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中小企业ERP系统的实施与应用问题研究 摘要:我国的中小企业数量众多,在国民经济中占有相当重要的地位,这些中小企业的管理模式灵活多变,在进行信息化建设时也相应具有与大型企业不同的特点。在市场经济条件下,只有充分利用现代化手段对企业进行有效的管理,才能真正增强竞争力并创造出较好的经济效益。本文论述了中小企业ERP系统的实施与应用的特点,并提出了ERP系统开发过程中应注意的问题。 下载 关键词:中小企业 ERP 系统 信息技术 一、ERP系统的特点 ERP系统(Enterprise Resource Planning,企业资源计划),是先进的管理理念、模式和信息技术相结合的产物,代表了当前集成化企业管理软件系统的最高水平。其核心思想是借助信息系统对企业内外部资源进行统一管理,提高企业整体效益和市场反应能力。企业要想生存和发展,必须以现代化管理为切入点。企业管理表面上是追求利润最大化,而实质上则是追求企业内外部资源的合理高效利用。ERP系统正是融合了多种现代管理思想,在信息技术的基础上,更多的是对企业各个业务环节运作中方式、方法的高度优化和浓缩,即更侧重于为解决企业经营过程中面临的管理问题,用先进的管理模式对企业业务流程进行优化,并且把企业信息集成的范围扩大到企业的上下游,最终提高企业的生产能力,提升企业的核心竞争力。 二、中小企业经营特点和管理中存在的主要问题 中小企业大部分是典型的订单生产型企业,一般都有自己独特的管理模式,生产经营特点与大型企业明显不同。首先,具有相对稳定的市场,生产组织采取以销定产,企业往往根据市场预测和订单制定生产计划和物料需求;其次,产品工艺路线简单且相对稳定,产品种类不多,结构也不是太复杂,产出规模小,计划的编制较容易;最后,没有多层递阶的组织结构,几个部门管理的功能交叉比较普遍,对相同数据信息的要求比较多。 信息化建设之前,企业在管理上一般都沿用传统的管理方式,如传统采购手工管理,采购部门与生产、库存部门业务脱节,造成库存积压占用资金或停工待料生产间断,且缺乏对供货商供货质量和供货时间的监控,采购成本居高不下;生产管理方面,存在着物料分配与使用的不合理流失与损耗;对运输管理缺乏实时监控,出现从销售出库到货物验收到货之间的管理盲区,不能保证货物的安全性与到货的及时性,导致客户不满;财务管理中,经常出现由于手工操作造成财务资料滞后和库存不符的情况,企业决策者不能及时准确了解经营状况。中小企业在信息化的过程中应该充分考虑自身的这些特点,明确管理中存在的问题,量体裁衣,扬长避短,在资金有限的条件下选择适合本企业的软件产品和实施方案,才能规避风险,顺利完成企业信息化的过程。 三、中小企业建立ERP系统的必要性与优势 1、中小企业建立ERP系统的必要性 由于中小企业资金少,抗风险能力弱,更需要保证一定数量的流动现金,以防不测,这就需要精简库存,加速库存周转,采用ERP系统能够有效的达到这一目的;很多中小企业没有对企业的生产经营过程进行有效的监测和控制,不利于管理人员进行决策和采取措施,而且可能造成企业财富的流失,建立ERP系统则可以对企业的整个过程进行准确实时的控制;现在世界上的大型厂商流行产品部件外包加工,这无疑是中小企业的契机,采用ERP可以使客户满意度大大提高,从而赢得大厂商的青睐,获得更多的客户订单。 2、中小企业建立ERP系统的优势 中小企业组织简单,容易进行改造,不会象在一个大企业中那样实施一项改革会引起很大的影响,容易遭受到组织中各层的阻力;在企业还没有发展壮大时就采用先进的管理模式,可以加速企业的发展进程,也为企业规模的逐渐扩大打下一个良好的基础,而不至于使企业的管理模式跟不上企业的发展规模,成为企业发展的瓶颈。 