计算机对计划生育档案的管理.doc

计算机对计划生育档案的管理 福建省泉州市计划生育服务站 李阿雪摘 要：运用计算机在技术方面的优势，对计划生育档案实行电子化、数据化管理，是提高计划生育档案管理水平的有效措施。本文试论计划生育档案实现计算机管理的意义、趋势、档案管理软件实现的功能、实现数据资源共享与提高管理人员素质。关键词：计算机 计划生育档案 现代化管理计划生育档案是计划生育工作发展历程的真实写照，是研究人口与计划生育工作的宝贵资料。做好计划生育档案资料的收集、整理和管理工作，不仅对当前计划生育中心工作具有重要的现实意义，而且对开展人口与计划生育工作研究具有深远的历史意义。当前随着计算机技术在计划生育档案领域的运用，计划生育管理门部门对电子文件管理的关注日益加强，充分运用计算机在技术方面的优势，对计划生育档案实行电子化、数据化管理，是对计划生育档案的完整性、系统性的有效控制手段。一、 实现计算机对计划生育档案管理的意义。人口和计生系统的档案室具有文件材料、资料的收集保存、加工整理并使之有序化及传递信息资源功能。它能为人们提供经过加工整理的有序化的信息资源，还能大量、长期、有效、有选择性地保存在各项形成的文件材料、资料等信息资源。特别是人口计生指标的发放依据和计生技术的鉴定结果，计生人口的统计数据和奖励扶助资金的发放，这些数据有的是通过网络渠道传递信息的。因此，实现人口和计生系统档案管理现代化，是当前的一项重要工作。计划生育档案的形成涵盖了政策法规、记录人口流动和孕检情况等，档案人员要收录各类基础信息，通过文件材料的归档、整理、编目与基本上报数据汇总等流程，对计生档案集中统一管理。传统的计划生育档案管理劳动强度大，例如，要从档案文件材料中汇总出相关数据的工作量非常大，全过程必须手工操作。首先时效性差 ，一个调查完成多则数年，少则数月，结果数据统计出来已经失去了指导意义。其次，计划生育信息使用率低 ，无法共享信息资源。实现计算机对计生档案管理，决策者可随时查阅第一手的数据资料。计划生育管理人员除正常的数据更新维护外，从繁琐劳动中解放出来，从而有充裕的时间对育龄群众提供优质服务。办公室里再也看不到成堆的、重复的档案资料，取而代之的是计划生育管理数据库中的全面、准确、实时、共享的人口和计划生育信息。大量的计划生育工作人员告别文秘工作转向政策咨询服务、技术服务。计划生育部门管理人员只要会用计算机，都能成为人口问题专家，因为谁都能计算出过去只有人口专家才能分析的人口年龄结构表、人口金字塔、总和生育率。人口理论真正走入管理工作中，成为我们工作的基础。服务意识进一步加强，逐步实现了计划生育以人为本的工作理念。总之，信息化已经给计划生育管理工作带来一场革命。 二、 计划生育计算机档案管理的发展趋势。作为人口和计划生育管理部门，人口信息系统完善后，将真正成为一个人口管理部门，并和公安部门的户籍人口信息互补，是一个实时的人口普查。在管理网络化、管理智能化、服务个性化方面产生巨大变革： 1、网络化：全省建立中心数据库，省局将为省委、省政府提供一个管理科学先进、数据详实准确的人口和计划生育工作决策参考信息平台，数据信息可为全省的教育、医疗卫生、社会保障、民政救济提供服务。建立起直至村（居）委会的计算机管理网络。管理人员可以按管理权限共享信息资源。 2、智能化：在数据变更、数据查询、数据统计、育龄妇女管理和流动人口计划生育管理中实现，将显示信息技术的绝对优势。 3、服务个性化：计划生育工作真正做到以人为本，可为任何服务对象提供即时的优质的个性化服务。 三、 计算机计划生育档案管理实现的功能。在计划生育管理中引入计算机技术，其最主要目的就是实现全省人口的个案管理，变过去省市县乡镇村（居）委会村（居）民小组人，转变为省（市、县、乡、镇、村、组）人的工作模式。 信息化要使计划生育工作实现现代化管理，一是极大地提高工作效率 ，乡镇到省的各级部门可以直接生成统计报表和各种需要的汇总资料。 二是实现动态化管理 人口变动、避孕节育、优生优育、流动人口等方面做到动态管理。