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事业单位档案管理信息化建设存在的问题与策略研究 摘 要:档案管理是事业单位日常工作的重要组成部分,档案管理的效果与质量将直接影响到事业单位的健康与发展。近年来经济与技术的发展使人们进入了信息时代,为了适应社会发展趋势,提高自身的竞争力,事业单位应当对档案信息管理工作予以重视,并加快信息化改革与建设。文中将对事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题展开探究,并提出有效的解决策略。 关键词:事业单位;档案管理;信息化建设;问题;策略 信息化建设是事业单位档案管理工作不可逆转的重要趋势,传统纸质档案管理工作已经无法适应当前社会发展的趋势,且纸质档案容易出现丢失、泄露、损坏等问题,这严重影响了事业单位的健康发展。信息化建设可以提高档案的存储效率与利用效率,避免档案出现损毁、丢失等严重问题。虽然很多事业单位开展了档案管理信息化建设工作,但是由于缺少建设经验,信息化建设面临较多的问题与困难,对此展开探讨有着重要的意义。 1 事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题 1.1 部分单位对档案管理信息化建设的重视程度不足 很多单位都没有意识到档案管理对于单位发展的重要意义,认为档案管理的优劣并不会对单位造成影响。在这种错误认识的影响下,很多事业单位并没有积极开展信息化建设工作,相关的资金投入、物力投入以及人力投入都明显不足。管理者往往认为,信息化建设会增加事业单位的成本,而其收益甚微,因此不愿意增加资金等方面的投入,这严重阻碍了档案管理信息化建设的步伐。 1.2 档案信息资源的开发不够深入 信息资源开发的质量将直接影响到档案信息的完整性,并影响着档案信息管理的实际质量。但是由于缺少科学的管理与规划,档案信息资源开发工作存在较多的问题,首先,资源的收集不够全面,在将信息录入到数据库的过程中,工作人员仅以原有的纸质档案为依据,而没有展开实地调查,而部分纸质档案已经缺损或其内容已经陈旧,这些档案已经没有录入价值,有价值的资料却没有录入到数据库中。其次,重复加工的问题较为严重,数据库的内容需要进行必要的整合与规划,但是部分工作人员认为将数据录入就算是完成的信息化建设,而没有对数据进行必要的处理与分析。资料不全以及重复加工问题都会影响档案信息资源的有效利用。 1.3 工作人员的专业素质不足 为了满足信息化发展的需要,事业单位必须加强对工作人员专业素养的关注。但是当前很多工作人员并不具备较强的专业素质,这严重影响了信息化建设的质量与效率。一方面,老员工对计算机技术、数字化技术的认识不足,操作能力较差,无法利用信息技术展开高质量的档案管理工作;另一方面,年轻员工虽然具备一定的计算机以及信息技术操作能力,但是他们的工作经验不足,在实际工作中常常遇到问题与阻碍。 1.4 档案检索效率相对较低 档案检索效率低下也是当前信息化建设中存在的主要问题。由于档案资料均被存储到数据库当中,因此在调取资料的过程中需要用到检索工具,当前常用的检索方法主要有两个,即计算机检索与手工检索。由于各部门工作人员并没有接受过系统的计算机技能培训,他们对相关软件的了解不足,在检索的过程中多依赖于手工检索,这种检索方法的效率较低,严重影响档案资料的使用效率。 2 事业单位档案管理信息化建设的有效策略 2.1 提高事业单位对档案管理信息化建设的重视程度 管理人员的重视程度将直接影响到档案管理信息化建设的质量,在工作中,管理者应当对事业单位建设与发展的内外部环境进行充分的分析,认识到信息化建设是社会发展不可逆转的重要趋势,并加强对?n案管理工作的重视。管理者要认识到档案信息资源是单位开展活动、制定决策的重要依据,其虽然不能直接影响到事业单位的收益,但是与事业单位的各项活动息息相关。管理者要增加资金、设备以及人员等方面的投入,为档案管理信息化水平的提升奠定良好的基础。 2.2 积极建设信息化推广平台 事业单位应当积极建设信息化推广平台,引导各部门积极参与到档案管理信息化建设工作中来,加强各部门之间的协调沟通,保证档案信息资料收集的完整性,减少信息化建设阻力。在平台上,工作人员应当详细写明档案管理系统的使用方法以及应用优势,让其他部门的工作人员可以掌握档案管理信息系统的使用方法,最终提高档案资源的有效利用率。在平台建设方面事业单位要积极学习国内外的先进经验,提高自身的建设水平。 2.3 加强对工作人员的培训与管理 首先,在引进人才时,管理者应当加强对人才责任意识、计算机操作能力、档案管理能力等方面的考察,保证其能力符合单位的实际需要;其次,单位要定期组织员工参与培训,保证其能力与素养可以与时俱进;再次,单位可以采取老带新的模式,让老员工可以带领新员工进行实践,使其可以了解档案管理的实质,增加新员工的工作经验,同时新员工也可以帮助老员工掌握计算机操作技术;最后,各单位应当定期对员工能力与素养进行考察,考察合格的员工方可参与信息化建设工作。 2.4 积极引进先进的设备与技术手段 设备与技术是档案管理信息化建设不可忽视的物质基础,事业单位应当积极引进计算机设备、电子存储设备以及管理软件,并定期对设备、软件进行检修、维护与升级,保证信息化建设水平可以不断提升。在管理的过程中,档案存储形式应当不断得到丰富与优化,如可以将纸质档案转化为文本、图片、视频以及音频等形式,提高档案管理的多样性与有效性。 3 结语 档案管理是事业单位工作的重要组成部分,为了推动企业的发展,档案管理工作应当开展必要的创新与改革,使其信息化水平可以得到有效提升。当前档案管理信息化建设工作存在管理者重视度不足、资源开发不够深入、员工素质较低、检索率较低等问题。为了改善现状,各单位应当加强对相关工作的重视,建设信息化推广平台,加强对员工培养的关注,并引进先进的设备与技术手段。 参考文献 张瑾.事业单位档案管理信息化建设对策研究J.法制博览,2016(08):294+290. 黄庆容.事
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