办公用品及设备管理制度规定.docx

版次：2014年 11 月 18 日起实施有限公司 发布2014年 11 月 18 日发布 编号：办公用品及设备管理规定有限公司文件批准页编 制/日期：综合部批 准/日期：审 核/日期：评 审/日期：目 录1、目的- 1 -2、范围- 1 -3、职责- 1 -3.1集团综合部- 1 -3.2各系列公司综合部- 2 -3.3各系列公司分管领导- 2 -3.4集团公司及各系列公司财务部- 2 -3.5采购中心- 2 -4、程序- 2 -4.1办公设备及用品的分类- 2 -4.2办公用品的配置标准- 3 -4.3办公设备及用品的采购管理- 3 -4.4办公设备及用品的入库- 6 -4.5办公设备及用品的建档管理- 7 -4.6办公设备及用品的发放- 7 -4.7办公设备及用品的费用结算- 8 -4.8办公设备的调配及异动- 9 -4.9办公设备的故障维修及报废- 9 -4.10办公电脑的管理- 10 -4.11办公设备及用品的赔偿及责任故障的处罚- 10 -5 、记录附表- 11 -1、目的为规范对办公设备及用品的管理，有效控制办公费用，合理利用办公资源，特制订本规定。2、范围本办法适用于周口唐隆实业有限公司（以下简称集团公司）及其有实际控制权的各子公司（以下简称子公司）的办公设备及用品的管理，对办公设备及用品的采购、验收入库、领用、库存保管、调配、故障维修、回收管理、报废处置及费用控制等管理事项进行规定。3、职责3.1集团公司综合部3.1.1负责集团公司及各系列公司办公设备及用品的归口管理，制定办公设备及用品管理办法；3.1.2负责集团公司及各系列公司办公设备及用品的采购、印刷、 保管、发放及费用结算，并建立台账；3.1.3负责集团公司办公设备及用品的日常管理和集团公司办公设备及用品购置申请的审批，建立集团公司办公设备及用品台账；3.1.4负责集团公司办公设备及用品的计划、领用、费用控制等日常管理。3.2各系列公司综合部3.2.1负责本公司办公设备及用品的日常管理，建立本公司办公设备及用品台账；3.2.2负责本公司办公设备及用品的计划、领用、费用控制等日常管理。3.3各系列公司分管领导负责本公司办公设备及用品购置申请的审批。3.4集团公司及各系列公司财务部负责建立办公设备及用品账册、计提折旧、维修、报废处置等会计业务。 3.5采购部门负责办公设备及用品的采购和办公设备入出库手续的办理。4、程序4.1办公设备及用品的分类4.1.1公司所使用的办公设备包括办公家具、电脑、复印机、打印机、传真机、数码相机、摄影机、投影仪、移动硬盘、音响设备等。4.1.2公司所使用的办公用品包括以下种类A类：个人使用办公用品如：签字笔、固体胶、长尾夹、文件夹、档案袋、记事本、剪刀、裁纸刀、电池、订书机、计算器、电话机、U盘等。B类：印刷品如：稿纸、档案袋、纸杯、出库单、领料单等各种工作联系单。C类：办公设备耗材如：打印纸、传真纸、墨盒、色带、硒鼓等。D类：维修工具及机械设备等。4.2办公用品的配置标准 A类：办公用品的配置标准原则上为15元/人/月（含部门公用物品），配置标准实行动态管理，由财务部每年初根据上年度的使用情况重新核定，核定后的新标准由集团总经理批准。B类：印刷品及C类办公设备使用耗材（如硒鼓、墨盒、打印纸等）由各系列公司行政管理部门按需求提出。 D类：新入职员工根据岗位需求配备。4.3办公设备及用品的采购管理 4.3.1办公设备的采购申请4.3.1.1集团公司各部门在年度预算计划内根据工作需要，提出采购申请，填写办公设备购置申请单按本部门内部审批流程批准后，报于集团总经理审批。4.3.1.2综合部根据资产状况、购置标准等对集团公司各部门提交的办公设备购置申请单进行复核，最后由集团总经理审批后，交由采购中心统一以招标形式购买。4.3.1.3各系列公司办公设备按本公司部门审批流程批准后，申报给各系列公司综合部复核，由各系列公司分管领导审批后，交由集团公司审批后，再交由采购中心购买。4.3.1.4对于临时增购的办公设备，由需求部门提出采购申请，流程报批后由采购中心进行购买。4.3.2公司统一购置的办公电脑的采购 以下范围的办公用电脑由公司统一采购发放，其资产属性属公司所有，配置范围包括： 4.3.2.1根据工作性质和工作需要，财务部财务人员（原则上配备台式电脑，有特殊需求的申请批准后可配置笔记本电脑）、各部门文员统一配备台式电脑。