计划生育档案管理软件系统的设计原则是：按照计划生育档案的形成规律和电子文件的管理规范要求，对计划生育电子文件和计划生育活动实体进行全过程管理，并采取综合措施保证电子文件的真实性、完整性和有效性，从而设计出功能齐全的计划生育档案管理系统。（一）、软件应具备以下特点：技术先进：系统使用最新的软件开发技术，和国际领先的指纹识别技术；操作方便：体现以人为本的理念，人机界面设计优异，提供良好的可操作环境，方便档案人员操作和使用。实用性强：功能设计合理实用，想用户所想，及用户所及。稳定可靠：良好的稳定性为用户提供一个十分可靠的系统平台，是数据安全的保证。 功能齐全：把众多相关功能集成于一体，使各功能完整统一于一套软件之中。 系统的兼容性：系统可与计生委原有系统进行兼容，可相互交换数据，作到与原有系统的无缝兼容。可扩展性；软件在扩展性上要有不俗的表现，可以根据用户的不同需求，或是特色性需求，进行功能上的扩展和性能上的升级。（二）、外部数据管理功能。软件必须提供与计生委原有系统的无缝衔接和数据平滑过渡功能，数据的管理实现：1、外部数据浏览：可通过此模块直接查看计生委原有系统中的数据信息，并提供相应的查询功能。 2、外部数据导入：可使用此模块，把计生委原有系统中的数据直接读取到本软件中，这样就可以使用本软件更加强大的功能来完成工作。 3、 对外数据导出：把本系统中的数据重新导回来计生委原有系统中去，实现两个系统中数据的平滑过渡。（三）、综合报表的设置。根据各地区、各部门的实际情况设置综合报表，主要有以下几种表格： 基本情况统计表：对基本档案信息进行十分方便的查询和统计功能；同时可非常方便的在显示的统计结果上进行任意分组，任意求和的操作，使统计报表的功能达到前所未有的方便实用，并有着强大的功能。 季度孕查情况统计表：在对孕检情况的统计上有着更完善的功能；可方便的看到每一种不同的明细结果，并打印出漂亮的报表来。 指纹采集情况统计表：对还未进行指纹采集的育龄妇女进行统计的，为维护数据的完整与全面提供必要的支持。 外出人员统计等等报表，由用户自行设定。四、注重计划生育文件材料的来源原则，实现数据资源共享。计划生育是直接记述和反映人口和计划生育活动的文件材料，它的形成从省市县乡镇村（居）委会村（居）民小组人为省（市、县、乡、镇、村、组）人是环环相扣的，计划生育文件材料的来源原则是计划生育电子文件管理从纸质档案管理中获取的最有价值的生命之核。在计算机进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为计算机高速运算所构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，对于电子文件而言，来源原则是主要的，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，转变为指导对电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。 在实现计算机对计划生育档案全程管理，对人口和计划生育活动中形成的电子文件的完整保证措施是：从电子文件生成乃至生成之前直至归档，各单位、各部门根据单位职能活动不同的阶段，不间断地对电子文件的内容、结构、背景等信息进行收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构，为实现数据资源共享打下良好基础。计划生育档案材料的著录，系统各模块所采用的字符、字段必须一致，如果是运用单机版的软件也应该与网络版软件的著录格式一致。因为，在目前的计划生育档案运用计算机管理过程中，还很难做到网络管理的一体化管理，只能由各文件的来源单位，即形成计生文件材料的单位把电子文件数据送到立档单位，由立卷人员转换数据，如果各来源单位的电子文件格式不一致，将会给立档单位文件材料的归档、编目工作带来不利影响。五、 提高管理人员素质，为信息化奠定基础。计算机再先进，也是由人来操作的，所以要以人为本，人是