归档章的格式及其所盖的位置.doc

归档章的格式及其所盖的位置 录入时间：2004.10.04 (全宗号)(年度)(室编件号)*(机构或者问题)(保管期限)(馆编件号)归档章的格式如上。在手工进行文档处理的单位，需要刻制归档章。归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导指示或者收文章占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白处，但是以上端为宜。利用软件的单位，在文件处理签的右上角自动套有归档章的项目，不用自行填写。至于各个项目的填写，请参看相关问题的阐述。第四步 盖归档章继续教育 2009-05-22 18:02:07 阅读59 评论0 字号：大中小订阅 归档章式样（应为六个空格，下图为示例）： 1、全宗号：是档案馆为具有法人资格的立档单位编制的代码。 2、年度：是指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2003年，不能简化写成“03”，而应写成“2003”。3、保管期限：是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照档案保管期限表给归档文件划定保管期限。归档文件保管期限为永久、长期、短期。可简称为“永”、“30年”、“10年”等4、件号：即归档文件的排列顺序号。它是归档文件在分类方案中最低一级类目的排列顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。巩磊：收文加盖归档章带来的问题（业务研究）归档文件整理规则(DA/T22-2000)规定：“在文件首页上端的空白位置加盖归档章”，河南省档案局实施细则（以下简称实施细则）规定：“归档章一般应盖在每份文件首页上端右上角的空白的位置”，这规定对发文来说一般是不会有问题的，很容易操作。而对收文来说就有问题了，不仅操作上遇到了麻烦，而且牵涉到深层次的理论问题。1收文的归档章盖在哪里合适笔者按照实施细则的精神，在业务指导时要求归档章盖在收文处理单上，但有些单位则将归档章盖在收文首页上，而且说之有据。究竟盖在哪里合适？如果按照实施细则规定的“归档章应盖在每份文件首页上”，那么就应盖在收文首页。但是，实施细则又规定“收文处理单应与来文作为一件”、“收文处理单放在来文前边”，那么就该盖在收文处理单上。这就有问题，问题好像是对“每份文件”和“件”的理解上。“每份文件”对收文来说就是收文本身。而“件”是归档文件整理的特有概念，归档文件整理规则规定：“件”是归档文件的整理单位，它实际是一个档案的概念。这个“件”是指的一件档案。那么应该盖在收文处理单上则是正确的。但是，问题好像并没有完全解决。档案是由文件转化而来的，那收文是直接转化为档案的？还是加收文处理单后转化为档案的？要是前者，归档章就该盖在收文上；要是后者，那么问题又来了，收文处理单与收文还是一份不可分割的文件吗？2收文处理单和收文是不是一份文件有人认为收文处理单放在收文前面与收文作为一件归档保存，收文处理单是收文不可分割的一部分，它就是一份完整的文件。也有人认为，归档文件整理规则没有明确规定收文处理单就是收文的一部分，在对收文进行归档时，收文处理单归不归档还是个问题，也就不用谈归档章盖在哪里了。如果加收文处理单的收文是一份完整的文件，那么这份文件又是由谁产生的？是发文单位产生的？发文单位在发文时，是不可能加某个收文单位处理单的，因而加有收文单位处理意见的文件，不可能是发文单位所产生。如果说是收文单位产生的，那么收文单位只是在收到来文时，才在收文前面加上收文处理单，并在收文处理单上签上阅办或阅示的处理意见，所以只能说收文处理单由收文单位产生，而收文很明显不是收文单位产生的。这样看来收文处理单和收文就不是一份不可分割的文件。如果不是一份文件，那么在归档时是不是应该将收文和收文处理单都加盖归档章呢？加盖归档章的收文算不算是本单位所产生的档案呢？3收文是不是档案，还是收文加收文处理单是档案中华人民共和国档案法所称的“档案”是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”按照这一规定，收文就不能说是收文单位的档案，因为它不是收文单位直接形成的。当收文加上收文单位的收文处理单后，对这份收文来说就形成了收文单位的处理意见，有了收文单位的“思想”，自然也就成了收文单位直接形成的的文件，经归档整理，就成为了收文单位的档案。如此说来，收文加收文处理单归档后是收文单位的档案，而单独的收文则不可能是收文单位直接形成的档案。然而，说收文不是档案，这又与现行的档案学理论不一致。因为一直是把收文作为档案来归档整理保存的。就是把收文加收文处理单归档后说是收文单位的档案，也有问题。按照档案定义，收文处理单是收文单位直接形成的，是档案；收文不是收文单位直接形成的，不是档案，就应只保存收文处理单才对。如果非要保存收文，那收文也应该是作为收文处理单的附件来保存。然而，这样不仅有归档章该盖在什么地方的问题，还有如何在归档文件目录中填写这份档案的“责任者”的问题，是填收文单位还是填收文的原发文单位？ 对收文如何盖归档章的问题，作为操作层面上的问题可以这样解决：一是如果收文是收文处理单的附件，那么归档章应该盖在收文处理单上；二是如果收文处理单是收文的附件，那么归档章应该盖在收文上；三是如果收文处理单是本单位产生的文件，收文是外单位产生的文件，那么收文和收文处理单都应该盖归档章。而对深层次的理论