会计电算化教材编写样章(第四章).doc

第四章 用友T3系统管理【教学目的与要求】系统的学习财务软件系统管理的工作原理和操作方法。具体内容包括操作员管理，账套管理，年度账管理等内容。掌握系统管理中建立账套、设置操作员、设置操作员权限和系统启用的方法；掌握用友T3系统安装的方法，修改账套、账套备份和恢复的方法。项目一 软件运行环境及安装一、安装前准备事项（一）用友会计信息化专用教学软件配置准备环境1.单机版用户主机配置：CPU PIII 550或以上，内存128M或以上，硬盘至少10G以上，至少应有一个光驱。2.网络用户配置：（1）网络服务器：CPU PIII 800或以上，内存256M或以上，硬盘至少20G以上，至少应有一个光驱。（2）客户端：CPU PIII 550或以上，内存128M或以上，硬盘至少10G以上，至少应有一个光驱。（二）操作系统要求（三）安装时操作系统所在的磁盘分区剩余磁盘空间应大于180M。（四）安装产品的计算机名称要求：计算机名和操作系统用户名要求为数字或字母组成，不能包含中文汉字，不能带有特殊字符，如“-”，不要以数字开头，建议最好以简洁的英文字母命名，例如“SERVER”等。二、用友T3软件安装（一）数据库安装安装用友T3前需先安装SQL Server 2000或者MSDE 2000数据库，打开教材所附带光盘，点开文件夹找到这个文件夹中的，然后双击，开始安装数据库，数据库安装成功后重启电脑，在电脑右下角会显示所示的图标。（二）环境检测安装完数据库后，返回上级目录，找到文件夹里面有个环境检测文件夹。点击可以看到你的电脑系统环境。比如我这里的：图4-1 电脑环境检测IIS可以不符合，但其他必须符合，环境检测通过之后，退出检测就可以继续安装用友T3软件了。（三）用友T3软件安装打开文件夹找到其中的图标，双击图标，出现如下图所示：图4-2 用友T3软件安装界面选择第一项“用友会计信息化专版”，按照步骤开始安装用友T3会计信息化专用教学软件，软件安装完成后，立即重启电脑，电脑重启后会自动运行用友T3系统管理，进入新建账套，同时在电脑桌面上会生成 和两个图标。项目二 操作员管理一、增加操作员【例41】 按表4-1的资料增加操作员。编号姓名所属部门口令权限001李祥财务部001账套主管002张丽财务部002公用目录设置、总账、薪资、固定资产、报表003魏敏财务部003出纳、总账004李晨财务部004应收、往来、销售、库存005周枫采购部005应付、往来、采购、库存006吴启006表4-1 操作员资料 操作步骤 以系统管理员（admin）的身份注册进入“系统管理”后，选择“权限”“操作员”打开“操作员管理”对话框，如图4-3所示。图4-3 操作员管理 单击“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框，输入编号“001”，姓名“李祥”，口令、确认口令“001”，单击“增加”按钮确认保存后，可以按照上述步骤继续增加其他操作员，如图4-4所示。图4-4 增加操作员 操作员增加完成后，单击“退出”按钮，系统显示操作员信息，如图4-5所示。图4-5 操作员信息U 温馨提示（1）只有系统管理员（admin）才有权限设置操作员。（2）操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，编号也不能重复。（3）所设置的操作员一旦被启用，便不能被修改和删除。（4）为了实训需要，口令（即密码）应尽可能简单，或者不设口令，以防忘记密码无法进入系统操作，但在实际工作中应设置尽可能安全的密码。（5）在输入完成最后一个操作员退出前，一定要单击“增加”按钮，以保存当前输入信息，然后再单击“退出”按钮，退出设置。二、修改和删除操作员【例42】 将操作员“李祥”的姓名，修改为“李志祥”，将操作员“周枫”删除。 操作步骤 以系统管理员（admin）的身份注册进入“系统管理”后，选择“权限”“操作员”打开“操作员管理”对话框。 在“操作员管理”对话框选中要修改的操作员“李祥”，单击“修改”按钮，打开“修改操作员信息”对话框，将姓名“李祥”修改为“李志祥”，如图4-6所示。