存货管理内部控制制度暂行.doc

存货管理内部控制制度(暂行) 主材库管理制度1 主材库管理基本要求 准确、及时、安全、快速1、 账管员1.1.1 负责入库原纸条码打印，保证条码打印无误；1.1.2 负责出、入、退库原纸信息的录入，包括晨龙软件、速达软件，保证所录入信息准确无误；1.1.3 负责及时与车间过磅员核对出、退库数据，发现领料单填写错误必须当即退回过磅员重新填开；1.1.4 根据库管员反馈的货位变动信息，及时更新数据库数据，负责原纸实际摆放货位与数据库货位数据的一致；1.1.5 配合财务部人员核对出、入、退库原纸数据；1.1.6 及时报送各类报表，保证报表信息无误；2、 库管员1.2.1 负责与司机共同规划原纸区位，并上报主管领导批准，应详细掌握原纸区位信息；1.2.2 原纸到厂，严格按照第四条“标识使用规则”标记原纸信息、粘贴条码，保证所标记信息准确无误，所粘贴条码准确、牢固；1.2.3 负责指定入、退库原纸区位，并将区位信息及时传递至叉、抱车司机及账管员；1.2.4 根据生产车间所需原纸，及时、准确向叉、抱车司机传递信息1.2.5 负责与车间过磅员核对车间实际领用原纸数量，并在领料单上准确标注实际领用原纸数量；1.2.6 库管员应及时复查入、退库原纸区位，发现不符现象，应及时通知司机进行调整，司机不得无故拖延工作；1.2.7 库管员对原纸区位的准确性负责，并配合相关部门对原纸仓库进行实物盘点，保证账实相符。3、 叉、抱车司机1.3.1 严格按照第五条“原纸码放规则”码放原纸，杠身所注原纸信息显露在外，相邻两货位原纸之间需预留适当宽度通道，方便库管盘点；1.3.2 配合库管员，及时将车间所需原纸运送至指定位置；1.3.3 发现区位内货位不足，应及时通知库管员，便于库管员重新安排区位，若时间较紧，也可先行码放，后将信息传递至库管员；1.3.4 不得随意跨区调整原纸区位，必须调整的，应及时通知库管员后予以调整；1.3.5 根据库管员提供信息，准确将入、退库原纸码放至指定区位，对原纸准确入位负责；1.3.6 在插、抱原纸过程中应谨慎驾驶、操作，严禁刮擦原纸杠身，若有损坏，按第十条“主材库员工行为规范”规定进行赔偿。2 其他相关部门职责1、 财务部2.1.1 及时对原纸购、用、存进行会计记录，根据供应部提供的单价信息录入软件；2.1.2 审核“入库单”、“领料单”；2.1.3 抽查主材库账、实记录，参与主材库盘点。2、 质检部负责购进原纸的质量检验，出具检验报告。3、 生产车间2.3.1 负责及时、准确向主材库库管提供车间生产所需原纸信息；2.3.2 机台操作员负责保存所耗原纸条码，如须退头，必须将原条码复贴于所退原纸杠身之上，否则，仓库库管员有权不予退库；2.3.3 车间过磅员负责对所退原纸进行过磅秤重，并将原纸信息按照第四条“标识使用规则”进行标注，对标识不清的原纸，仓库库管员有权不予退库；2.3.4 车间过磅员应及时与仓库账管员核对“领、退库”原纸数据，办理领、退料手续。3 主材库区位划分1、 划分原则3.1.1 区位划分以仓库地理条件，根据地面分块情况划分区位；3.1.2 原纸区位确定以每排最外侧原纸杠芯所在位置确定本排原纸所处区位；3.1.3 库管员可结合幅宽、种类对具体原纸进行位置划分，也可将每区位细分为若干货位，具体分布可参考南、北库分布图。2、 北仓库3.2.1 根据实际地理条件，每区块长6米，仓库南侧自西向东划分为23个区位，北侧为单排，以仓库中部航吊轨道起点为界划分为2个区位，共计25个区位。3.2.2 北库区位编号自01至25号，预留区位自26至30号；3、 南仓库3.3.1 根据实际地理条件，每区块长7米，仓库分为东、中、西三部分，共21个区位；3.3.2 仓库西部区位编号自北向南编为31至37号，中部自北向南编为38至44号，东部自北向南编为45至51号；4 标识使用规则1、 粉笔标识4.1.1 在外购纸入库时，使用白色粉笔在原纸厂家标签下方标识，没有厂家标签的可在纸卷中下部标识，内容主要包含：厂家-原纸类型-规格 重量（单位Kg）入库日期例如：耀华 高瓦140*1400 1100Kg 08.6.28原纸类型也可用公司规定字母表示（见附件一）；4.1.2 在原纸领用后，发生退头时，重新标识；4.1.3 在发现原有粉笔标识不清晰无法确认信息时，重新标识。