零天超市管理系统操作手册.doc

零天超市管理系统操作手册前言21世纪是信息化的世纪。面对国内外同行的激烈竞争，无数中小企业在管理方面的不足已经严重制约了企业的发展和壮大。越来越多的企业经营者已经认识到实施信息化战略是改善企业经营管理水平，提高企业竞争力的有效途径。市场的呼唤不断催生出优秀的商务管理软件，而零天系列软件则是其中的精品。当零天系列软件还在市场上热销时，零天公司于2004年年初整合公司的软件开发精英，成立了“零天”开发小组，利用近两年的时间开发出零天家族的新生代产品“专业版”系列软件。该系统完全满足了企业对物流、信息流、资金流等集成管理的迫切需要，可以对企业各种经营活动和管理行为实施全方位的过程控制与细化管理，从而以更简便、实用的方式帮助中小企业迅速解决管理难题，全面提升整体竞争力。“零天”系列软件延续了零天软件进、销、存一体化、导航式操作、易学易用等优点，并且在信息集成和统计分析方面做了较大的提高，使您可以方便快捷地获取到各种有用信息。“零天”系列软件也是面向国内中小型企业的商务管理平台，它根据国内中小型超市的经营规模、组织架构等方面的特点，结合中小型超市的管理需求，在业务流程及功能结构上都进行了重整，软件的功能较其以前版本更加实用化。“零天”系列软件的推出对于我们来说还是一个新的尝试，系统中如果还存在不完善的地方，希望广大用户能够谅解，并继续提供更多的宝贵意见，以待我们在今后的版本中进一步地改进和提高，更好地满足您的需要。零天公司的成长与发展离不开您的支持，我们会时刻注意与您进行沟通，不断听取更多的宝贵意见，不断推出高品质的产品和服务。在此对所有长期以来不断支持零天公司的各界人士及朋友们表示衷心地感谢！第一章、系统简介零天超市管理系统是面向国内中小型超市管理平台，它是按照国内中小型超市的经营规模、组织架构等方面的特点设计，紧密结合中小型超市的管理需求开发的。该系统包括系统维护、基础资料、业务管理（采购、销售、仓库、应收应付、等）、业务报表、等四大系统，实现了对企业物流、资金流、信息流的控制与管理。该系统充分考虑到企业经营者的需要，提供了更加全面的统计分析功能，将企业的采购、销售、存货、成本、利润、应收、应付、现金、银行存款等多方面的运营情况进行全面汇总分析，从而使企业的经营者能够迅速掌握超市的实际运作状况、合理的做出战略决策。一、功能简介当您打开软件之后，在系统的主界面可以看到一行菜单栏，内容包括“系统维护”、“基础资料”、“业务管理”、“业务报表”、 “帮助”等五个菜单项，单击某个菜单即可打开一个下拉菜单，本系统的所有操作功能全部都包括在这些菜单里，以下我们先简要地介绍一下各个菜单项都能实现哪些功能，以便您对本系统有一个大概的了解，在后面的章节中我们将分别给您详细说明各功能的操作方法。（一）、“系统维护”菜单 该菜单包括了对系统进行日常维护的主要功能。 1、帐套管理：包括“帐套备份”、“帐套恢复”、“帐套升级”等功能。2、操作员管理：包括“密码修改”、及对操作员进行授权的“权限设置”功能。（二）、“基础资料”菜单 该菜单包括了有关进销存所涉及的一些基础信息，主要包括员工、客户、供货商、商品类别、商品、等资料，这些基础资料将在以后登记业务单据时直接引用，因此需要预先设置。（三）、“业务管理”菜单 该菜单中的功能是本系统的核心内容，主要的功能有采购业务、销售业务、库存业务、应收应付等，以后的章节中涉及到这些内容的说明您应重点加以掌握。（四）、“业务报表”菜单 该菜单主要的功能是提供各类业务报表，帮助您轻松地建立满足企业管理需要的各类统计报表。二、输入“基础资料”的通用操作在您输入基础资料时，本系统提供了两种常用的窗口，并且在输入窗口中还有许多名称相同、功能相近的按钮，在此特一一列举，使您对它们事先有所了解，有助于您快速掌握本软件的操作规则和方法。（一）、列表状窗口及其操作 该窗口显示了某类基础资料的主要信息，窗口上方一般会提供【保存】、【导出】、【打印】、【退出】、【+】、【-】等按钮。、新增资料：单击【+】 ，系统会在主窗口中增加一个编辑行，然后在空白编辑框中录入或单击下拉按钮从列表中选择相应的数据即可，单击【保存】按钮将新增加的基础资料存入数据库中。2、修改资料：从基础资料列表中选择一个准备修改的基础资料，然后修改其中需修改的部分，单击【保存】按钮将新修改的基础资料存入数据库中。3、删除资料：从基础资料列表中选择一个准备删除的资料，然后单击【-】 ，再单击【保存】按钮，则相应的资料将被彻底删除。