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广西财经学院教师授课教案课程名称秘书学概论上课时间年 月 日 节课 题第一章 第二章 第三章 教学目的通过本章内容的学习，了解秘书的涵义、秘书的类别和层次以及秘书工作的沿革；了解秘书工作的性质、特点、作用、宗旨、原则和基本要求，对秘书工作有一个总体上的认识。教学重点教学难点教学方法讲授教 学 内 容 提 纲第一章 秘书的涵义和分类第一节 秘书的涵义一、秘书的涵义 秘书的定义：秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。 职业特征: 服务对象的特殊性:直接服务对象是领导工作内容的特殊性：保证领导工作的正常进行，是一种辅助性的管理工作劳动性质的特殊性：与紧随领导的其他工作人员，如警卫员、驾驶员相比，是典型的脑力劳动者。严格意义上的秘书: 有“秘书”头衔的职务秘书 一般意义上的秘书: 包括有“秘书”头衔的职务秘书，还包括那些虽没有秘书头衔但实际上从事秘书工作的人。例如档案管理员、信访接待员、调研员、公关联络员、综合部经理、办公室主任等等。 广义的秘书人员: 1、党、政、军、群机关内或事业单位管理机构内不担任领导职务、又不承担专项业务的一般办事员。2、企业管理层中有别于专业技术人员的一般文职人员，简称“公司文员”。3、商业性信息、调查、咨询公司的从业人员。4、提供打字、复印、文档制作的个体劳动者。第二节 秘书的分类一 秘书的纵向分类 : 高级、中级、初级秘书。二 秘书的横向分类 1、根据服务对象和薪酬来源分类: 公务秘书；私人秘书2、根据秘书的具体分工分类 文字秘书：以撰写文件为主要工作。 政务秘书：直接为领导提供决策服务，以信息、调研、督查、协调、提案、信访等为主要工作内容。 事务秘书：以办理文书（不含文稿撰拟）、筹办会议、接待来宾以及机关日常事物为主要工作内容。 其他秘书。3、根据秘书的才智特长分类 参谋型秘书； 文字型秘书； 事务型秘书； 公关型秘书； 专业型秘书4、根据工作内容分类 行政秘书， 机要秘书， 文字秘书， 教学秘书， 信访秘书、 通讯秘书、 医学秘书， 法律秘书等。第二章 秘书工作概述第一节 秘书工作的内容一、政务性工作：直接为领导决策服务的综合性工作。调查研究信息工作参谋咨询协调工作督查工作建议和提案办理文字工作二、业务性工作：带有专业性质的常规工作文书处理档案管理资料工作会务工作信访工作保密工作网站和网页管理谈判工作公关工作三、事务性工作：专业性不明显，主要依靠经验和责任心就能办好的具体事务。 领导日程安排 随从工作 通信联络 接待和礼仪 值班工作和突发事件处理 机关日常事务第二节 秘书工作的性质、特点和作用一、秘书工作的性质1、辅助性：2、综合性 3、政策性 4、机要性 5、事务性辅助性：领导总是处于主导地位，秘书或秘书部门总是处于从属地位。综合性：领导工作的综合性决定了秘书工作的综合性。政策性：秘书工作总是关系到党和国家的方针政策，以及单位内部的微观“政策”。秘书做政策性没有例外。机要性：秘书工作是一项机要性工作，要随时注意保密。事务性：秘书部门每天都要处理大量繁重而琐碎的事务。二、秘书工作的特点1、被动性与主动性的统一2、事务性与思想性的统一3、机要性与群众性的统一4、经常性与突发性的统一5、综合性与专业性的统一三、秘书工作的作用1、助手作用2、参谋作用3、协调作用4、督查作用5、信息作用6、窗口作用7、保障作用8、桥梁作用第三节 秘书工作的宗旨、原则和基本要求一、秘书工作的宗旨 “三服务”1、为领导服务2、为各部门和所辖地区或下级单位服务3、为人民群众服务二、秘书工作的原则1、守法遵纪原则2、求真务实原则3、超前服务原则4、服从大局原则5、团结协作原则6、联系群众原则三、秘书工作的基本要求1、主动2、高效3、准确4、保密第三章 秘书机构第一节 秘书机构广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。