4.3.2.2公司统一采购办公电脑，由需求部门填写办公设备购置申请单流程报批后，由公司按标准统一选型、采购与发放。4.3.2.3本办法未正式实施前，按公司原管理办法领用的电脑使用年限为五年，员工如需更换电脑，应在综合部或各系列公司综合部门办理结清或退还手续后，填写办公设备购置申请单按本规定程序办理重新申请购置手续。4.3.2.4员工岗位变化后，其电脑配置标准按新岗位配置标准执行，综合部门对其现使用电脑按岗位变化时间进行结算，员工凭人事部开具的任命书或员工异动表办理电脑重新申请手续，原配置电脑报销中止，员工也可选择继续使用原电脑。4.3.3办公用品的申请采购 4.3.3.1每两年由综合部组织、财务部和采购中心参加，以议价或密封报价的形式确定办公用品的指定供应商，由综合部专责人员根据实际库存量及各公司需求计划合理制订采购数量。4.3.3.2每月25日前各公司做下月办公用品申请计划，填写办公用品申购单经部门负责人及各系列公司综合部门专责人员审批后，交于集团综合部，逾期不报视为无需求。4.3.3.3系列公司各部门填写各个公司的办公用品及设备申购单（用A4纸打印），由各个部门负责人签字后报于公司综合部。综合部门审核汇总需要采购的物品，填写唐隆集团办公用品申购单，经公司总经理签字审批后交于集团综合部。4.3.3.4办公用品的购买计划均由综合部或各系列公司综合部审核，并对费用进行控制。4.3.3.5对于B类印刷品的印制，由各系列公司行政管理部门报出需求计划，集团综合部负责统一组织印制，保管、发放。4.3.3.6 D类用品申购前按照4.9流程检测确定报废不能维修继续使用的填写设备报废单，由使用人、部门负责人签字和总经理签字交于本公司综合部后才能申购、填写办公设备申购单，采取依旧换新措施，报废单原件由集团公司保管，报废物品由本公司综合部保管。采购人员在采购D类用品时需相关使用人员陪同。4.4办公设备及用品的入库 4.4.1办公设备及用品的入库验收4.4.1.1物品验收时，采购人员与综合部专责人员均应在场，采购人员因故不能到场的，应由采购人员指定其他人到场组织验收，并根据验货清单逐项认真核对，数量、型号、外观，核实无误后方可签字接收，必要时请专业人员参加验收。4.4.1.2验收合格后由采购人员和综合部专责人员在货品清单上签字确认。因验收不当造成的责任，由采购人员和综合部专责人员共同承担。 4.4.2办公设备及用品的入库登记 4.4.2.1物品验收合格后，综合部专责人员必须办理入库登记，物品登记统一使用出入库登记单（一式三联，第一联各系列公司综合部留存，第二联交财务，第三联交采购部门）。办公设备与办公用品应分类登记入库，并建立相应入库台帐。4.4.2.2由于登记不当造成分发、使用、维修、报废、结算等工作程序无法正常执行的责任，由专责人员承担。 4.5办公设备及用品的建档管理 4.5.1对于入库的办公设备及用品，各系列公司综合部专责人员必须按类存放，并建立相应台帐。定期进行物品的盘点、核查，并及时更新台帐。做到帐物相符、帐帐相符，使物品的种类、数量、流向及库存一目了然，易于清点、便于管理。 4.5.2办公设备应做好设备入/出库台帐、出库设备使用台账、回收设备入/出库台帐及库存旧设备管理台帐。办公用品应做好入/出库台帐、各公司或部门领用名细台帐。 4.5.3各公司财务部控制本公司办公设备及用品的总值并设立总账。各系列公司综合部设立办公设备及用品分户明细账，各公司财务部每月与各系列公司行综合部核对一次办公设备及用品明细账。4.6办公设备及用品的发放 4.6.1发放条件：物品到货且已建档，方可发放。4.6.2办公用品的发放4.6.2.1日常办公用品原则上每月申领一次，每月25日之前各公司/部门申报下月办公用品计划，5日为统一发放所申购办公用品的时间，其它时间不予领取（特殊情况除外）。4.6.2.2各公司/部门指定专人根据上月已审批的办公用品申领单验收领用本月办公用品。4.6.2.3新入职员工凭人事部门开具的员工报到程序表可在本部门领取个人办公用品。4.6.2.4使用寿命较长的办公用品（如电话机、计算器、订书机等）更换时需以旧换新，在一年内人为损坏或丢失的不予发放。 