如果没有单击【保存】按钮而直接单击【退出】按钮，则放弃删除该基础资料的操作； 4、导出：您可以单击【导出】，将基础资料导出到Excel表格中，然后再进行其他操作；5、打印：您可以单击【打印】将该基础资料以报表的格式打印出来。（二）、树状窗口及其操作该类窗口主要指商品类别等资料中要求进行数据分级的编辑窗口。单击左边树状窗口中的类别，然后就可以在右边列表状窗口中对该类所属的基础资料进行编辑操作。（三）、“编码”的编制方法“编码”是各种基础资料的唯一性标识，不能重复，系统正是通过它来确定每一个具体的资料的。它由数字或英文字母组成，但不能使用“*”、“？”、“”、“”、“”、“”、“！”等特殊符号。它的编制应以易记易用为原则。三、输入“业务单据“的通用操作 您在使用本系统进行业务处理时，都是通过相应的业务单据来实现的，这些单据在操作上具有相当的通用性，下面我们就主要针对进销存业务单据中比较常见的、通用的操作加以介绍。在后续章节中涉及到单据基础操作的问题时，请您参考本章的有关内容。（一）、模糊查找功能1、功能介绍。模糊查找功能主要是为了方便您在编辑业务单据时能够快速定位和选择基础资料。这些常用的基础资料主要有供货商、客户、商品等。以下我们结合具体录入方法来说明模糊查找功能是如何实现的。2、实现方法。在输入供货商、客户或商品时，您可以在键弹出的“供货商”或“客户”或“商品选择”窗口中“过滤”项目的条件列表框中选择条件，然后在右边的文本框中填写相应的若干个关键字，即可实现模糊查找功能。如果找到了所需的资料，则直接双击来完成输入或者使用键盘上数字键盘上的“+”直接选中。（二）、增加业务单据 单击【新增】按钮，系统显示一张空白的业务单据，您依次输入相关项目即可。（三）、编制业务单据1、单据日期的录入 当新增单据时，单据日期默认为您在软件登录窗口中“当前日期”项目中填写的日期。若需修改日期，请在“日期”项目中按照“年-月-日”（比如2006-05-18）格式录入新的日期。2、单号的录入新增单据时，系统根据当前日期信息自动产生相应的单号。如果您需要修改，可在“单号”项目中录入新的单号即可。系统中默认的单号编码规则为：系统日期操作员编码单据序号（五位）。、选择供货商、客户 在采购入库单等与采购有关的业务单据中都需要选择供货商，您可以采用下列任何步骤实现。 （1）直接在“供货商”项目中填写供货商编码；（2）如果供货商资料太多，可以单击“供应商”栏右侧的“”按钮，打开“供货商选择”窗口，然后使用本系统提供的模糊查找功能查找；在销售出库单、销售退货单等与销售有关的业务单据中，都需要选择相应的客户，其操作方法与选择供应商的方法完全一样，此处不再赘述。4、选择商品 （1）直接在“商品编码”栏填写商品编码；（2）单击“商品编码”栏下方空白编辑栏，右侧会显示一个“”按钮。单击该按钮可打开商品选择窗口，您从中选择即可。选中后，“商品名称”、其他栏目会自动填入相应的数据；当商品资料较多时，您可以使用本系统提供的模糊查找功能查找；（3）您可以在“快捷选择”栏中直接填写商品的“简拼”、“条码”、“名称”，以实现模糊查找功能。如果查找结果只有一条记录，则系统会自动选择该记录；如果有多条记录，系统会打开只显示这些记录的“商品选择”窗口，供您选择。5、成本均价本系统商品的成本核算采用的是移动加权平均法。采用该方法的好处是可以充分利用计算机运算速度上的优势，确保在每笔进、销、存业务发生后的同时立即计算出商品的实际成本，使得企业经营者可以适时掌握商品的实际库存，以作出科学的经营决策。6、经办人对于需要对经办人进行单独考核的企业来说，应选择每笔业务对应的经办人。系统会自动把当前操作员填入“经办人”项目中。7、制单人 “制单人”默认为当前操作员。8、备注 “备注”项目用于录入每笔业务的简要说明。9、审核通过与取消审核 如果需要对业务单据进行审核时，单击【审核通过】即可。审核通过后的单据，单据状态变为“已审核”，同时【取消审核】按钮变为可用。如果需要对审核过的单据进行修改等操作，可以在单击【取消审核】后进行。10、其它（1）单击【+】或【】按钮，可在单据的明细窗口新增一行；单击【-】按钮，可在单据的明细窗口删除一行。（2）单击【打印】按钮可直接打印出单据；单击【导出】按钮生成Excel文件，供您编辑。（四）、查找业务单据 如果您想对业务单据进行修改，应首先通过以下的方法来查找：打开【业务报表】=在菜单中查找到要修改的单据类型，然后点【汇总】按钮。找到需要修改或删除的单据后点【打开】按钮。（具体的使用方法将在下面的章节专门予以说明）。