资金支出审批制度.doc

资金支出审批管理制度第一章 总则第一条 本制度主要为资金支出方面审批及审批权限管理规定与流程，其他未涉及规定均按相关制度执行，与其相配套的制度有本公司的会计制度、财务管理制度、全面预算制度、出差公出管理办法、货币资金管理制度等相关制度，本制度有规定的一律按本制度执行。第二条 本制度适用于厦门天能电子有限公司。第二章 预算内外资金管理规定第三条 预算内资金支出管理规定1各级负责人应严格按照批准的年度费用预算编制的月份各项费用开支预算表进行费用开支；要严把审批关，掌握所管辖部门费用开支的实际情况，不得超预算开支，当月发生的费用必须在当月的30日之前及时报销，跨月原则不予报销，费用预算项目开支不能提前使用，只有在以前月份同一费用项目有节余的情况下，可调剂使用。2财务部负责人负责具体的预算资金运用控制与核算管理；3审批权限：按照本制度第九章资金审批权限管理规定规定执行（1） 按照预算内资金开支的审批权限（附表1）执行，（2） 若一次性费用支出额超过1000元的项目，事前需征得总经理的同意，方可发生。（3） 若为购置办公用品、办公用具，由各部门填制下月物品申购单（财管表2）提出申购要求，报主办会计、管理部经理审批后，方由公司统一购置、保管、领用；（4） 若为原材料、辅助材料、包装物、生产用具、设备、配件的具体采购办法，按照物资管理制度的相关条例执行；核批4. 预算内费用申请、物品请购管理流程：采购费用物品填制请购单填制费用申请单各级主管核签常务副总各部门 OK审批验收入库审批复核总经理/常务副总财务部负责人采购专员保管员部门主管第四条 预算外资金支出管理规定未列入年度费用预算内的开支，原则一律不予开支。若确实需要开支的项目，必须事前以书面报告形式，上报财务部，经过调查研究，报总经理批准后，方可列支。若费用或购置物品、设备未列入在预算计划内，则由每个部门在每月15日前由每个部门填制费用申请单（财管表3）或填制下月设备配件及用具请购单提出申购要求：1、 如为生产使用的设备由设备管理部门统一填制设备申购单，注明其用途、理由，由设备管理部门主管、财务部负责人审核签字后，报总经理批准后，待公司资金核准后，方可购买或发生；2、 如为办公设备、其它设备或其它突发性的大项开支，每月15日前由各部门单项填制签呈（财管表4），注明其请款开支事由及用途，由财务部负责人审核签字，报总经理批准后，方可购买或发生；3、 如为费用由各部门统一填制费用申请单，注明其用途、理由，由其部门主管、财务部负责人审核签字后，报总经理批准后，方可购买或发生；资金核准各级主管核签设备设备保全/动力设施/生技办公设备大项开支各部门总经理/常务副总4、 预算外费用申请、物品请购管理流程，先以申请部门填制签呈（财管表4），再按以下流程运作：常务副总核批竞价核批（不少于三家报价）通知采购 采购课管理部采购课验收入库正常报批/领用程序签订合同 备注：具体规定详见物资管理制度。第三章 各项开支报销审批管理规定为了加强经营管理，确保生产经营所需资金的及时供给，提高工作效率，对费用开支、报销审批手续，特作如下规定：第五条 公司各部门根据公司批准的年度费用预算编制的月份各项费用开支预算表进行费用开支控制；只有在没有编制年度预算的情况下，应编制月份预算；第六条 财务部门按批准的预算进行控制，未列入费用预算内的开支，各级财务部门一律不予列支；确实需要开支的项目，由费用开支部门必须事前以书面报告形式申请资金开支追加计划报公司财务部，经过调查研究，报总经理批准后可开支。第七条 生产经营所需的各项资金支付，按公司核准的价格和标准据实列支（按审定的合同协议、订单约定），如：运杂费、采购原辅材料、包装物、生产用具配件等。第八条 投资项目资金的使用，根据公司批准的投资项目，由项目管理部门根据项目进度与投资项目合同（或协议）提出资金使用计划，经财务部审核，报常务副总、总经理批准后拨款。