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目 录一 采购管理21.1 采购计划单31.2 采购订单61.2.1 正常新增采购订单61.2.2 从采购计划单中导入的采购订单91.2.3 从发货订单中导入明细到采购订单中121.2.4 采购订单调整单161.3 采购单181.4 采购入库单201.4.1采购核价单211.5 采购退货单22二 经销商采购管理252.1 采购订单252.2 采购单272.3 经销商采购退28三 销售管理303.1 发货订单订配货313.2 销售单353.2.1订单销售353.2.2正常销售363.3 销售差异处理373.4 销售退货403.5 销售退货差异处理45四 仓储物流464.1 调拨单464.2入库单524.3 调拨差异处理534.4 盘点544.4.1 全盘554.4.2 随机盘、历史盘564.4.3抽盘、历史抽盘57五 基础建档595.1 地点类595.2 货品类615.3 人员类645.4 财务类645.5 单据类646. 财务管理656.1 经销商资金控制656.2经销商销售价格体系666.2.1 经销商账户扣款单666.2.2 经销商账户收款单676.2.3经销商发票676.2.3 价格调整模块68分销系统操作手册PORTAL分销管理系统结合了企业分销网络中的所有业务，包括基础资料维护、向供货商的采购业务、对客户的销售业务、对终端顾客的零售业务，以及公司本身的订配货业务。其业务流又具体分为物流、资金流、信息流这三大主线。物流：管理从供货商进货开始，到企业仓库间的调货，再到企业对客户的商品销售，最后管理到商品面向市场的零售，构成了一个完整的货物流，在系统中形成一套库存账。资金流：涵盖了企业和供货商间的资金运转、企业和客户间的资金运转、终端顾客购买商品的营业额等，在系统中形成了一套资金账。信息流：通过对各方面数据的分析，以报表的形式提供库存方面的警戒、营销方面的预测、顾客群的分类等等。一 采购管理采购管理：完成企业和上游供应商的成衣采购的往来业务。主要由采购计划单、采购订单、采购单、采购退货单构成整个采购业务流。从资金上又有供应商账户扣款单和供货商账户收款单。以下将分别介绍各个单据的操作流程。流程图：图：采购业务流程1.1 采购计划单单击“”按钮，进入到采购计划单的界面，如图：1-1-1，填写相应的交货日期。图：1-1-1单击“”按钮，就会出现如图1-1-2的界面。图：1-1-2接下来就可以新增计划中需要采购的商品明细了。用户可以再表头信息下方看到“采购计划单明细”字样的标签页，在此标签页下方可以看到如图1-1-3的输入框。图：1-1-3用户可以再商品输入框中直接扫入商品条码，然后回车或者单击“”按钮。单击“确定”按钮之后就会出现系统就会把该商品的信息录入到我们的采购计划单明细中了。如图：1-1-4图：1-1-4用户除了可以直接在商品输入框当中直接扫入条码之外，还可以在商品输入框中输入款号，款号入库完成之后回车或者单击“”，这时就会出现如图1-1-5的界面。图：1-1-5在相对应的商品的颜色和尺寸对应的输入框上填计划采购的数量，完成之后单击“”按钮。系统就会把商品保存到采购计划单明细的表格中了。所达到的效果与上面直接扫描条码的结果是相同的，如图：1-1-6。图：1-1-6在采购计划单明细中存在记录的情况下，如果用户需要修改数量的话可以在明细中的数量一列填写需要修改的数量。然后单击单据头上的“”按钮。如图：1-1-7就是单据头上的一些功能菜单按钮。图：1-1-7如果需要将已经保存在明细中的数据删除的话，用户可以再需要删除的明细前面的复选框中打勾，然后单击商品输入框后方的“”按钮，这样系统就会把需要删除的明细删除了。无论是删除明细还是新增或修改明细，在完成操作之后都需要单击保存，来保存修改之后的数据。以上就是新增一张正常的采购计划单的操作。单据新增完成之后如果没有什么问题的话，就可以进行审核提交了。单击功能菜单中的“提交”按钮。确认提交，这样一张完整的采购计划单就算完成了。1.2 采购订单目前本系统的采购订单可以由用户手动新增订单明细，也可以从发货订单或者采购计划单导入订单明细来完成下订单的操作。1.2.1 正常新增采购订单 单击新增“采购订单”进入到采购订单新增的界面。填写相应的采购店仓和供应商的名称以及其他一些相关的信息，单击“”按钮，如图：1-2-1图：1-2-1如果需要选择店仓的话则单击输入框后方的“”按钮进入查询的界面，如图1-2-2。图1-2-2在查询条件框内输入已知的查询条件，例如查询店仓名称中含有“苏州”两个字的店仓，则在店仓名称一列输入“苏州”两个字。然后单击右下方的“查找”按钮。出现在下方表格中的内容即是所有符合查询条件的店仓。接着用户就可以通过选择店仓前面的单选按钮选择自己所需的店仓了。接下来就可以进行新增采购订单的明细了，A 用户可以在图1-4的红色标注框中看到商品一列，用户可以在此输入需要采购的商品条码明细然后单击“”按钮。