图4-6 修改操作员信息 单击“修改”按钮，系统自动保存修改后的信息，并显示。 在“操作员管理”对话框选中要删除的操作员“吴启”，单击“删除”按钮，在弹出的确认框中选择“是”，删除操作员，如图4-7所示。图4-7 删除操作员U 温馨提示（1）只有系统管理员（admin）才有权限修改和删除操作员。（2）如果操作员调离企业，可以由系统管理员通过“修改”功能，在“修改操作员信息”对话框中“注销当前操作员”。三、分配操作员权限【例43】 按表4-1的资料为前五名操作员分配权限。 操作步骤 以系统管理员（admin）的身份注册进入“系统管理”后，选择“权限”“权限”打开“操作员权限”对话框。 在“操作员权限”对话框选择操作员“张丽”所在行，单击对话框右上角“账套主管”下拉列表框右侧下三角按钮，选择“100河南天海股份有限公司”和“2014”选项，完成之后单击“增加”按钮，如图4-8所示。图4-8 设置操作员权限 在打开的“增加权限-002”对话框中，双击“产品分类选择”列表框中的“公用目录设置”选项，“总账”选项，“固定资产”选项，“工资管理”选项，“财务报表”选项，如图4-9所示。图4-9 增加操作员权限 单击“确认”按钮，设置成功，为其他操作员设置权限重复以上步骤。、U 温馨提示（1）在为操作员设置权限时，一定要注意所选择的操作员和所选择的账套及年份是否对应，只有对应之后才可以进一步去增加权限。（2）在打开的“增加权限”对话框中，双击“产品分类选择”列表框中的系统名称选项，同时在右侧的“明细权限选择”列表框中授权列显示蓝色，才表示该项权限已选中。（3）如果要取消某一权限，可以在“增加权限”对话框中双击右侧的“明细权限选择”列表框中授权列显示蓝色的选项；如果要取消某一类权限，可以在“增加权限”对话框中双击左侧的“产品分类选择”列表框中授权显示蓝色的选项。项目三 账套管理账套就是指这一组紧密相关的数据。用友T3系统最多可以建立999个账套，在账套管理功能模块中可以完成建立账套、修改账套、备份账套及删除账套的操作。一、建立账套（一）启动系统管理系统允许用户以系统管理员admin或以账套主管的身份注册进入系统管理模块。由于第一次运行该软件时还没有建立核算单位的账套，因此，在建立账套前应由系统默认的管理员admin登录。【例44】 以系统管理员admin的身份注册系统管理。 操作步骤 执行“开始”“程序”“用友T3系列管理软件”“用友T3”“系统管理”命令，启动系统管理，图4-10。图4-10 系统管理窗口 在系统管理窗口，选择“系统”“注册”命令打开“注册【控制台】”对话框在“用户名”栏内录入“admin”，如图4-11所示。图4-11 系统管理员注册 单击“确定”按钮，进入系统管理模块。 U 温馨提示（1）系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员（admin）的身份；二是以账套主管的身份，二者作用权限不同。1.系统管理员（管理所有账套）：账套的建立、备份和恢复；设置操作员、账套主管及操作员权限。2.账套主管（管理所负责的账套）：账套的修改、年度账管理；设置操作员权限。（2）在教学过程中，由于一台电脑供多个同学使用，建议不为系统管理员（admin）设置密码。（二）建立账套【例45】 （1）账套信息账套号：100账套名称：河南天海股份有限公司启用会计期：2014年01月01日(2)单位信息单位名称：河南天海股份有限公司；单位简称：天海公司；单位地址：郑州市解放路10号；法人代表：刘威；邮政编码：450007。(3)核算类型本币代码：RMB；本币名称：人民币；企业类型：工业；行业性质：2007年新会计准则；账套主管：demo；按行业性质预置会计科目。(4)分类信息存货、客户、供应商分类核算，外币美元核算。(5)分类编码方案科目编码级次：4-2-2-2；客户分类编码级次：2-2-3；部门编码级次：2-2；收发类别编码级次：1-1；供应商分类编码级次：2-2-3；数据精度定义均按默认值。 操作步骤 在“系统管理”窗口中，执行“账套”“建立”命令打开“创建账套账套信息”对话框。 依次输入账套号“100”，账套名称“河南天海股份有限公司”，启用会计期间“2014年1月”，输入完成后，单击“下一步”按钮，如图4-12所示。