秘书学研究讨论的秘书机构一般是指广义的秘书机构。中央和省部级领导机关的办公厅、地市级以下的领导机关和企事业单位的办公室，是最主要也是最典型的秘书部门。此外，政策研究室、信访办公室、机关事务管理局，以及某些机关或公司出现的取代办公室的综合部等，也属于秘书机构。第二节 典型的秘书机构办公厅（室）1、办公厅（室）的机构性质职能部门，指有明确而有限的职责范围、专门管理某项具体业务的部门。例一家公司的销售部、财务部、人力资源部等。综合部门，指在全局范围为领导的决策和宏观管理提供调查研究、信息沟通、参谋咨询、综合协调、督促检查以及办理文书、筹办会议、处理日常事务等多项服务的部门。办公厅（室）2、办公厅（室）的枢纽地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。3、办公厅（室）的内部层次 越是上层的机关，越是大型的企事业单位，办公厅（室）机构规模越大，内部层次也越多。国务院办公厅主要职责内设机构和人员编制规定 国务院办公厅秘书一局财务室督查室国务院应急管理办公室秘书二局秘书三局行政司人事司电子政务办公室国家信访局我国企事业单位大多也设有办公室，其中高等院校等重要事业单位和大型国有企业，也比照政府办公厅（室）设置内部机构，但中小企业很少再在办公室下设置二级机构。4、办公厅（室）的基本职能和具体职责基本职能： 参谋助手职能； 督促检查职能； 协调综合职能； 机要保密职能； 公共关系职能。具体职责：办文、办会、办事秘书学概述可供参考的教材:1秘书学概论杨树森著 安徽人民出版社2005年版2秘书实务杨树森著 安徽大学出版社2006年版3秘书理论与实务宇正香编著 浙江大学出版社2004年版4秘书学概论陆瑜芳编著 复旦大学出版社2006年版5秘书学陈合宜著 暨南大学出版社2001年版6秘书学袁维国主编 高等教育出版社19907秘书工作李欣著 高等教育出版社1985年阅读期刊: 秘书工作秘书秘书之友第一节 秘书学的研究对象、内容和性质一、秘书学的研究对象：秘书、秘书机构、秘书工作秘书：秘书的涵义和职业特征秘书的基本素质要求 秘书的培养和选拔、秘书机构秘书机构的设置秘书机构的地位与性质秘书机构的职能与作用秘书工作1、秘书工作的一般原理 秘书工作的内容秘书工作的性质、特点和作用秘书工作的宗旨、原则和基本要求2、各项具体秘书工作的内容、程序、方法和要求二、秘书学的研究内容1、研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；2、研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；3、研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；4、研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；5、研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。三、秘书学的学科性质：实践性 综合性实践性：秘书学的研究根植于秘书工作的实践，不是脱离秘书工作实践的纯学术研究。秘书学是直接指导秘书工作实践的理论，秘书学要解决的是“秘书或秘书机构应该做什么和怎样做”等问题。综合性：秘书工作的综合性决定了秘书学的综合性。领导的决策和管理的综合性决定了秘书部门工作的综合性，这使得秘书部门的工作迥异于营销、财务等业务部门的工作。秘书学与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、会议学、信息调研学、情报学、公共关系学等学科有着密切的关系。第二节 秘书学的学科体系秘书学重要子学科：秘书学概论 、秘书实务、秘书写作、办公自动化原理及应用、文书学和档案管理学、中国秘书史和海外秘书概况广西财经学院教师授课教案课程名称秘书学概论上课时间年 月 日 节课 题调查研究教学目的通过本章内容的学习，了解调查研究的概念及调查与研究的关系；充分认识调查研究在秘书工作中的地位和作用；了解调查研究的内容与特点；把握调查研究工作的一般程序并学会运用调查研究的方式方法。