物业公司入伙管理程序和方案.doc

入 伙 程 序 2lnZn_ 一、业主资格确认 hUd. q6 1、入伙通知书 bZKY,yY 房屋通过政府部门对建筑,消防,燃气等项目验收,取得合格证；物业公司通过接管验收标准，符合入住条件，由开发商书面通知业主符合入住的通知。 )5;Ilga 11业主在接到入伙通知书后，七天内未办理入伙手续的，根据规定，示为入伙。 oM | 12物业公司根据入伙通知书上的时间，收取物业管理费用。 rP6i_Z( 2、身份证或护照 A84C*p 21大陆公民：验身份证原件，留身份证复印件； D(iwss+ 22港、澳、台及国外公民：验护照原件，留护照复印件。 hdNr 二、购房合同 Rw&xp $D 1、一次性付款的验房屋买卖合同原件； L c 2、分期付款的验银行按揭合同书原件； wQ9*G&JQux 3、留房屋买卖合同、银行按揭合同书复印件。 1diV8j4B 三、相片 jq 1、签订银行委托划歀协议； y4 5、二瓶家庭灭火器； 4UZNen&fO 6、二年十万元家庭火灾保险； |L$(Pq* 7、每户 元。 Wpz1bn+ 六、验房 Q#w+V 1、领取钥匙和灭火器材； ,G2$:b 2、领取房屋验收交接表； 6(mOqS 3、填写房屋验收交接表； %Ai0 JV 4、收回房屋验收交接表。二入住期1、高效便利办好入住入伙期是物业管理工作关键的一个环节，同时也是物业管理人展示自身形象，打开工作局面，为今后物业管理服务工作奠定良好基础的一个契机，为此做好如下几项工作：（1）与销售部配合，告知业主详细的入伙流程、各项手续办理办法以及应收的有关费用，以便业主事前做好准备；（2）销售部应合理安排业主的入伙时期，加强节假日的入伙办理；入住服务；（3）一条龙办理入住手续，随到随办，与销售部密切合作，对业主提供一对一的入住服务；（4）事前联系供气、供电、供水、电信、银行等社会相关专业机构，同步办公，方便业主入伙；2、提供入住期的便民服务措施（1）延长工作时间，随到随办，同时提供物业管理及其收费项目的咨询答疑、装修咨询等；（2）通过公开招投标方式引入45家具有一定品牌、资质、售后服务良好的正规装修商、电器商、各类装修材料商，进驻社区并向业主推荐方便业主的同时进行经营创收；（3）组织有偿便民服务队，解决入住期间搬运量大，搬家难的问题；解决家庭装修后清洁卫生问题，同时也方便装修期间民工流的控制。3、记录并处理业主在接楼验房中提出的合理的意见与建议4、装修管理（1）装修宣传培训。根据建筑发，建设部第110号令住宅室内装饰装修管理办法及福州市有关装修管理的规定，制定房屋装饰、装修管理办法、装修期间电梯使用管理规定、二次装修申请表等，对相关管理员以及业主、装修施工单位的施工人员进行装修的法律、法规及专业知识培训。（2）强化装修审批二次控制的要点，制定装修审批程序。（3）落实二次装修跟踪监管责任制。（4）制定违章装修处理流程。（5）依据装修方案结合日常的装修巡查记录和装修变更记录进行装修验收。5、治安管理 （1） 建立高素质的安管队伍，按高标准、严要求的指导思想，严抓招聘、培训、上岗、考核等关键环节，实施“准军事化管理”。（2） 确立治安重点，加大对入住期人流、物流、车流的有效监控。车位、车主、车型、车色）（3） 实施科学有效的防范体系，全面防范实施巡逻岗、固定岗（守卫岗）、机动岗三岗联合防范，各岗有效的配合与互动；（4）完善并发挥智能化系统的安防优势。6、入住期管理工作计划表序号项 目内 容时 间一入住手续办理1、准备好业主入住资料；2、合理设置办理入住手续的流程与岗位；3、为业户办理入住手续，提供便利服务。