这样商品就会保存在调拨明细的表格中了。如图：1-2-3图1-2-3调拨数量上默认的数值是1件。在用户保存上去之后，用户仍可以通过手动输入数量来修改此值。B 用户除了可以再商品一列上直接输入条码之外，还可以通过查询条件来查询相对应的商品。单击“”，出现如图1-2-4的查询界面。图：1-2-4商品选择完成之后用户就可以在商品一栏上看到你选择的商品“”，然后单击“”，出现如图1-2-5的界面。图1-2-5在相对应的商品的颜色和尺寸对应的输入框上填写需要调拨的数量，完成之后单击“”按钮。系统就会把商品保存到采购订单明细表格中了，如图1-2-6图：1-2-6明细新增完成之后，用户仍然可以在数量一列上重新修改需要采购的数量，如果需要删除明细的话，在需要删除的明细行前面的复选框中打钩然后单击“”按钮，就可以删除明细了。1.2.2 从采购计划单中导入的采购订单新增采购订单，在出现的采购订单的界面中选择相应的采购店仓以及供应商，然后在选择采购计划单，单击采购计划单后面的“”进入到查询采购计划单的查询界面如图1-2-7，图：1-2-7此处查找出来的采购计划单都是状态为已提交的并且剩余量不为0的单据。在需要选择的单据明细前面打勾，勾打上了之后再查询界面的左方就会把选择的结果显示出来，如果需要取消选择的话，只需要取消我们在明细前面打上的勾就行了，或者是在左方的多选结果中选中然后单击“” 就行了，“”该按钮是指将所有选中的结果全部清除，再进行重新选择，选择完毕之后，单击“”就可以了。如图：1-2-8所示图1-2-8采购计划单选择完成之后如图1-2-9，单击“保存”按钮，这时会在菜单按钮中会有一个“更多”的按钮，单击“更多”，选择“从采购计划单导入”按钮。图：1-2-9选择导入之后系统就会弹出一个导入明细的筛选界面。如图：1-2-10图：1-2-10在此筛选界面中用户可以通过筛选款号来选出计划单中的款明细，如图1-2-11图：1-2-11完成选择款号之后单击“保存”按钮，系统就会把采购计划单中该款号的明细刷新出来，如果需要重新选择款号的话，则单击“重新刷出明细”就可以了。在刷出明细之后用户就可以在采购计划单导入明细标签页中的“当前导入量”列中填写需要导入的数量。需要注意的是当前导入量不可以大于A（A=计划量-已导量）的值。除此之外还有一个“”的按钮，此按钮的作用是将匹配导入量中填写的熟量填充到“当前导入量”这一列中。当前导入两填写完成之后单击“”按钮，然后单击“”按钮，这样系统就会把相应的商品明细及数量导入到采购订单的明细中了。如图1-2-12所示。图：1-2-121.2.3 从发货订单中导入明细到采购订单中新增采购订单，在出现的采购订单的界面中选择相应的采购店仓以及供应商，然后在选择采购计划单，单击发货订单后面的“”进入到查询发货订单的查询界面如图1-2-7，图：1-2-7此处查找出来的采购计划单都是状态为已提交的并且剩余量不为0的单据。在需要选择的单据明细前面打勾，勾打上了之后再查询界面的左方就会把选择的结果显示出来，如果需要取消选择的话，只需要取消我们在明细前面打上的勾就行了，或者是在左方的多选结果中选中然后单击“” 就行了，“”该按钮是指将所有选中的结果全部清除，再进行重新选择，选择完毕之后，单击“”就可以了。如图：1-2-8所示图1-2-8采购计划单选择完成之后如图1-2-9，单击“保存”按钮，这时会在菜单按钮中会有一个“更多”的按钮，单击“更多”，选择“从采购计划单导入”按钮。图：1-2-9选择导入之后系统就会弹出一个导入明细的筛选界面。如图：1-2-10图：1-2-10在此筛选界面中用户可以通过筛选款号来选出计划单中的款明细，如图1-2-11图：1-2-11完成选择款号之后单击“保存”按钮，系统就会把采购计划单中该款号的明细刷新出来，如果需要重新选择款号的话，则单击“重新刷出明细”就可以了。在刷出明细之后用户就可以在采购计划单导入明细标签页中的“当前导入量”列中填写需要导入的数量。需要注意的是当前导入量不可以大于A（A=计划量-已导量）的值。除此之外还有一个“”的按钮，此按钮的作用是将匹配导入量中填写的熟量填充到“当前导入量”这一列中。当前导入两填写完成之后单击“”按钮，然后单击“”按钮，这样系统就会把相应的商品明细及数量导入到采购订单的明细中了。如图1-2-12所示。图：1-2-12在以上所有的操作完成之后单击菜单按钮中的“保存”按钮，这样一张单据就完成了，如果没有什么问题就可以进行提交了。单击“提交”按钮，确认提交，这样采购订单就算完成了。提交完成之后用户可以再已提交的采购订单中找到此次完成的单据，如图1-2-13.用户仍可以双击打开查看此单据，如图所示1-2-14图1-2-13图1-2-14在单据的右上角用户可以看到已提交的字样来标注此单据的状态为已提交。提交之后的单据是不可以再做任何修改的。如果需要做修改可以先将提交的单据进行取消提交然后修改。 