供应商服务平台指导手册.docx

供应商服务平台指导手册 版本：V1.0 2013年1月 目录1.简介32.首页33.新品发布44.订单中心55.退货中心96.财务对账107.系统管理171. 简介 供应商服务平台是供应商一站式自助服务平台，以此加深与供应商的深度合作，实现与供应商的高效协同。 供应商服务平台实现供应商的采购回告、结算对账、退货通知、邮件提醒等功能，主要分为首页、订单中心、退货中心、财务对账、系统管理五大业务模块 首页：待办事项提醒、公告信息发布、业务员信息、数据开发平台入口 订单中心：新品发布、采购订单回告、采购单查询及状态跟踪、送货信息查询 退货中心：退货通知提醒、实际退货信息查询 财务对账：进货/退货对账单对账、结算单回告、结算确认函打印、费用及发票信息查询、预付款查询 系统管理：用户设置、邮件提醒设置、供应商基本信息变更管理、供应商与业务员互动的邮件功能、修改密码2. 首页首页分为待办事项、公告栏、开发平台入口、业务员联系方式四大部分路径：【首页】l 待办事项：需要供应商及时处理的待办工作，点击链接直接进入操作界面- 未回告的采购订单：当当发出采购订单，等待供应商回告确认订单- 退货通知：当当发出退货通知单，通知供应商退货信息- 未确认的进货对账单：当当发出进货对账单，等待供应商对账确认- 未确认的退货对账单：当当发出退货对账单，等待供应商对账确认- 未回告结算单：当当发出结算单，等待供应商回告确认结算信息- 需要我回复的问题：当当业务员向供应商操作员发邮件，待供应商查阅l 公告栏：当当发布的公告信息，点击标题链接查看公共详情l 开发平台入口：其他平台系统的登录入口- 当当网数据开发平台：新版供应商服务平台不再提供销售、库存查询功能，可登陆数据开发平台查询- 当当网商品信息维护平台：维护商品信息、上传图片可登陆当当后台管理l 业务员联系方式：供应商对应当当业务员的基本信息，业务上有疑问可以与之联系3. 新品发布供应商目前可通过供应商服务平台门户网站批量发布新品信息，若想获取更多的信息，请与您的产品经理联系。路径：【订单中心】【新品发布】4. 订单中心4.1. 下单l 当当提交采购订单，供应商可以选择下列任意方式确认采购单：- 电子数据交换（EDI）- 供应商服务平台（VRM）4.2. 采购单回告供应商平台采购单回告主要功能是供应商确认送货的商品、数量、进折/进价、到货时间等，一张采购单只能确认一次。当订单发送到平台时，供应商会收到一封电子邮件提醒，电子邮件中会提供链接到供应商平台，同时给供应商提供未确认的回告订单，该系统将引导你查看每个新的未经确认的采购订单。路径：【订单中心】【采购单回告】l 明细回告：在【采购单回告列表】点击编辑链接，进入【采购单回告详情】界面，针对每个商品回告进折、数量等信息- 回告进折：默认为采购进折，回告进折不能大于采购进折- 回告数量：默认为订购数量，回告数量必须在业务规定的范围内- 预计到货日期：指当当收到采购单上商品的时间- 未发货原因：如果回告数量为0，必须选择未发货原因；未发货原因选项：产品产品无效、尚无供货、已停产、缺货- 统一时间：选择预计到货日期，点击【统一时间】按钮，系统批量设置该采购单商品的预计到货日期 - 统一原因：选择未发货原因，点击【统一原因】按钮，系统批量设置该采购单商品的未发货原因- 保存：将当前信息保存，采购单在界面不消失，如果有问题还可以重新修改- 保存并回告：表明供应商已确认采购信息，确认成功后，采购单消失，不能再修改- 当整单的回告数量/订货数量60%时，系统会有如下提示，提醒供应商回告数量过低，防止回告错误，如果确定没问题，直接点【取消】回告成功。 