《办公软件之excel》PPT课件.ppt

2005-5-25,办公软件基础系列之EXCEL培训课程,EXCEL的基本操作 EXCEL2003工作表窗口的认识 工作薄、工作表和单元格的关系 创建与管理工作薄 保护EXCEL数据 工作表基础操作 图表的基础知识 图表的组成 图表的类型 图表的创建,编辑图表 调整图表的位置和大小 改变图表的类型 设置图表区和绘图区的格式 设置图例格式 设置数据系列格式 数据管理 条件格式的运用 数据排序和刷选的运用 使用记录单输入数据 分类汇总数据,课 程 大 纲,EXCEL的基本操作,EXCEL2003窗口的认识,EXCEL的基本操作,工作薄、工作表和单元格的关系,工作簿：指在EXCEL工作环境中用来存储并处理工作数据的文件。类似于WORD文档。默认情况下，每个工作簿由三个工作表组成。用户可以根据需要添加更多的工作表，但一个工作簿最多可以存放255个工作表。启动EXCEL2002后自动会建立一个名为“BOOK1”的工作簿。 工作表：在启动EXCEL程序时，首先看到画面就是工作表，其名称出现在屏幕底部的工作表标签上。工作表是用于存储和处理数据的主要文档，也称电子表格。每张工作表由256列和65526行组成，并且工作表总是存储在工作簿中。 单元格：指工作表中由纵横交错的线组成的一个个小格子。每个单元格都有一个由“列号+行号”组成的地址。和单元格区域等（活动单元格、单元格区域等概念）,EXCEL的基本操作,创建与管理工作薄 新建工作簿 保存工作薄 修订工作薄 共享工作薄 5. 工作薄窗口管理,EXCEL的基本操作,4共享工作薄,操作步骤： 1、单击菜单栏“工具”，选择“共享工作簿”。 2、在弹出对话框中，切换到“编辑”选项卡，然后勾选“允许多用户同时编辑，同时允 许工作簿合并”复选框。（如图1） 3、切换到“高级”，然后在“修订”选项组中选中“保存修订记录”，并设置保存时间， 接着在“更新”选项组中选中“自动更新间隔”，并设置更新间隔，再在“用户的修改 冲突”选项组中选中“询问保存哪些修订信息”，最后确定。（如图2）,EXCEL的基本操作,5工作薄窗口管理 5.1 新建工作薄窗口,单击菜单栏“窗口”，选择“新建窗口”如下图，这时将显示两个窗口，并且这两个窗口时在同一个工作簿中。,EXCEL的基本操作,5.2 排列工作薄窗口,单击菜单栏“窗口”，选择“重排窗口”;弹出的对话框，在排列方式选项组中选择一种排列方式，然后单击确定。 如下图：,EXCEL的基本操作,5.2 隐藏工作薄窗口,操作方法： 单击菜单栏“窗口”，选择“隐藏”,5.4 切换工作薄窗口,法一：单击窗口快速进行切换。 法二：菜单栏“窗口”下拉按钮，选要切换的窗口名称。 法三：按Ctrl+F6快速切换到下一个窗口，按Shift+Ctrl+F6 快速切换到上一个窗口,EXCEL的基本操作,5.5 冻结窗口、表头锁定,操作步骤：1、选择A2单元格，然后点击菜单栏上的“窗口”下拉键的“冻结窗口”（如下图）。这时，第一、二行被锁定，并在第二行的下边边框出现了黑色的细实线。,EXCEL的基本操作,保护EXCEL数据 1. 保护工作表,通过保护工作表命令，可以禁止他人修改、删除工作表 中的数据，或是设置数据格式等操作。 操作步骤：1、打开需要保护的工作表，然后选定菜单栏“工具”下拉键“保护”，选择“保护工作表”。如下图：,EXCEL的基本操作,2、打开保护工作表对话框，然后选中“保护工作表及锁定的单元格内容复选框，接着在“取消工作表保护时使用密码”文本框中输入设置密码，再在“允许此工作表的所有用户进行”列表中选择用户允许进行的操作，然后确定。弹出“确认密码”对话框，再次输入密码。如下图所示：,EXCEL的基本操作,2. 保护工作薄,虽然被保护的工作表中的内容不会被其他人修改，但工作簿还是处于可编辑的状态，为此，还需要对工作簿进行保护。 操作步骤：1、打开需要保护的工作簿，然后选定菜单栏“工具”下拉键“保护”，选择“保护工作薄”。如下图：,EXCEL的基本操作,2、打开保护工作薄对话框，然后钩选“窗口”和“结构”，然后输入密码，确定，再弹出“确认密码”对话框，再次输入密码。如下图：,结构：若选定此项，则不能对工作簿中的工作 表进行 删除、移动、隐藏、复制、重命 名等操作，也不能插入新的工作表。 窗口：若选定此项，则重新打开此工作簿时， 窗口将缩小，而且不能移动和缩放工作 簿窗口。 密码：设置密码后，只有输入正确的密码才能 撤消工作簿的保护状态。若忘记了该密 码，则永远不能撤消该工作簿的保护。