取消提交：打开已提交未结案的采购订单，如图1-2-14，单击“取消提交”的按钮，取消提交成功，这样就可以再次打开单据进行修改了，修改完成之后再提交。1.2.4 采购订单调整单采购订单在提交之后如果已经有部分数据完成采购，如果这时需要修改采购订单的话，就可以通过采购订单调整单来调整采购订单的明细。详细操作如下：单击“新增”，新增一张采购订单调整单，如图：1-2-15图：1-2-15选择需要调整的采购订单，单击“”进入查询采购订单的界面，如图：1-2-16图：1-2-16单击“查找”按钮，在需要调整的单据前面单击单选按钮。这样采购订单的选择就完成了。然后单击“”按钮，就会出现如图1-2-17的界面。图：1-2-17在菜单栏上会出现“导入采购订单明细”的按钮，单击此按钮，系统就会把采购订单中的单据明细给导进来，如图1-2-18图1-2-18在导入的明细有一列叫“调整量”，用户只需要吧调整的数量填上去就可以了，例如：原订单量为5，需要调整到7，那么在调整量那一列用户只需要填上2（调整后的数量：7-调整前的数量：5）就可以了。调整量填写完成之后单击“保存”然后提交这样采购订单的明细就被调整过来了。1.3 采购单目前采购单有两种性质的采购，一种是根据采购订单来进行采购也就是订单采购类型，还有一种就是直接进行采购也就是正常采购类型。订单采购：新增采购单，单据类型一列默认是“订单采购”，订单采购是指根据采购订单来完成采购单的过程。选择相应的采购订单的订单编号，然后单击“保存”按钮，保存完成之后，系统会直接将订单中的采购店仓和供应商置到采购单上的对应列上。如图3-1所示图：3-1订单采购保存保存完成之后用户可以再上方看到“导入采购订单未完成量”的按钮，此按钮的作用是将采购订单中的商品明细导入到采购单中，单击此按钮，会出现如图3-2所示的情况。采购单明细中就会有明细了。图3-2此时用户可以修改相应的采购数量和采购价格，修改完成之后单击“保存”按钮。采购单完成之后就可以单击“提交”按钮进行提交确认了。正常采购：新增采购单，将采购单上的单据类型选择为“正常采购”，然后填写相应的采购店仓和供应商信息，单击保存，保存完成之后就新增采购单的明细，操作与上方订单采购类型的采购单新增明细的方法相同。正常采购如图3-3所示：图3-31.4 采购入库单不管是正常的采购还是订单类型的采购，采购单提交之后就需要对入库单进行验收。进入到入库单之后，如图所示4-1图：4-1双击打开采购入库单，如图4-2所示图：4-2打开之后用户可以在入库数量一列填写实际的入库数量，也可以再商品输入框上进行商品输入扫描，将数量置到数量一列。完成之后单击“保存”按钮，保存完成之后就可以进行提交来完成整个验货的过程了。入库单提交之后采购店仓的库存增加。1.4.1采购核价单在采购入库单提交之后会系统会自动生成一张“采购核价单”，用户可以再此单据中进行审核采购的价格。界面如图：1-4-1图：1-4-1用户可以再审核价一列填写审核后的实际价格。也可以在整张单的表头上填写整单扣减的金额。天邪完成之后单击保存按钮，爆粗之后系统会自动重新核算采购金额，然后生成一张供应商账户扣款单。如图：1-4-2，1-4-3图：1-4-2图：1-4-2扣款单1.5 采购退货单总部需要退货给供应商时，就需要通过采购退货单来完成退货的流程了。新增采购退货单：单击“”进入新增采购退货单的界面，填写相应的退货店仓和供应撒还能逛以及其他一些信息，之后单击保存，如图：1-5-1图：1-5-1新增采购退货单明细如图：1-5-2图：1-5-2明细新增完毕之后仍然可以进行修改，直接在数量和采购退货价上填写需要的数据，单击“保存”就可以了。以上操作完成之后就可以进行确认提交了。采购退货单提交成之后，对于退货店仓来说还需要到出库单确认退货出库的数量。进入到出库单的菜单界面，找到退货单对应的出库单，双击打开，如图：1-5-3图：1-5-3在出库单界面上用户可以看到实际的单据数量以及出库数量列，用户需要做的是在出库数量列上填写实际的出库数量，也可以通过扫描商品的吊牌进行出库，如图1-5-4在商品输入框中输入商品的条码或者款号，回车或者单击“”按钮，如果是条码的话，系统会直接将数量保存到出库数量列上，如果是款号会出现如图：1-5-4的界面，在该界面上输入实际的出库数量单击“保存”按钮就可以把实际的出库数量保存到出库数量列上了。图：1-5-4出库填充完成之后如图：1-5-5图：1-5-5出库数量填充完成之后就可以提交出库单了，提交完成之后采购退货的流程就算完成了。采购退货出库单提交之后系统会自动生成一张供应商账户扣款单，扣款金额为负，并且已经自动提交了。如图：1-5-6图：1-5-6二 经销商采购管理2.1 采购订单经销商对总部进行采购新增采购订单，进入新增采购订单界面，如图2-1图2-1当前采购订单的单据类型有两种方式：补货订单，即：现货订单新货订单，即：期货订单选择完成订单类型和店仓之后单击“保存”按钮。接着就来新增采购订单明细。