2008年4月起二住户装修管理1、对业户和装修队伍的宣导、培训（发通知、公示、面谈、现场交流）；1、装修申报审批；2、装修施工过程监管；3、装修验收。2008年4月起三业户档案建立与管理1、收集档案资料；2、科学分类；1、建档；2、运用。2008年4月起 小 区 入 伙 方 案高鑫麓城小区的入伙时间是 年 月 、 、 日。项目共7栋楼，每日入伙两栋，估计每日入伙的数量在200户左右。以上事项均由发展商以入伙通知书的形式于 月底告之业主，并将入伙应准备的资料给予详细说明。沃德物业管理公司在此时已开始各种准备工作。入伙亦称入住，是指入住人收到书面入住（入伙）通知并办理完结相应手续；入住人收到入住（入伙）通知后在限定期限内不办理相应手续的，亦视为入住。入伙通知书发出时，应清楚说明入伙的条件，以便日后业主推迟办理时，物业管理费的收取工作能够顺利开展。 入伙程序其实并不复杂，但业主情绪的好坏、准备是否充分等因素将会直接影响入伙流程的顺利与否。所以要求物业公司必须准备充分。向业主的通知发放后，物业公司应及时组建引导组、接待组、收楼组以及咨询组等入伙工作的相关组织，并由小组长负责相关的培训和指导工作。 入伙期间，业主如八仙过海，以各种方式欢喜地走向花园小区。小区内温馨、悠闲的风景让人心旷神怡；温馨轻巧的路标指示格外醒目。物业管理公司服务中心的所有员工着装整齐，礼貌大方。沿路上，恭候多时的接待人员不断地引领介绍；业主经过护卫员身边时护卫员立正敬礼；业主迎面走来时，服务人员报以微笑。整个场面喜气洋洋。 入伙现场要营造出喜庆的氛围。小区布置主要以楼盘风格为主，物业公司配合发展商给予适当的专业方面的建议。 热烈的场面、精心的布置、悠扬的乐音和动感的画面，以及物业管理公司服务人员的至诚服务，烘托出一种“喜”的氛围，将给业主带来十分愉快的心情。小区门口人流汇集，护卫员在疏导车辆，接待人员在入口处指引业主去入伙地点。此时，因物业管理服务人员与业主彼此互不熟悉，加之各种承揽装修、工程业务及兜售各种产品的公司人员，使现场鱼龙混杂，安全工作必须高度重视。因此，小区门口的把关严格是必要的，门岗应对进入小区的人员进行必要地管理；其中，门口的车辆管理是重中之重的任务。 入伙期间采用“一条龙”服务模式进行，发展商、政府公共事业部门、物业公司联合现场办公。入伙是发展商售楼后进行的最后一次大型组织活动。物业公司可充分配合发展商与政府相关部门联系，集中时间段统一利用资源，为日后的业主申办减少麻烦。 入伙现场在会所一楼和二楼，其中一楼为发展商与政府事业单位办公地点，各处均摆放明显的标识牌。客户的位置处设在方便走动的中央地带，本次入伙将客户活动范围设定在环行区域内，并备有桌椅、饮料等物品，方便业主填写资料。在二楼物业公司地点，配有复印机等，方便为业主进行证件的复印工作。入伙地点，有入伙流程图摆放在显眼的位置；办公台面有工作组标识；根据实际工作场地和预计客户流量，将场地隔离，财务收费处单独隔离，保证安全。所有的细心和精致，目的只有一个，就是尽量减少业主的麻烦，使入伙工作顺利进行。业主凭入伙通知书在发展商办公处办理完相关手续后，由发展商开具“收楼介绍信”。物业公司凭“收楼介绍信”进行办理。“收楼介绍信”作为发展商工作结束的凭证，也是物业公司认可的唯一证据。没有该信的开具，物业公司不得进入入伙流程。 业主在进入物业公司入伙接待处、由接待人员核对身份后，在业主签到表登记，并领取资料袋和小礼物。资料中装有需业主知悉及签署的种种文件和表格，计有：业主公约；前期物业管理协议；客户手册；家庭住户成员登记表；银行委托协议；装修资料；接管验收记录；收费标准等。 