与基本操作,名词类术语（窗口、活动窗口、图标、对话框、菜单、工具栏、快捷方式、应用程序、默认值、选项卡） 操作类术语（选中、选择） 鼠标和快捷键 1、基本操作（指向、单击、右击、双击、拖动） 2、指针 3、快捷键-Alt+Tab,常用快捷键,其他快捷键,中英文输入法,Ctrl+Space、Ctrl+Shift 全角/半角（Shift+Space）、中英文标点（Ctrl+.）切换按钮 安装中英文输入法,资源管理器,文件（程序文件、文档文件） 文件夹（根、父、子） 文件和文件夹属性（类型、位置、大小、修改创建时间、存在方式-只读 隐藏 存档） 文件和文件夹存储路径 文件与应用程序关联,文件和文件夹查看方式,浏览文件夹类容 改变文件和文件显示方式 文件文件夹排序 修改其他查看属性,文件和文件夹管理,新建 选定（原则：先选定，后操作） 1、选定多个连续的文件或文件夹 2、选定多个不连续的文件或文件夹 3、选定单个文件或文件夹 4、全部选定 复制（Ctrl+拖曳） 移动（Shift+拖曳） 删除（ Shift+ Del） 恢复 更改名称 查找 发送 建立件和应用程序关联,磁盘操作,格式化 磁盘属性（卷标、磁盘类型、文件系统类型、磁盘空间）,应用程序,启动退出 切换 1、任务栏 2、Alt+Tab 退出 Alt+F4 特殊退出 任务管理器 安装与卸载 以命令形式运行程序,控制面板,显示 键鼠 打印机 时间,系统维护和计算机管理,系统属性（常规、计算机名、硬件、远程、自动更新、高级） 计算机管理（存储、服务和应用程序、系统工具）,附件程序,记事本 写字板 画图 计算器 多媒体程序,办公中的简单文字处理,文字处理的基本知识； 通过一个简单、实用的某市“青年歌手大奖赛”比赛通知为例，讲解了简单文档的处理流程，包括文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置、打印预览以及打印输出等； 公文处理的基本规范，仍以制作上面的“通知”公文为例介绍了利用公文向导制作公文的方法。,文字处理软件及其功能,文件存储 内容编辑 简单排版 输入校验 输出 提供输入输出接口 对象的嵌入与链接,文字处理的操作流程,“青年歌手大奖赛”通知的制作,对办公文档的处理流程有个全面的认识。,字体、段落设置要求,发文机关：字体:黑体，字号：2号加粗红颜色段落局中 发文字号：小四号，楷体，段落居中 通知标题：黑体，三号加粗，段落居中，段后1行 收文单位：小四号，加粗，其余按照默认设置 通知正文: “一、参赛对象”标题文字，黑体，四号，段前段后为0.5行，段落首航缩进两个字符，其余按照默认 通知正文的主要内容的几段文字，段落首行缩进2个字符，行距为1.5倍行距，小四号，其余按照默认 单位署名和发文时间：四号字，段落右对齐且段前距设置0.5行 主题词一行：设置段落格式左对齐，黑体，四号 最后一行：小四号，楷体，段落左对齐且上下个输入一行水平线,文档的页面设置,纸型：A4 方向：纵向 页边距：上下左右2.15cm、 2.15cm、 1.8cm、 1.8cm 装订线： 页眉页脚： 垂直对齐方式 每页行数和每行的字数：A4(44行、每行39个汉字),文字和符号的录入,1选择汉字输入方法 可以利用鼠标单击任务栏上的“输入法指示器”En图标，从弹出的菜单中选取汉字输入方法；也可以按键盘上的Ctrl+Space组合键，在英文输入方法和默认的中文输入方法之间切换，按键盘上的Ctrl+Shift组合键，可以在各种汉字输入方法之间切换。,2文本内容的输入 在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是： （1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。 （2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。 （3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。 同时，输入文本时还需要注意：输入文本有插入和改写两种状态，要根据需要进行选取，在两种状态之间进行切换可以按Insert键，或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。,3特殊符号的录入 文档中除了文字外，有时还需要输入一些符号（例如：、等） 符号的输入方法主要有四种： （1）菜单法 （2）工具栏法 （3）软键盘法 （4）键盘法 4文档录入后的联机校对,文档内容的编辑,1光标定位 光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。 2选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏 （4）利用快捷键操作选取,选取对象时，读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。 Ctrl+A：选择全部文档 三击所选段落：选择整段 Alt+移动鼠标：选择矩形文本块 Ctrl+单击选择栏：选择全文档 选定的简化,3、修改文本技巧 操作者在需要修改文档内容时，应该首先选取出错内容的文本，然后直接输入新的文本，这样既可以删除所选文本，又在所选文本处插入新的内容。 4复制、移动、删除文本 首先必须选择所要操作的文本，然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有： （1）利用快捷键 （2）菜单方法 （3）工具栏按钮方法 （4）鼠标拖动方法,5“选择性”粘贴的作用 粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置，但是有时若只想要其中的文字，而不要其格式，这个时候就可以使用“选择性粘贴”。 6撤消和恢复操作 在对文档进行编辑的过程中， Word 会自动记录最近的一些操作，用户可以选择撤消一些错误操作。另外，如果又要取消撤消这个操作，也可以用恢复操作来达到目的。,撤消操作的方法是：选择“编辑”|“撤消”命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。 恢复操作的方法是：选择“编辑”|“恢复”命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。,字体与段落格式排版,文档中字体和段落格式排版的基本设置通过格式工具栏就可实现，复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可以通过使用“格式刷”按钮来实现格式的复制,文档的页面设置,单击“文件”|“页面设置”命令，可以打开“页面设置”对话框,可以设置以下步骤： 说明：双击标尺，也可以快速而方便打开“页面设置”对话框 1设置纸张大小和方向 2 调整页边距 3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 4确定每页中的行数和每行的字符数,打印效果的预览,（1）单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”|“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口， （2）打印预览窗口中有一个工具栏 （3）当内容没有全部显示完时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览下面的内容。 （4）单击“关闭”按钮，即可返回到编辑窗口界面。,文档的打印输出,1打印操作的基本步骤 2打印操作的其他方式,办公室文字处理的基本规范,1公文种类 我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位在工作中还经常使用一些其他文字材料，习惯上称为机关常用公文，主要有计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。,2公文格式 所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文格式是公文具有权威性和约束力的具体表现。 公文的组成项目分为指定项目和选择项目。 公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。 3公文用纸 公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。,4公文用字 字号一般按发文机关标识、标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序从大到小选用。 发文机关标识，推荐使用高22毫米、宽15毫