在“采购订单明细”标签页下方有商品输入款，唉商品输入框中输入商品，当然也可以单击“”进行查找商品。查询完毕之后单击“确定”，如图2-2-1，2-2-2图2-2-1图2-2-2在出现的矩阵界面上输入数量，完成之后单击“保存”按钮。完成之后，商品明细就新增完成了。如图：2-3图2-3完成之后用户可以在订单价和数量列上进行修改。修改完成之后就可以提交采购订单了。2.2 采购单采购单的单据类型有三种：正常采购订单采购特殊（换货）采购正常采购和特殊（换货）采购就直接填写正常的收发货店仓就可以了，订单采购则需要选择相应的采购订单的订单编号就可以了。选择订单编号：单击“”，进入查找采购订单编号界面，如图：2-2-1图：2-2-1相应的信息填写完毕之后单击保存。如图：2-2-2图：2-2-2单击“”出现如图2-2-3的结果采购订单中的明细就被保存到采购单的明细中了。用户仍可以对明细进行修改，但是数量不允许大于采购订单中的订单剩余量。完成之后就可以单击“保存”按钮并进行提交了。经销商采购单完成之后，需要发货店仓需要到出库单进行出库确认，发货方的出库单确认之后，发货方的库存减少，采购方就可以到入库单进行验收入货了。经销商采购入库单：进入到入库单的菜单界面找到经销商采购单对应的入库单。双击打开，填写相应的入库数量，完成之后单击保存，提交。这样完成经销商的采购流程就算完成了。采购入库单提交之后收获店仓的库存增加2.3 经销商采购退经销商需要退货给总部，就需要通过新增经销商采购退货单来完成退货的过程了。新增采购退货单，进入到新增界面之后填写相应的发货店仓以及收货店仓，填写完成之后就可以单击保存了。如图2-3-1图：2-3-1保存之后就可以新增采购退货单的退货商品明细了。在明细下方的商品输入框中输入商品的款号或者条码，回车或者单击“确定”按钮，如果是条码的话系统会自动把商品新增到明细行中，如果是款号，则会弹出款号的明细矩阵框与以上的单据操作一样，输入需要退货的数量，然后单击保存，这样退货的明细就完成了，完成之后用户仍然可以对明细进行修改或删除。如图：2-3-2图：2-3-2如果不存在问题的话，用户就可以提交采购退货单了。经销商采购退货单提交之后，退货店仓还需要到出库单进行确认实际的出库数量。进入到出库单的菜单界面，找到退货单对应的出库单，双击打开，如图：2-3-3图：2-3-3在出库数量一列填写相应的出库数量，单击保存，没有问题就可以提交了。出库单提交之后退货店仓的库存减少。三 销售管理 销售，处理包括从订货会到日常订单、退货业务。通过总部用户与经销商用户的互动，实现了企业与其经销商之间的电子商务。在介绍销售流程前，需确立“对经销商店铺销售”的概念。考虑到某些企业的经销商下有多个店铺会各自到企业总部拿货，因此系统采用了直接对客户的某个店铺销售的方式。但是不论是客户下的哪个店铺，其销售单价或销售折扣都是依据企业和经销商签订的协议。完成企业和下游客户的销售往来业务。主要由发货订单、销售单、销售退货单构成整个销售业务流。一个完整的销售流程是以下游经销商为发起者，由下游经销商用户在分销管理系统下采购订单，然后进入上文谈及的订配货业务流程。这里我们要讨论的是不通过订配货直接销售的业务流程。业务流程图：3.1 发货订单订配货订配货流程图： 新增发货订单，进入新增发货订单界面，选择相应的订单类型、发货店仓以及收货店仓，单击“”按钮，如图3-1-1图：3-1-1接下来新增发货订单明细。在“发货订单明细”标签页下方有商品输入框，在商品输入框中输入商品，当然也可以单击“”进行查找商品。查询完毕之后单击“确定”，如图3-1-2，3-1-3图3-1-2图3-1-3在出现的矩阵界面上输入数量，完成之后单击“保存”按钮。完成之后，商品明细就新增完成了。如图：3-1-4图3-1-4完成之后用户可以在订单价和数量列上进行修改。修改完成之后就可以提交发货订单了。发货订单完成之后就可以新增配货单进行配货了（一） 多订单配货新增配货单，如图3-1-4图：3-1-4用户可以根据需要配货的收发货店仓以及配货的款号筛选出正确的信息，然后单击“”按钮，如图：3-1-5图：3-1-5系统会根据发货店仓的库存刷出符合条件的明细信息，用户可以根据实际情况在对应的尺寸及颜色的输入框中进行配货。配完货之后单击“提交”按钮，就可以完成配货的过程了。除了以上的方法给以进行配货，用户还可以根据单据号查询进行配货，用户在页面的头上可以看到“明细查询”和“单据号查询”两种方式，现在选择“单据号查询”，切换之后如图3-1-6图：3-1-6选择需要配货的单据编号，单击“”按钮，如图就会出现商品明细界面。配货的方式与明细查询的方式一致。配玩货之后，系统会根据单据的发货店仓与收货店仓的关系生成相应的销售单或者是调拨单，并且系统会自动将单据提交。发货店仓只需要到出库单进行确认出库就行了。3.2 销售单3.2.1订单销售新增销售单，选择订单类型为“订单销售”，然后选择需要导入的发货订单的订单编号。