,2、工作薄自动保存界面 操作步骤：打开需要保护的工作簿，然后选定菜单栏“工具”下拉键“自定义”，选择“保护”。如下图：,EXCEL的基本操作,EXCEL的基本操作,工作表的基本操作 选取工作表 插入工作表 删除工作表 重命名工作表 移动工作表 隐藏和取消隐藏工作表,EXCEL的基本操作,工作表的基本操作 选中单元格 1.1 选中单个单元格 1.2 选中连续单元格区域 1.2 选中不连续的单元格区域 1.4 选中行列 1.5 选中特定类型的单元格,EXCEL的基本操作,1.5 选中特定类型的单元格,当工作表比较大，数据很多时，可以使用定位功能来选择特定类型的单元格，其操作步骤如下： 编辑-定位-定位条件。如下图所示：,工作表的基本操作 2、工作表的格式化 2.1 自定义格式 2.1.1设置数字格式 2.1.2设置对齐格式 2.1.3设置字体 2.1.4设置边框线 2.1.5设置单元格或单元格区域图案和颜色,EXCEL的基本操作,格式工具栏,2.1.1设置字体格式示例,设置字体,字体大小,粗体,斜体,下画线,对齐格式,EXCEL的基本操作,格式对话框,对齐方式对话框,2.1.2设置数字格式和对齐格式示例：,EXCEL的基本操作,自动换行,水平居中与合并单元格,旋转45度,缩小字体填充,对齐格式示例,对齐格式示例,EXCEL的基本操作,字体对话框,2.1.2设置字体格式示例,EXCEL的基本操作,清除所有框线,预览效果,清除或添加左边线,选择边框线的颜色,选择边框线的线型和粗细,所选区域加外框线,内部加表格线,边框对话框,2.1.4设置边框线示例：,EXCEL的基本操作,设置图案对话框,2.1.5设置单元格或单元格区域图案和颜色,EXCEL的基本操作,用图表分析数据图表的基础知识,图表的类型,Excel2002为用户提供了14类图表，每种图表类型又包含若干个子图表类型，并且用户还可以自定义图表的模版。 主要图表类型及用途：,用图表分析数据图表的基础知识,图表的组成,绘图区：存放数据系列图形的矩形区域。 图表标题区：用于存放图表的标题。 图例区：用来解释不同数据系列代表的意义。 坐标轴：用来定义坐标系的一组直线。一般分为垂 直轴和水平轴。,类型轴 (X),刻度线,值轴（Y）,图例区,绘图区,图表区,5700,每年费用对比,数据标记,图表标题,用图表分析数据图表的基础知识,图表的创建,操作步骤： 1、选择要建图表的数据区。 2 、选择“插入”-“图表”，打开图表向导步骤1“图表类型对话框”。选择需要的图表类型。（如下图所示）,用图表分析数据图表的基础知识,2、选择“下一步”按钮，打开图表向导步骤之2“图表数据源”对话框，设置图表的数据源。（如下图所示）,用图表分析数据图表的基础知识,4、选择下一步按钮，打开图表步骤2“图表选项”对话框设置图表的各个对话框。（如下图所示）,用图表分析数据图表的基础知识,5、选择“下一步”按钮，打开图表向导步骤之4“图表位置”对话框，设置图表的创建位置（如下图所示）,用图表分析数据编辑图表,调整图表位置和大小,法一：鼠标拖动法。单击选中图表，然后将光标移动到图表左侧边栏中间或四角处，当光标变成 双向箭头形状时，按下鼠标左键并拖动鼠标。拖动到目的位置后释放左键。 法二：单击选中图表，然后将光标移到图表区，当光标变成四箭头时，按下鼠标左键不放，拖 动鼠标，拖到目的位置后释放，就可以把图表移动过去了。 法三：在“绘图”工具栏上单击“选择对象”命令，再框选对象图表(或按住Shlft键同时用鼠标单击 图表)，在图表上出现8个圆形控制点，在图表对象的右键快捷菜单中单击“设置对象格式” 命令，打开“设置对象格式”对话框，切换到“大小”选项卡，如图所示。通过调节对应的微 调按钮或直接输入数字，可以调整图表对象的高度和宽度的物理值或比例。,用图表分析数据编辑图表,改变图表类型,法一：右击图表，从弹出的快捷键菜单中选择“图表类型”，弹出“图表类型”对话框，选择相应的图表类型。 法二：菜单栏“图片”，选择图表类型。,用图表分析数据编辑图表,设置图表区和绘图区格式,设置图表区格式：右击图表区，选择图表区格式。如左下图所示：,设置绘图区格式：右击绘图区，选择绘图区格式。如右上图所示。,用图表分析数据编辑图表,设置图例格式,在图表中右击图例，从弹出的快捷菜单中选择图例项格式，在弹出的图例 项格式设置图例的位置、图案和字体。如下图所示：,用图表分析数据编辑图表,设置坐标轴格式,右击要设置的坐标轴（如:X、Y轴),从弹出的快捷菜单中选择坐标轴格式，然后在弹出的对话框中设置相应的格式。