教学重点难点把握秘书调查研究工作的一般程序，学会运用调查研究的方式方法。教学方法讲授教 学 内 容 提 纲第一节 调查研究概述调查研究的含义：调查是指运用各种途径，运用各种方式方法，有计划，有目的地了解实务真实情况。研究则是指对调查材料进行去粗取精、由此及彼、由表及里的思维加工，以获得对客观事物本质和规律的认识。调查：收集资料的一种方式 研究：做出分析的一种方式 调查研究：收集资料后进行分析得出结论的方法和过程 调查研究分类：根据调查研究的目的、范围、内容作不同的分类。(一)根据调查研究的目的划分1、基础性调查研究；2、政策性调查研究；3、经验性调查研究4、专案性调查研究；5、经营性调查研究；6、素材性调查研究7、科研性调查研究（二）根据调查研究的内容划分1、专项调查；2、综合调查；3、多项调查；（三）根据调查研究的范围划分1、全面调查2、重点调查3、典型调查4、抽样调查5、个案调查一、普遍调查（即全面调查）1、概念：普查是指一个国家或一个地区为详细地了解某项重要的国情、国力而专门组织的一次性、大规模的全面调查，其主要用来收集某些不能够或不适宜用定期的全面调查报表收集的信息资料，以搞清重要的国情、国力。如我国2001年组织实施的第五次全国人口普查。 普查的优缺点1、优点：收集的信息资料比较全面、系统、准确可靠；2、不足：涉及面广、工作量大、时间较长，而且需要大量的人力和物力、组织工作较为繁重。目前，我国所进行的普查主要有：人口普查、农业普查、工业普查、第三产业普查、基本单位普查等。二、重点调查概念：重点调查是一种非全面调查，它是在调查对象中，选择一部分重点单位作为样本进行调查。 主要适用：反映主要情况或基本趋势的调查。如黑龙江省企业调查队在对全省近百户亏损企业进行的专项调查基础上，选择其中10户由亏转盈的企业所进行的10户由亏转盈企业的调查这一重点调查等。重点调查的特点:投入少、调查速度快、所反映的主要情况或基本趋势比较准确。重点调查的主要作用:反映调查总体的主要情况或基本趋势。因此，重点调查通常用于不定期的一次性调查，但有时也用于经常性的连续调查。三、典型调查概念：典型调查也是一种非全面调查，它是从众多的调查研究对象中，有意识地选择若干个具有代表性的典型单位进行深入、周密、系统地调查研究。进行典型调查的主要目的不在于取得社会经济现象的总体数值，而在于了解与有关数字相关的生动具体情况。如：新闻调查：留守儿童主要优点:调查范围小、调查单位少、灵活机动、具体深入、节省人力、财力和物力等。 主要缺点:实际操作中选择真正有代表性的典型单位比较困难，而且还容易受人为因素的干扰，从而可能会导致调查的结论有一定的倾向性，且典型调查的结果一般情况下不易用以推算全面数字。典型调查的作用1、在特定的条件下用于对数据的质量检查；2、了解与数字相关的生动具体情况。四、抽样调查1、概念：从研究对象的总体中抽取一些个体作为样本，并通过样本的状况来推论总体的状况，客观描述大量样本的同一特征。分为随机抽样、非随机抽样。主要优点: 节省人力、物力和财力；可以推论总体；可以用于定量分析4、主要缺点:对抽样及抽样人的要求高调查研究基本原则：实事求是 不惟上上级意见 不惟书书本或过去的文件 不惟众多数人的观点 不惟己主观愿望和个人好恶 要惟实一切从实际出发调查研究对秘书工作的意义：发挥参谋助手的重要途径、获取可靠信息的重要途径，做好其他工作的具体方法。第二节 常用的调查研究方法常用的调查方法：现场考察、个别访谈、开调查会、问卷调查和民意调查、统计调查专家咨询和论证第三节 常用的研究方法归纳和演绎 比较和分类 分析和综合 定量研究和定性研究 系统研究方法 第四节 调查研究的一般程序准备阶段 ：确定课题和目的，确定调查对象，组织、思想和技术上的准本。拟定调查提纲，设计印制调查表格、问卷等。