单击保存，保存之后系统会直接将订单中的发货店仓与收货店仓知道对应的位置上。如图：3-2-1图：3-2-1保存之后再导航菜单上会出现“导入发货订单未完成量”的按钮，单击此按钮，系统就会把相应的单据明细导入到销售单中。如图：3-2-2图：3-2-2用户可以修改数量和销售价，修改完成之后单击保存，然后提交，这样销售单就算完成了。销售单完成之后对于发货店仓来说还需要到出库单进行确认出库。确认方式与以上经销商采购出库的确认方式一致。3.2.2正常销售新增销售单，销售类型选择“正常销售”，选择对应的发货店仓和收货店仓，单击保存，如图：3-2-1图：3-2-1新增销售单明细，明细新增完成之后审核提交。提交之后发货店仓需要到出库单进行确认出库，出库单提交之后，发货店仓的库存减少。并且系统会自动生成一张经销商账户扣款单，经销商为收货店仓所属经销商。如图所示3-2-2图：3-2-23.3 销售差异处理总部与经销商（经销商与下级经销商）之间的销售业务，出库数量与入库数量存在不一致，这时候就需要根据其产生的原因，对存在的差异做相应的处理,系统提供4种方法： （1） 发货方补单：由于发货方的疏忽，少发货物（单据上10件，实际发货9件），由发货方补做2张销售单，其中一张销售单的但据数量为-1，出库数量为-1，入库数量为0（即：发货店仓在库存数量上增加上1件，收货店仓的库存不变）；第二张销售单是单据量为1件，需要发货方到出库单进行确认出库。（共有3张销售单：第1张10件，第2张-1件，第3张1件，总共10件）（2） 发货方调整：由于发货方疏忽，少发了货物，但如果双方达成共识，觉得没有必要为一两件货物再发一次货，那么就由发货方生成1张销售单，由发货店仓发-1件货，收货方0验收（2张销售单：销售10件，实际发货9件，所以生成负向销售单，在发货方的库存数量上加1件）。（3） 收货方调整：责任在收货方，由于收货方的疏忽，少点或者少入库了若干件货物，事后又找到了，那么由收货方来调整库存数量，生成调整单（把少入库的货物数量加到库存数量中）（4） 确认丢失：双方都无过失责任，差异原因可能出在中间环节（如：途中、货运公司方面等）可能会找承运人追究责任。但是，因为经销商确实没有收到商品，所以发货方会生成经销商账户收款单，退还经销商未收到货物的付款，为了平衡库存变化的来由，还将生成一张发货方团购单和发货方物理调整单。以上所有处理不会生成特殊单据，只会在销售单中注明此单据的类型为“差异销售”。l 使用4种处理方式，不会修改具体的内容，只会对差异处理过的资料，留下痕迹。差异处理操作：当对应的销售单在入库确认时入库数量与出库数量产生差异，这时提交入库单就会生成对应的销售差异处理单据。然后用户就可以到销售差异处理菜单中找到销售单对应的差异单，这里差异单的单据号是与产生差异的销售单的单据号是一致的。双击打开差异单，如图3-3-1图3-3-1目前差异处理的操作有两种方式，一种就是批量差异处理即一次性把一张单据里的差异明细用同一种方式处理完成。还有一种就是根据实际情况给每一条明细用不同的方式进行处理。 批量差异处理图：3-3-2用户可以在差异处理单的单据头上有“”和“”两个字段，用户需要在“是否批量处理”后的复选框中打勾，然后在处理方式选择批量处理的方式，选择完成之后单击“”，保存之后，系统会将用户选择的差异处理方式保存到每一条差异明细中，如图：3-3-3，接下来用户就可以单击导航菜单上的“”按钮了。图：3-3-3差异处理之后系统会提醒用户差异处理成功。如图：3-3-4图：3-3-4批量处理成功之后，差异处理单的单据就会变为提交状态。如图：3-3-4图：3-3-4 明细处理除了上面讲的批量差异处理方式之外，还有一种处理方式就是给不同的明细用不同的方式来处理。如图：3-3-5如图：3-3-5在明细中选择各自的处理方式，然后单击“保存”按钮，这时需要注意的是这种差异处理方式不需要将单据头上的批量处理勾选框选上，只要在明细里进行操作 就可以了。保存完成之后，单击“” ，容纳后差异处理成功，当单据中的最后一条明细处理完成之后，系统就会把这张单据置为已提交状态。3.4 销售退货业务流程图：如销售退货流程图所示，一个完整的销售退货流程可由下游经销商的采购退货单发起，由总部销售人员确认退货业务，经销商仓库或店铺退货出库，最后由总部仓管人员确认货物入库。其中主要涉及销售退货单一张业务单据。销售退货单：经销商退货凭证，供总部人员查看、批准。会自动根据经销商的采购退货单生成，也可总部人员自己制单。经销商用户在系统里所见的采购退货单和总部用户在系统里所见的销售退货单也是时刻保持一致的，因此下游经销商只需查询自己采购退单的状态及其商品明细数量等信息，就可了解总部对自己的采购退货需求的相应情况。当采购退货单变为“已提交”状态，表示总部已经确定退货业务；经销商仓库或店铺就可以对商品进行退货出库了，经销商用户提交采购退货出库单后，总部仓库人员就需要为销售退货的货物做入库准备了。