l 批量回告：先下载采购单详情xls，在xls表中维护完成后导入平台进行批量回告- 在【采购单回告列表】点击下载链接，导出采购单详情xls表，直接在xls表中维护回告进折、回告数量、预计到货日期、未发货原因信息 - 在【采购单回告列表】点击批量导入按钮，进入【采购单批量回告】界面- 点击【浏览】按钮，选择要批量回告的采购单明细xls表，点击【导入】后，将xls表中信息在界面显示，确定无误后，点击【确认回告】，回告成功。注意事项：采购单明细xls表中回告信息，必须符合以下条件，否则只要有一条信息错误，都需要修改xls表信息，重新导入，导入不成功系统会明确提示不成功原因- 回告进折：导出时默认为采购进折，回告进折不能大于采购进折- 回告数量：导出时默认为订购数量，回告数量必须在业务规定的范围内- 未发货原因：如果回告数量为0，必须选择未发货原因；未发货原因选项：产品产品无效、尚无供货、已停产、缺货- 不能任意增加或者删除采购单明细xls表中商品l 直接回告：在【采购单回告列表】点击回告，可直接回告确认采购单，回告成功，采购单消失。4.3. 采购单查询跟踪采购单的状态，反馈订单采购、回告、实际到货情况；同时可以打印、导出采购单信息路径：【订单中心】【采购单查询】 l 订单状态：等待回告、等待确认、回告确认、正在收货、收货完成、作废- 等待回告：采购订单传到平台，等待供应商对采购单回告确认- 等待确认：如果供应商采购单整单回告为0，当当业务员确认会和供应商联系是否回告有误- 回告确认：供应商采购单回告完成- 正在收货：表明当当已开始收货- 收货完成：采购单已经全部到货，不会再到货- 作废：采购单已经作废，不能作为收货依据4.4. 收货单查询查看供应商送货，当当实际收货信息 。路径：【订单中心】【收货单查询】l 结算状态：标志收货单是否已经结算- 未结：表明该收货单未进行对账结算- 已结：表明该收货单已进行对帐结算5. 退货中心5.1. 退货通知当当生成的退货单传到平台，通知供应商退货情况。当退货通知发送到平台时，供应商会收到一封电子邮件提醒，电子邮件中会提供链接到供应商平台，同时给供应商提供退货单。路径：【退货中心】【退货通知】5.2. 进退单查询查询当当实际退货给供应商的退货信息路径：【退货中心】【进退单查询】6. 财务对账6.1. 进货对账单将可以参与结算的进货单/调整单传到供应商平台等待供应商对账，供应商核对送货信息，反馈对账结果，但不能修改对账单。当对账单发送到平台时，供应商会收到一封电子邮件提醒，电子邮件中会提供链接到供应商平台，同时给供应商提供需要对账的进货单。路径：【财务对账】【进货对账单】- 送货单号：供应商的送货单号，供应商可通过此单号核对- 对账状态：等待对账、有疑义、对账完成等待对账：对账单据传到平台时，默认等待对账状态，等待供应商对账有疑义：供应商对账有问题，反馈有疑义状态对账完成：供应商对账没问题，对账确认l 选择对账状态有疑义或者等待对账的对账单，点击对账单号链接，进入【进货对账单详情】界面，核对每个商品的送货情况- 如果核对对账单正确，可以参与结算，则选择是的，我确认对账数据无误点击确认保存，确认成功对账单状态更新为对账完成，不允许再次对账- 如果核对有问题，需要与当当财务核实，则选择不，我对医生数据有疑义，可以输入疑义原因，点击确认保存，确认成功对账单状态更新为有疑义，对有疑义的对账单，财务人员会主动和供应商联系，确定对账结果，直到对账完成l 如果确定对账单没问题，也可以点击【进货对账单列表】的对账按钮，直接对账完成6.2. 退货对账单将可以参与结算的退货单传到供应商平台等待供应商对账，供应商核对收货信息，反馈对账结果，但不能修改对账单。