第九条 在费用预算内，除工资、招待费一次性开支超过10000元的(包括1000元)必须经过总经理或其授权人审查批准外，其它费用开支实行归口管理，各部门所需费用开支，部门经办人申报，部门经理同意，财务负责人审核、常务付总批准则可。若一次性费用支出额超过10000元的项目，必须经过总经理或其授权人批准。报销时，经办人填写报销手续，部门经理审核，再由财务负责人审核、常务副总经理审查签字后，到财务报销，如超过规定的额度必须经总经理或其授权人审批后方可报销。财务审查要切实把好财务关，财务负责人按照费用开支的管理规定逐项审查、核对、计算。如报销后发现由于审查监督不利而发生的问题财务负责人要承担主要责任，并按照有关规定予以处罚。为严格控制业务招待费的开支，实行先申请后开支的办法，对招待费一次性开支在1000元以下的由部门经理审核，常务副总核批；1000元(包括1000元)以上的总经理或其授权人批准。具体执行标准与规定参照本制度的第四章的第十四条的相关条例执行；第十条 公司的各部门所需的各种物品，实行集中采购，由行政部门统一办理，未经常务副总批准各部门不得随意采购。物品领用发放归口核算。第四章 主要费用报销标准以下费用的报销标准，是编制预算与费用报销的标准，在日常经营管理过程中，各部门在列支以下费用时，是在各项费用项目月预算总额控制下，按以下标准执行。第十一条 公差公出报销标准按照本公司制定的公差公出管理办法执行；第十二条 市内交通费报销标准1、 交通费按实际路程报销，报销表必须填写交通费明细表，填写时间、起讫地点、车种、票价、事由等项目。2、 因公出外办事，在市区内的原则上公司能够派车，统一派车，若未派车可以按照职务级别乘坐公交车或的士；原则上部长级别（包括部长级别）因公外出公差可以乘坐的士，其他人员一律乘坐市内公交车。3、 若职务级别不能乘的士，因业务需要确需乘的士，应事先经申请批准。否则，事后不予另行报批。4、 公出的交通费均按公共汽车标准的原始凭据报销，严禁用其他交通工具的凭据或用其他项目的凭据代替。第十三条 医疗费用管理规定：按政府有关规定参加医疗保险，不再报销任何医疗费用。第十四条 业务招待费管理规定：一、业务招待费管理规定1、 因工作或业务需要宴请、招待的标准，参照预算内资金开支的审批权限执行，在费用发生之前须提前填制业务招待费申请单（财管表5）报告批准：2、 金额在人民币500元以下，应事先经总经理批准；3、 金额在人民币500元（含500元）以上的，应事先经总经理批准；需要有总经理或委派人员陪同；4、 金额在人民币1000元（含1000元）以上的，应事先经总经理批准；需要有总经理或委派人员陪同；5、 业务招待费预算分入各部门支配及分担；6、 员工不得收取公司有业务往来的外单位礼品、回扣、佣金等，无法推辞的，上缴处理；7、 业务招待费申请内容包括对外需应酬的所有项目：主要包括：（1）用餐；（2）赠礼；（3）其他；8、 在填制费用报销单时应该附业务招待费申请单，作为附件。9、 接待标准：客户的用餐标准和住宿标准根据来客的身份 、级别和与公司接洽业务的性质，由公司负责人确定具体陪同人员和接待费用标准。第五章 项目立项/在建工程的资金支出管理规定第十五条 凡是投资额在3000元以上的项目，都属于本规定的范围。第十六条 立项之前，申请部门要提出项目可行报告，并附上资金预算方案。第十七条 项目立项申请审批流程：总经理/常务副总审批可行性报告资金预算方案设备技术部意见公司或部门提出申请项目正式立项第十八条 项目款项应专款专用，申请部门在实施当中要节省费用开支，造成浪费的要追究当事人责任。第十九条 财务部和物资部跟踪实施过程，并进行监督，发现问题及时上报领导。第二十条 在建工程相关的管理规定1、在建工程包括内容：本公司所进行的基建工程、安装工程（包括安装价值）、技术改造工程、大修理工程等。2、在建工程的资金支出依本处理程序办理。