操作流程：新增销售退货单，进入到新增销售退货单的界面，如图：3-4-1图：3-4-1选择相应的发货店仓（退货店仓）和收货店仓以及销售退货性质。注意的是在所有单据中含有“*”的字段都是必填字段，如果有必填没有填写的话，单据在保存的时候会提醒必须填写那些字段否则无法保存。填写完成之后单击“”按钮，如图：3-4-2图：3-4-2保存之后会出现“销售退货单明细”的标签页。用户可以再此标签页下方的商品输入框中新增退货的商品明细。在商品输入框中输入商品，当然也可以单击“”进行查找商品。查询完毕之后单击“确定”，如图3-4-3，3-4-4图3-4-3图3-4-4在出现的矩阵界面上输入数量，完成之后单击“保存”按钮。完成之后，退货商品明细就新增完成了。如图：3-4-5图3-4-5完成之后用户可以在退货价和数量列上进行修改。修改完成之后就可以提交销售退货单了。l 出库单确认提交成功之后，退货店仓需要到出库单进行确认出库，打开对应的出库单，如图：3-4-6图：3-4-6在出库单中，如果出库数量为0 的话，用户可以再菜单按钮上看到“”按钮，如果此单据需要0提交的话，用户只需要单击此按钮，出库单就可以确认提交了，如果出库数量不为0的话，用户需要在“出库数量”一列上填写实际的出库数量，或者是在商品输入框中进行扫描出库，出库数量填写完成之后单击保存，然后单击“提交”按钮，就可以将出库单确认提交了。l 入库单确认出库单提交之后，就需要收货方到入库单进行确认。到入库单中找到对应的入库单，双击打开。如图：3-4-7图：3-4-7在入库数量一列填写相应的数量，或者是在商品输入框中进行扫描入库的商品吊牌也可以。数量置到入库数量上之后，用户就可以单击“保存”按钮，进行保存了，没问题的话就可以提交确认入库了。入库单确认提交成功之后，系统会自动生成一张经销商账户扣款单。如图：3-4-8，经销商为退货店仓所属的经销商，退货金额为负，也就是说把退货的金额返回给退货店仓。图：3-4-83.5 销售退货差异处理如果经销商的退货过程中，出现了总部的入库数量和经销商的出库数量存在差异，那么，这时候就可以根据其产生差异的原因，对单据中出现的差异进行相应处理，系统提供4种方法：（1） 发货方补单：基本同销售差异处理，发货方（经销商或者下级经销商）疏忽 （退10件，发了8件） 再做2张销售退货单，一张单据是发货方退给收货方并且自动出入库（退-2，发-2件，收了0件）；一张单据退2件，然后在到出库单进行确认出库，收货方确认入库。（2） 发货方调整：基本同销售差异处理，发货方疏忽 生成一张销售退货单（退-2件，出库-2件，入库0件）。处理之后发货方库存调整2件，收货方库存不变。（3） 收货方调整：基本同销售差异处理，收货方疏忽（少入库） 生成调整单，调整库存数量（4） 确认丢失：双方都无过失责任，差异原因可能出在中间环节（如：途中、货运公司方面等）可能会找承运人追究责任。为了平衡库存变化的来由，将生成一张发货方团购单和发货方物理调整单。这里的收货方是总部，所以不可能由总部生成经销商账户收款单（这是和销售差异处理的区别）l 使用4种处理方式，不会修改具体的内容，只会对差异处理过的资料，留下痕迹。差异处理流程，销售退货的差异处理流程与销售差异处理的流程一致，按照销售差异处理的流程就可以了。四 仓储物流4.1 调拨单调拨业务流程图：登陆系统之后，选择“分销管理”模块进入。如图4-1-1，选择“仓储物流”，然后单击“调拨单”进入调拨单的界面。图：4-1-1单击“”按钮进入新增“调拨”的界面。如图4-1-2显示。图：4-1-2在“发货店仓”和“收货店仓”的输入框上填写相应的店仓名称或者是店仓编号。如果需要选择店仓的话则单击输入框后方的“”按钮进入查询的界面，如图4-1-3。图4-1-3在查询条件框内输入已知的查询条件，例如查询店仓名称中含有“苏州”两个字的店仓，则在店仓名称一列输入“苏州”两个字。然后单击右下方的“查找”按钮。出现在下方表格中的内容即是所有符合查询条件的店仓。接着用户就可以通过选择店仓前面的单选按钮选择自己所需的店仓了。完成以上操作之后单击“”中的“”按钮。接着来完成输入调拨单明细的过程。用户可以看到如图4-1-4的界面。图4-1-4此时用户有两方法可以输入商品的明细。 用户可以在图1-4的红色标注框中看到商品一列，用户可以在此输入需要调拨的商品条码明细然后单击“”按钮。这样商品就会保存在调拨明细的表格中了。如图：4-1-5图4-1-5调拨数量上默认的数值是1件。在用户保存上去之后，用户仍可以通过手动输入数量来修改此值。 用户除了可以再商品一列上直接输入条码之外，还可以通过查询条件来查询相对应的商品。同以上讲的查询方法一致，单击“”，出现如图1-1-6的查询界面。图：4-1-6商品选择完成之后用户就可以在商品一栏上看到你选择的商品“”，然后单击“”，出现如图4-1-7的界面。图4-1-7在相对应的商品的颜色和尺寸对应的输入框上填写需要调拨的数量，完成之后单击“”按钮。