四、ERP系统开发过程及注意事项 从整体上来看,我国中小企业当中,ERP系统的使用效果不太明显。对于我国相当多的中小企业来说,开发符合企业实际情况的ERP系统不失为一种较好的选择。中小企业实施ERP系统不仅具有业界共同的特性和标准,更需要突出它自身的特殊性和必要性,因此在实施过程中应该注意以下几个关键问题: 1、转变管理思想 ERP系统的实施需要基于企业高层对ERP系统的正确理解之上,企业领导必须清楚ERP系统带来的不仅仅是一套应用软件,更重要的是带来了新的管理理念。只有深刻理解、消化吸收了新的管理理念并结合企业实际情况加以运用,实现企业管理的变革进步,才能充分发挥ERP系统带来的效益。不少企业在实施ERP系统时,只是要求系统模拟企业目前的运行状况,仅是原管理方式的计算机化,这是导致ERP系统应用不成功的一个重要原因。 2、谨慎地进行业务流程重组 在ERP系统实施中,确保流程设计的可实现性、合理性和最优化,是保证ERP系统实施成功的关键因素之一。实施ERP系统最重要的是将软件系统与企业流程合理地整合起来,在针对企业具有优势的和个性化的管理流程进行调查分析、诊断,如果企业的流程是先进的,就在软件中添加具有竞争优势的、个性化的部分,充分发挥企业的个性;如果企业的流程不合理,则必须进行改进,但是不管怎么改,都应始终保持ERP系统业务流程的主线不变,始终坚持资源共享和信息集成的ERP系统核心理念。因此,首先要设定恰当的目标,进行适合自己的改造;其次通过流程分析来确定企业现有流程中哪些是关键流程,明确这些流程与ERP软件中的标准流程有多大差距,优化改进。随着ERP应用的深入和业务需求的变化,需要对流程的执行情况进行定期考核,提出优化改进建议。 3、分步骤、分批次、有计划地实施ERP系统 由于ERP系统本身的复杂性和涉及部门众多,中小企业在经费普遍有限的条件下基本没有能力一次性实施整套ERP系统,因此应该实施“大而化小,分而治之”的策略,将企业管理流程和软件结合起来从总体上进行分析和设计,使软件符合业务管理的需要并具有较高的集成性和开放性,避免“信息孤岛”的状况发生,同时为将来企业自身的发展和软件功能的扩展打下良好的基础。但在具体实施时为降低实施复杂程度,可以对ERP系统的各个模块分步骤、分批次地实施,先实施部分企业现阶段最需要和能够最快地带来效益的模块,成功后再逐步实现其他模块。这样不仅可以有效地降低实施复杂度,减少潜在的风险,更重要的是企业在短期内就能看到ERP系统所带来的效益,提高实施ERP系统成功的信心,并缓解资金短缺的经济压力。 4、与企业的发展相结合 实施ERP系统要与企业的持续发展密切结合起来。特别是对于中等企业,ERP系统实现了管理组织的扁平化,信息传递的高效率,因而,意味着许多管理人员的工作需要调整,尤其是从事各方面协调和承上起下工作的中层领导将会随着ERP系统的深入实施而无所事事,也需要调整。所以说,不是任何单位都可以实施ERP系统的,实施ERP系统的单位应处于成长期或较高的盈利时期,只有企业的高发展,才可能安置富余的管理人员,保持企业的稳定,没有企业的大发展,就不会有ERP系统的顺利实施。 5、重视教育和培训 ERP系统带来新的操作流程和方法,是一种规范化的系统,每一项数据、名词和术语都有严密的定义,是每一事务处理程序都有严格的程序。这就要求各级人员要有严谨的作风和态度,人人都要从全局和系统的观点来理解和做好工作。为此,必须重视教育和训练,并在培训工作中要防止单纯讲解软件和技术问题,而忽视观念更新和行为规范的教育。 五、结束语 ERP系统与其说是一种成功的管理系统软件不如说是一种先进的企业管理理念,是实现先进管理思想的工具。中小企业在应用ERP系统时应结合自身特点,在理解ERP系统的管理思想和其内涵的基础上,根据企业规模、行业特征、管理模式、人员素质、经济支付能力等约束条件设计适合本企业的信息化建设、