当对账单发送到平台时，供应商会收到一封电子邮件提醒，电子邮件中会提供链接到供应商平台，同时给供应商提供需要对账的退货单。路径：【财务对账】【退货对账单】 操作同进货对账单6.3. 结算回告供应商对账完成后，财务根据确认的对账单生成本月的结算单，传到供应商平台，供应商核对本月结算应付款金额及结算明细，最终确认结算信息。当结算单送到平台时，供应商会收到一封电子邮件提醒，电子邮件中会提供链接到供应商平台，同时给供应商提供需要回告的结算单。路径：【财务对账】【结算回告】l 核对应付款金额，确认无误，点击回告确认，确认成功结算单消失，不能再回告；如果核对有问题，点击回告不确认，结算单不消失，财务人员会主动和供应商联系，修改结算单后再次让供应商确认，直到回告确认成功- 每月24号后不能对结算单回告，必须在每月24号前回告确认l 点击【结算单号】超链接，查看结算详情信息，查看本次结算具体是那些对账单进行结算，同时可在结算详情界面回告确认和回告不确认6.4. 结算确认函打印结算单供应商确认完后，财务统计本月结算涉及的其他费用，例如返点广告费、税差、入库调整、质保金等金额，将费用信息传平台给供应商核实，核实无误直接打印当当网结算单，盖章确认随发票一起邮寄当当财务当结算确认函送到平台时，供应商会收到一封电子邮件提醒，电子邮件中会提供链接到供应商平台，同时给供应商提供需要打印的结算单路径：【财务对账】【结算确认函打印】- 需开票金额=应付金额-返点广告费【是否开全票=否】-税差-入库调整-其他调整项- 实付款金额=应付金额-返点广告费-税差-入库调整-质保金-其他调整项l 【结算确认函打印】点击应付款金额链接，进入【结算应付款详情】界面，查看详细的对账单信息l 【结算确认函打印】点击返点广告费链接，进入【结算返点详情】界面，查看返点广告费详情l 【结算确认函打印】点击打印按钮，进入打印浏览界面，打印当当网结算确认函 6.5. 结算单查询当供应商将发票邮寄当当财务，财务使用发票后，将结算发票实际使用情况传到平台，表明本次结算完成， 供应商可查看结算单应付款信息、费用信息及发票使用情况路径：【财务对账】【结算单查询】l 【结算单查询】点击应付款金额链接，进入【结算应付款详情】界面，查看详细的对账单信息，同结算确认函打印【结算应付款详情】界面l 【结算单查询】点击返点广告费链接，进入【结算返点详情】界面，查看返点广告费详情，同结算确认函打印【结算返点详情】界面l 【结算单查询】点击发票使用情况链接，进入【结算发票详情】界面，查看实际发票使用情况- 本次发票余额=上期发票余额-使用发票金额6.6. 预付款查询对经销供应有预付款业务的，将预付款单传平台，供应商查看每笔预付款金额路径：【财务对账】【预付款查询】- 预付款单状态：已付款、已核销- 已付款：预付款金额已经支付给供应商- 已核销：预付款金额在结算中已经冲抵7. 系统管理7.1. 用户管理创建供应商对应的操作员，可以用操作员账号登陆平台；也可以根据操作员针对某种业务设置邮件提醒，当业务发生时，系统自动给操作员的邮箱发送提醒邮件路径：【系统管理】【用户管理】l 创建用户：点击【新建用户】按钮，弹出界面，设置登陆账号、密码、用户名、电子邮箱、职务、电话号码等信息，点击【确定】创建成功- * 是必填项- 如果该操作员要设置邮件提醒，则邮箱必须维护l 设置提醒业务：订单回告、退货通知、结算对账、结算回告- 订单回告：采购订单传平台等待供应商回告- 退货通知：退货单传平台通知供应商- 结算对账：进货对账单、调整单、退货对账单传平台等待供应商对账- 结算回告：结算单传平台等待供应商回告，结算确认函传平台通知供应商打印l 确定业务类型，下拉选择要设置提醒的用户和邮箱，点击添加