系统就会把商品保存到调拨明细表格中了，如图1-1-8图4-1-8 以上操作完成之后一张调拨单就完成了，完成之后用户就可以进行提交动作了。单击“”按钮。接着如图单击确认按钮，调拨单就提交成功了。 1确认提交 2提交成功调拨单提交成功之后就可以到出库单进行确认出库了。查询到调拨单对应的出库单，双击打开。如图：4-1-9图：4-1-9填写相应的出库数量保存提交。4.2入库单单击“入库单”进入到入库单的界面如图4-2-1。图：4-2-1找到之前所做的调拨单对应的入库单，双击打开，如图：4-2-2 图：4-2-2用户可以在入库数量一列填写相对应的入库数量，与出库单一样也可以在下方的商品输入框中进行扫描录入或者是查询录入。操作同上方出库单的操作。完成之后单击提交按钮，入库验收的动作就完成了。4.3 调拨差异处理在调拨业务中，发货仓的出库数量与收货仓的入库数量存在不一致时，系统提供了4种差异处理方法：（1） 发货方补单：由于发货方的疏忽，调拨时少发货物（单上10件，实际9件）由发货方补做1张调拨出库单（等待发货方确认出库），同时生成1张已完成的调拨单（调拨-1件，出库-1，入库0件）即将发货方的库存调整上来一件。（2）发货方调整：由于发货方疏忽，少发了货物，但如果双方达成共识，觉得没有必要为一两件货物再发一次货，那么就由发货方生成已完成的1张调拨单（调拨量-1，出库量-1，入库量0件）这样发货方的库存就被调整回来一件。 （3）收货方调整：责任在收货方，由于收货方的疏忽，少点或者少验收了若干件货物，事后又找到了，那么由收货方来调整库存数量，生成调整单（把少验收的货物数量加到库存数量中）（4）确认丢失：双方认同责任不在任何一方，差异原因可能出在中间环节（如：途中、货运公司方面等）可能会找承运人追究责任。但是，因为收货店仓确实没有收到商品，所以为了平衡库存变化的来由，将生成一张发货方团购单和发货方物理调整单。l 使用4种处理方式，不会修改具体的内容，只会对差异处理过的资料，留下痕迹。差异处理操作流程。如图：4-2-3图：4-2-3之后相对应操作流程与销售差异处理的流程一致。请参照“销售差异处理”操作流程。4.4 盘点盘点单，店仓进行盘点时就是用该单据，在本系统里，盘点单提交之后，系统就会直接将店仓的库存更新为盘点后的最新库存。盘点单的操作如下：新增首先进入系统的分销管理模块，然后选择“仓储物流”，单击“盘点单”进入盘点单界面，如图：4-2-4图：4-2-4单击“”按钮，新增一张新的盘点单，如图4-2-5。图：4-2-5选择相应的店仓，单击“”，进入店仓的查询界面。选择需要盘点的店仓、单据类型。单击保存。单据类型目前有5种盘点方式。A 全盘：全盘是指把店仓的账面库存全部刷新出来，盘点人员需要将仓库里面所有的商品都盘点一次，盘点完成之后，系统将会更新店仓的库存。B 随机盘随机盘点是指，不管店仓里原有的商品有多少，随机盘点，扫到什么商品就去更新某个商品的库存。C 历史盘历史盘点是指盘点某个过去时间点的库存。D 抽盘抽盘是指选择几个款号，并且针对当前的时间进行盘点。E 历史抽盘历史抽盘是指盘点某个过去时间点的某些商品的库存。4.4.1 全盘把单据类型选择为“全盘”单击“保存”按钮，会出现如图：4-4-1的界面。图：4-4-1在商品行输入商品单击“确定”然后会出现输入数量的矩阵界面如图：4-4-2图：4-4-2在输入框中输入数量单击“保存”。然后相应的数量就会出现在对应商品的实际数一列。最后填写完成相应的数量的之后，单击提交。盘点就完成了！4.4.2 随机盘、历史盘在新增盘点单时，将单据类型选择为“随机盘点”，单击“保存”，然后进行盘点商品基本操作与全盘一致。4.4.3抽盘、历史抽盘新增盘点类型为抽盘，选择盘点的店仓，由于是抽盘所以需要选择盘点的款号，如图：4-4-3图：4-4-3单击“”进入选择款号的界面，如图：4-4-4图：4-4-4在查询条件上输入过滤条件，在查询结果前面的复选框中打勾，选择的结果就会出现在左方的多选结果中，如图：4-4-5图：4-4-5然后单击“返回多选结果”按钮，选择完成之后如图：4-4-6，单击“保存”按钮。图：4-4-6保存之后系统会把店仓里库存不为0的商品明细给列出来如图：4-4-7图：4-4-7接下来用户就可以再商品输入框中扫描商品或者是在实际一列填写实际的盘点数量。完成之后单击提交，提交成功之后，系统就会把店仓的库存更新为盘点中的实际数了。历史抽盘与抽盘是一致的只是在选择单据的时间的时候需要选择历史时间，然后后续的操作就与以上的操作一致了。五 基础建档5.1 地点类l 销售区域：新增销售区域，可供其它基础资料维护时选择所属销售区域。l 价格区域：新增价格区域，当商品为非全国统一零售价时，可根据店仓的价格区域来判断商品的价格。l 国家、省份、城市、区县l 供应商类别：新增供应商类别，可在新增供应商档案时选择不同供应商类别。例如：成衣供应商、辅料供应商等等。