（五）、 修改业务单据 当查找到所要修改的单据时就可以对其进行修改了，具体步骤如下：（1）首先检查该单据是否审核，未审核则可以直接修改，如果已审核则需要先取消审核再进行修改。（2）修改完毕后，单击【审核通过】按钮以保存修改结果。（六）、 删除业务单据删除单据时，也同样需要先找到所要删除的单据，具体步骤如下：1、请按照上述查找单据的方法找到要删除的单据；2、首先检查该单据是否审核，未审核则可以直接删除，如果已审核则需要先取消审核再进行删除。3、从菜单中点【删除】按钮；四、业务单据查找【功能简介】为了方便您在系统操作中快速、准确地查找到任何一笔业务单据，本软件专门设计了业务单据查找功能。【操作方法】1、在软件主窗口中单击【业务报表】=在菜单中找到对应的单据查找项，打开“业务单据查找”窗口；2、选择好查询条件,然后点击【汇总】8. 显示单据。当您查找到所需的业务单据时，可以在当前行双击，即可打开所选单据；如：要查询2006年12月27日从“001”这位供货商入的单据，操作方法如下：1、打开【业务报表】=【入库单查询】；2、然后在“开单查间”处输入 2006-12-27 再在“至”处输入2006-12-27，然后点击汇总；3、查出后在“过滤”处输入“001”；第二章、系统安装一、安装软件可从官方网站下载零天超市管理系统（专业版），下载后双击“CSSF_P_Setup.exe”文件，在弹出的窗口中“目标目录”栏填写软件的安装目录或直接点击“浏览”选择安装目录。安装目录一般不要选择“C”盘，这样即使重装操作系统也不会影响到您的数据。在设置好安装目录后，点击“开始”；在出现“成功完成安装”的提示时，点击“确定”；在弹出的询问是否直接运行安装程序的窗口中，点击“确定”，这样就完成了全部安装工作。二、软件的启动1、启动：单击左下角的【开始】=【程序】=【零天超市管理系统（专业版）】=【零天超市管理系统（专业版）】；2、填写登录名称、登录密码；3、系统主界面：进入后，会显示系统的主窗口。这时，您可以通过单击主菜单来实现相应的操作。第三章、基础资料建立基础资料，是开始使用本系统之前所必须做的重要工作之一。基础资料是指日常业务需要使用的员工(操作员)、商品、客户、供货商等资料，它们是整个系统所有操作的信息来源，贯穿于系统的全部业务流程。基础资料的准确性直接影响到整个系统数据的准确性，因此在进行基本资料的录入时，务必要做到准确、详细。一、公司信息用于填写关于贵公司的一些信息。【说明】1、公司名称、电话、公司地址这些可以直接填入您的信息。2、默认供货商、默认客户这些需在要您设置好“供货商”、“客户”后才可以选择，选择好后在以后的销售、入库等操作中可以自动填写，不需每次都手工填写。3、背景图文件指的是软件主窗口里的背景图，从此可以更换。4、备份位置在此设置好后，以后退出软件时提示备份时自动备份到这个位置。5、消费（）元，积一分。可以设置客户在消费多少元后自动积一分二、 员工资料用于建立本企业的员工，包括本系统的操作员。【说明】1、“登录名称”是在操作员登录本系统时使用，也就是在进入本系统时的第一个窗口中使用。有权使用本系统的员工，这个项目必须填写内容。2、新增加的员工没有密码。若需设置，可用该操作员的“登录名称”进入软件，然后在【系统维护】=【修改密码】中设置。3、新增加的员工有所有操作权限，系统管理员务必在【系统维护】=【权限设置】中为其分配权限。三 、供货商资料用于建立供货商资料，其中包括：编号、名称、地址、联系人、联系电话等。五、客户资料用于建立客户资料，其中包括：编号、名称、地址、联系人、联系电话、简拼等。【说明】1、简拼：可以通过单击【简拼】按钮，由系统自动取“名称”栏中每个汉字的拼音首字母生成。它主要用于往来单位的记忆及快速查找。2、生日：主要是用于生日提醒。生日备注，用于当客户使用的是农历分日时可以手工把本年对应的公历生日填到切处，以后也可以按“生日备注”做出生日提醒。3、往来余额：该栏的值不能手工录入，它是根据【期初建帐】=【期初往来余额】以及相关采购、销售等往来业务单据自动生成的。六、商品类别用于建立商品的类别资料，以便于本企业将商品按一定的属性进行分类管理。商品的分类方法应与手工管理一致。对商品进行分类，既可以加强对商品管理力度，又便于本企业经营者了解商品的经营情况。输入商品资料前必须先建立商品类别。七、商品资料用于建立商品资料，也就是您使用的商品资料库，这是一切入库、销售、退货等操作的基础。【说明】1、商品编码：它是商品的唯一性标识，不能重复，系统正是通过它来确定每一个具体的商品的。