请业主签到的目的是为了第一次业主资料备案和核对当日入伙人数。如有业主部分资料未带齐，应保证在可追溯的前提下让业主保持心情愉快。为业主发放小礼品也是为了物业公司与业主间的合作有一个良好的开端。物业公司事前将需要提供给业主的资料放在档案袋中，可有效避免因现场忙乱而发生个别失误现象，这也体现出物业公司为业主考虑的良苦用心。签到后，业主直接面对接待组，由接待组完成文件签约、财务收费、咨询讲解等工作。在业主签署文件时，物业公司负责复印、收集业主的有效证件复印件以及公司单位的法人委托书等。根据业主房产资料，财务组已准备每户在入伙时应缴纳的费用清单，方便入伙时接待组根据清单直接告之。 只要一切为业主着想，以业主为中心开展各项工作，就能够做到使入伙有条不紊，并最大程度地减少各种纰漏的发生。业主如有疑问者，将被带领到咨询组单独办公场地，避免因此造成对其他业主的影响。如有异议者，接待人员无法让其信服，则有分公司经理负责接待。对极个别拒绝签署文件者，则有分公司经理和公司领导进行沟通和解释，公司视其原因情况给予具体的处理方法。以上接待工作结束后，将入伙会签单转收楼组。接待流程完毕。 如业主有问题，必须及时给予解答，并礼貌接待。这也是业主与物业公司第一次打交道，第一印象至关重要，如果因一点点小小的失误引起业主的不满，继而把这种不愉快带到以后长期的物业管理过程中，就是因小失大，得不偿失了。而这种不快将是物业公司付出巨大的努力也可能弥补不了的。既然如此，就一定要开个好头。业主走进收楼现场时，收楼组已做好各项准备工作：如各类钥匙(房屋、信箱)分栋分层分户集中整齐摆放；住户每家必须配备的1个灭火器；收楼组每人必备的文件夹及接管验收记录等。 入伙工作其实打的是“有准备之仗”。准备工作做好了，入伙工作也就成功了80%。不仅收楼阶段如此，上面的每一个流程环节都是如此。所以物业公司在准备阶段要细心再细心，周到再周到，这些方面怎么要求都不过分。 楼组人员在核对会签单后，领取钥匙。然后指派专门人员提携灭火器引领业主收楼。由物业公司人员携带灭火器，这个细节体现了物业公司的服务意识。 到达住户家时，由收楼人员将钥匙给业主，由业主检验信箱钥匙，并由业主亲自打开入户门。进门后，收楼人员简明介绍三表安装位置及管线走向等房屋水电基本情况，带领业主查水、电、气表，并在接管验收记录上登记三表底数和有关业主对房屋质量、房屋设备的意见。 既是业主收楼，就应体现业主的主体地位，收楼人员应明确自己的服务地位。此外，在陪同业主收楼过程中应注意语言的分寸，不得随便作出评论性语言，尤其是房屋质量存在问题，更不可妄加评论，因为原因可能是多方面的，而且是专业性的。陪同人员应体现出专业、礼貌和耐心，并切实作好相关记录，以避免以后出现矛盾时利于区分责任。 如业主不同意收楼，拒绝签字，应与业主协商后向管理处代为转达意见，并与业主签订房门钥匙托管书，由管理处代为保管钥匙，跟踪处理业主意见。 收楼人员还应注意，对一些不能当时解决的问题不可自作主张，一定要遵循相关规程，向管理处转达意见。因为入伙时可能存在众多类似问题，由管理处集中处理将会提高效率，集体的力量还能将问题处理得比较彻底。 还需强调的一点是，在整个收楼过程中，收楼人员决不得以任何理由怠慢业主或催促业主 收楼结束后，询问业主是否有其它需求，如果没有，则请业主在接管验收记录上签字确认。 物业管理要求事事有记录，从入伙中的各项流程中已充分体现了这一点。这样做会免除许多不必要的麻烦。 收楼人员根据实际情况，填写入伙会签单后，将所有资料交回收楼组组长。至此，入伙流程结束。 种入伙的资料都