实施阶段 ：联络调查点，进行正式调查，做好调查材料的收集、整理工作。对调查材料进行分析研究。完成阶段：撰写调查研究报告，输出调查研究信息，调研活动总结。作业及思考题1、 秘书调查研究有哪些方法？2、 调查研究的程序是什么？3、 调查研究的基本原则是什么？4、观看面对面网瘾之戒，代调查组拟写调查提纲参考文献教学后记广西财经学院教师授课教案课程名称秘书学概论上课时间年 月 日 节课 题教学目的通过本章内容的学习，了解信息的概念、特征及其在秘书工作中的作用；了解秘书信息工作的原则和要求；掌握信息的收集、整理、储存、传递要求和方法，为做好信息工作奠定理论基础。教学重点信息的采集和编制教学难点教学方法讲授教 学 内 容 提 纲第一节 信息的基本知识一、什么是信息信息的两个重要特征：时效性、准确性第二节 信息工作的作用和要求信息工作就是对各种信息进行系统处理的工作，它包括收集、加工、传递、利用、反馈和储存等一整套工作程序。 一、秘书部门信息工作的作用1、为领导决策提供可靠的信息根据2、为科学管理提供良好的条件3、信息是秘书部门做好其他工作的重要保证二、秘书部门信息工作的基本要求1、准确完整2、及时高效3、适用适量高层次信息的要求：有深度第三节 信息工作的一般程序收集、整理、传递、存储、开发、利用、反馈重点掌握：信息的收集与编制一、信息的采集（一）慧眼采信息信息的采集：信息人员要做到胸中有大局1、紧紧围绕各级领导的中心工作和领导的信息需求来采编信息；2、认真关注组织发展中的热点、重点、难点、亮点、盲点；3、及时反馈各类重要紧急信息、突发事件及灾情疫情。（二）采集信息的渠道（三）采集信息的几个诀窍二 妙笔写信息（一）精心制作信息标题在信息题目的制作上，要简洁明快，新颖醒目，客观准确，适应阅读习惯。（二）合理压简信息篇幅（三）科学设定信息容量作业及思考题1、秘书信息工作有何特点何要求？2、秘书收集信息有哪些渠道？2、秘书信息工作有哪些基本程序？参考文献教学后记广西财经学院教师授课教案课程名称秘书学概论上课时间年 月 日 节课 题协调工作教学目的通过本章内容的学习，明确协调工作的含义和作用；了解协调工作的内容和程序；了解协调工作的原则和艺术，为做好协调工作作好思想上和理论上的准备。教学重点难点协调工作的主要方式、 协调工作的原则和艺术教学方法讲授教 学 内 容 提 纲第一节 协调工作概述1、协调的概念：从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的种管理职能。“管理就是协调”秘书部门有义务协助领导做好协调工作。第二节 协调工作的内容和原则政策协调 、利益协调、关系协调 、行动协调 、事务协调 第三节 协调工作的程序、方法和艺术协调工作的一般程序：调研分析 拟定方案 具体实施 评估总结 协调工作的常用方法：文件会签 会议座谈 信息交流 个别沟通 协调工作要讲究艺术：原则性和灵活性结合 冷处理和热处理结合硬措施和软措施结合 心理学和修辞学结合 作业及思考题1、协调工作有几种类型？2、协调工作的基本原则是什么？3、协调工作应讲究哪些艺术？参考文献教学后记广西财经学院教师授课教案课程名称秘书学概论上课时间年 月 日 节课 题督查工作教学目的通过本章内容的学习，了解督查的含义以及秘书督查工作的特点和作用；掌握秘书督查工作的范围和程序；熟悉秘书督查工作的原则和方法。教学重点难点熟悉秘书督查工作的原则和方法。教学方法讲授教 学 内 容 提 纲第一节 督查工作概述督查：督促检查督查工作：对领导机关重要决策或工作部署的贯彻执行情况，以及各级领导机关通知批示、交办事项的办理情况进行督促检查的工作。 督查的种类 ：直接督查和间接督查 普遍督查和重点督查 分级督查和归口督查 分阶段督查和连续督查 督查工作的意义：实施决策目标的重要手段 克服官僚主义的重要措施获取信息反馈的重要渠道督查工作的原则：领导负责、秘书协办的原则 实事求是、尊重客观的原则 归口管理、分级负责的原则 注重实效、讲求时效的原则 第二节 督查工作的任务和范围督查工作的基本任务