4.1.4 标识要求字体工整、标识规范、清晰，易于识别。2、 条码标识4.2.1 使用软件在录入原纸入库时自动产生，内容主要包含：厂家、原纸类型、规格、初始入库重量、入库日期条码信息包括：原纸类型、规格、入库日期、入库序号4.2.2 粘贴位置在粉笔标识下方离原纸下沿2-3厘米处。粘贴要求平整，完好，不易脱落。原纸领用时如未来需要退头，机台操作人员需妥善保管条码，在原纸退头时，重新按要求粘贴回纸身。条码发生破损应及时通知仓库人员补打条码重新粘贴。粉笔标识原厂标签条码标识5 原纸码放规则1、 根据仓库高度及地理条件合理摆放，易于查找，易于取放。2、 以货位中最内侧码放原纸为基准直线码放（南库中部以东侧码放原纸为基准），标识应以内侧原纸为统一标准，方向垂直于码放基准线。两排原纸以30-40厘米为间距。3、 竖直方向保持杠芯与地面垂直平稳，保证安全。标识4、 在原纸使用中应以根据成本最优，先进先出，纸头优先使用的原则使用，码放标准应符合此原则的实行。6 主材库入库操作规程1、 外购原纸进厂后，由供应部或供货方通知纸库库管员，库管员应做好接收原纸准备;2、 库管员根据供应商提供的原材料出库磅码单逐一对实物进行外观检验并核对原纸信息,确认无问题后填写检验通知单，通知检验人员进行验质，质管部出具物资检验单并转交供应部和库管员；3、 外购原纸经检验无质量问题，库管员在原材料出库磅码单上标注区位信息，账管员据此打印条码，并将相关信息录入软件；4、 库管员及时安排货物称重，办理入库手续，根据第四条“标识使用规则”对入库原纸进行粉笔标识、条码标识，并标注入库区位；5、 库管员标识完毕后，及时通知叉抱车司机卸车，叉、抱车司机根据标识区位，按照第五条“原纸码放规则”，将原纸码放于指定区位；6、 凡外购不合格原纸，因客观原因需卸车存放的，应放置在规定区域，做出相应的标识以防止非预期使用。7、 入库结束后，由纸库办理正式的入库手续，如手续不齐全或有特殊情况，应出具临时收到条两份（一份仓库留底，一份交供货方或供应部门）。7 主材库领用出库操作规程1、 生产车间应于生产开始前40分钟向仓库提供原纸请领单，原纸请领单应按月装订归档；2、 库管员依据生产车间的原纸请领单，确认区位，通知叉抱车司机从相应区位取出所需原纸；3、 如无相应规格原纸，应及时通知生产车间及相关部门或相关领导调整用纸，或依据权限调整用纸；4、 库管员根据生产产品分别认真核对并详细登记所耗原纸生产厂家、种类、规格、重量、条码信息；5、 库管员督促车间领料人员完成领料手续的办理，及时将领料单交于账管员，账管员据此录入软件；8 主材库退库操作规程1、 生产车间退库操作流程8.1.1 车间机台操作人员负责粘贴退库原纸条码；8.1.2 车间过磅人员对退库原纸进行过磅称重，并核对条码、种类、规格、生产厂家，重新标注修改后的粉笔标识，对所退原纸纸头进行粘贴，检查退库原纸的条码粘贴情况；8.1.3 库管员核对并登记原纸条码及相关退库重量等信息、对区位信息进行标注，发现条码粘贴不牢、信息标注不清晰、不完整的，有权不予退库；8.1.4 库管员督促车间领料人员完成退料手续的办理，及时将退料单交于账管员，账管员据此录入软件；2、 纸库退货操作流程8.2.1 对需退回生产厂家的原纸，由供应部相关人员向库管员出具清单，库管员通知叉抱车司机从相应货位取出原纸；8.2.2 库管员详细登记原纸条码及相关退货信息；8.2.3 库管员开具退货原纸的出库证，并对装车原纸核对名称、规格、数量、单杠标号、单杠吨重、生产厂家；8.2.4 账管员根据相关单据录入退货原纸数据。