图4-12 账套信息 U 温馨提示（1）系统最多可以建立999套账，新建的账套号不能与系统已存在的账套号重复。（2）账套路径为存储账套数据的路径，可以更改，在这里我们选择默认。（3）启用会计期为使用财务管理软件处理会计业务的日期。（4）启用会计期的年度在账套建立成功后不可以修改，此项设置不得出错。（5）启用的会计期可以超前于电脑系统日期，但不能滞后于电脑系统日期。 在“创建账套单位信息”对话框，依次输入单位名称，单位简称，单位地址，法人代表，联系电话，邮政编码等信息，输入完成后，单击“下一步”按钮，如图4-13所示。图4-13 单位信息 在“核算类型”对话框中，单击“行业性质”下拉列表框的下三角按钮，选择“2007年新会计准则”，企业类型选择“工业”，账套主管选择“李志祥”其他选项默认，设置完成后，单击“下一步”按钮，如图4-14所示。图4-14 核算类型 U 温馨提示如果尚未建立操作员，在此选择系统默认的账套主管demo，待操作员建立成功之后，再重新为该账套设定账套主管。 在“基础信息”对话框中，依次选中存货是否分类、客户是否分类、供应商是否分类三个复选框，设置完成后，单击“下一步”按钮，如图4-15所示。图4-15 基础信息 在“业务流程”对话框中，选择系统默认选项，然后单击“完成”按钮，如图4-16所示。图4-16 业务流程 在系统弹出的“创建账套”提示框中，选择“是”按钮，系统开始创建100账套，如图4-17所示。图4-17 确认创建账套 在系统弹出的“分类编码方案”窗口中，科目编码级次设置为4-2-2-2，客户分类编码级次设置为2-2-3，部门编码级次设置为2-2，收发类别编码级次设置为1-1，供应商分类编码级次设置为2-2-3，其他选项默认，单击“确认”按钮，如图4-18所示。图4-18 分类编码方案 在系统弹出的“数据精度定义”对话框中，选择默认，单击“确认”按钮，如图4-19所示。图4-19 数据精度定义 账套创建成功，单击“确认”按钮，系统提示“是否立即启用账套”，单击“否”按钮，暂不启用系统，如图4-20、图4-21所示。图4-20 账套创建成功图4-21 是否立即启用账套 U 温馨提示（1）分类编码方案是指设置编码的级次和各级编码的长度，也就是规定某类别编码共分几段，每段有几位，一级至最底层的段数称为级次，每级的编码位数称为级长。例如，该企业部门编码级次为2级，编码总长度为4位，编码规则为2-2，如图4-22所示。一级部门编码总级长2位二级部门编码总级长4位图4-22 部门编码规则（2）分类编码方案中，级次显示为灰色的级长无法修改外，其他级长均可以根据公司的需要通过电脑数字键盘进行修改。（3）在账套创建成功后，如果没有立即启用账套，系统管理员将无权再次进入系统启用账套，只能以账套主管的身份注册系统后启用相应的操作系统。1.系统管理员（管理所有账套）：账套的建立、备份和恢复；设置操作员、账套主管及操作员权限。2.账套主管（管理所负责的账套）：账套的修改、年度账管理；设置操作员权限。（2）在教学过程中，由于一台电脑供多个同学使用，建议不为系统管理员（admin）设置密码。二、修改账套【例46】 以100账套主管“李志祥”的身份注册系统管理，选择其主管的100账套，将账套设置为“有外币核算”，并启用系统。 操作步骤 账套主管“李志祥”注册进入“系统管理”窗口中，执行“账套”“修改”命令打开“修改账套”对话框，如图4-23所示。图4-23 基础信息 单击“下一步”按钮，找到“修改账套基础信息”对话框，将“有无外币核算”复选框选中，如图4-24所示。图4-24 修改基础信息 单击“完成”、“确认”按钮，账套修改成功，如图4-25所示。图4-25 账套修改成功 账套主管“李志祥”，执行“账套”“启用”命令打开“系统启用”窗口，如图4-26所示。图4-26 启用系统 选择“总账”复选框，弹出“日历”选择对话框，选择日期为“2014年1月1日”，如图4-27所示。图4-27 启用系统 单击“确定”按钮，系统弹出提示信息，单击“是”按钮，完成总账系统的启用，按相同步骤可以完成其他系统的启用设置。U 温馨提示（1）只有账套主管才有权限修改账套信息。（2）账套信息中账套号、启用会计年份、行业性质等不能修改。