它由数字或英文字母组成，但不能使用“*”、“？”、“”、“”、“”、“”、“！”等特殊符号。它的编码方法应以易记易用为原则，不能超过30位。2、简拼：用于商品的记忆及快速查找。该栏的值可以手工录入，也可以通过单击【简拼】按钮，由系统自动取“商品名称”栏中每个汉字的拼音首字母生成八、收支项目资料用于建立收支项目资料，也就是您使用的收支单时里面的项目选择内容选自于此。第四章、采购管理采购管理是企业生产经营过程不可缺少的环节，主要核算企业采购商品的业务过程。商品采购是日常经营活动的开始。采购业务流程：登记“登记“入库单”=登记“付款单”。一、采购入库单【功能简介】“采购入库单”是企业确认采购收货的依据，在实际处理时您可以将其视同采购发票。通过该单，一方面可以将商品作入库处理，另一方面可以进行货款的结算操作，实现物流和钱流同步处理。【操作方法】、单击【业务管理】=【采购入库单】，在弹出的窗口中单击【新增】开始登记一张新的单据。、“单价”栏的值取自该商品在【商品资料】中的“进价”。3、在“商品选择”窗口中，可以“过滤”中输入想查找的商品（具体方法参见模糊查找）在找出需要的商品后直接按“+”选中。4、“实付”项目应填本次当现支付的货款。5、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，商品的库存才会增加，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时商品的库存也相应减少。二、采购退货单【功能简介】“采购退货单”是企业确认采购退货的依据。通过该单，一方面可以将商品作退货处理，另一方面可以进行货款的结算操作，实现物流和钱流同步处理。【操作方法】、单击【业务管理】=【采购退货单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。、“单价”栏的值取自该商品在【商品资料】中的“进价”。3、在“商品选择”窗口中，可以“过滤”中输入想查找的商品（具体方法参见模糊查找）在找出需要的商品后直接按“+”选中。4、“实收”项目应填本次当现收入的货款。5、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，商品的库存才会增加，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时商品的库存也相应减少。第五章、销售管理销售管理主要用来处理与企业的销售活动相关的业务，系统提供了从销售报价、销售出库到销售退货等完整的销售管理功能。通过销售系统与其他系统的结合使用，您还可以动态掌握销售、结算及盈利情况，从而帮助企业及时调整销售策略，加快资金的回笼，提高销售利润率。此外，还可以跟踪销售业务员发货、销售及回款情况，从而全面考核业务员的销售业绩，销售指标完成情况，协助企业制定销售考核目标，扩大销售成果。销售业务流程：登记“登记“销售出库单”=登记“收款单”。一、销售出库【功能简介】“销售出库”是企业确认销售实现的依据，在实际业务处理当中您可以将其视同客户购物来处理。通过该单，一方面可以将商品作销售出库处理，另一方面可以进行货款的结算操作，实现物流和钱流同步处理【操作方法】1、单击【业务管理】=【销售出库】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、“原价”栏的值是根据客户在【客户资料】中“适用价格”栏设置的值从【基础资料】=【商品资料】中提取；“现价”栏的值等于“原价” 栏的值乘以“折扣” 栏的值。3、在“商品选择”窗口中，可以“过滤”中输入想查找的商品（具体方法参见模糊查找）在找出需要的商品后直接按“+”选中。4、“实收”指本次实际收款。“取相结款”，指的是取相时收款5、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，商品的库存才会减少，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时商品的库存也相应增加。二、销售退货单【功能简介】“销售退货单”是企业确认销售退货的依据。通过该单，一方面可以将商品作销售退货处理，另一方面可以进行货款的结算操作，实现物流和钱流同步处理。【操作方法】1、单击【业务管理】=【销售退货单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、“原价”栏的值是根据客户在【客户资料】中“适用价格”栏设置的值从【基础资料】=【商品资料】中提取；“现价”栏的值等于“原价” 栏的值乘以“折扣” 栏的值。