l 供应商档案：新增供应商档案资料，为采购业务提供供应商选项及记录该供应商联系方式等资料，若总部停止了与某供应的往来业务，则可以在供应商档案里关闭供应商。l 经销商级别：建立经销商级别，系统将默认带上总部级别，即总部相当于将其定义为级别为总部的经销商，为系统最高级别，如之下一级经销商或二级经销商的经销商级别名称定义可根据不同企业自定义。l 经销商属性维护：l 经销商档案：新增经销商档案资料，选择经销商所属级别，记录供应商联系方式等资料及定义经销商的折扣，若停止了与某经销商的往来业务，则可以在经销商档案里关闭经销商。如图：5-1-1 图：5-1-1是否自动入库：该选项是为了防止经销商不使用这套系统，需要经销商操作的出入库单，系统直接帮经销商直接提交生成。是否允许月结：控制经销商的月结到底是游经销商自己做，还是让其上级经销商或总部来完成。是否结算：控制经销商是否参与结算。图为经销商统计信息，用户可以查看经销商的资金账户的详细情况。图为经销商的属性维护界面。用户可以再此维护经销商的属性信息。l 店仓类别定义：新增店仓类别定义，在新增店仓档案时用来分辨不同类别店仓档案。l 店仓属性维护：新增店仓属性，可以在新增店仓时维护更多的辅助信息。l 店仓档案：新增店仓档案资料，需选择所属经销商，定义该店仓是否为物流中心或是否允许零售，系统将根据该店仓是否为物流中心标志来判断该店在采购类单据的或销售类单据里是否可选；根据是否允许零售标心来判断该店在零售单里是否可选。如图：5-1-2图：5-1-2是否物流中心：该选项是指如果店仓需要参与销售的话，那么店仓必须为物流中心。是否允许零售：控制店仓是否允许参与零售做零售单。订货会发货仓：该选项在订货会中会用到，由于系统是直接根据订货会生成发货订单的，如此就需要有个选项来控制生成发货订单时的发货店仓是哪个，所以有个这个选项。一个经销商下面最多只可以有一个订货会发货仓。5.2 货品类l 属性维护：系统将默认带上五个属性，各属性的具体可选属性描相述由用户定义，五个属性对应在商品维护里的可选字段。l 款号：维护商品款号信息。款号信息包括款号的款号数据、图像数据、颜色和尺寸、条码列表等，选择好颜色和尺寸后，就相当于维护了该商品对应的条码。如图：5-2-1。图：5-2-1新增款号，进入新增款号的界面，填写相应的款号名称品名，尺寸组，预估成本，标准价以及其他一些属性信息，单击保存，如图：5-2-2图：5-2-2保存之后用户可以看到“”按钮，单击此按钮，会出现生成商品条码的界面。如图：5-2-3图：5-2-3在对应的颜色、尺寸下方的复选框中打上勾，然后单击提交，关闭提示成功的界面。提交之后系统会根据用户选择的颜色和尺寸自动生成条码。如图5-3-4所示图5-3-4如果需要删除条码的话，用户可以在条码前面的复选框中打勾，然后单击“”按钮，就删除完成了。以上就是完整的款号维护的操作了。l 尺寸组、尺寸、颜色：在系统里需建立企业所用的各不同尺寸组，如上衣尺寸与裤子尺寸分类不一样，需分别建立上衣尺寸组和裤子尺寸组；在建立不同尺寸组后，建个各个尺寸，选择对应所属的尺寸组；此外，还需建立颜色，新建企业商品将用到的各种颜色。l 条码导入：从excel文件导入，在excel里整理好商品及相应的颜色、尺寸后，可直接批量导入现成的条码。l 条码导出：将系统里的条码导出成Excel格式的文件。5.3 人员类l 员工信息：企业的整个分销组织机构的所有人员可在此新增维护其信息档案，需选择所属经销商，所属店仓，定义该员工为是否营业员或是否业务员，系统将根据是否营业员来判断在零售单的营业员选项里是否可选；根据是否业务员来判断在其它业务单据的业务员选项里是否可选。5.4 财务类l 付款方式：可新增多种付款方式，供零售付款时根据顾客的支付方式选择哪几种系统里对应的付款方式。l 运输方式定义：新增运输方式，供商品出库时选择不同的运输方式。l 费用类型定义：新增费用类型，在财务管理时付款或收款需指定款项的类型来明确每一款费用的用处。5.5 单据类l 采购订单性质：新增采购订单性质，以便在新增采购订单时做不同性质的采购订单l 采购性质：新增采购性质，以便在新增采购单时做不同性质的采购单l 销售性质：新增销售性质，以便在新增销售单时做不同性质的销售单l 销售退货性质：新增销售退货性质性质，以便在新增销售退货单时做不同性质的销售退货单l 调拨性质：新增调拨性质，以便在新增调拨单时选择不同的性质来进行调拨。l 物理调整性质：新增物理调整性质，以便在新增物理调整单时选择不同的物理调整性质。6. 财务管理6.1 经销商资金控制首先我们提出了经销商账户预存款的概念和经销商信用额度的概念。系统要求每个经销商都有订货余额下限和提货余额下限，当任何一个销售环节发现经销商账户的实际余额低于余额下限时，系统就自动停止该经销商的业务（包括简单销售流程和订配货流程里的销售业务）。 经销商账户预存款：当经销商资金余额下限为正数时，其含义就是客户必须预存一定资金在企业账户中，也就是“