鑫辉企业公文公章管理制度.doc

鑫辉企业公文公章管理制度一、公文审批1、审批公文按以下原则办理：凡以公司名义行文交由总经理审批。紧急情况下如总经理外出由主持工作的副总审批，但应向总经理报告。2、若收到交通局来文，要及时登记，送主要领导阅批。3、以总经办名义发文，由总经办主任审阅。二、文件处理要严格公文处理程序。1、公文处理包括公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。要坚持实事求是、精简、高效原则，做到及时、准确、安全。 2、凡交通局或其他单位来文，文员要认真做好签收、登记工作。3、经审核，对符合规定的公文，文员应及时送主管公文处理工作的领导批示后办理。4、未经登记、分办的公文，一般不予办理。特殊情况下直接送领导阅批公文，总经办要及时补办登记手续。5、文员收到交办的公文后，按要求及时办理，不得延误、推诿。6、送领导批示或转交各部室办理的公文，文员要负责催办，要做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。7、传阅的文件在阅者手中时间不得超过三天，急件当天办理，领导外出前，由文员负责督促将文件处理完毕。外出期间，急需办理或处理的文件，由其他他领导代行办理，避免文件积压，提高工作效率。8、行文应注重实效，言简意赅，文件起草，由秘书负责，应坚持以下方面的原则：（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（3）正确使用文种。（4）引用人名、地名、数字等要引文准确。引用公文应当先引标题，后文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（5）应当使用国家法定计量单位。（6）公文中的数字，除发文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。9、文件起草成型送领导审批签发前，秘书要对文件进行认真审核。审核的内容：是否需要制发文件，是否符合国家的法律、法规要求，方针、政策结构是否合理，语言是否合语法要求，文种使用、公文格式等是否符合规定。10、公文正式印制前，文员应认真校核，重点是：有无错别字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。文件签发后，文员认真登记编号，计算印制份数，避免浪费。11、文件缮印字迹要务求清晰、整洁、排列匀称，印制要分清主次缓急，急件先印，密级较高的文件应专人打印。12、文件打印好后，要认真加盖印章，加盖印章应距正文2至4毫米，端正、居中下压成文时间。13、公文处理完毕后，及时整理（立卷）、归档。14、文员要认真做好各类会议记录，并按要求进行整理。三、公文管理1、公文管理包括文件的登记、传阅、分发、归档等一系列相关的、衔接有序的工作程序。2、总经办收到来文后，应及时进行登记办理，急件要立即办理。3、传阅文件应根据批办要求，进行办理，不得延迟。4、文件传阅时间不宜过长，送领导的文件原则上时间不超过3天，急件不得过夜。尽量避免横传文件，以防文件丢失。5、需要各部室办理的文件，时间一般不超过三天，特殊情况下或难度较大的不得超过一个星期。6、严格加强催办制度，采取多种方式进行催办，对急需办的文件，应单独进行登记，以便及时催办。7、文件收回后，要及时进行整理、清退，以便查阅、归档。8、严格文件销毁工作，对过期的文件，由总经办登记、造册，按程序上报后统一销毁。9、文件或信件的办理工作一定要做好、做细，力求高效、安全、稳妥地传阅。四、公章管理印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特制定如下条例： 各类印章的具体管理条例：(一)印章的刻制刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由行政办统一办理。印章刻好后由行政办办理印章登记手续，填写印章管理登记表（附件1）备案并留好印章样图。1、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由行政办备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。2、因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写印章制发申请表(附件2)经总经理核准后送交行政办刻制。（二）印章的保管和使用1、印章的保管通过总经理授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。2、印章的使用任何部门在启用印章前，均需与公司行政办办理领取手续，接受相应的责权告知，填写印章签收单（附件3）并备案（已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续）。印章一经签收，所有责任由接收人承担。（1）公章：公章由公司行政经理或行政办保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到行政办领取并填写印章使用申请表（附件4），经由上级领导核准后并在印章使用申请表中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由行政办，并在印章使用登记薄（附件5）签字。行政办需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档。（2）合同章：合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章，盖章前须先到行政办领取并填写印章使用申请表，经由公司经理或部门主管审批，财务总监审核并在印章使用申请表中签批，经手人需将签批后申请表交由行政办并在印章使用登记薄签字。