9 主材库账物管理规范1、 库管负责原纸的保管，做好防火、防潮、防盗、防变质工作；2、 严格验收入库、出库手续，库管员必须亲自到场发货，做到手续完整，不重、不漏、不混，数字准确；3、 库管员账目记载清楚，做到账物相符；4、 当班工作必须当班完成，不得交于接班工作人员，严格按照第十条“主材库员工行为规范”进行交接班工作；5、 账管员数据录入准确，报表报送及时，按要求报送各类报表；6、 对积压超过6个月的原纸进行统计，及时上报相关领导； 10 主材库员工行为规范1、 库管员监管插抱车司机工作过程，发现因司机操作不当造成损坏，库管员应在原纸本上作出标示，当事人签字后上报主管，损失由当事人承担；2、 早7：30上班进厂，7：35签到，过时按迟到处理，每次罚款10元；4个小时内未到厂工作，按旷工一天处理，加罚50元；3、 下班时双方必须进行交接，办理交接班手续，手续不全者罚款50元/次，交接内容：当天工作内容、车辆记录、仓库原纸数量变动表；4、 每周一早上开例会，7：20份到厂签名，迟到处罚同上；5、 上班前及当班期间严禁饮酒，酒后上岗罚款200元/次，当班期间饮酒罚款200元/次，并劝其休息，按旷工处理；6、 进厂必须统一着装，要求仪表整洁、言语文明，禁止穿拖鞋进厂，女工进厂后要盘起头发，男工不得坦胸露背，杜绝安全事故；7、 对外来车辆司机要热情服务、耐心周到、详细讲解，不吃、拿、卡、要。做到廉洁自律，服务客户。发现收受司机钱物者，扣当月工资并辞退；8、 当班期间，不允许睡觉、脱岗、玩电脑、打牌等，发现一次罚款50元，并通报批评；9、 库内卫生，按区域划分，责任到人，司机与库管共同清扫，保证库内整洁；10、 库内照明由司机负责，早7：00必须关掉电源；11、 做优秀员工，当合格司机，以己为榜，带动他人，钻研业务，提升自己。11 原材料盘点程序1、 盘点安排11.1.1 仓库库管交接班时进行自盘；11.1.2 财务部定时不定时进行抽盘；11.1.3 财务部会同供应部于季度末对仓库进行盘点；11.1.4 财务部会同供应部等相关部门于年度决算前进行全面盘点；2、 自盘11.2.1 仓库库管应予每天交接班时对“入、退”库区位内原纸数量进行盘点；11.2.2 当班库管应对本班工作期间“出、入、退”库原纸数量变动情况按区位进行统计，必须于交接班前编制“仓库原纸数量变动表”（见附件二）； 11.2.3 接班仓库库管按照交班库管编制的“仓库原纸数量变动表”与交班库管共同对交班库管工作期间发生“入、退”库的区位原纸数量进行自盘，确定无误后在“仓库原纸数量变动情况表”上签字确认；11.2.4 “仓库原纸数量变动情况表”应分月装订成册以备核查。3、 抽盘11.3.1 抽盘人随机抽盘，抽盘比例为30%左右；11.3.2 抽盘时，由保管配合，标明未办妥手续、及代管货物；11.3.3 抽盘后，由抽盘人填写抽盘表，抽盘人和保管签字认可，发现盈亏，填写“盘点盘亏汇总表”报生产副总。4、 年终全面盘点11.4.1 年终全面盘点由财务部会同供应部等部门制定盘点计划。11.4.2 盘点人员包括盘点人、协点人和监盘人：盘点人由盘点小组指定，负责点量工作；协点人由仓库搬运人员担任，负责盘点时物资搬运；监盘人由财务部门派员担任，负责盘点记录。11.4.3 盘点日由公司财务部门在盘点计划中确定。11.4.4 盘点人按实际盘点数详实记录“盘点表”，由盘点人、监盘人共同签注姓名、时间；盘点表发生差错更正，必须在更正时，由盘点人、监盘人及时签字确认。11.4.5 盘点完毕后，由财务部门将“盘点表”中的盈亏项目加计金额填列“盘点盈亏汇总表”，并与供应部共同提出分析报告，经财务部经理审核报总经理。12 表单填写规则1、 任何单据及报表原则上不得涂改；2、 “入库单”、“领料单”严格禁止涂改现象；3、 各类报表可采用划线更正法，更正人须签章。13 奖罚措施详见附件三。14 附则本制度由财务部、供应部负责解释，经总经理签发后执行。附件一：原纸类型代码表序号原纸类型原纸类型代码01A级纸A02茶板C03美废F04黄美废H05进牛J06进牛白板K07进牛涂布L08木浆M09国产白板S10国产涂布T11瓦楞W12高强瓦楞X附件二：南库原纸数量变动表时间：X年X月X日（交班人） 单位：杠区位上班结存入库出库退库本班结存01区02区25区合计交班人：（签名） 接班人：（签名）注：1、向东厂借出、借入原纸视同出库、入库处理；2、北库报表格式同南库。附件三：主材库员工工