因此，建账时如果这些信息设错就只能重建账套了。项目四 账套备份删除和恢复由于计算机在运行时，经常会受到来自各方面因素的干扰，如人为操作的因素、电脑硬件的因素、系统软件的因素以及计算机病毒等因素，都有可能造成会计数据的破坏，因此用友T3“系统管理”模块提供了账套数据的备份和恢复功能。一、备份和删除账套（一）备份账套账套备份即账套输出，就是将财务软件所产生的数据备份到电脑硬盘、移动硬盘、U盘或光盘中保存起来。目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失，财务数据被非法篡改和破坏，能够利用备份数据，使系统数据尽快恢复以保证业务正常进行。【例47】在电脑D盘中新建一文件夹“100账套备份”，将100账套备份到该文件夹中。 操作步骤 在D盘中新建文件夹“100账套备份”。 以系统管理员（admin）身份注册进入“系统管理”，执行“账套”“备份”命令打开“账套输出”对话框，选择“账套号”下拉列表框中的“100河南天海股份有限公司”，单击“确认”按钮，如图4-28所示。图4-28 账套备份 经过压缩进程，系统进入“选择备份目标”对话框，选择备份路径d：100账套备份，打开该文件夹，单击“确认”按钮，如图4-29所示。图4-29 账套备份路径选择 系统弹出“硬盘备份完毕”提示对话框，单击“确定”按钮，如图4-30所示。图4-30 账套备份完毕 在系统弹出的“提示信息”对话框，建议您使用用友安全通进行杀毒，直接单击“关闭”按钮即可，账套备份完毕，如图4-31所示。图4-31 杀毒提示（二）删除账套由于有些账套信息在账套建立成功后不可修改，当出现这种情况时，我们可以使用账套输出功能中的删除账套功能，将某账套从系统中删除，重新建立正确的账套。【例48】 将建立错误的101账套从系统中删除。 操作步骤 以系统管理员（admin）身份注册进入“系统管理”，执行“账套”“备份”命令打开“账套输出”对话框，选择“账套号”下拉列表框中的下三角按钮，选择需要删除的账套“101郑州天海股份有限公司”，选中“删除当前输出账套”前的复选框，单击“确认”按钮，如图4-32所示。图4-33 删除当前输出账套 经过压缩进程，系统进入“选择备份目标”对话框，选择默认路径，单击“确认”按钮，如图4-34所示。图4-34 选择备份目标 系统提示“真的删除该账套吗？”，单击“是”按钮，将该账套删除，同时系统管理员（admin）从系统中退出，如图4-35所示。图4-35 账套删除成功U 温馨提示（1）只有系统管理员（admin）才有权限备份、删除和恢复账套。（2）为了分清楚备份的内容，建议同学们在每次上机实训时都新建一个文件夹，并注明该文件夹备份的日期和内容，每次实训结束后都将当次阶段性的操作结果备份到新建的文件夹中。（3）正在使用的账套不允许删除，要删除账套时，必须关闭所有功能模块。（4）账套备份成功后，在目的文件夹中会显示UF2KAct.Lst、UFDATA.BA两个文件。二、恢复账套账套恢复是指把移动硬盘、U盘或光盘上的会计数据恢复到用友T3系统中。账套恢复的目的是，当电脑硬盘数据被破坏时，将外设存储设备上的备份数据恢复到电脑硬盘中，并恢复到用友T3系统中，不致数据丢失。【例49】 将已备份到D盘上的“100账套备份”文件夹中的100账套的备份数据引入到用友T3系统中。 操作步骤 以系统管理员（admin）身份注册进入“系统管理”，执行“账套”“恢复”命令，出现建议使用用友安全通进行杀毒的提示信息，单击“关闭”按钮。 在打开的“恢复账套数据”对话框中，选择“d：100账套备份UF2KAct.lst”,并打开该文件，如图4-36所示。图4-35 恢复数据时系统提示信息 选择“是”按钮，用友T3开始将电脑硬盘上的会计数据恢复到系统中，并将原来系统中100账套的数据信息覆盖,账套恢复成功后，单击“确定”按钮，如图4-37所示。图4-35 账套恢复成功U 温馨提示（1）备份的账套数据，只有通过用友T3在系统管理中进行恢复（引入）才能进行账务的操作，且不可在电脑硬盘双击UF2KAct.Lst、UFDATA.BA文件来打开。（2）当用友T3系统中存在某账套时，再将相同账套号的账套恢