如下图所示：,用图表分析数据编辑图表,设置数据系列格式,数据系列是在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示出来，可以在图表中绘制一个或多个数据系列。 操作步骤：右击要设置的数据系列，在弹出的快捷菜单中选择数据系列格式，然后设置相应的格式。如下图所示：,条件格式示例,条件格式示例：,数据管理条件格式的运用,条件运算符,条件值,单击打开格式对话框,添加条件,删除条件,预览效果,条件格式示例：,数据管理条件格式的运用,数据的排序,排序是根据某一指定的数据的顺序重新对行的位置进行调整,操作步骤如下： 1、单击某一字段名。 2、单击工具栏的 升序按钮或降序 按钮,则整个数据库该列被排序。 3、单击数据菜单中的排序命令,弹出排序对话框如图所示。,数据管理排序和筛选,数据的排序,4) 在主要关键字下面的编缉框中,选出需排序的关键字,单击升序或降序单选框,再次单击确认按钮,即可完成排序。 如果排序的是文本区域,那么它们的排序就是按第一个字的拼音字母的升序或降序来排列。,数据管理排序和筛选,数据的排序,排序是根据某一指定的数据的顺序重新对行的位置进行调整,操作步骤如下： 1）单击某一字段名。 2）单击工具栏的 升序按钮或 降序按钮,则整个数据库该列被排序。 3）单击数据菜单中的排序命令,弹出排序对话框如图所示。,数据管理排序和筛选,数据的排序,4) 在主要关键字下面的编缉框中,选出需排序的关键字,单击升序或降序单选框,再次单击确认按钮,即可完成排序。 如果排序的是文本区域,那么它们的排序就是按第一个字的拼音字母的升序或降序来排列。,数据管理排序和筛选,一、自动筛选 二、高级筛选 第一步: 建立条件区域; 第一行条件区域输入列标签。 说明: 请确保在条件区域与数据清单之间至少留了一个空白行,不能连接。其他行条件区域输入筛选条件。 1.单列上具有多个条件: 说明：如果对于某一列具有两个或多个筛选条件，那么可直接在各行中从上到下依次键入各个条件； 2.多列上具有单个条件 若要在两列或多列中查找满足单个条件的数据，请在条件区域的同一行中输入所有条件 3.某一列或另一列上具有单个条件 若要找到满足一列条件或另一列条件的数据，请在条件区域的不同行中输入条件;,数据的筛选,未完 下页续,数据管理排序和筛选,高级筛选 输入筛选条件: 4.两列上具有两组条件之一 若要找到满足两组条件（每一组条件都包含针对多列的条件）之一的数据行，请在各行中键入条件 5.一列有两组以上条件 若要找到满足两组以上条件的行，请用相同的列标包括多列。 条件：所指定的限制查询或筛选的结果集中包含哪些记录的条件。,数据管理排序和筛选,通配符 以下通配符可作为筛选以及查找和替换内容时的比较条件 :,数据管理排序和筛选,数据管理使用记录单输入数据,使用记录单输入数据,数据库是一种相关信息的集合，是一种数据清单。在工作表中输入字段和记录后，系统会自动创建数据库和生成记录单，运用记录单可以很方便地添加、修改和删除记录，还可以快速查找满足设定条件的记录。 举例：建立一个汽车销售清单 操作步骤：1、新建一个名为“销售管理”的工作簿。 2、在A1单元格中输入标题，在第二行输入列标题，如下图：,数据管理使用记录单输入数据,使用记录单输入数据,3、点击工具栏上的数据，选记录单，如图：,分类汇总的概述 分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法.,数据管理分类汇总数据,确保要进行分类汇总的数据为下列格式：第一行的每一列都有标志，并且同一列中应包含相似的数据，在区域中没有空行或空列。 单击要分类汇总的列中的单元格。在上面的示例中，应单击“运动”列（列 B）中的单元格。 单击“升序排序” 或“降序排序”。 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。 在“分类字段”框中，单击要分类汇总的列。在上面示例中，应单击“运动”列。 在“汇总方式”框中，单击所需的用于计算分类汇总的汇总函数。 在“选定汇总项”框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列的复选框。在上面的示例中，应选中“销售”列。,要分类汇总的列 分类汇总,步骤:,数据管理分类汇总数据,如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，请选中“每组