行政办需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档。（3）法人私章：法人私章由公司或分公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。（4）财务章：由财务总监保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。（5）其他职能部门章： 其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。（6）严格加强对空白公函的使用管理，对因工作需要使用的空白公函，必须报总经理审批后才能发放，遇特殊情况且总经理外出，需报副总审批。管理人员要做好登记，注明用途，要及时核实使用情况，做好核销工作。（7）加盖公章时要字迹清晰，方向正确。（8）因工作原因印章需移交时，要填写印章交接单（附件6），注明交接时间、交接人，印章一旦完成交接手续，则印章交出期间原保管人员不承担任何责任，一切责任均由印章接收人承担。3、印章的废止、更换：（1）废止或缴销的印章应由保管人员填写印章废止申请单（附件7），并呈公司经理核准后交由杨国齐副总统一废止或缴销。（2）遗失印章时应由印章保管人员填写印章废止申请单，并呈总经理核准后，签批遗失处理及处罚办法，交由行政办按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。（3）更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写印章废止申请单，并呈总经理或副总核准后，交由行政办按批示处理。如有需要，须填写印章制发申请表申请新的印章。4、 印章保管人的责权范畴：对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。行政办主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：（1）职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时承担全部使用责任。（2）公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。（3）财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务总监）签批的公章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。（4）法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。（5）公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需经总经理或主管审批，并同办事人填写印章交接单。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。（6）公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司总经理审批并填写印章交接单。处理完事务应及时归还。（7）如遇个人需开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。（8）所有印章的使用，必须严格执行公司的公章使用章程，做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。（9）印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。五、本制度从 年 月 日正式施行 附件1 鑫辉企业印章管理登记表附件2 鑫辉企业印章制发申请表附件3 鑫辉企业印章签收单附件4 鑫辉企业印章使用申请表附件5 鑫辉企业印章使用登记簿附件6 鑫辉企业印章交接单附件7 鑫辉企业印章废止申请单鑫辉企业总经办 2014年7月10日附件1 鑫辉企业印章管理登记表序号印章名称管理人员印章印模签字确认附件2 鑫辉企业印章制发申请表申请刻章部 门 经手人 申 请日 期 年 月 日申请章类 公章 合同章 部门专用章 其它 刻 章状 况 初次 复次（第 次）印 章内 容 印 章形 状 印 章字 体 印章制造材 料印 章尺 寸 申请刻章原 因 新刻制，原因： 原章损坏，损坏原因： 其它 部门领导意 见签名： 日期： 年 月 日行政部意 见签名： 日期： 年 月 日总经理意 见签名： 日期： 年 月 日附件3 鑫辉企业印章签收单接 收 日 期接 收 部 门接 收 人接收印章名称行政办确认签字备 案 号印 章 印 模备 注 鑫辉企业印章签收单接 收 日 期接 收 部 门接 收 人接收印章名称综合管理部确认签字备 案 号印 章 印 模备 注附件4 鑫辉企业印章使用申请表申请使用单位（部门）申请使用人（经办人）印章类别申请事由部门领导意见公司领导意见盖章人签字使用时间 年 月 日上述材料共 份备注1、凡使用公司印章须填写此表；2、申请事由一栏应将用印的文本名及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。鑫辉企业公章使用申请表申请使用单位（部门）申请使用人（经办人）印章类别申请事由部门领导意见公司领导意见盖章人签字使用时间 年 月 日上述材料共 份备注1、凡使用公司印章须填写此表；2、申请事由一栏应将用印的文本名及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。附件5 鑫辉企业印章使用登记簿序号用章日期公章类别使用部门事 由监印人使用人签字备注123456789101112131415161718192021