资料员工作指导书.doc

资料员工作指导书1. 资料的收集：单项工程资料为主动收集，其他各类型资料均为被动收集。资料移交时，递送人员及资料员均需在移交文件清单上签字，确保资料递送时手续完整，同时资料员需制作移交文件清单电子档存档，发布在OA/公司新闻中，接受移交人及各部门监督。单项工程资料自中标期开始收集，资料员将单项工程资料收集表发至商务投标部、单项工程负责人处，由各部门按照表格内容提供相应资料，短期内无法归档的资料，各负责人需要反馈预计归档日期到资料员处。资料员则根据改日期催要单项工程资料收集表工程名称：序号资料名称负责部门负责人预计归档日期1招标文件（含招标答疑）（含电子版）商务投标部2招标方案图（含电子版）商务投标部3投标文件（含电子版）商务投标部4中标文件商务投标部5施工合同项目部6合同备案项目部7安全备案项目部8外地施工许可证项目部9工程签证及增补项目部10业主监理及我司（项目部）往来的函件项目部11质监站现场检查验收书面文件项目部12检测报告项目部13竣工资料项目部14最终审计决算文件项目部15消防验收证明项目部16用户意见项目部17各类定审图纸（含电子版）设计部18各类定审图纸说明设计部192021222324252. 资料的归类整理：各类型文件均要求在移交手续完成后2个工作日内归档1.公司基本资料，行业资料中的公司工程获奖证书、各类人员的从业资格和荣誉证书均需要列入公司基本资料及行业资料描件检索中，按序号编号。同时要把资料扫描彩色成JPG格式存档到E:资料室扫描件，扫描件存档命名规则为：检索序号+资料全称+姓名+工程名称。原件需要按类别存档。2.公司内部资料，法务资料，财务资料，行业资料中的公司资料预审文件、各项资质申报资料需要根据类别存档，在档案盒上统一侧标，侧标图样详见，侧标命名规则为：年份+资料名称+工程名称。同时要把资料录入文件存档检索中，标注出“项目名称”“ 归档号”“ 柜号”“ 项目资料”“ 份数”。3.单项工程资料需要把文件按照工程分类存档，在档案盒上统一侧标，侧标图样详见，侧标命名规则为：工程名称+第N卷。同时要把资料录入到文件存档检索中，标注出“项目名称”“ 归档号”“ 柜号”“ 资料名称”“数量”。4）合同、协议资料按照采购合同、人事合同、行政合同、外包合同、内部承包合同分类存档，要求在合同原件上标注“采购合同编号”，同时要把资料录入到各类型合同检索中，标注出“采购合同编号”“采购单位”“合同签订日期”“ 合同总价”“ 使用工程名称”“合同份数”。“采购合同编号”规则为：六位收档日期（例如120409）+三位顺序编号（例如001、002）3.资料的借用及回收1).资料员应起到服务与管理的职责，对符合规定的借用行为应热情、耐心提供服务，同时对借用程序要严格把关。借用人填写资料借用申请单，注明借用资料名称、用途、借用日期、预计归还日期，并由分管副总签字同意或电话同意（须补签）后方可借出。同时资料员需录入电子表格资料借用明细记录备查，存档在E/资料室中。2.借用人应在归还日期内归还借用资料，如遇到期未还现象资料员应当日内督促借阅人归还，如无正当理由到期未还应向分管领导反映；如需续借，借用人应再次填写资料借用申请单，并由相关负责人签字同意后方可续借。借用人应保证所借资料的完整性和完好性，不得私自调换、涂改、污损、划线，更不得遗失。归还资料时，由资料员仔细检查资料的完整和完好性，核查无误后，双方签字认可，完成归还手续。如资料管理人员发现资料有损坏、缺失等现象时，要及时上报相关负责人，商榷补救措施。4. 即将到期或过期资料的整理上报 每月3号前，资料员汇总将在3个月内到期的资料及已经过期无效的资料給部门主管，根据档案组主管指示，处理相关事宜。5. 档案的相关盘点工作为确保档案与目录相符，资料员每季度需要对档案进行一次普查，输出档案普查结果，由档案组根据普查结果进行抽查。年