3、在“商品选择”窗口中，可以“过滤”中输入想查找的商品（具体方法参见模糊查找）在找出需要的商品后直接按“+”选中。4、“实付”指本次实际付款。5、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，商品的库存才会减少，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时商品的库存也相应增加。第六章、库存管理库存管理主要用来处理与存货有关的业务，它是企业商品存储环节的重要系统，通过系统提供盘点功能，企业可以严格贯彻存货清点制度，保证帐面、帐实相符。一、盘点单【功能简介】存货因为数量较多、收发频繁、计量误差、管理不善、自然损耗等原因，有可能导致库存数量（即实物数量）与帐面数量（即计算机核算的数量）不符。为了避免帐实不符的现象出现，就要定期进行存货清查，从而查明原因并调整帐面数量，使帐实相符。您可以使用“盘点单”来完成仓库存货的清查、调整工作，通过该单据您可以了解到每项存货的盈亏数量及盈亏金额，及时掌握盈亏情况。【操作方法】1、单击【业务管理】=【盘点单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、点击“生成”。软件可把库存中所有商品信息显示出来，可在“实际数量”中填入您库存的实际数量，然后点击“审核通过”此时 库存明细中的数量会发生相应的变化。第七章、其他业务企业与往来单位之间由于采购、销售等业务会产生相应的往来账款（也就是应收或应付账款），您可以通过该“应收应付”系统对这些往来账款进行处理。一、收款单【功能简介】“收款单”主要用于本企业向往来单位收取销售出库、销售货款等收款业务。它可以处理一张销售出库单、销售退货单的分次收款，或一张收款单同时处理几张销售出库单、销售退货单的业务。【操作方法】1、单击【业务管理】=【收款单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、“客户”项目填好后，系统自动将本企业与该单位之间发生的所有未完成结算的待收款业务单据（销售出库单、销售退货单）填入收款单明细中。3、“本次收款”项目应输入实际收到的应收款。二、付款单【功能简介】“付款单”主要用于本企业向往来单位支付采购货款、销售退货款、预付款等付款业务。它可以处理一张采购入库单、采购退货单的分次付款，或一张付款单同时处理几张采购入库单、采购退货单的业务。【操作方法】1、单击【业务管理】=【付款单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、“供货商”项目填好后，系统自动将本企业与该单位之间发生的所有未完成结算的待付款业务单据（采购入库单、采购退货单）填入收款单明细中。3、“本次付款”项目应输入实际支付的应付款。三、其它收入单【功能简介】企业除了正常的经营业务收入外，还可能会取得其它收入，如租赁收入、各种咨询收入、技术服务收入、培训收入等。为了对这些收入进行核算，本系统提供了“其它收入单”功能。【操作方法】1、单击【业务管理】=【其它收入单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、企业发生的其它收入既可以通过“其它收入单”来处理。 四、费用支出单【功能简介】费用是指企业经营期间会发生各种耗费和有关支出，比如管理费用、销售费用及财务费用等，当发生此类费用时可以通过“费用支出单”进行处理。【操作方法】1、单击【业务管理】=【费用支出单】，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、企业发生的期间费用既可以通过“费用支出单”来处理。第八章、业务报表 该模块的主要的功能是提供各类业务报表，帮助您轻松地建立满足企业管理需要的各类统计报表。 各类报表查询方法大至相同，打开对应查询单据，在“开单日期”内输入需要查询的日期范围，“审核状态”“收款状态”可以分别查询对应状态的单据。“过滤”功能如上诉的模糊查询。1、库存明细表【功能】用于查询商品当时的库存情况。【操作】您可通过输入“简拼”、“商品编码”、“商品名称”对库存商品进行模糊查询，也可通过选择 “商品类别”查询符合条件的商品。第九章、系统维护使用计算机进行日常业务处理的好处是显而易见的，业务管理的电子化使办公方式也