4.6.3办公设备的发放4.6.3.1办公设备由使用人或申购部门指定责任人凭办公设备购置申请单到各系列公司综合部领用。4.6.3.2各系列公司综合部专责人员在发放办公设备时，应按申领部门或个人发放设备，落实责任人，设备信息要与领用人信息对应。出库单上填写清楚设备信息（电子设备应尽量填写清楚设备型号、序列号、数量、价格等信息），领用人必须签字确认。4.6.3.3办公设备及用品领用时，领用人员和专责人员应仔细核查领用物品清单并验货，确认无误后填写材料物资出入库单（一式三联，第一联行政管理部留存，第二联交财务，第三联交领用人）并签字交接。一旦完成办公设备及用品的领用程序，物品的使用权及维护责任转移到领用部门。 4.7办公设备及用品的费用结算 综合部根据各公司报送的需求计划及领用名细，制定办公设备/用品费用分摊表，各系列公司综合部专责人员确认后办理报销手续,办公用品费用每季度结算一次。4.8办公设备的调配及异动 4.8.1部门使用办公设备如需调配时须向综合部或各系列公司综合部提出申请，调入部门使用人办理办公设备调配单，经集团综合部或各系列公司综合部负责人审批后，专责人员做好相应的出库登记及台帐更新，调配完成。部门不得随意自行调配设备及附件，由此引起的一切责任由相关部门负责人承担。4.8.2办公设备需在各公司之间异动时，报双方公司分管领导同意，调出公司行政管理部门填写办公设备调配单（一式两份，调出及调入公司综合部各留一份），经集团综合部负责人审批后，双方综合部专责人员做好相应的台帐更新，财务部门根据设备残值办理设备移交手续,由设备使用部门签订购销合同。 4.8.3由于交接清单有误或交接设备有误造成的责任，由设备调出公司或部门承担。一旦调配程序完成，设备的使用权及维护责任将由调入部门承担。4.9办公设备的故障维修及报废4.9.1当办公设备发生故障时，设备负责人或使用人填写办公设备故障报修单，部门负责人签字后，由设备维修部门判定故障原因及程度。4.9.2确认设备故障程度及责任后，综合部专责人员与设备维修单位提出费用预算，报行总经理审核批准。 4.9.3设备修复后，经设备负责人或使用人及综合部专责人员验收后，共同在办公设备故障报修单上签字确认，修复设备领回，专责人员做好相关的维修记录。4.9.4办公设备经设备维修部门确认无法修复的，由设备维修部门在办公设备故障报修单上签注无法修复的理由，综合部专责人员根据维修部门的意见，填写办公设备报废单，报分管领导审批后，财务部及综合部专责人员办理该办公设备核销手续。4.10办公电脑的管理4.10.1公司购置办公电脑的使用期限为5年,使用期满后，员工可提出重新配置申请，配置标准按目前岗位配置标准办理。 4.10.2当员工使用公司购置电脑因非人为因素损坏，经4.9程序判断不能修复使用或维修费用较高时,可按现岗位标准重新申请配置电脑。 4.11办公设备及用品的赔偿及责任故障的处罚4.11.1办公设备及用品发放后，使用人或设备负责人应承担物品的保管和维护责任。由于保管、使用不当造成的一切损坏，或者发生物品丢失，由使用人或相关部门按设备残值赔偿损失。使用人填写办公设备处置单，在财务缴纳了赔偿金后，方可重新申领。4.11.2如发生正常使用损坏之外的公用办公设备及其附件的损坏、丢失等情况，除追究直接责任人的责任外，相关部门设备负责人也应承担一定责任。综合部根据设备损坏程度及责任情节轻重，向分管领导提交对相关责任人进行处罚的建议，分管领导批准后，由综合部具体执行。处罚方式为：a)通报批评b)赔偿c)罚金5 、记录附表5.1 办公设备申购单5.2 办公用品申购单5.3 办公设备申购单5.4 办公设备调配单5.5 办公设备故障报修单5.6 办公设备报废单5.7 办公用品/设备领用单5.8 办公设备出入库一览表5.9 办公用品出入库一览表5.10 固定资产验收表集团申购办公用品流程图 集团申请维修/报废流程图- 22 -周口唐隆实业有限公司 办公设备申购单申购公司申请日期需求日期序号品名型号规格数量预算单价预算金额用途备注1133203040506070合计金额（元）：3综合部意见签字/日期相关部门负责人意见签字/日期财务部意见签字/日期总经理意见签字/日期周口唐隆实业有限公司固定资产调配单编号： 序号：设备名称规格型号设备数量序列号调出