3、按工程承包合同、工程进度结算单的工程进度80%，确定预付款和付款时间；4、出包工程竣工验收后，按照承包单位转来的工程竣工验收单工程竣工结算单，并按工程承包合同结算款的80%，确定付款和付款时间，待3个月后再付清除预留保证金外的余额；5、计算并结转已完工工程成本，将竣工验收的固定资产交付使用，按实际成本计账：6、如已完工程虽已交付使用但尚未办理竣工决算，应在交付使用时，按工程合同估价入账，并按规定计提折旧。待办理完竣工决算后，再按工程实际成本调整固定资产原估价值及计提的累计折旧。第二十一条 在建工程的资金支出管理流程：安排资金第六章 费用支出报销流程经办人报销领款第二十二条 费用支出基本报销流程主管审核总经理/常务副总核准财务部审核 填制费用报销单财务送出纳财务送经办人第二十三条 费用支出报销相关规定1. 报销时必须取得正式的发票或收据，(即有税务局发票监制章，并加盖清楚的公司发票印章)；2. 报销时应按费用的项目分别填制费用支出报销凭证、市内交通费报销单、差旅费报销单，由经办人签名、报部门主管、主办会计（负责专项费用审核）、财务部负责人审核、总经理审批；未填制或未按规定填制以上报销单或未经审批的报销单，一律不得予以报销；3. 填制以上报销单时，参照预算费用项目，分别按照部门与责任人分费用项目填列各项报销单；4. 白条或其它非正式收据不能报销，如因工作需要，须由经办人填制支出凭证，签注事由，经部门主管核实，由主办会计、财务部负责人确认签名后，方可办理报销手续；5. 如为物品或设备采购，应同时附物品（设备）申购单(须注明品名、数量、以及货比三家的单价)、合同、采购清单(须列明品名、数量、单价)、验收单(须附有验收人、保管人签收)；6. 报销应及时，原则为：当月费用当月报销；在费用发生后的一星期内，到财务办理报销手续；7. 报销审批时间：每周的星期一、星期五为报销票据统一呈总经理签批时间，其余时间原则上不予受理。8. 财务审查要切实把好财务关，财务负责人按照费用开支的管理规定逐项审查、核对、计算。如报销后发现由于审查监督不利而发生的问题财务负责人要承担主要责任，并按照有关规定予以处罚。9. 如部门负责人外出不在公司驻地时，可由部门负责人指定其他临时负责人审核，在外出前，应将指定的临时负责人通报财务部。10. 财务部门应当坚决抵制、及时汇报无视费用报销审批手续、支付手续的行为。同时应当提供良好的服务，在报销人符合规定的报销手续情况下，应当及时给予报销。11. 任何部门和个人都应当自觉遵守费用报销的审批和支付手续，不得借故逃避、刁难财务的监督，更不得打击报复财务人员。12. 费用报销时，违反本规定，出现下列行为的，一经查实，将处以经济罚款直至行政处罚：（1） 报销时弄虚作假、虚报冒领的，除退回所报销金额外，还要处以当事人报销金额1-3倍的罚款。情节严重的将给予警告、记过处分或除名。（2） 处罚：伪造、涂改发票，牟取私利以及假公济私者，一经查明，严厉处罚(罚款或开除)，处于以一罚十的罚款，当总金额达1000元，处于开除处分和以一罚十的处罚。第七章 备用金管理规定第二十四条 备用金是指公司员工因出差、业务需要向公司财务部借用的现金；第二十五条 备用金可分为以下二类方式进行管理：一、第一类备用金：是针对公司员工因公购买物品、业务招待、预付费用、差旅费等需要向公司财务部借用的现金；1、 本项借款采用“一次报销制”进行管理，即使用后报销时一次结清，前账不清，后账不借。2、 出差归来后7个工作日内报销或还款，未报销者不得再次借款。如有特殊情况，需再次借款的，须公司常务副总经理审批。3、 借款包括借用现金和支票。任何个人不得私用或私借公款。除购买物品、业务招待、预付费用、差旅费以外，公司不得发生任何借款（包括现金和支票）4、 购买物品、业务招待、预付费用性质的借款应当在借款之日一周内报销或还款，特殊情况下，不得超过一个月。二、第二类备用金：是公司员工因公司业务活动或经营过程中对一些频繁发生的日常小额零星支出，向公司财务部借用的现金。1、 本项借款可采用“定额备用金”进行管理；所谓定额备用金制度，是指企业的会计部门协同使用备用金的单位，根据日常零星开支的需要，事先核定备用金定额，由使用备用金单位填制借款单，一次领出现金(或现金支票)，报销时由会计部门根据审核后的报销凭证，用现金(或现金支票)补足备用金定额。2、 定额备用金按每比核批，按照需要核定最高限额，其最高限额一般不得超过2000元。超过2000元者需常务副总经理或总经理批准方可。3、 经营业务人员需周转备用金由业务人员提出申请，各部门经理签字批准，总经理审批，财务部核定后，可采用“定额周转制”使用后报销补足定额，不需用或每年终（春节放假）时收回。4、 财务部每年对“定额周转制”的备用金使用者实行书面核定确认并备案。5、 每年春节放假前，财务部应将所有备用金收回，节后再重新办理定额备用金借款审批手续。6、 备用金的使用必须有发票等原始凭证来证实该笔支出。发票应由备用金使用者的审核人的签字。在某些情况下，备用金支付必须得到事先批准。7、 各备用金余额应定期与控制该备用金的总账余额相核对。第八章 资金审批权限管理规定为了加强资金计划管理，提高资金使用效率，确保企业资金安全，特制订本规定以规范资金使用的审批权限。第二十六条 固定资产购置审批权限1、 固定资产的购置必须做到事先有计划、有预算批准（须经总经理或其授权人批准）。在此基础上由财务对照采购管理制度进行审核，报常务副总签批后支付货款。2、 不允许无计划随意购置固定资产。如因生产急需临时决定购置，应先报常务副总并取得常务副总与总经理（或其授权人）批准后方可购进。第二十七条 货款的支付1、各种预算内的原材料、辅助材料、工具设备配件、包装物等购进由公司财务对照采购订购单和资金预算安排，按照采购管理制度和合同管理制度进行审核后，30000元以下由常务副总签批后支付，30000元以上应报常务副总与总经理（或其授权人）批准后方可购进。2、预算外或无订购单的采购，如确因生产急需或增加采购的，必须取得常务副总与总经理（或其授权人）批准后方可购进。第二十八条 预付定金1、 各种预付款项必须有经审批的预算及合同、协议书、订购单。原则上不预付定金，确因生产经营所需，定金总额不得超过合同总价款的30%，在此基础上由财务对照计划和合同按有关采购管理规定和合同管理制度审核，由常务副总与总经理（或其授权人）核准后，方可支付。2、 不允许无计划、无合同支付定金。第二十九条 担保贷款未经董事长签署书面许可，公司不允许为任何单位和个人担保贷款。第三十条 管理费用的审批管理费用是指企业为管理企业生产经营所发生的期间费用。1、 2000元（单笔）以下由财务审核，常务副总签批后支付。2、 2001元（单笔）以上必须由公司财务审核，由常务副总与总经理（或其授权人）核准后，方可支付；3、 对于临时性的预算外的各种支出应事先由常务副总与总经理（或其授权人）核准后方可方可发生与使用。4、 各项行政开支应纳入预算管理，严格控制，并作为考核经营者的重要指标。第三十一条 经营费用的审批经营费用是指企业在销售商品过程中发生的期间费用。1、 对于与销售数量紧密相关的各项费用已纳入正常的预算管理，这部分费用按正常程序审批。即由公司财务对照预算或销售进度及相关合同审核，常务副总签批后方可支付。2、 对于临时性的预算外的各种支出应事先由常务副总与总经理（或其授权人）核准后方可方可发生与使用。第三十二条 所有预算外资金的使用，均需在事前经由常务副总与总经理（或其授权人）审核批准方可发生与使用。第三十三条 各单位必须严格按权限审批，严禁故意分拆，逃避审核。第九章 附则第三十四条 本办法的解释权属、执行、实施属公司财务部；第三十五条 本办法自发文2007年3月1日起执行；第三十六条 见附表1、 附表1、预算内资金开支的审批权限2、 附表2、物品（设备）申购单3、 附表3、费用申请单4、 附表4、签呈5、 附表5、业务招待费申请表天能电子预算内资金开支的审批权限工作事项部门主管经理/分管副总财务部常务副总总经理/总经理授权人固定资产购置限额审验（1）审核（2）审核